Отчетность компании за 18 дней

2220
Как компании SAP удается составить консолидированную отчетность по 127 представительствам менее чем за три недели

SAP – один из крупнейших в мире поставщиков и разработчиков программных бизнес-приложений. Акции компании торгуются на NYSE и Франкфуртской фондовых биржах. Штаб-квартира находится в Германии, представительства – в 127 странах. Корпорация формирует консолидированную отчетность по стандартам US GAAP, а также в соответст-вии с требованиями Европейского союза IFRS. Вдобавок региональные подразделения составляют отчетность в соответствии с требованиями национальных законодательств. Например, штаб-квартира ведет учет по German GAAP, российское представительство – по РСБУ.

Для компании такого масштаба система быстрого закрытия отчетности (fast-close. – FD) необходима – акционеры и участники фондового рынка должны своевременно получать данные о ее финансовом состоянии и результатах деятельности.

Принципы, уровни, сроки

Система fast-close в любой крупной компании держится на трех «китах»: жесткий регламент (минимум допущений и экспертных оценок), четко выстроенная методология учета и единая комплексная информационная система.

Учетная политика SAP изложена во внутреннем документе из трехсот страниц, который называется «Руководство по методике учета». Это пособие унифицирует и стандартизирует все учетные процессы и методы учета в SAP, подробно описывает использование единой корпоративной учетной политики, плана счетов и порядок ведения учета на отдельных участках. Методика охватывает как основной учет по US GAAP, так и IFRS. Для целей ведения учета по РСБУ у российского офиса в методологии учета есть свои особенности, утвержденные корпорацией.

В качестве основной информационной системы, в которой ведется вся отчетность, используется SAP R/3. ERP-система позволяет свести к минимуму ручной труд и количество ошибок.

Для создания консолидированной отчетности в первую очередь необходимо определить уровни консолидации. Например, возможен двухуровневый вариант консолидации данных для крупной территориально распределенной корпорации:

  • консолидация данных в межрегиональном офисе;
  • консолидация отчетности из регионов в центральном офисе.

Однако в SAP для сокращения сроков формирования консолидированной отчетности уменьшили количество уровней консолидации до одного. Региональные офисы передают информацию в единый консолидационный центр в Германии (Корпоративное подразделение финансовой отчетности), объединение происходит сразу на «верхнем» уровне.

Процесс закрытия периода регламентируется «Календарем закрытия», который публикуется каждый месяц. Особое внимание уделяется закрытию квартала, когда SAP публикует результаты на бирже. В соответствии с «Календарем закрытия» региональные подразделения закрывают и представляют свою отчетность в корпорацию 10-го числа каждого месяца. После этого локальная система «закрывается». Обработка и консолидация длится до 16-го числа. В этот период региональное подразделение еще может сделать корректировки, но только через центральный офис. К 18-му числу консолидированная отчетность должна быть сформирована. SAP официально публикует итоги деятельности за квартал. Предварительные итоги года также официально объявляются до 20 января следующего года.

Стандартизация учета

В соответствии с «Руководством по методике учета» и внутренними регламентами региональный офис выполняет различные виды процедур и операций, предшествующих консолидации:

  • исполняет первичные проводки как по РСБУ, так и в соответствии с US GAAP. В режиме on-line все проводки распределяются информационной системой по счетам в соответствии с единым планом счетов для того, чтобы в итоге сформировать отчетность по US GAAP. План счетов в SAP обладает высокой детализацией. Он стандартный для всех подразделений независимо от локальной специфики. Для отражения специфических проводок локального учета по РСБУ используются так называемые транзитные счета, или локальные счета со своей уникальной номенклатурой (литерацией). Эти счета фиксируются и создаются корпорацией. Общее количество счетов – более трех-сот. Проводки сопровождаются комментариями и в ряде случаев поясняющими документами (отсканированными копиями оригиналов). По отдельным операциям – это обязательное требование SOX и регламентируется документами внутреннего контроля по финансовой отчетности;
  • формирует отчеты, утвержденные для каждого подразделения. Например, каждый региональный налоговый менеджер SAP самостоятельно закрывает в корпоративной информационной среде свои налоговые отчеты. Для этих целей ведется расчет по тем налогам, которые раскрываются в консолидированной отчетности корпорации, – отложенный налог, налог на прибыль. Корпоративный налоговый учет регламентируется отдельными внутренними документами, включая методику расчета, и контролируется Корпоративным подразделением по налогам. Локальный налоговый учет ведется отдельно.


Все процедуры выполняются однотипно во всех региональных подразделениях корпорации независимо от их управленче-ской структуры. Например, если с управленческой точки зрения SAP СНГ – это единое пространство, центр управления которого находится в России, то с точки зрения учета и отчетности Россия, Украина и Казахстан – это три отдельных страновых кода на каждый филиал. Весь цикл учета филиал осуществляет автономно. Централизованно на уровне региона ведется лишь контроль за правильностью отражения операций.

В SAP изменения учетной политики возможны не только по инициативе центрального офиса, но и на основании предложений, поступающих из региональных подразделений. Нововведения могут касаться как принципов ведения местного учета, так и US GAAP – инициатива и улучшения в SAP приветствуются. Например, недавно российское подразделение SAP предложило корпорации уточнения в части учета доходов с продажи лицензий аффилированным компаниям, столкнувшись со спецификой взаимоотношений компаний внутри холдинговых структур.

Еще один пример: корпоративная учетная политика предписывала, что сторнирование ранее признанного дохода при возникновении просроченной дебиторской задолженности возможно в том случае, когда клиент неудовлетворен качеством продуктов или услуг. Учитывая сложность оформления аспекта неудовлетворенности, а также российскую специфику платежеспособности, мы инициировали уточнение в учетной политике. Оно заключается в том, что сторнирование дохода возможно, если клиент отказывается выполнять свои обязательства по контракту независимо от степени его удовлетворенности.

| Опыт коллеги |
Елена Шишкина, финансовый директор SAP СНГ: «Российский неблагонадежный клиент отличается от неблагонадежного западного – наш вполне удовлетворен контрактом, просто не хочет платить. По предложению SAP СНГ в учетную политику была введена локальная поправка. Теперь при отсутствии согласованного графика платежей после определенного периода и предпринятых мер по сбору задолженности, не давших результата, мы имеем возможность сторнировать выручку».

Методика учета в fast-close

Для учета в fast-close наиболее предпочтительная и эффективная методика – учет по начислению, что используется в SAP и отражено в документе «Руководство по методике учета». У каждого регионального представительства SAP три вида деятельности: основная – продажа софта и сопровождение лицензий, предоставление услуг по внедрению и обучению. По методу начисления учитываются все доходы, получаемые компанией от продажи продуктов и услуг, в том числе по договорам на срочное сопровождение программного обеспечения (аналог гарантийного обслуживания. – FD). Для этого необходимо наличие подтверждения об отгрузке или реализации продуктов или услуг. Требования к первичной документации зеркальны российскому бухгалтерскому и налоговому учету, в то время как требования к первичной документации по US GAAP могут отличаться. Ряд этих отличий используется при реализации fast-close, чтобы выдержать требования по срокам закрытия. Некоторые из них более жесткие, чем в российском учете (например, признание выручки от продажи лицензий).

Продажа лицензий. Чтобы признать выручку по выполненным работам для целей учета по РСБУ, нужен подписанный акт о сдаче-приемке. US GAAP разрешает в качестве подтверждающего документа использовать заключенные договоры, а также акт передачи прав пользования конечному заказчику, например, при прямых продажах. В дополнение к этому для признания дохода по US GAAP необходимо иметь подтверждение об отгрузке (отметка в системе, которая делается в Германии) или подтверждение того, что клиент осуществил выгрузку программного обеспечения (электронная поставка).

Консалтинг. Для данного вида деятельности признание дохода по US GAAP осуществляется на основе заключенных договоров (доходы по начислению) и подписанных актов о принятых услугах (доходы по факту оказания услуг). В случае, если доходы по начислению до конца квартала не подтверждены актами, транзакции сторнируются. Для формирования корпоративной отчетности в fast-close учет доходов и расходов по отдельным видам консалтинговых договоров осуществляется по проценту выполненных работ, что подтверждается ведомостями учета времени консультантов, участвующих в том или ином проекте.

Учет курсовых разниц

Валюта баланса регионального подразделения – местная денежная единица. Для российского SAP это рубли. Корпоративная валюта – евро. За ввод данных о курсе евро в ERP-систему отвечает Казначейство центрального офиса в Германии. Этот курс используется, например, для учета и оплаты времени западных специалистов SAP. Он называется «внутренний валютный курс». Но как известно, для российского учета важен курс Центрального банка. Для этих целей есть возможность поддержки в системе курса региональным подразделением. У этого курса есть свое обозначение (литерация), он заводится ежедневно вручную. Методика расчета курсов, в том числе средневзвешенных, а также их источники (западные банки) закреплены во внутренних регламентах Казначейства SAP.

Снижение количества расхождений

Fast-close воспринимается как предварительная отчетность и может отличаться от окончательного варианта. Полностью избежать этого невозможно. Тем не менее можно несколькими способами свести расхождения к минимуму:

  • учет максимально автоматизирован и ведется в режиме реального времени по всей корпорации. Это сразу снимает несколько проблем: не нужно дополнительных дейст-вий при консолидации, сокращается количество допущений и отклонений;
  • максимальная унификация принципов учета по разным стандартам;
  • перекрестная проверка данных. В SAP этот процесс автоматизирован. Проверка проводится при помощи специализированных отчетов, которые показывают расхождения или их отсутствие. Эти же отчеты используются как часть системы внутреннего контроля, разработанной в соответствии с требованиями SOX (SOX , или закон Сарбейнса-Оксли, при-нятый в США в 2002 году, обязывает компании создавать специальные процедуры контроля и регулирования собственной финансовой деятельности. Закон обязателен для компаний, чьи акции торгуются на биржах США. – FD);
  • жесткая регламентация всего процесса и непосредственно периода закрытия в частности, требования к исполнению сроков по предоставлению данных. Здесь имеют большое значение календарь закрытия по видам операций, внутренние регламенты и процедуры и непосредственно единый стандарт методики учета.
| Опыт коллеги |
Елена Шишкина, SAP СНГ: «Например, 28-го числа месяца мы закрываем начисления по заработной плате и обороты по техническому сопровождению, 2‑го числа следующего месяца – взаиморасчеты с контрагентами, 4-го выручку от продажи лицензий и т. д. – всего около 50 позиций с фиксированными датами закрытия».

При такой организации основные отличия между предварительной отчетностью, сформированной по принципам fast-close, и последующим фактом могут быть связаны с закрытием отчетного года. Например, до 20 января публикуется предварительный годовой отчет, а пакет фактической отчетности, соответствующей требованиям биржи и регуляторов, готовится к марту. Если за этот срок выявляются существенные факты хозяйственной деятельности, то в отчетности делаются корректировки, сопровождаемые необходимыми комментариями о происшедших существенных событиях. Кроме того, корректировки возможны (хотя и нежелательны) и впоследствии. Для этого книги за прошедшие периоды «открываются» – решение, которое принимается совместно с аудиторами на основе оценки уровня существенности исправлений для корпорации в целом. Событие довольно редкое.

Аудит финансовой отчетности

В SAP аудит финансовой отчетности проходит каждый квартал и по итогам года. Аудиторская компания – KPMG. По итогам квартала проверяются документы по всем сделкам по продажам программного обеспечения и сопровождения лицензий от 1 млн евро и выше, а также делается случайная выборка контрактов этого типа. Доходы от видов деятельности с меньшим удельным весом в общей сумме доходов компании также проверяются. Например, контракты на оказание консалтинговых услуг. Срок, который отводится на ежеквартальный аудит, – пять рабочих дней. За это время аудиторы должны представить свое заключение в головной офис SAP. Эти сроки жестко регламентированы соглашением с аудиторами. По итогам года проводится аудит годовой отчетности. Аудиторы начинают работать с ноября и заканчивают в январе следующего года. В ноябре проводится предварительный аудит отчетности, в январе – финальный. Проверка затрагивает как US GAAP, так и локальную отчетность по РСБУ.

Перспективы

В 2005 году SAP приступил к организации в Праге Единого центра создания услуг по ведению учета (Business Shared Services Center Europe) в целях стандартизации процессов, сокращения издержек на обслуживающие функции, повышения эффективности и оперативности закрытия корпоративной отчетности. Сфера его ответственности – так называемые рутинные, или стандартные, операции по корпоративному учету. С точки зрения принципов fast-close – это более чем закономерный шаг для SAP. На текущий момент передачу локальных функций в единый центр услуг в SAP осуществили уже более 30 региональных офисов.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль