Интеграция с поставщиками

1934
Финансовый директор «Автомира» рассказал, как электронный документооборот с поставщиками упростил жизнь компании

Группа компаний «Автомир» представляет на рынке 24 автомобильных брэнда. Весь обмен данными и документами с поставщиками еще несколько лет назад осуществлялся на бумаге. При этом информационные потоки достаточно велики. Это и запросы на поставку новых машин, и сведения о фактических продажах, и ответы на разовые запросы производителей. Входящий информационный поток включает сведения о доступных товарных остатках у поставщика, ассортименте, комплектации, ценах, возможных сроках поставки и т. д. Бумажный документооборот, а также электронная почта – существенные трудозатраты, связанные с необходимостью переносить данные в используемые нами информационные системы. Вероятность ошибки при такой схеме работы гораздо выше.

Требования производителя

Решение проблемы предложили нам сами поставщики. Они разработали и внедрили системы электронного документооборота. Сегодня системы обмена информацией со многими из них работают у нас довольно успешно.
Основная задача систем обмена документов, к примеру той, в которой работает General Motors (GM), – передача данных по всем отгрузкам автомобилей, отслеживание статуса (поступил к нам автомобиль на консигнацию или же на продажу), места нахождения (например, в пути или уже на складе). В свою очередь наша компания передает GM информацию о фактической реализации автомобилей, выполненным ремонтам. Другими словами, поставщик получает детальные сведения о нашей деятельности. Кроме этого через систему мы обмениваемся электронными документами. Например, все выверки проходят по электронной документации, их бумажные версии сверяются выборочно. Случаи, когда данные не совпадают, очень редки.

Единственный недостаток заключается в том, что у каждого производителя автомобилей своя уникальная система. Отказаться от ее использования или предложить что-то взамен невозможно. Среди большого количества внедренных у нас систем электронного обмена данными есть открытые и закрытые. В случае открытого программного обеспечения мы можем интегрировать его с нашими учетными системами. Разумеется, это происходит по согласованию с поставщиком, но каких-то серьезных проблем не возникает. С закрытым программным обеспечением дела обстоят иначе. Поставщики на свое усмотрение перерабатывают программы, и нам каждый раз приходится заново настраивать интеграцию систем. К сожалению, это не всегда удается.

Подключить к данным

Поставщики самостоятельно внедряют системы обмена данными. На практике это выглядит следующим образом. Нашим операторам и логистам предоставляется определенный уровень доступа в систему. Следующий этап – краткий курс обучения пользованию программой, проводимый поставщиком. Самый же трудоемкий блок работ при внедрении той или иной системы обмена данными – интеграция с нашей учетной программой. Сил собственных программистов нам для этого вполне достаточно.

Промежуточные результаты

Внедрение системы позволило нам в разы сократить ручной труд. Сведения из открытого программного обеспечения просто перекачиваются в наши оперативные системы, и в режиме on-line мы можем получать от производителей практически всю необходимую информацию (как логистическую, так и финансовую) вплоть до электронных накладных, которые потом дублируются в бумажном варианте. Кроме этого в эти же системы наши сотрудники выгружают все сведения, необходимые поставщикам.

Есть и другие результаты. Например, значительно сократились сроки сбора необходимых сведений, повысилась достоверность оперативной отчетности, и это несмотря на возросший объем информационных потоков.

Единство в перспективе

В 2007 году мы стали официальным дистрибьютором китайского производителя Lifan. В будущем мы такую деятельность планируем расширять, а пока ищем наиболее оптимальное решение проблемы электронного документооборота. Нам нужно внедрить единую систему для всех своих дилеров, и конечно же, необходимо, чтобы система была единой и для нас, и для производителя.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль