Техника безопасной автоматизации

1756
Что нужно сделать финансовому директору, чтобы минимизировать риски внедрения ERP

Нередко, начиная внедрение дорогостоящей ERP-системы, руководство компании не представляет всего спектра проблем и рисков, с которыми столкнется в процессе этой работы. В результате увеличиваются сроки внедрения и затраты, в худшем случае информационная система вообще не будет создана. Причины могут быть как внешними (изменения рынка и законодательства), так и внутренними (отсутст-вие стабильных бизнес-процессов, изменение стратегии развития компании, нехватка средств и т. д.).

Предусмотреть все заранее вряд ли удастся, но есть несколько достаточно эффективных способов, которые позволят снизить риски внедрения комплексной информационной системы.

Кто будет внедрять ERP

О том, как выбрать информационную систему и консультантов, написано большое количество статей и методических рекомендаций. Но когда дело доходит до практики, компании зачастую повторяют одни и те же ошибки, например, отдавая предпочтение варианту с наименьшей ценой. Выбирая консультанта, целесообразно выполнить следующие шаги.

1. Составить полный список консалтинговых компаний, внедряющих подходящие для предприятия информационные системы.
2. Определить требования к консультантам. Как правило, отбор происходит по следующим критериям:

  • опыт работы на рынке;
  • репутация компании;
  • размер компании (количество специа-листов, выручка за год и т. д.), ее статус (например, золотой или платиновый -партнер компании Microsoft Business Solu-tions);
  • успешный опыт реализации аналогичных проектов;
  • собственные отраслевые разработки;
  • наличие квалифицированных специалистов;
  • положительные отзывы и рекомендации от представителей известных компаний.

3. Протестировать отобранные на первом шаге компании, например, начисляя очки за полное или частичное соответствие выдвигаемым требованиям. Прошедшим тест направьте приглашение на участие в тендере.
4. Определить критерии, по которым будут оцениваться компании – участницы тендера (стоимость работ и лицензий на программный продукт, сроки реализации проекта, гарантии стабильности команды, условия последующей технической поддержки и т. д.).
5. Провести тендер и принять решение о том, с какой компанией будет заключен договор на внедрение информационной системы.

| Совет консультанта |
Римма Трехина, руководитель проектов департамента Microsoft Dynamix AX компании «НОРБИТ»: «Чтобы сделать правильный выбор, можно попробовать пообщаться с компанией, которая уже прошла этот путь и не обязательно с успешным результатом. Имеет смысл проанализировать ошибки и успехи, сделанные вашими коллегами. Не всегда стоит руководствоваться принципом: «они внедряли именно такую программу, как нам надо». Все компании разные, со своими уникальными проблемами и запросами. Необходимо понимать, что нужна не «такая же программа», а инструмент для эффективной работы.
Еще одна возможность, которой стоит воспользоваться при выборе партнера по внедрению, – попросить у потенциального исполнителя образцы текущей отчетности по «живому проекту», ознакомиться с ними и задать по ним вопросы».

Наведите порядок

Прежде чем приступить к внедрению информационной системы, нужно формализовать и описать существующие в компании основные бизнес-процессы, информация о которых будет отражаться в системе. В противном случае делать это придется, когда внедрение уже начато, а это неизбежно приведет к увеличению сроков и стоимости работ.

Разумеется, некоторые бизнес-процессы компании могут поменяться в ходе проекта, но для того, чтобы учесть такие изменения, потребуется значительно меньше времени и сил, чем создавать все с нуля. Если представители компании не могут сами разобраться с бизнес-процессами, например в силу своей загруженности, работу придется перепоручить консультантам, а значит, увеличить расходы на проект.

| Совет консультанта |
Римма Трехина, «НОРБИТ»: «Мне посчастливилось наблюдать, как подобную проблему решали в одной компании. Наняли на два месяца трех выпускников последнего курса экономического вуза. Выдали им таблички для описания документооборота, где нужно было указать, какая служба, в какое время получает и выдает отчеты, а также список отчетов. Через месяц была собрана информация по всей компании, две недели ушло на ее анализ, в результате чего «отменили» ненужные отчеты, согласовали сроки и возможности исполнения, проверили на дублирование информации. В итоге через два месяца все подразделения компании получили регламент входящей и исходящей отчетности. Был выпущен приказ об обязательности его исполнения, в противном случае руководителям подразделений и конкретным исполнителям грозило увольнение.
Итог:
– на пять дней сократилось время представления отчетности;
– уменьшилось количество пересортицы на складе;
– снизились ежемесячные налоговые выплаты.
Кроме того, на основе полученной информации был составлен список основных требований к автоматизации учета. Конечно, через полгода сотрудники компании забыли о «карательных мерах», но заведенный порядок в большинстве подразделений прижился.
| Опыт коллеги |
Алексей Дворецких, директор департамента поддержки финансов и контроллинга компании «МТС»: «Вообще, компания может быть не готова изменять годами сложившиеся бизнес-процессы, так как в ходе их реинжиниринга происходит перераспределение функ-циональной нагрузки между службами. В результате кросс-функциональные подразделения начинают сопротивляться навязыванию, как им кажется, не свойственных им функций.
Кроме того, отсутствие в компании разработанной методологии управленческого учета, планирования и бюджетирования на момент внедрения ERP может стать причиной неудачи проекта. В нашей компании, например, к началу проекта был разработан единый план счетов для целей бухгалтерского, налогового и US GAAP учета. Существовали методологические документы по различным участкам учета, позволяющие оперативно принимать решения при выборе того или иного варианта настройки ERP-системы».

Формулируйте конкретные цели и задачи

Для того чтобы успешно внедрить информационную систему, нужно четко представлять, каких результатов планирует добиться компания, то есть предельно подробно составить техническое задание (ТЗ). Пытаться составить ТЗ своими силами, не имея опыта такой работы, не самая удачная идея. Когда начнется внедрение, вы поймете, что упустили много аспектов. Поэтому составление технического задания лучше отдать на откуп консультантам, оставив за собой описание бизнес-требований.

В некоторых случаях будет полезно организовать параллельную работу нескольких команд по написанию ТЗ. В практике одной из крупных телекоммуникационных компаний был подобный пример – над техническим заданием работали две разные консалтинговые компании, каждая со своим продуктом. Обе команды имели равный доступ ко всей необходимой информации. В результате выяснилось, что качество работы специалистов компании, предлагавшей «раскрученный» брэнд, значительно уступает действиям конкурентов с менее известной системой.

Ведущий одновременно несколько больших проектов лидер рынка просто не смог предоставить квалифицированных специалистов. Общие затраты на услуги обеих команд составили около $60 тыс. – небольшая сумма, если учитывать, что выплаты консультантам по итоговому контракту составили несколько миллионов долларов.

| Совет консультанта |
Римма Трехина,
«НОРБИТ»: «Чем конкретнее сформулированы цели автоматизации, тем выше вероятность их достижения. Сравните: «повысить эффективность бизнес-процессов и рентабельность компании» или «получать балансовый отчет к 15-му числу каждого месяца». Будет намного проще определить, что именно нужно сделать, какие условия и требования выполнить, кого назначить ответственными за данный участок, у кого запросить информацию».

| Мнение эксперта |
Андрей Савин, начальник управления информационных систем компании «СИБИНТЕК»: «Возможны ситуации, когда заказчик не в состоянии сформулировать требования по вполне объективным причинам. Например, необходимо автоматизировать учет производства (весьма сложная задача), а составление предельно детализированного ТЗ невозможно в связи с огромной ресурсоемкостью этих работ и потенциальной остановкой основных бизнес-процессов. Для этого случая существует итеративный метод разработки, когда весь функционал системы создается не за один раз на основе одного технического задания, а в результате нескольких последовательных доработок. В данной методике важно соблюдать график релизов программного продукта. Как только требования заказчика будут удовлетворяться достаточно полно, цикл прекращается».

Разбейте проект внедрения на этапы

Любой продолжительный проект необходимо поделить на несколько этапов, каждому из которых должны быть присущи конкретные результаты работ и сроки выполнения. В большинстве случаев этапы – это внедрение того или иного модуля, но такой подход не всегда оправдан. Иногда лучше начать с новации методологии учета или реинжиниринга процессов с тем, чтобы предотвратить риски изменений неустоявшихся процессов до начала настройки системы. Критериями выделения этапов могут быть результаты, сроки, стоимость.

Как правило, ни одна компания, начиная тот или иной проект, не планирует его провала, но практика подсказывает, что такую возможность предвидеть нужно. Поэтому первые этапы работ необходимо сделать наименее затратными. В этом случае, даже если предприятие решит отказаться от внедрения информационной системы, потери будут наименьшими.

| Опыт коллеги |
Алексей Дворецких, «МТС»: «В нашей компании внедрение шло постепенно, каждым модулем системы занималась отдельная рабочая группа, при участии методологов и аналитиков. Результатом работы группы было корректное внедрение каждого модуля системы, а подробные бизнес-процессы, настроенные в ERP, нашли отражение в проектной библиотеке».

Создайте систему мотивации

Планируя бюджет проекта автоматизации, нужно предусмотреть премии и штрафы как для консультантов, так и для сотрудников компании. Вознаграждение консалтинговой компании, как правило, зависит от сроков работ и выполнения требований к качеству. На размер премии влияют также финансовые возможности компании и сложность проекта, в среднем по рынку премия не превышает 10%. Учитывая, что стоимость внедрения может составлять десятки миллионов долларов, сумма получается значительная. Так, к примеру, в одном из проектов премия составляла до 20% от контрактной стоимости работ, поэтому консалтинговая компания бросила на проект своих лучших специалистов, завершив его досрочно.

Штрафы за несоблюдение сроков не должны превышать тех же 10%, причем максимальный размер штрафа должен быть фиксирован. Например, штраф составляет 0,04% от общей суммы выплат за каждый день просрочки, но не может превышать 5%. Ограничение размера санкций, как это ни парадоксально, выгодно для предприятия. Вполне вероятно, что на этапе переговоров удастся убедить консультантов не устанавливать пороговые значения для штрафов. Однако, если возникнут существенные задержки по срокам выполнения работ, сам проект для них станет невыгоден. А чтобы не нарушать условий договора, консалтинговая компания постарается компенсировать свои потери. В результате внедрять систему будут самые низко квалифицированные сотрудники, чья зарплата значительно меньше.

Планируя внедрение информационной системы, нужно закладывать в бюджет резервы по времени и по расходам. Именно за счет резервов будут выплачиваться премии. Например, 30% зарезервированных средств получит консалтинговая компания в случае своевременного выполнения работ.

Вознаграждение нужно предусмотреть не только для консалтинговой компании, но и для сотрудников предприятия, участвующих в проекте. Известны случаи, когда с началом внедрения информационной системы уходили ценные кадры. Причина – резкое увеличение рабочей нагрузки. Для таких категорий сотрудников, как правило, львиная доля работы ложится на бухгалтерию – необходима система компенсаций. Размер вознаграждения может быть как фиксированным (выплаты по итогам внедрения), так и почасовым, когда оплачивается каждый час работы в проекте.

| Совет консультанта |
Денис Сизов,
старший консультант компании «MARKET-VISIO» (представитель GARTNER в России): «Все хорошие проекты ERP всегда предполагают систему премирования сотрудников. Ведь крупный проект – это всегда очень большая нагрузка на сотрудников компании».
Помимо премий и выплат предусмотрите возможность активного освещения хода работ по проекту в средствах массовой информации. Любая консалтинговая компания старается создать себе на рынке положительный имидж. И если компания-заказчик дает свое согласие ссылаться на проведенное внедрение ERP, это послужит дополнительным бонусом для консультантов. И наоборот, если проект идет не очень успешно, преду-преждение о возможной огласке подробностей работы в средствах массовой информации станет дополнительным стимулом для более добросовестного исполнения принятых обязательств.

Выберите арбитра

Внедрение информационной системы может привести к конфликтным ситуациям. В первую очередь это касается сроков выполнения работ. Консультанты будут ссылаться на непредставление информации, возникновение дополнительных работ, которые не планировались, а сотрудники компании – уверять руководство в некомпетентности представителей консалтинговой компании. Решить эту проблему можно, во-первых, организовав документооборот между исполнителями и заказчиками системы, а во-вторых, пригласив независимого IT-аудитора.

Организация документооборота предполагает, что все запросы, поступающие от консультантов, направляются руководителю проекта в письменной форме или по e-mail. Установлены и соблюдаются сроки реакции на запрос. Аналогично формируется поток исходящей информации. Это позволит консультантам предъявлять обоснованные претензии, если требуемые данные не будут представлены им в срок. Также важно проводить еженедельные планерки, в которых будут принимать участие все задействованные на проекте специалисты как со стороны консультантов, так и со стороны предприятия-заказчика. Поднимаемые в ходе обсуждения проблемы протоколируются, что может быть использовано при выяснении причин срыва сроков.

Наиболее удачный вариант решения спорных ситуаций – участие в проекте независимого IT-аудитора, чье экспертное заключение будет авторитетным для обеих сторон. Выбирать аудитора лучше на этапе заключения договора на создание комплекс-ной информационной системы. В контракте нужно оговорить, что его мнение может служить основанием для решения спорных вопросов, вплоть до судебного разбирательства. В качестве IT-аудитора может выступать консалтинговая компания, которая не внедряет аналогичных программных продуктов. В противном случае консультанты не одобрят его кандидатуру. Стоимость услуг по независимой оценке хода работ сравнительно невелика, около 3–5% от общей стоимо-сти контракта. Помимо исполнения функций арбитра аудиторы помогают также и в ранней диаг-ностике, и в снижении рисков проекта.

| Мнение эксперта |
Андрей Савин, «СИБИН-ТЕК»: «Считаю, что проводить аудит работ по проекту целесообразно только если организация-разработчик имеет утвержденную методику разработки и следует ей. В этом случае аудитор укажет на любые отклонения от нее, а его беспристрастная оценка поможет повлиять на тех сотрудников рабочей группы, которые осознанно или неосознанно игнорируют методику».

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль