Бюджетирование в Excel. Как избавиться от лишней работы

7376
Истомахина Мария
корреспондент FD
Многие компании не используют для бюджетирования специализированные программы. Причины разные. Чаще всего просто экономят. Поэтому финансовые директора вынуждены обходиться средствами Excel. Решение не самое оптимальное, но обладает стандартными функциями, использование которых упростит работу по составлению бюджетов

В компании планирование ведется в Excel. Каждый лист – отдельный бюджет. Чтобы составить годовой план, руководителям подразделений по электронной почте рассылаются бюджетные формы, соответствующие копии листов. После того как они заносят туда данные, все возвращается в финансовую службу для консолидации и корректировки. И здесь начинается самое интересное. Выясняется, что формулы, заложенные в бюджетные формы, удалены, кардинально поменялась предложенная финансовой службой классификация доходов и расходов, соответственно, прежде чем начать консолидацию, нужно все унифицировать, тут же «перестает работать» почта (почему-то это регулярно случается, когда подходит время составлять годовой бюджет). Другими словами, проблем предостаточно. Разумеется, Excel не может справиться со всеми задачами, тем не менее некоторые его функции просто необходимы для эффективной работы с бюджетами.

КНИГА ДЛЯ ВСЕХ

Чтобы исключить необходимость копирования данных из присланных подразделениями файлов, содержащих заполненные бюджетные формы, достаточно правильно организовать доступ к книге с бюджетами. Первое, что потребуется сделать, – разместить файл Excel со всеми операционными бюджетами на сервере в папке, к которой есть доступ у всех руководителей подразделений. После этого в разделе «Сервис» выбрать «Доступ к книге» и в открывшемся диалоговом окне установить флажок «Разрешить совместный доступ». Эта несложная операция обеспечит одновременную работу с файлом нескольких пользователей. Есть возможность также определить правила сохранения изменений, если несколько пользователей работали с данными, расположенными в одной и той же ячейке. Хотя, как правило, этого не требуется.

Тем не менее, чтобы избежать путаницы и лишних вопросов, лучше разграничить операционные бюджеты различных подразделений. Для этого достаточно под каждый бюджет – будь то бюджет производства, продаж или закупок в созданной книге Excel – выделить отдельный лист и информировать пользователей, с каким разделом книги они должны работать.

ОГРАНИЧИТЬ В ПРАВАХ

Но даже если вы создали идеальные, предельно простые и понятные бюджетные формы для заполнения, у тех, кто будет вносить свои цифры, наверняка появится желание все поменять. Начиная с перечня статей доходов и расходов и заканчивая формулами, которые вы внесли для расчета промежуточных итогов. И вот после того, как сотрудники подразделений поработали с книгой, в которой вы предусмотрели все, и, по идее, после ввода данных рассчитывали получить мастер-бюджет, не прикладывая к этому практически никаких усилий, выясняется: поплыли ссылки, исчезли формулы, поменялись статьи и их уже нельзя автоматически консолидировать по всем подразделениям. Знакомая ситуация?

Решение можно предложить предельно простое и элегантное. Установить защиту, но не листа в целом, а лишь тех ячеек, которые не должны быть изменены пользователями. Для этого нужно скорректировать свойства листа в книге Excel, где среди прочих параметров можно задать доступную для редактирования область.

Чтобы перейти в свойства текущего листа, необходимо в разделе «Панели инструментов» из меню «Вид» активировать панель «Элементы управления». В ней выбрать пиктограмму «Свойства» (рис. 1). В открывшемся окне найти поле ScrollArea и занести в него адреса ячеек, которые могут быть изменены по усмотрению пользователя.

Рисунок 1. Ограничение диапазона ввода данных в бюджете себестоимости готовой продукции

Бюджетирование в Excel. Как избавиться от лишней работы

Единственный недостаток заключается в том, что рабочий диапазон ячеек придется задавать вручную, его нельзя указать мышью. Формат ввода диапазона ячеек следующий – $[Столбец начала диапазона]$[Строка начала диапазона];$[Столбец окончания диапазона]$[Строка окончания диапазона], например $A$1;$G$45.

Заметим, что подобная защита никак не выделяется графически. И пользователям будет сложно разобраться в том, какие ячейки можно изменять, а какие нет. Чтобы решить эту проблему, можно предусмотреть выделение рабочей области, например цветом.

НАГЛЯДНЫЙ ПЛАН-ФАКТ АНАЛИЗ

Итак, основные проблемы, которые возникают на этапе сбора планов от подразделений при помощи Excel, решены. Дальше финансовому директору предстоит работа, связанная с контролем исполнения бюджета. Как правило, это сводится к занесению фактических данных в таблицы и расчету отклонений. Чтобы результаты расчета отклонений были более наглядными, можно воспользоваться таким инструментом Excel, как условное форматирование. Первое, что придется для этого сделать, – определить, какие значения могут считаться нормальными, требующими пристального внимания и критичными. Здесь все будет зависеть от практики конкретной компании и результатов исполнения бюджетов. После того как это решение принято, остается перенести определенные значения в функцию условного форматирования.

Чтобы это сделать, необходимо выделить диапазон ячеек, который будет автоматически отформатирован. Как правило, это столбец, содержащий значения отклонений. Затем перейти в меню «Формат» и выполнить команду «Условное форматирование». В появившемся диалоговом окне можно задать от одного до трех условий форматирования (рис. 2). Чаще всего под форматированием понимают выделение цветом шрифта или фона. Другими словами, речь идет о применении наглядной и понятной всем финансистам системы светофоров (зеленый цвет – приемлемое значение, не требующее вмешательства, желтый – пристальный контроль, красный – критичное отклонение от бюджета).

Результатом применения описанной функции станет то, что Excel за вас на основании заданных ему правил проанализирует текущие результаты исполнения бюджета и укажет те статьи, которые необходимо взять под жесткий контроль. Представьте, что в условиях нехватки времени вам необходимо отследить око­­ло пятидесяти бюджетных статей. Если выполнять такой мониторинг вручную, на это уйдет от 30 до 40 минут в день. В то время как система сделает это за считанные секунды.

Рисунок 2. Анализ общехозяйственных расходов с помощью условного форматирования

Бюджетирование в Excel. Как избавиться от лишней работы

www.firststeps.ru
На сайте размещен простой и понятный пошаговый самоучитель по Excel, а опытные пользователи найдут полезную информацию по работе с макросами

www.msexcel.ru
Российский портал с хорошей подборкой статей и решений для работы с Excel на все случаи жизни

www.fontstuff.com
Портал больше подойдет для тех, кто не хочет ограничиваться стандартным функционалом Excel и готов перейти к изучению макросов



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль