Где теряется ваша документация

1655
Дормидонтова Снежана
корреспондент FD
Согласование несложного договора заняло несколько недель, а управленческую отчетность или данные для формирования бюджета приходится ждать месяц. Знакомо? Нередко основная проблема заключается в неэффективном документообороте. А как обстоят дела в вашей компании?

Как ни парадоксально, но в большинстве компаний именно финансовая служба заинтересована в эффективной организации документооборота. От того, насколько качественно, правильно и своевременно составлена вся необходимая документация, зависят сроки и достоверность управленческой, финансовой и налоговой отчетности, точность и оперативность бюджетирования.

По статистике, в большинстве компаний на работу с документами секретарь-референт тратит до 75% рабочего времени в месяц, руководитель – 45%, а рядовые сотрудники – 30%. При этом столько же времени уходит на поиск необходимых документов. В год один сотрудник на это тратит около месяца. До 15% бумажных документов вообще теряется безвозвратно.

«Когда компания растет, и растет очень быстро и интенсивно, то поток документов начинает захлестывать и возникает такая проблема – эффективная работа с договорами, – говорит Елена Агеева, финансовый директор ООО «Голдер-электроникс» (Vitek). – До недавнего времени в нашей компании существовала отработанная процедура визирования договоров. Все контракты, в том числе и заключаемые с покупателями, которые имеют стандартный вид, но предусматривают для каждого клиента индивидуальные условия платежа, систему бонусов, бюджет маркетинговых мероприятий, должны пройти про-цедуру согласования.

Пока компания была сравнительно небольшой, использование бумажных носителей (сам договор, лист визирования, лист замечаний) не создавало проблем. Но развитие бизнеса и рост количества заключаемых договоров привели к тому, что значительно увеличились сроки согласования. В результате специалисты компании, инициирующие заключение того или иного договора, проводили часть своего рабочего времени в беготне между кабинетами визирующих, бумажные экземпляры терялись.

Была ситуация, когда в соответствии с условиями контракта уже подошло время платить аванс, а договор еще не был подписан. Решить проблему удалось, внедрив электронную систему визирования. Если раньше контракт согласовывался от семи до десяти рабочих дней, то сегодня на это требуется максимум три дня».

Компанией Cognitive Technologies совместно со специалистами Московской финансово-промышленной академии была разработана методика экспресс-тестирования эффективности документооборота компании. В основу положено исследование сложившихся принципов движения документации в компании, в котором приняло участие 158 предприятий. Чтобы понять, насколько эффективен документооборот в вашей компании, мы предлагаем ответить на вопросы. Тест, безусловно, дает лишь общее представление о реальном положении дел и существующих проблемах. Однако он позволит вам объективно взглянуть на ситуацию в компании.

«Бумаги» – угроза для бизнеса?

Охарактеризуйте вашу осведомленность о том, какие служебные задания выполняют ваши сотрудники.
а) точно знаю – 3 балла;
б) знаю приблизительно – 2 балла;
в) не знаю – 1 балл.

Как контролируется исполнение служебных заданий в вашем департаменте?
а) о выполнении задания сотрудник докладывает по телефону – 1 балл;
б) выполнение служебного задания контролирует секретарь/специальный сотрудник – 2 балла;
в) выполнение задания фиксируется сотрудником средствами MS Office – 3 балла.
Как часто сотрудники не выполняют задания, потому что забывают о них?
а) часто – 1 балл;
б) иногда – 2 балла;
в) никогда – 3 балла.

Случается ли, что сотрудники не выполняют задания, так как заняты другой работой, и не сообщают об этом своевременно?
а) часто – 1 балл;
б) иногда – 2 балла;
в) никогда – 3 балла.

Бывают ли ситуации, когда сотрудники саботируют выполнение выданных заданий?
a) часто – 1 балл;
б) иногда – 2 балла;
в) никогда – 3 балла.

Как часто сотрудники не выполняют задания по причине болезни, командировок или отпуска и не делегируют их?
а) часто – 1 балл;
б) иногда – 2 балла;
в) никогда – 3 балла.

Какой способ учета документов преимущественно используется в вашем департаменте?
а) с помощью специализированного программного обеспечения – 3 балла;
б) с помощью офисных программ – 2 балла;
в) только в папках учета – 1 балл.

Как регламентируется деятельность сотрудников финансового департамента?
а) есть доступ к инструкциям в электронном виде – 3 балла;
б) существуют инструкции на бумажных носителях – 2 балла;
в) проводится устный инст-руктаж сотрудников или деятельность не регламентируется – 1 балл.

Сколько времени обычно требуется для поиска необходимых документов?
а) менее 2 минут – 3 балла;
б) от 2 до 10 минут – 2 балла;
в) более 10 минут – 1 балл.

Существуют ли в вашей организации четко сформулированные требования (инструкции) по учету документов?
а) есть и исполняются – 3 балла;
б) есть, но не исполняются – 2 балла;
в) инструкций нет – 1 балл.

Сколько времени в среднем уходит на согласование до-кументов?
а) 1 рабочий день – 3 балла;
б) 2–3 рабочих дня – 2 балла;
в) больше 3 рабочих дней – 1 балл.

Сколько сотрудников в среднем участвуют в процессе согласования одного документа?
а) трое и меньше – 3 балла;
б) от четырех до пяти – 2 балла;
в) больше пяти человек – 1 балл.
Как организовано хранение бумажных и электронных документов в вашей компании?
а) нет систематизированного организованного хранения документов. Документы доступны всем сотрудникам – 1 балл;
б) бумажные документы хранятся в папках, а электронные – в общем доступе на сервере и на персональных компьютерах сотрудников. Частично присутствуют средства ограничения доступа к этим документам – 2 балла;
в) бумажные документы хранятся в папках, а электронные – на сервере и строго систематизированы, обеспечено разграничение прав доступа сотрудников к документам – 3 балла.

ПОДВОДИМ ИТОГИ

Итак, просуммируем баллы, соответствующие данным ответам. Если вы правдиво ответили на все вопросы (это в ваших же интересах) и итоговая сумма баллов составила:

13–20 – отсутствие контроля над ведением документооборота – это ваш диагноз. Необходима срочная работа по систематизации документооборота, предполагающая разработку соответствующих инструкций о порядке и сроках учета, движения, обработки и хранения документов с указанием ответственных должностных лиц.

20–29 – в вашей компании бумажное делопроизводство организовано неплохо. Но решены не все вопросы систематизации документооборота, есть немало пробелов. Можно рекомендовать провести ревизию устоявшихся обычаев движения документов, при необходимости разработать соответствующие инструкции.

30–35 – в компании в полной мере используются возможности электронного документооборота с помощью стандартных офисных программ. Чтобы добиться лучших результатов, можно рекомендовать задуматься об использовании специализированного программного обеспечения для автоматизации документооборота.

36–39 – документооборот в компании безупречен. Но, таковы результаты экспресс-теста, который, разумеется, не может дать абсолютно точный диагноз.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль