Автоматическая идентификация платежей спасла деньги «Эльдорадо»

2453
Черненок Дмитрий
президент CASH MANAGEMENT CONSULTING GROUP (CMCG)
Благодаря передаче части функций по управлению платежами Альфа-банку компания «Эльдорадо» закрыла более тысячи расчетных счетов. В результате на 20 процентов сократилось время на техническую обработку информации сотрудниками финансового департамента, а экономия на содержание расчетных счетов составляет 45 тыс. долларов в месяц

Сегодня в крупных компаниях львиная доля работы сотрудников казначейств и бухгалтеров приходится на выполнение рутинных операций. И в первую очередь это касается работы по идентификации и регистрации данных о поступивших средствах в комплексной информационной системе компании. Дело в том, что при поступлении выписки из системы «банк-клиент» бухгалтер должен сделать по каждому платежу зачастую несколько проводок.

А в дополнение ко всему еще нужно отыскать в базе данных контрагента, от которого пришли деньги, и по какому выставленному счету произведена оплата. Учитывая, что в крупной компании таких проводок насчитывается около 100–150 в день, процесс разноса данных по выписке может затянуться.

С такими трудностями в своей практике столкнулась компания «Эльдорадо». «До февраля 2008 года каждый магазин был оформлен как отдельное юридическое лицо (дочерняя компания). Чтобы пользоваться такими функциями банка, как инкассация, оплата безналичных услуг (эквайринг, потребительское кредитование), производить расчеты между филиалами и управляющей компанией, нам приходилось открывать для каждого магазина по два-три расчетных счета. Если учесть, что таких «дочек» у «Эльдорадо» было около 400, в целом по группе было открыто и обслуживалось больше тысячи расчетных счетов.

Причем для каждого из них в учетной системе существовала своя база данных. Все это было причиной множества всевозможных ошибок и кропотливой работы по их анализу и устранению, – вспоминает непростые для компании времена Анатолий Рыжов, специалист отдела казначейства «Эльдорадо». – Чтобы понять масштабы проблемы, скажу, что в среднем нам приходилось регистрировать около 500–600 исходящих и более 10 000 входящих платежей в день».

ОДНА КОМПАНИЯ НА ВСЮ СТРАНУ

Первым шагом на пути к решению проблемы стала глобальная реструктуризация бизнеса. Сегодня «Эльдорадо» и все ее магазины, действующие на всей территории России, одно юридическое лицо. И во многом такое решение было продиктовано желанием менеджмента внедрить автоматическую идентификацию платежей, относящуюся к линейке продуктов Cash Management, предлагаемой крупными банками.

«Сначала мы планировали создать филиальную структуру. Но, учитывая, что каждый филиал должен иметь в банке региона, где он действует, расчетный счет, это не решило бы проблемы, – рассказывает Анатолий Рыжов. – Однако внедрение автоматической идентификации позволило нам оформить свои магазины в качестве структурных подразделений, которые могут вполне обойтись без расчетных счетов и вести всю деятельность от имени головной организации. С переходом на единую компанию мы закрыли все расчетные счета магазинов и открыли всего пять расчетных счетов в разных банках».

Сегодня банков, предоставляющих услугу автоматической идентификации, не так много. Компания «Эльдорадо» рассмотрела все возможные варианты: Альфа-банк, Сити-банк, Райффайзен и Газпромбанк. Выбор был сделан в пользу Альфа-банка. «Основным критерием этого выбора стало удобство работы, а именно выгрузки-загрузки информации из системы «банк-клиент» в систему бухгалтерского учета компании, – говорит Анатолий Рыжов. – В частности, по договоренности с Альфа-банком выписка выгружается из системы «банк-клиент» в виде текстового файла, который без каких-либо усилий загружается в нашу систему бухгалтерского учета («1С: Предприятие») и параллельно в систему управленческого учета (SAP R/3). При этом формат выписки можно настроить под компанию».

КАК ЭТО РАБОТАЕТ

Линейка банковских продуктов, получивших название Cash Management, представляет собой услуги банков по централизованному управлению денежными потоками группы компаний. Другими словами, банк, предоставляя услуги Cash Management, берет на себя часть функций по распределению средств между компаниями (подразделениями) холдинга, а также предоставляет решения, позволяющие оптимизировать оборотный капитал. К последним относится автоматическая идентификация, с помощью которой можно упорядочить и ускорить обработку входящей и исходящей информации, поступающей из системы «банк-клиент».

Чтобы подключить услугу автоматической идентификации, достаточно стандартного договора с банком на открытие и обслуживание расчетного счета. После того как договор заключен, предстоит подписать дополнительное соглашение, на основании которого к расчетному счету банк предоставляет компании определенное количество персональных идентификационных кодов (субсчетов). По сути, каждый такой код – это виртуальный расчетный счет, который может быть закреплен за конкретным подразделением компании или ее клиентом, что и было сделано в «Эльдорадо».

Теперь схема работы и движения средств в компании выглядит следующим образом. В конце рабочего дня каждый магазин составляет препроводительную ведомость, где указывает сумму выручки и присвоенный ему код. Этот документ поступает в банк, и инкассированные средства зачисляются на расчетный счет компании. При работе с покупателями по безналичному расчету (у «Эльдорадо» есть крупные оптовые заказчики) компания в счете на оплату указывает расчетный счет, включающий уникальный код, присвоенный контрагенту.

В результате вся выручка, поступившая от магазинов и оптовых покупателей, аккумулируется на одном расчетном счете. В то же время банковская выписка создается в разрезе субсчетов. Компания выгружает ее из системы «банк-клиент» и автоматически переносит в бухгалтерскую систему, где хранится база контрагентов. Далее система на основании кодов, открытых к расчетному счету, автоматически разносит входящие платежи по контрагентам и генерирует необходимые бухгалтерские проводки.

«Автоматическая идентификация в нашей компании установлена только на входящие платежи. Это обусловлено, во-первых, значительным превышением входящих платежей по сравнению с исходящими (500–600 платежей в день можно обработать по старой технологии). Во-вторых, при идентификации исходящих платежей и автоматическом формировании платежных поручений бухгалтеры все равно должны отслеживать смену реквизитов поставщиков.

В противном случае, платежи будут возвращаться, – объясняет Анатолий Рыжов. – Стоит отметить, что кроме магазинов идентификационные номера присваиваются также банкам, через которые ведутся расчеты по программам потребительского кредитования, а также крупным оптовым покупателям, с которыми мы проводим безналичные расчеты. На сегодняшний день всего в компании использовано шесть тысяч виртуальных счетов, тогда как по договору с Альфа-банком компания может подключить до ста тысяч контрагентов».

Стоимость услуги автоматической идентификации платежей незначительна – 900 рублей ежемесячно плюс банковская комиссия за ведение расчетного счета – около 1000 рублей. Для банка интерес в предоставлении своим клиентам подобного рода продуктов заключается в возможности аккумулирования всех средств компании на своих счетах. Это создает определенные риски для бизнеса. Если раньше риски, связанные с расчетными счетами компании, были диверсифицированы среди нескольких банков, то после внедрения услуги проблемы с ликвидностью банка, отзыв у него лицензии или арест счета приведут к практически полной остановке работы компании.

Вместе с тем использование виртуальных счетов сопряжено с определенными налоговыми рисками. Дело в том, что расчетный счет с открытыми к нему кодами состоит из двадцати цифр:
– первые пять цифр – тип счета следующие три – валюта счета;
– девятая цифра – контрольная, или по-другому «ключ»;
– далее три цифры – шифр предоставляемой услуги;
– последующий трехзначный код – порядковый номер клиента в банке;
– последние пять цифр предназначены для ведения субсчетов (коды контрагентов и собственных обособленных подразделений).

Представители налоговых органов, видя изменения пяти последних цифр, могут насчитать и десять, и двадцать тысяч расчетных счетов и заподозрить, что с каждого счета в отдельности компания может производить выплаты. Однако это не так. Юридически расчетный счет один, и он заканчивается на пятнадцатом знаке. Если же у компании возникают проблемы с фискальными органами, то банк по договору обязан предоставить информацию о том, что все денежные потоки компании зачисляются на один расчетный счет.

ЧЕТЫРЕ МЕСЯЦА НА ВНЕДРЕНИЕ

Прежде чем начинать столь глобальный проект, компания «Эльдорадо» провела тестовое подключение услуги автоматической идентификации. В тестовом запуске участвовало около двадцати дочерних компаний, находящихся в Нижнем Новгороде. Они были объединены в одно юридическое лицо, после чего подключены к услуге автоматической идентификации платежей. «В результате эксперимента мы увидели реальное сокращение нагрузки на сотрудников бухгалтерии. Условно вместо трех бухгалтеров, разносящих выписки, можно было спокойно обходиться услугами одного контролера, который следил бы за правильностью работы системы.

Также выяснилось, что в среднем по магазину на обработку данных о платежах и поступлениях требовалось 48 человеко-часов, тогда как при использовании услуги автоматической идентификации – лишь семь», – вспоминает Анатолий Рыжов.

Работа по отладке и внедрению услуги автоматической идентификации в «Эльдорадо» продолжалась в течение четырех месяцев. «Трудностей было предостаточно. Например, в начале нашего сотрудничества с Альфа-банком выписки из системы «банк-клиент» в режиме on-line в бухгалтерскую систему не проходили. Это было связано с тем, что у каждого магазина в бухгалтерской системе была своя база данных с уникальными настройками. А чтобы закачивать выписку, надо было все унифицировать, – рассказывает Анатолий Рыжов. – Чтобы решить эту проблему, потребовалось создать единую базу данных, а также наращивать мощности серверов. Это объяснимо.

Если раньше, закачивались выписки на 30 позиций, то сейчас выписка составляет более 10 000 пунктов». Но кардинально перестраивать бухгалтерский учет «Эльдорадо» не пришлось. Единственное, что потребовалось сделать – заменить в системе номера старых расчетных счетов, которые были открыты для каждого магазина, на те коды, которые предоставил Альфа-банк. Эта работа заняла не больше трех дней.

Другая проблема, которая возникла с внедрением услуги автоматической идентификации платежей, – это инкассация. В крупных регионах, где представлены филиалы Альфа-банка, именно они осуществляют инкассацию наличной выручки из магазинов «Эльдорадо», после чего средства зачисляются на единый расчетный счет компании. Но дело в том, что у компании ряд магазинов действует в небольших городах, где Альфа-банк не представлен. «Мы оказались вынуждены сотрудничать с другими банками по инкассации и ряду других услуг.

В частности, мы заключили договоры со Сбербанком, отделения которого в связи с его спецификой есть везде. При проведении платежа через Сбербанк мы договариваемся о специальных кодировках поступлений от наших магазинов, с помощью которых и обеспечиваем себе идентификацию входящих платежей», – делится своим решением Анатолий Рыжов.

ИТОГИ

В феврале 2008 года «Эльдорадо» закончила внедрение автоматической идентификации входящих платежей. А уже спустя четыре месяца специалисты компании оценили результаты проделанной работы. «После объединения компании были закрыто более тысячи расчетных счетов. Это позволило компании ежемесячно экономить около 45 тыс. долларов. Плюс ко всему компания разработала собственную систему идентификации, которая позволяет работать с другими банками, не поддерживающими Cash management, – делает выводы Анатолий Рыжов. – В будущем мы планируем воспользоваться другими продуктами семейства Cash management, в частности овердрафтом с частичной компенсацией процентного расхода (interest compensation)».

Автоматическая идентификация платежей спасла деньги «Эльдорадо»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль