Единый учет для компании

1839
Финансовый директор сможет сэкономить свое время и деньги компании, если управленческий учет будет построен на основе бухгалтерских данных

На практике можно встретить несколько распространенных вариантов организации управленческого учета. Например, управленческая отчетность формируется в результате сложной процедуры трансформации бухгалтерских данных. Так, в одной из крупных компаний управленческая отчетность начиналось с того, что бухгалтерия готовила отчетность для налоговой инспекции. Затем эту же информацию передавали в финансовое управление для составления отчета об исполнении бюджета. Но на этом работа не заканчивалась. Как правило, руководству недостаточно было бухгалтерских отчетов, и оно с завидным постоянством требовало предоставить расшифровку по той или иной статье. На это финансисты тратили большую часть своего рабочего времени, так как выборку приходилось делать вручную в Excel.

|ОПЫТ КОЛЛЕГИ|
Игорь Николаев,
руководитель финансово-экономической службы ОАО «Производственное объединение Элтехника»: «Управленческий учет в нашей компании ведется финансово-экономической службой на основе данных, вводимых в систему Axapta. Для ведения бухгалтерского учета мы используем программу «1С:Предприятие 8.0». Однако управленческая отчетность пока составляется вручную в Excel. К середине 2008 года мы планируем создать необходимый функционал в Axapta, позволяющей формировать основные формы управленческой отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств) автоматически».

Есть и другой вариант подготовки управленческой информации – параллельный учет. В этом случае первичная информация собирается отдельно бухгалтерией и финансово-экономической службой. Результат – необходимые менеджменту сведения могут быть предоставлены в кратчайшие сроки. Однако при такой схеме возникают серьезные проблемы. Нужно иметь две разные базы, обновлять их и дорабатывать, содержать двойной штат сотрудников-операторов.

Кроме того, в компаниях постоянно возникают конфликты на предмет достоверности отчетности, если данные не совпадают. В такой ситуации непонятно, кому верить. Провести выверку всех учетов? Слишком трудоемко. Поэтому в большинстве случаев руководство компании встает на сторону бухгалтерии, так как все операции подтверждены документально. Но парадокс в том, что решения менеджмент принимает на основе управленческого учета.

Технически и организационно подобные проблемы решить достаточно сложно: необходимо создание и исполнение жестких регламентов ввода первичных данных, регулярные проверки, организация дополнительного внутреннего документооборота. Позволить себе подобную схему работы могут, как правило, только очень крупные предприятия.

|СОВЕТ КОНСУЛЬТАНТА|
Игорь Сухарев,
управляющий партнер Бухгалтерского методологического центра: «Принимая решение о том, как организовать формирование управленческой отчетности, руководство организации должно четко отдавать себе отчет, для чего каждый из учетов ведется. И особенно важно это понимание в отношении российского бухгалтерского учета, потому что именно у него как раз внятная общепринятая цель отсутствует. Какое бы большое количество учетов ни выделялось, все их можно объединить в две группы с однородными целями и задачами. Эти группы условно можно назвать административным и финансовым учетом. В рамках каждой из этих двух групп учеты легко совмещаются на уровне учетной политики так, что между ними не будет никаких различий. И только сами эти группы как два полюса учета объективно несовместимы. Вот их уже волей-неволей придется сводить с помощью различных методов либо вообще организовывать в двух разных независимых системах».

Универсальное решение

Компромиссный вариант решения проблемы, который идеально подойдет для многих российских компаний, – максимальное сближение бухгалтерского и управленческого учета и создание единой информационной базы для ввода первичных данных. В пользу такого подхода можно привести следующие доводы.

Отсутствие расхождений в первичных данных. За редким исключением оба учета оперируют одними и теми же цифрами, но в разной интерпретации. В частности, движение денежных средств одинаково во всех учетах как по датам документов, так и по суммам. Различия могут возникнуть только в интерпретации назначения платежа.
Нет жестких правил ведения управленческого учета. А значит, вся свобода его настройки и организации остается на усмотрение компании, что значительно упрощает его сближение с бухгалтерским учетом.

Единые требования к качеству данных. Для управленческого учета важны достоверность и своевременность данных, эти же критерии декларируются и в отношении бухгалтерского учета. Если опираться на международные принципы учета, важной качественной характеристикой финансовой информации является ее надежность. Это предполагает возможность проверить полученные сведения. В бухгалтерском учете существует отработанный механизм – периодические инвентаризации, сверки взаиморасчетов. Но трудно и дорого проводить такие процедуры для двух и более учетов. На практике данные управленческого учета редко выверяются. А значит, гораздо надежнее информация единого учета, построенного на базе бухгалтерского. Другой важной качественной характеристикой является сопоставимость. Чем более разрознены и независимы учеты, тем менее сопоставимой является их информация.

Меньшие затраты на поддержание нескольких видов учета. Если данные учитываются один раз, и на их основе строится и бухгалтерский, и управленческий учет, нет необходимости держать большой штат сотрудников финансовой службы. Отсутствует дублирование одних и тех же операций.

Стоит также упомянуть, что компания, взяв за основу управленческого учета требования стандартов МСФО, в дальнейшем может развить предлагаемый подход и составлять отчетность, полностью соответствующую международным стандартам. К слову, создавать для управленческого учета что-то отличное от МСФО неоправданно – это равносильно тому, как если бы вы заново изобрели велосипед.

|ОПЫТ КОЛЛЕГИ|
Сергей Чадин,
финансовый директор компании «Связной»: «Для крупных компаний, очевидно, целесообразнее организовать управленческий учет на базе бухгалтерского. В таком случае сотрудники финансовой службы должны четко знать следующее:
– какие операции можно перенести из бухгалтерского учета в управленческий «один к одному», а для каких потребуется корректировка (реклассификация хозяйственной операции, перерасчет суммы и т. д.);
– правила корректировки бухгалтерских данных для целей управленческого учета;
– ну и наконец, нужно однозначно определить, какие сведения в управленческий учет будут попадать из альтернативных источников (например, информация о производительности труда, качестве выпускаемой продукции и т. д.).

После бухгалтерского закрытия периода происходит перенос информации по первому и второму пунктам, добавление данных по третьему пункту и сведение отчетности с исключением внутригрупповых проводок и учетом других особенностей, связанных с консолидацией данных».

В чем разница

Приняв решение сблизить учеты, нужно четко представлять, в чем заключаются их отличия. Наиболее существенная проблема сближения учетов – разница в сути и назначении начислений. Как следствие, могут отличаться даты и суммы принятия к учету, а также трактовка характера операции. Например, бухгалтерия отражает бонусы клиентам во взаиморасчетах по мере представления документов, а финансово-экономическое управление по факту возникновения обязательства. Соответственно для учетов применяются разные алгоритмы подведения финансовых результатов и подготовки отчетных данных.

Еще одна возможная проблема и связанное с этим расхождение учетов возникают в том случае, если для управленческих целей некоторые расходы признаются по кассовому методу (то есть расходы отражаются не по факту начисления, а по факту оплаты). Причина та же – плохая работа с документами. Методологически кассовый метод неприемлем. Он противоречит одной из двух основополагающих международных концепций – принципу учета «по начислению». И здесь правильнее не разрабатывать правила корректировки данных, а организовать нормальную работу с первичными документами.

Другое важное отличие – существование операций, не принимаемых в одном из учетов, но учитываемых в другом. Для управленческого учета это может быть ряд объектов, не учитываемых в целях бухгалтер-ского (например, давно списанные основные средства, которые продолжают использоваться), неформализованные обязательства или операции, сознательно искаженные в официальном бухучете.

|ОПЫТ КОЛЛЕГИ|
Сергей Чадин,
«Связной»: «Например, компания проводит ремонт салона, договор аренды помещения для которого заключен на 11 месяцев. В соответствии с действующим законодательством мы должны списывать расходы в течение срока действия договора. Зная, что договор в реальности с большой вероятностью будет продлен, для целей управленческого учета срок списания принимается равным трем годам. Или в управленческом учете можно сразу списать на убытки безнадежную задолженность, которая для бухгалтерского учета еще будет существовать в регистрах обозначенный законодательством период времени. Все различия и принципы трансформации прописываются в политике управленческого учета».

Есть еще ряд факторов, вызывающих расхождения между учетами, – это уровень детализации и оперативность предоставления данных. Не будем останавливаться на них подробно, скажем лишь, что эти задачи могут быть решены достаточно просто. В первом случае достаточно ввести аналитику, которая не нужна бухгалтерам, но необходима управленцам. Во втором – обязать бухгалтеров к моменту формирования управленческого учета делать начисления без первичных документов. Уже на следующий день, после того как управленческая отчетность составлена, делается сторнирующая проводка.

На практике в большинстве случаев различия между учетами в компаниях возникают из-за несогласованности действий главного бухгалтера и руководителя финансово-экономической службы. Урегулировать отношения и разработать механизм взаимодействия этих служб – прямая обязанность финансового директора. Недопустимо вести учет отдельно в каждом подразделении. При взаимодействии подразделений компании с бухгалтерией должно работать простое правило – «документ в обмен на достоверные данные». Учет должен быть один. А все подразделения обязаны предоставить данные в необходимых аналитических разрезах и с требуемой степенью детализации. И все подразделения потом могут получать информацию из единой базы данных и будут лично заинтересованы в ее актуальности и достоверности.

Два пути

Есть два основных подхода к ведению разных учетов на основе одних и тех же данных.

Первый вариант. Создание отдельных планов счетов для каждого учета – управленческого, бухгалтерского, налогового и т. д.

Преимущества:

  • большая гибкость учетной модели, позволяющей вносить значительные изменения в один из учетов, практически не затрагивая остальные;
  • прозрачность отчетных данных. Все данные по каждому из видов учета собраны на отдельных счетах и не пересекаются друг с другом;
  • меньший риск непреднамеренного искажения данных. Корректировки, вносимые в одном учете, не повлияют на другой.

Недостатки:

  • большое количество дублирующих операций. Даже если суммы и параметры операций совпадают, проводки обязательно делаются во всех учетах;
  • независимость методов учета. Усложняется поиск допущенных методологических ошибок;
  • более сложная процедура сверки данных.

Второй вариант. Создание единого плана счетов для всех видов учета (обычно он строится на базе бухгалтерского плана счетов, утвержденного Минфином, так как МСФО и управленческий учет не имеют жестких требований к плану счетов).

Преимущества:

  • отсутствует дублирование учетных данных и проводок;
  • единая методология учета.

Недостатки:

  • сложнее вносить корректировки в тот или иной из видов учета. Впрочем, это замечание верно, если изменения действительно носят принципиальный характер;
  • более сложная система проводок;
  • при корректировках данных существует риск непреднамеренного искажения той или иной отчетности.

Оба варианта требуют достаточно тщательной методологической проработки. Однако первый вариант достаточно прост в реализации и обычно не вызывает вопросов. Второй, единый план счетов для нескольких учетов, встречается несколько реже и тем не менее представляется наиболее перспективным. Остановимся подробнее на том, как разные хозяйственные операции могут быть учтены в этой модели.

Принципы единого учета

Единый учет в компании можно реализовать, если руководствоваться следующими правилами.
Единая точка ввода исходных данных для всех видов учета. Необходимо спланировать работу так, чтобы вся информация вводилась в систему один раз. Это позволит избежать большинства ошибок, на выявление которых уходит несколько дней работы финансовых специалистов.

Информацию вводят в систему не бухгалтеры, а сотрудники подразделений. Например, данные по товарам в пути может вводить отдел закупок, данные о контрагентах и заключенных с ними договорах – менеджеры по продажам на основании подписанных договоров и т. д. Этот принцип обычно вызывает много дискуссий и споров. Чаще бывает наоборот – все данные вводит бухгалтерия, а специалисты только представляют документы.

Это «размывает» ответственность за достоверность сведений. Вроде как «бухгалтерии нужно – пусть она и ищет документы». Примером может служить ситуация, когда в бухгалтерию поступает документ, подтверждающий командировочные расходы, датированные прошлым, а то и позапрошлым годом. К тому же если мы говорим о единой системе управленческого и бухгалтерского учета, то ведь сами специалисты, зачастую в Excel, ведут учет «для себя. Что мешает связать эти данные в единый учет и пользоваться всем?

Созданы регламенты ведения управленческого учета. Бухгалтеру несложно понять и научиться применять на практике процедуры управленческого учета, такие как начисление условных резервов, использование дополнительных классификаторов и т. п. Главное – дать четкие и недвусмысленные инструкции. Решение спорных ситуаций и окончательная проверка данных по-прежнему остается в компетенции главного бухгалтера (бухгалтерский и налоговый учет) и руководителя планово-экономической службы (управленческий учет). Однако сотрудников для такой работы потребуется значительно меньше, чем при двойном вводе данных. И это более квалифицированная, а значит, и более привлекательная для профессионалов работа.

Раздельное формирование финансовых результатов. Каждая отчетность должна закрываться по-своему, не затрагивая данных других учетов. Это в первую очередь касается ситуаций, когда предусмотрены разные схемы распределения накладных затрат, классификации основных средств и т. д. Соответственно этот механизм должен быть предусмотрен на этапе создания единой методологии учета. Если же разница не так существенна, то можно вообще совместно формировать основные результаты, а потом вносить корректировки, учтенные отдельно.

КАК ЭТО ВЫГЛЯДИТ НА ПРАКТИКЕ

Принципиальная доработка бухгалтерского плана счетов, которая предстоит, – это открытие дополнительных «У» и «Б»-счетов (наименования счетов предложены автором. На практике может быть использована иная индексация. – FD), где:
«У»-счет (У20, У26, У44 и т. д.) – забалансовые счета, используются только для целей управленческого учета и игнорируются в бухгалтерском;
«Б»-счет (20.Б, 26.Б, 44.Б и т. д.) – напротив, нужны только для бухгалтерского учета.
Использование специализированных счетов позволит быстро проводить проверку данных, так как все расхождения в учетах изначально будут отражены на них. Приведем примеры отражения тех хозяйственных операций, которые, как правило, по-разному трактуются в управленческом и бухгалтерском учете.

1. Различия в классификации затрат
Одни и те же расходы могут по-разному интерпретироваться в бухгалтерском и управленческом учете. Предположим, нужно учесть расходы по наклейке рекламных этикеток на товар (услуги сторонних организаций). Причем в бухгалтерском учете – это производственные расходы, а в управленческом «наклейка этикеток» считается коммерческими издержками. Есть два подхода к учету подобных затрат.

Двойное отражение затрат:
Бухгалтерский учет: Дт 20.Б Кт 60.Б
Управленческий учет: Дт У44 Кт У60

Эта операция должна выполняться одним бухгалтером на основании одного документа. Если подобные проводки повторяются часто, в большинстве информационных систем можно настроить автоматическое отражение сразу двух проводок.

Альтернативный вариант: Дт 20 <Статья «Коммерческие расходы»> Кт 60

Далее, все бухгалтерские счета закрываем, как обычно, а в управленческом учете собираем затраты по статьям независимо от того, на каком счете они учтены. Этот вариант применим в том случае, если расхождение между разными видами учета минимально.

2. Разные способы распределения накладных расходов
Разница в учетах возникает, например, в том случае, если в одном требуется аллокация затрат, а в другом нет. Допустим, в бухгалтерском учете затраты на оплату труда работникам центрального офиса учитываются единой суммой, а в управленческом учете должны быть распределены по центрам финансовой ответственности и включены в состав их производственных расходов.

В проводках это будет выглядеть следующим образом:
Общая проводка отнесения затрат Дт 25 <Статья «Зарплата работникам центрального офиса»> Кт 70

Бухгалтерский учет Дт 90.2.Б Кт 25.Б
Управленческий учет Дт У20 Кт У25

3. Разные требования в отношении капитализации затрат
Допустим, компании предстоит учесть проценты по займам, взятым под заготовленное на продажу вино, требующее многолетней выдержки. Управленческий учет требует капитализировать затраты на обслуживание займа в стоимости вина (аналогично МСФО 23 «Затраты по займам»), а российский бухгалтерский учет классифицирует подобные издержки как расходы периода (ПБУ 15/01). Проводки будут выглядеть следующим образом:

Бухгалтерский учет: Дт 91.2.Б Кт 66.Б
Управленческий учет: Дт У08 Кт У66

В итоге мы по-разному учли затраты, не исказив суммы операции ни в управленческом, ни в бухгалтерском учетах.

4. Затраты учитывают в одном учете и не учитывают в другом
Например, условные резервы под расходы, создаваемые по аналогии с требованиями МСФО 37 «Резервы, условные обязательства и условные активы», отражаются в управленческом, но не учитываются в бухгалтерском учете. Подобная проводка должна быть выполнена только по «У»-счетам, игнорируемым в бухгалтерском учете: Дт У91 Кт У63.

Аналогичный порядок учета при отражении расходов, учитываемых в бухгалтерском учете, но не учитываемых в управленческом учете, с той лишь разницей, что хозяйственная операция проходит по «Б»-счетам.

5. Один учет разделяет затраты, а другой нет
Речь идет о различной детализации данных. К примеру, в управленческом учете компании необходимо разделение коммерческих расходов на ATL – расходы (реклама в средствах массовой информации) и BTL – расходы (продвижение продукции на местах продаж). А в бухгалтерском учете перечисленные группы затрат отражаются общей суммой. Возможно несколько вариантов:

Создание дополнительных аналитических признаков по статьям затрат:
Дт 44 <Статья «Коммерческие расходы. BTL» > Кт 60
Создание дополнительных субсчетов:
Дт 44.<Субсчет BTL> Кт 60

Заметим, что в этом случае для бухгалтерского учета субсчета BTL и ATL не имеют никакого значения, а введены исключительно для целей управленческого учета.

6. Затраты по одной и той же операции оценены по-разному
Классический пример – сумма амортизации. В разных учетах она будет отличаться в зависимости от срока службы актива и используемого метода амортизации. Если износ основных средств в бухгалтерском учете начислен больше ($100), чем в управленческом ($80), то потребуется сделать следующие проводки:

Управленческий учет: Дт 26 Кт 02 – $80
Бухгалтерский учет: Дт 26.Б Кт 02.Б – $20 (доначисление амортизации)

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль