Деньги для принтера

1362
Сорокин
Автор: Сорокин
менеджер по развитию компании «ХЬЮЛЕТТ-ПАККАРД»
Финансовый директор компании редко задумывается о том, во что обходится покупка принтеров, их обслуживание и сколько офисной бумаги, иногда неоправданно, тратит тот или иной отдел. Но на подобных расходах можно неплохо сэкономить, избавившись от собственных печатающих устройств

Аутсорсинг офисной печати в современном понимании подразумевает передачу стороннему исполнителю всех работ, связанных с выбором, приобретением, установкой, обслуживанием печатных устройств, копиров, сканеров. Оплата рассчитывается исходя из усредненной стоимости одной страницы документа, отпечатанного в компании-заказчике.

Обычно организацию офисной печати передают на аутсорсинг, когда руководство компании желает:

  • видеть структуру расходов на печать;
  • иметь возможность точного планирования расходов на печать;
  • выбрать оптимальную схему для передачи непрофильной функции на аутсорсинг.

Доля расходов на офисную печать, по данным Forbes, в среднем составляет 6,1% от годового оборота компании. Поэтому основные клиенты аутсорсеров – крупные предприятия, у которых сотни офисных сотрудников и годовые затраты на печать исчисляются миллионами рублей. Но это не означает, что ощущение экономического эффекта от услуги недоступно среднему и малому бизнесу.

Диагноз

Когда компания обращается к аутсорсеру, то обычно уже владеет «зоопарком» печатных устройств, копиров, сканеров – количество моделей может исчисляться десятками и даже сотнями. Забегая вперед, можно сказать, что предприятий, которые не могут обойтись десятью моделями, крайне мало.

Поэтому первый шаг в преддверии заключения договора на аутсорсинг – анализ текущей ситуации. Здесь возможны два варианта: простая оценка объема печати или качественная оценка потребностей компании.

Первый вариант реализуется за счет установки или активации имеющихся счетчиков на каждом печатающем, сканирующем, копирующем устройстве компании. В результате аутсорсер получает информацию о реальных объемах печати. Услуга по оценке – бесплатна.

Полное обследование «пациента» предполагает не только установку счетчиков, но и оценку реальных потребностей. Такой анализ проводится по группам, сформированным по следующим признакам:

  • типы печатаемых, сканируемых, копируемых документов: цветные, монохромные, формат А3, формат А4;
  • объем печати сотрудника – количество страниц за исследуемый период, например две недели (общее количество страниц форматом А4, страница формата А3 представляется как две страницы формата А4);
  • расположение пользователей относительно мест установки печатающих устройств.

Довольно часто, но не всегда составы групп совпадают со структурными подразделениями компании. Далее для каждой группы учитываются следующие факторы:

  • потребности группы в печати за период;
  • коэффициенты, показывающие соотношение: цветной/монохромной печати (количество цветных оттисков А4 делится на количество монохромных оттисков А4), форматов (количество оттисков А4 делится на количество оттисков А3);
  • возможность централизации, которая всегда удешевляет печать.

Есть два полярных варианта организации офисной печати. Для всех сотрудников группы, например их 100 человек, можно установить единое устройство печати. Тогда стоимость страницы снизится за счет снижения стоимости материалов, расходов на сервис, так как обслуживается одно устройство вместо нескольких. При этом сотрудники будут терять время, так как одно устройство на 100 человек – это обязательные очереди на печать. К тому же, если устройство выбывает из строя, все 100 человек не могут работать. Поэтому полная централизация невыгодна.

Другая крайность, когда у каждого сотрудника индивидуальное многофункциональное устройство. С точки зрения простоев это самый выгодный вариант, но вместе с тем и самый дорогой – катастрофически растет парк машин и расходы. Стоимость материалов для нескольких малых устройств всегда выше, чем для одного мощного. Расходы на сервис также прямо пропорциональны количеству устройств. Эта модель также экономически невыгодна.

Поэтому для каждой группы пользователей строится два графика: для централизованной и децентрализованной системы расстановки устройств. По вертикали и горизонтали отмечаются количество пользователей и количество устройств. В точке пересечения графиков находится оптимальное решение для группы. Например, на каждые 25 пользователей группы из 100 человек устанавливается одно печатающее устройство.

Исходя из оптимального решения для группы и принятой расстановки рабочих мест сотрудников, оценивается, есть ли возможность сделать комнату/угол печати. Если, например, помещение какого-то отдела имеет форму длинного коридора, неразумно выделять им один принтер – слишком много времени будет тратиться на «походы» к нему и обратно. Кроме того, при создании оптимальной модели расстановки устройств аутсорсер учитывает такие характеристики, как возможности электрической сети, например количество электрических розеток. В результате оптимальным может стать соотношение – одно устройство на 5–7 человек.

На основании полученных данных для каждого устройства рассчитывается количество страниц на год и в зависимости от полученной цифры выбирается тип устройства. Правильный подбор печатающих устройств может существенно сэкономить средства компании. В качестве примера можно привести опыт биллингового центра ОАО «ВымпелКоммуникации», в котором печатается большое количество персонализированной корреспонденции, содержащей сведения о состоянии счетов абонентов, а кроме того, множество полноцветных маркетинговых материалов. К 2006 году объем черно-белой печати в «Вымпелкоме» превысил 2 млн оттисков в месяц формата А4.

Полноцветная высококачественная и скоростная лазерная печать достигла 1 млн оттисков формата. Поэтому, по рассказу Сергея Шилина, бывшего в то время директором по IT-инфраструктуре компании «Вымпелком», в 2006 году в центре были установлены полноцветная цифровая печатная машина со скоростью печати 60 отпечатков в минуту, двухцветная цифровая печатная машина (180 отпечатков в минуту), а также конвертовальная линия (6 вложений в конверт и обработка до 12 тыс. конвертов в час). Для организации процесса промышленной печати сложных персонализированных документов было установлено специализированное программное обеспечение.

«В результате снизилась себестоимость производства единицы печатной продукции, скорость выпуска печатных материалов увеличилась в два раза как при больших, так и при малых объемах печати. Кроме того, сократилось время на печать казанных объемов: теперь оно занимает от 1 до 3 суток при круглосуточном режиме работы», – вспоминает Сергей Шилин.

В итоге проведенного обследования определяется количество необходимых устройств с конкретными техническими характеристиками. Услуга распределения устройств по офису – платная, ее стоимость может достигать 1–2% от стоимости годового контракта на обслуживание печати. Экономический эффект от оптимизации парка и настройки на реальные потребности компании при условии соблюдения рекомендаций по итогам комп-лексного анализа составляет в среднем 30% экономии на затратах на печать.

«Мы использовали 17 тыс. машин 140 различных моделей. Затраты компании на офисную печать составляли 9,9 млн евро. После обращения к аутсорсеру и проведения комплексного анализа затрат на офисную печать мы используем 6 тыс. машин шести базовых моделей. Экономия составляет 3 млн евро в год», – рассказал Эйт Холландер, ITдиректор компании Swiss Post.

Доля расходов на офисную печать, по данным Forbes, в среднем составляет 6,1% от годового оборота компании. Поэтому на аутсорсинг переходят в основном крупные предприятия.

Сколько стоит страница

Зная количество различных моделей устройств, то есть стоимость их обслуживания, и потребность в печати, выраженную в количестве страниц, аутсорсер рассчитывает стоимость страницы для каждой группы. Но это промежуточная информация, если к ней «привязать» стоимость контракта, получится слишком сложная схема расчетов, тяжелая для понимания клиента. Поэтому обычно рассчитывается базовая стоимость страницы, единая для компании – заказчика услуги аутсорсинга.

Это усредненный показатель – суммарная стоимость всех страниц за исследуемый период, деленная на количество всех страниц (не забываем, что страница формата А3 считается за две страницы формата А4) за исследуемый период. Полученная усредненная стоимость страницы (примерно 3–5 копеек) умножается на годовую потребность компании. Так получается стоимость годового контракта на аутсорсинг офисной печати.

Существует три формы оплаты:

1. В стоимость договора закладываются затраты на: расходные материалы (картриджи, чернила, ролики, барабаны, некоторые аутсорсеры включают в стоимость расходных материалов бумагу), сервис (расходы на ремонт), дополнительные решения и сервисы, например системы безопасности или обучение сотрудников.

2. Кроме перечисленного, в стоимость договора закладываются «фиксированные» расходы, например приобретение оборудования по лизинговой схеме. Тогда затраты делятся на две категории: изменяемые (перечисленные в пункте 1) и фиксированные (например, на профилактику оборудования). Тогда выплаты рассчитываются следующим образом: «базовый» платеж + количество напечатанных страниц, умноженное на среднюю стоимость страницы. Такие выплаты обычно производятся ежеквартально.

3. Предварительная стоимость годового контракта на аутсорсинг офисной печати оплачивается ежемесячно равными долями. В конце года подсчитывается реальное количество отпечатков и сравнивается с количеством страниц, оплаченных клиентом. Если произошла переплата/недоплата и клиент готов продлить действие договора на следующий год, аутсорсер учитывает «излишек»/«недостаток», равномерно снижая/повышая ежемесячную плату для будущего года. Если клиент не готов продлевать контракт, разница компенсируется единовременным платежом после окончания действия договора в течение заранее оговоренных сроков.

При заключении контракта с аутсорсером можно оговорить наличие дополнительных возможностей. К примеру, в стоимость могут быть включены:

  • печать отсканированных отпечатков пальцев;
  • использование принтеров с функцией «для меня», когда страница печатается, только когда пользователь подносит к устройству индивидуальную магнитную карточку.

Существует отдельный вид расчета аутсорсингового контракта для широкоформатной печати (с использованием плоттеров, на которых печатаются чертежи, плакаты). В основу контракта положена не усредненная стоимость страницы, а литраж краски. Ведь расход краски для плакатов и графиков в разы больше, и невозможно предсказать стоимость страницы в зависимости от показаний счетчиков.

Международные корпорации, имеющие подразделения в России и предоставляющие услугу аутсорсинга офисной печати, в основном работают через партнеров. Во-первых, потому что локальные представительства имеют право заключать контракты только в жестко оговоренной форме, что не всегда устраивает региональных клиентов. Партнеры же предлагают более гибкие условия сотрудничества. Во-вторых, международные корпорации оставляют себе лишь крупных клиентов. Обычно характеризующихся миллионными контрактами и сотнями-тысячами пользователей.

Эффект

При использовании аутсорсинга офисной печати компания получает двойной эффект. Во-первых, отсутствие трудозатрат на поддержание печатающих устройств в рабочем состоянии. Ведь часто это направление деятельности является второстепенной задачей IT-отдела, но отнимает много времени и сил. Во-вторых, правильная организация парка печатных устройств дает неплохую экономию по расходам на печать.

В России, пока клиентов аутсорсинга офисной печати немного, остаются популярными обычные транзакционные схемы – поставка оборудования и расходных материалов происходит по факту оплаты. Но объем аутсорсинговых контрактов в денежном выражении постепенно растет – в 2007 году по сравнению с 2006 годом вырос в два раза. С оглядкой на устоявшийся мировой рынок (Европа, США), где вес аутсорсинговых контрактов составляет 30–40% в общих затратах на офисную печать, до 2010 года объем российских поставок в рамках аутсорсинговых контрактов составит 30%.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль