Время за деньги

853
Автоматизация в «Ижавто» — бюджет за минуту вместо работы в течение двух недель

Процедура подготовки бюджетов в «Ижавто» определяется масштабами предприятия и принятой на предприятии трехуровневой процедурой согласования бюджетных параметров. Организационная структура насчитывает более 80 подразделений. Первый этап подготовки бюджета — сбор и обработка бюджетных заявок подразделений. Затем, на втором уровне согласования, заявки консолидируются в операционные бюджеты по 10 центрам финансовой ответственности (ЦФО), которые соответствуют различным направлениям деятельности.

Например, бюджет продаж, бюджет закупок, бюджет производства, бюджет заработной платы. Третий уровень консолидации — формирование финансовых бюджетов уровня предприятия: это бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС).

До 2005 года бюджетное планирование на «Ижавто» производилось вручную в Microsoft Excel. Подразделения предприятия подавали заявки в виде файлов-таблиц. На их основе сотрудниками планово-бюджетного отдела и казначейства ежемесячно составлялись текущие бюджеты, одновременно жизнь предприятия планировалась в рамках квартала и года.

«Сбор заявок, их консолидация и формирование финансовых бюджетов осуществлялись силами 2–3 человек в течение недели, — вспоминает финансовый директор «Ижавто» Евгений Страхов. — Из-за длительных сроков подготовки бюджета мы не успевали оперативно реагировать на нужды корпоративных подразделений». Сотрудникам финансовой службы из-за трудоемкости процесса порой приходилось работать сверхурочно, но качество финансового планирования все равно не удовлетворяло менеджмент.

К переменам подвигло начало сотрудничест-ва в августе 2005 года владельца «Ижавто» группы СОК с корейской KIA Motors. В рамках партнерства в Ижевске началась полномасштабная сборка автомобилей KIA Spectra. Развитие предприятия и внедрение новых технологий потребовали совершенствования процессов управления, в частности процедуры финансового планирования. В связи с этим в 2005 году Евгений Страхов предложил создать информационно-аналитическую систему бюджетирования. «Использование MS Excel уже не представлялось возможным, так как потери времени для анализа и обработки информации были очень велики», — поясняет Евгений Страхов.

Первая попытка была сделана в конце 2005 года. Предприятие приобрело лицензии популярного продукта (в «Ижавто» не говорят, какого именно). Но в результате система не смогла поддерживать требуемую детализацию бюджетов. В сентябре 2005 года «Ижавто» заключило договор на внедрение с компанией IBS. При выборе интегратора тендер не проводился. Выбор делался на основе уже имевшегося положительного опыта сотрудничества — внедрения ERP-системы Microsoft Axapta.

Бюджет за минуту

Существовавшая методология финансового планирования полностью удовлетворяла руководство предприятия. Поэтому перед разработчиком стояла задача реализовать ее в виде автоматизированной системы. Разработка всех функций финансового планирования заняла около полугода.

«В течение двух месяцев на первой фазе построения бюджетной модели требовалось изучить практику и консолидировать уже накопленный опыт сотрудников планово-бюджетного отдела и казначейства в виде формализованных регламентов, — рассказывает Ирина Суслова, руководитель проекта со стороны IBS. — Уже в ноябре 2005 года началось непосредственное строительство системы — формирование алгоритмов расчета плановых показателей». Еще через два месяца решение было запущено в опытную эксплуатацию. Уже в феврале бюджет начал планироваться в системе.

Процедура финансового планирования охватывает три уровня — подразделения, ЦФО, предприятия. Руководитель структурной единицы при помощи web-интерфейса вводит в систему бюджетные заявки, параметры которых основаны на потребностях подразделения. Система позволяет наглядно контролировать поступление заявок от всех подразделений.

В сводной таблице напротив каждого подразделения стоит индикатор, цвет которого показывает статус заявки. В Cognos Planning используется наглядная система семафоров: если индикатор красный — подразделение еще не приступило к работе с данными, если зеленый — данные поданы на рассмотрение в финансовый департамент. Следовательно, можно запускать процедуру консолидации.

Если данные в текущий момент в работе — индикатор желтого цвета. Когда заявка запаздывает, система автоматически оповещает составителя по электронной почте. «Визуальный контроль над ходом бюджетного процесса гарантирует отсутствие авралов при составлении бюджета, неизбежных еще год назад», — говорит начальник планово-бюджетного отдела «Ижавто» Елена Зубарева.

После подачи заявки за несколько минут консолидируются в операционные бюджеты по ЦФО — всего действующая бюджетная модель предусматривает 16 операционных бюджетов. Например, бюджет продаж (относится к ЦФО «Сбыт»), бюджет закупок (ЦФО «Закупки»), бюджеты по энергоснабжению и по инструментам (ЦФО «Инженерное обеспечение»). Данные операционных бюджетов — основа БДР и БДДС. Налажены информационные потоки и поддержка регламента сбора данных для БДР по статьям и элементам и БДДС со стыковкой между ними.

Пользователи системы имеют возможность производить просмотр и анализ бюджетных данных в разных разрезах, управлять версиями бюджета. «БДР и БДДС анализируются работниками казначейства и планово-бюджетного отдела, — рассказывает замдиректора по экономике и финансам, начальник казначейства Марина Седышева. Как непосредственные пользователи системы, они имеют право изменять бюджетную модель без привлечения программистов». Например, добавлять новые статьи, бюджеты и формы. «Сотрудники могут сами добавить новый вид номенклатуры или модифицировать формулу расчета статьи, если произошли изменения в законодательстве», — рассказывает Евгений Страхов.

РЕЗЮМЕ «ИЖАВТО»

Мощности расположенного в Удмуртии завода позволяют производить до 220 тыс. автомобилей в год. За 9 месяцев 2006 года производство составило 48,8 тыс. Предприятие сотрудничает с KIA Motors — осуществляет промышленную сборку автомобиля KIA Spectra (17,8 тыс. машин за 9 месяцев 2006 года). Выручка «Ижавто» по РСБУ за 2005 год составила 8 274 млн рублей, за 9 месяцев 2006 года — 13 586 млн рублей. Чистая прибыль в 2005 году — 47 млн рублей, за 9 месяцев 2006 года — 244 млн рублей. С 2007 года завод приступил к выпуску KIA Sorento.

Бюджет кроется в деталях

На основе операционных бюджетов за несколько секунд создается бюджет доходов и расходов с высокой степенью детализации — в многомерной таблице примерно 1,44 млн показателей (ячеек). Всего в БДР около 500 статей, в которых есть разрезы по моделям продукции (ВАЗ, KIA), а также по структурным подразделениям, по времени (помесячно) и по версиям. Последнее означает, что в системе может существовать одновременно несколько версий бюджета — заявленный бюджет, уже утвержденные (на год, квартал, месяц), а также «рабочие» версии, возникающие при необходимости «перекроить» текущий месячный или квартальный бюджет.

Бюджет движения денежных средств система рассчитывает непосредственно на основе заявок подразделений. Оба бюджета контролируются финансовым директором. В случае сомнения в цифрах система позволяет найти первопричину перерасхода по какой-либо из статей, не просматривая все заявки от подразделений. «Помогает система drill down (дословно «просверлить вниз» или показать все исторические составляющие показателя. — FD), — объясняет Евгений Страхов. — Например, я обнаруживаю, что очень велики выплаты по заработной плате. Нажимаю на эту ячейку и «проваливаюсь» — вижу, из чего складывается эта цифра.

Тут же можно отклонить или скорректировать запросы отдельных подразделений по этой статье, чтобы привести расходы в требуемые пределы. Все изменения отражаются в консолидированном бюджете».

Остальные топ-менеджеры в системе не работают. Они пользуются готовыми отчетами — целевыми бюджетами, которые являются разрезами БДР и БДДС. «Система бюджетирования решила одну из важнейших задач любого машиностроительного предприятия — точного расчета плановой себестоимости, — гордится Евгений Страхов. — Теперь все виды накладных расходов, например зарплаты административно-хозяйственного персонала или структурных подразделений, автоматически распределяются пропорционально базам распределения (например, объему производимой продукции в денежном или натуральном выражении) по всем видам производимой продукции — автомобилей, услуг. Так формируется товарная смета. По горизонтали это номенклатурные позиции, а по вертикали — финансовые показатели: стоимость, выручка от продаж, рентабельность».

Факт по плану

Вторая функциональная часть решения — анализ исполнения плана по фактическим показателям. С января по август 2006 года командой, состоящей из специалистов «Ижавто» и консультантов IBS, были выработаны детальные методики стыковки плановых и фактических данных. Cognos EP был интегрирован с бухгалтерской системой на базе «1С», используемой в «Ижавто».

Работы по автоматизации анализа «план-факт» длились с февраля по август 2006 года. Теперь ежедневно данные о платежах автоматически передаются из «1С» в БДДС. Взаимодействие с операционными бюджетами и БДР происходит ежемесячно.

Анализ на основе плановых данных и фактического исполнения бюджета позволяет получить важные данные для принятия управленческих решений и планировать жизнь предприятия. Cognos EP позволяет строить прогнозы финансовых показателей (например, выручки «Ижавто») с использованием исторических данных.

Аналитический блок помогает в контроле над затратами подразделений, поиске путей сокращения затрат и снижения себестоимости продукции. Например, при анализе фактических затрат на ремонтные работы выявлен перерасход планового бюджета. Система укажет «виновное» подразделение, подрядную организацию, связующие документы, наличие этих работ в годовом бюджете ремонтов.

Эта информация поможет решить, корректировать ли бюджет или пересмотреть годовой график ремонтных работ. «Мы не собираемся ограничиваться только автоматизацией бюджетирования, — говорит Евгений Страхов. — На мой взгляд, продукт Cognos предоставляет уникальные возможности по формированию корпоративной аналитической регламентной и нерегламентной отчетности и поддерж-ки управления по KPI (Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности)».

Внедрение управления по KPI с использованием системы сбалансированных показателей (BSC) — в планах компании. Предполагается, что в дальнейшем созданное для ижевского предприятия решение станет стандартом для других предприятий группы СОК.

Евгений Страхов,
финансовый директор «Ижавто»
«Особо хотелось бы отметить «преимущества» автоматизации бюджетирования на базе MS Excel. При всей кажущейся простоте и гибкости данного решения имеются серьезные недостатки, не позволяющие выстроить эффективную автоматизированную систему бюджетного управления. На крупном предприя-тии количество электронных таблиц исчисляется сотнями.

Соответственно финансовому директору трудно, а подчас и невозможно проверить заложенные гипотезы планирования, ссылки между таблицами, очень высок процент ошибки. Провести качественный анализ невозможно, так как отсутствуют важные средства анализа. Например, быстрое сопоставление по различным периодам, формирование смешанных (из разных таблиц) форм анализа, так называемый drill down (когда существует возможность «провалиться», к примеру, из БДР до цифр конкретного подразделения, ответственного за определенную статью затрат).

Таким образом, работа финансового директора сводится к тому, чтобы ставить задачу своим подчиненным подразделениям на предмет подготовки определенного среза для конкретного анализа (доходов, затрат). На этом теряется колоссальное количество времени. Невозможно быстро и корректно добавлять определенные статьи затрат или доходов, так как таблиц со ссылками очень много и необходимо произвести очень много итераций по изменению ссылок между таблицами.

В целом можно сделать вывод, что с ростом объемов бизнеса и расширением задач, стоящих перед финансово-экономической службой, использование средств MS Ехсel не представляется возможным, так как очень велики потери времени для анализа и обработки информации. Основываясь на данных предпосылках, и было принято решение автоматизации бюджетного процесса на базе Cognos».

 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль