Контроль по цепочке

1044
Созданная корпоративная информационная система управления позволяет «Парижской коммуне» отслеживать движение товара через всю торговую цепочку, включая розницу

Холдинг «Парижская коммуна» насчитывает порядка 15 производственных компаний, включая предприятия оптовой и розничной торговли. С увеличением числа предприятий, входящих в холдинг, ростом активов и объемов реализации перед руководством компании остро встала проблема повышения эффективности управления бизнесом. Для этого топ-менеджментом предприятия было принято решение о внедрении корпоративной информационной системы. С одной стороны, она должна была обеспечить руководителей на всех уровнях информацией, необходимой для управления ресурсами бизнеса, с другой – сделать доступными и прозрачными текущие результаты деятельности предприятия.

Амбициозные цели

Основное требование к системе, предъявляемое руководством «Парижской коммуны», – возможность отследить движение товара, как собственного производства, так и закупленного у сторонних производителей, через всю торговую цепочку, включая розницу. Эта информация необходима для определения наиболее востребованных товарных позиций, оперативного восполнения дефицита на прилавках, а также своевременного осуществления расчетов с поставщиками за реализованную продукцию. Также нужны были данные о себестоимости и динамике спроса на продукцию, реализуемую через оптово-розничные сети, чтобы точно спланировать загрузку производства фабрики «Парижская коммуна» и дочерних предприятий на будущий сезон.

Топ-менеджментом «Парижской коммуны» были рассмотрены возможности суще-ствующих на рынке информационных систем разных уровней: 1С, SAP R3, Skala, Axapta, Navision, Oracle. Выбор был сделан в пользу Axapta и 1С. С их помощью планировалось автоматизировать три ключевые подсистемы: «Логистика», «Бухгалтерский учет», «Ценообразование».

Перед консультантами, привлеченными для работы над проектом, была поставлена задача – усовершенствовать системы управления отдельными бизнес-процессами с учетом существующей автоматизации «Парижской коммуны». В Торговом доме «ПК-Заря» использовалась программа «Галактика», в «Паркомторге первом» – Trade House, на московской обувной фабрике «Парижская коммуна» – VFoxPro, в региональных подразделениях – продукты 1С.

Из сотрудников компании была сформирована проектная команда, в которую вошли ключевые пользователи бизнес-процессов, методологи-разработчики, менеджеры и руководители проекта. В роли методологов выступили заместитель генерального директора по экономике и финансам, главный бухгалтер и главный внутренний аудитор.

В их задачи входили перестройка бизнес-процессов, изменение схем внутреннего документооборота. Наличие проектной группы в компании создало предпосылки для по-следующего самостоятельного сопровождения и развития ERP-системы. Специалисты IT-отдела также приняли активное участие в разработке дополнительных интерфейсов между Axapta и 1С, а также кассовыми POS-терминалами и терминалами сбора данных (сканерами штрихкодов), что позволило существенно сократить расходы по внедрению системы.

Были проведены работы по унификации нормативно-справочной информации, разработан единый план счетов, статей доходов и расходов, которые позволяют получать консолидированную бухгалтерскую и управленческую отчетность. До настоящего времени консолидация отчетности занимала слишком много времени и подчас оформлялась с опозданием. В рамках подготовки к внедрению в московских филиалах «Паркомторг первый» была внедрена система 1С для учета движения товаров.

Все идет по плану

Проект был разбит на последовательные этапы, на каждом из которых осуществлялось внедрение одной или нескольких подсистем. Практика показывает, что такой подход менее напряженный для пользователей, чем длительный проект по созданию всех подсистем одновременно.

Все работы по внедрению информационных систем поделены на четыре фазы:

  • эскизное проектирование. На данной стадии консультантом разрабатывается «эскизный проект» для внедряемой подсистемы, в котором определяются требования к настройке и доработке стандартной версии Microsoft Axapta, к интеграции системы с используемыми программными комплексами. «Эскизный проект» содержит описание бизнес-процессов, методики подготовки, переноса и ввода данных, журналы проводок;
  • функциональное построение. На этой фазе разрабатываются настройки и дополнительный функционал, отчеты;
  • опытная эксплуатация – рабочая группа от компании дорабатывает систему в соответствии с возникшими проблемами и замечаниями;
  • промышленная эксплуатация.

Вместе с тем большинство бизнес-процессов на предприятии связаны между собой. Деление работ на этапы приводит к некоторым неудобствам. Например, приходится использовать временные решения для подсистем, внедрение которых планируется на последующих этапах. А нередко в ходе работ появляются новые требования к автоматизации оставшихся участков.

Домашняя работа

Первый этап внедрения включал в себя решения для оптовой торговли и склад-ской инфраструктуры в Торговом доме «ПК-Заря». В рамках внедрения подсистемы «Логистика» реализован интерфейс Microsoft Axapta. Любое движение товара на складе регистрируется в Axapta за счет считывания штрихкода продукции и штрихкода складской ячейки. Инвентаризация также проводится с использованием сканеров. Одна из особенностей логистики в обувной отрасли – учет товара в коробах. Складской учет организован в парах (коробках) в разрезе размеров.

Контроль по цепочкеПри этом закупки и отгрузки могут осуществляться как в коробах, так и в парах. Короб содержит различное количество коробок с обувью разного размера. Для удобства работы торговых предприятий «Парижской коммуны» был разработан механизм автоматического пересчета коробов в пары обуви с учетом размеров, что позволяет оперативно контролировать складские запасы, вести учет закупок и отгрузок как в коробах, так и в парах.

В рамках внедрения подсистемы «Бухгалтерский учет» в Axapta был организован учет операций, включающих формирование баланса, управленческий учет по статьям затрат, экспорт и импорт платежей из системы «банк-клиент» а также создан пакет отчетов для анализа движения товаров. Бухгалтерский баланс за первый квартал 2005 года уже был сформирован в Axapta. Учет товаров построен следующим образом. Вручную заводится нормативная справочная информация о каждой модели или артикуле обуви в момент заключения контракта. Товар сторонних поставщиков, как правило, поступает без штрихкодов. В данном случае распечатанные этикетки наклеиваются на товар. Сканерами проверяется правильность записей о товаре в информационной системе. Вся последующая информация вводится только через сканеры.

В рамках внедрения подсистемы «Ценообразование» организовано формирование прайс-листов на продажи внутри компании и внешним клиентам, реализован механизм хранения истории изменения цен закупок и продаж.

Заказ на отгрузку может включать до 400 позиций, при этом скорость обработки такого заказа – 1,5 минуты. В среднем товарооборот, отражаемый в системе, составляет около 10 тыс. пар в месяц по каждому магазину.

Розничная сеть

Второй этап внедрения – создание решения для розничной сети, включая центральный розничный магазин «Паркомторг первый» и региональные филиалы. С начала июля 2005 года начата инвентаризация московской розничной сети «Паркомторг первый», объединяющей десять магазинов. В сентябре 2005 года начался перевод розничной сети в режим промышленной эксплуатации подсистем «Логистика», «Ценообразование», минуя этап опытной эксплуатации. Подсистему «Бухгалтерский учет» оставили в 1С.

Инвентаризация и ввод остатков в рознице проводились с помощью сканеров считывания штрихкодов. Для этого была проведена большая подготовительная работа по описанию ассортимента в едином корпоративном стандарте в каждом магазине, формированию штрихкодов в системе, оклеиванию всех остатков товара этикетками, понятными Axapta. В системе обувь регистрируется по группам, цветам, материалам верха, подкладки и т. д. (в совокупности около 40 приз-наков).

Несмотря на значительно расширившийся перечень атрибутов ассортимента, сегодня на инвентаризацию уходит не более одного рабочего дня в каждом магазине. К тому же это позволяет проводить ее без изменений режима работы магазина и не привлекая дополнительный персонал. Также стоит отметить такой факт, как сокращение времени на формирование пакета документов при перемещении товара между предприятиями группы «Парижская коммуна».

Система управления центрального розничного магазина «Паркомторг первый» построена на базе Axapta, филиалы, в свою очередь, ведут учет на базе 1С. Для получения оперативной информации о запасах всей сети системы были интегрированы. В 1С из Axapta передается справочник товаров, а из 1С в Axapta – данные по движению товаров в филиалах. Сведения о реализации продукции в торговых залах, с кассовых аппаратов оперативно передаются в базу Axapta. Благодаря этому менеджеры отдела продаж и закупок могут отслеживать движение товаров и товарные остатки как в целом по сети, так и по каждому филиалу в отдельности.

Своими силами

На начальной стадии проекта по внедрению ERP руководящая роль в проекте отводилась консультантам, которые помогли менеджменту понять принципы работы системы, давали рекомендации по организации рабочих мест.

Начиная с января 2006 года проект перешел в стадию программных и организационных модификаций. Была создана новая структура IT-отдела. В сектор развития корпоративной информационной системы управления (КИСУ) включены две группы: развития и сопровождения. Процессы разработки задач и обеспечения текущих операций разделены. Таким образом, программисты более высокой квалификации не отвлекаются по мелочам.

С начала 2006 года на предприятиях группы действует «Регламент обработки запросов пользователей КИСУ» и «горячая линия» поддержки.

В рамках отдела проводится обучение пользователей системы, по окончании которого проходит сертификационный экзамен.

Кроме того, специалистами IT-отдела был реализован интерфейс между Axapta и «банк-клиент», а также системой «Платежный календарь». Усовершенствован пользовательский интерфейс, что позволило сократить время ввода первичной информации и упростило работу операторов.

В 2006 году «Парижская коммуна» приступила к оптимизации бизнес-процессов в системе. Был создан механизм автоматического создания документов в цепочке: договор-журнал коммерческих соглашений – контракт-закупка. В результате сведены до минимума дублирующие действия. Наиболее значимой собственной разработкой IT-отдела можно считать реализацию программного интерфейса между Axapta и программным комплексом «1С Магазин». Уже в июле 2006 года в системе отражалась информация о товародвижении по всей московской сети, тульскому и ярославскому филиалам.

Наличие полной оперативной информации в системе в свою очередь позволило создать ряд дополнительных оперативных отчетов:

  • анализ объема закупок и возврата товара в разрезе поставщиков, типов договоров с контролем сроков оплаты и балансом взаиморасчетов;
  • отчет контроля выполнения контрактов с выделением внеконтрактных закупок;
  • отчет по распределению принятого и возвращенного товара по складам и магазинам в количественном и денежном выражении;
  • распределение по датам объемов движения товаров;
  • отчет об оперативности оформления документов на этапе «закупка»;
  • отчет о работе операторов и менеджеров на этапе «закупка»;
  • анализ продаж по дисконтным картам;
  • анализ эффективности продаж.

Управление и контроль на предприятиях группы осуществляется в едином информационном пространстве с использованием унифицированных классификаторов, запросов и отчетов. Система предоставила менеджменту компании расширенные возможности для анализа за счет дополнительных аналитических разрезов товародвижения и полной сопоставимости данных.

Заказ на отгрузку может включать до 400 позиций, при этом скорость обработки такого заказа – 1,5 минуты. В среднем товарооборот, отражаемый в системе, составляет около 10 тыс. пар в месяц по каждому магазину.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль