«1С» согласовывает договоры

3416
Финансовый директор «Голдер-Электроникс» (Vitek) рассказывает о внедренной в компании процедуре автоматизированного согласования договоров

Отказаться от бумажных носителей

До недавнего времени в компании существовала отработанная процедура визирования договоров. Все контракты, в том числе и заключаемые с покупателями, которые имеют стандартный вид, но предусматривают для каждого клиента индивидуальные условия платежа, систему бонусов, бюджет маркетинговых мероприятий, должны пройти процедуру согласования с уполномоченными лицами. В ходе этой процедуры, например, финансовый директор оценивает возможные налоговые последствия, возникающие при заключении той или иной сделки.

Пока компания была сравнительно небольшой, использование бумажных носителей (сам договор, лист визирования, лист замечаний) не создавало проблем. Но рост количества заключаемых договоров привел к тому, что увеличились сроки согласования. В результате специалисты компании, инициирующие заключение того или иного договора, проводили часть своего рабочего времени в беготне между кабинетами визирующих. Была ситуация, когда в соответствии с условиями контракта уже подошло время платить аванс, а договор еще не был подписан. В процессе согласования бумажные экземпляры иногда даже терялись.

Поэтому мы приняли решение об автоматизации всех согласований в рамках корпоративной информационной системы «1С:Предприятие 8.0». Программа должна была позволить: вносить в систему электронные проекты договоров; устанавливать временные рамки для визирования каждому сотруднику, участвующему в этом процессе; вносить все замечания и правки непосредственно в электронный текст документа; работать с договором нескольким специалистам одновременно. За два месяца сотрудники финансовой службы совместно с представителями «1С-Рарус» разработали и внедрили модуль «Договорная работа».

Электронное согласование

Технология работы в информационной системе такова. Менеджер, ведущий договор, вносит в систему проект и все сопутствующие документы (сметы, коммерческие предложения и т. д.). Система в соответствии с заложенным алгоритмом выставляет срок визирования для каждого уполномоченного лица. Открывая блок «Договорная работа», например, финансовый директор видит три виртуальных «лотка с договорами»:

  • завизировано (электронный архив документов);
  • на визирование (по каждому договору видна дата, которой договор должен быть завизирован);
  • отложено (договоры, по которым у финансового директора были замечания).

Есть возможность вносить правки или в электронный текст договора, или в «лист замечаний», а также отслеживать работу по устранению замечаний. После того как проект договора одобрен всеми, менеджер выводит его на печать вместе с «электронным листом визирования» и подписывает у генерального директора.

Юридическая служба при поступлении подлинника договора обязательно сверяет все данные бумажного носителя с его электронной копией.

Система также хранит все договоры, замечания и листы согласований, что позволяет любому пользователю, обладающему необходимыми правами, в случае необходимости обратиться к электронной копии документа и тем самым не тратить время на запрос в юридическом отделе и их копирование.

Работать быстрее

Внедрение электронной системы визирования позволило существенно сократить сроки согласования договоров. Если раньше контракт согласовывался от семи до десяти рабочих дней, то сегодня на это требуется максимум три дня. При желании руководство может оценить нагрузку на того или иного сотрудника, связанную с визированием контрактов. В планах – увязать созданную систему электронного документооборота контрактов с формированием графика платежей, процедурами контроля исполнения предусмотренных в договорах условий. В более отдаленном будущем мы планируем использовать электронные контракты как основу для начисления затрат в управленческом учете (вместо стандартных бухгалтерских первичных документов), что вплотную приблизит нас к созданию системы Fast Close.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль