Фатальные ошибки в учете

2415
На что обратить внимание финансовому директору, создавая систему управленческого учета

Как показывает практика, в процессе внедрения управленческого учета компании допускают большое количество серьезных ошибок. Некоторые приводят к тому, что всю систему приходится существенно дорабатывать, а то и вовсе создавать заново. Как минимум четыре ошибки повторяются с завидным постоянством.

1. Менеджмент не знает, какие именно данные ему нужны

Внедряя управленческий учет на предприятии, не все руководители четко понимают, какая конкретно информация им нужна для принятия решений. А информация может потребоваться самая разная: как страте-гическая, например информация о состоянии рынка, на котором работает компания, так и оперативная – сведения о дебиторской задолженности, данные по поставщикам и покупателям, рабочая нагрузка и производительность сотрудников и многое другое.

Как правило, добиться от менеджмента четко сформулированных запросов на те или иные данные бывает крайне сложно. Поэтому, разрабатывая систему управленческого учета, многие руководствуются принципом: собираем максимум информации, потом будет видно, какая лишняя. В результате в компании ежемесячно, а то и ежедневно составляется огромное количество всевозможных отчетов, резко возрастает нагрузка на сотрудников финансового блока, а на деле большая часть данных просто никому не нужна.

Решение проблемы банально. Прежде чем что-то внедрять, нужно четко определить, зачем это нужно компании. В случае с управленческим учетом до начала этапа его разработки и внедрения необходимо от всех руководителей высшего и среднего звена получить сведения о том, какая информация им необходима для принятия управленческих решений и в каких аналитических разрезах.

| Совет консультанта |
Андрей Рекшинский,
заместитель директора департамента финансового и управленческого консультирования компании «ФБК»: «Одной из основных проблем при внедрении управленческого учета является то, что при его описании и систематизации волей-неволей затрагивается система управления в компании.

При определении требований к объему информации выясняется, что методы принятия управленческих решений не формализованы и у менеджмента нет четкого понимания этих методов. В этом случае проект по постановке управленческого учета рискует превратиться в проект по разработке и описанию методов управления компанией. На практике приходится искать золотую середину».
| Совет консультанта |
Ирина Горячева, ведущий консультант по финансовому учету Группы компаний «Градиент Альфа»: «Довольно часто владельцы и руководители компаний при внедрении управленческого учета требуют, чтобы в учете содержался максимум информации о деятельности компании. При этом данное требование не подтверждается какими-либо обоснованиями, под ним просто подразумевается «чтобы было, на всякий случай, вдруг пригодится». Большой объем информации, как нужной, так и ненужной, делает систему управленческого учета сложной и не позволяет использовать ее эффективно, поскольку нередко важные данные теряются. Поэтому необходимо учитывать следующее:
1) информация должна быть краткой. Большой объем ее плохо усваивается, и теряется рациональное зерно при ее изучении;
2) информация должна быть оперативной. Ее актуальность сводится к нулю, если она не подготовлена к определенному времени;
3) трудозатраты при подготовке информации не должны превышать выгоду от ее использования;
4) информация должна готовиться для конкретного пользователя и быть им востребована».

2. Не определено, кто за какие отчетные данные отвечает

В компании «Бета» данные о дебиторской задолженности на одну и ту же дату, предоставляемые бухгалтерией и коммерческим департаментом, всегда отличались. Оно и понятно, бухгалтерия может отразить «дебиторку» только после того, как получит подтверждающие документы. «Продажники» менее консервативны по своей натуре, их вознаграждение зависит от объемов реализованной продукции, поэтому они стараются вести учет своих «побед» более оперативно. В этом случае возникает закономерный вопрос: какие данные о дебиторской задолженности брать за основу при проведении ее анализа?

Для того чтобы ответить на него, а также избежать путаницы и расхождений данных в управленческом учете, необходимо четко описать организационную и финансовую структуры компании. То есть пресечь дублирование функций, описать порядок взаимодействия подразделений, определить, кто за какие показатели несет ответственность, какой ЦФО отвечает за те или иные доходы и затраты.

Для специалистов по внедрению управленческого учета это означает, что будут четко определены источники данных, из которых информация будет попадать в отчетность. Возвращаясь к нашему примеру, нельзя сказать, что какой-то из отделов дает неверные данные. И те, и другие по-своему правы, но в бухгалтерии информация серьезно запаздывает, а в коммерческом отделе, несмотря на ее оперативность, качество полученных данных может быть недостаточным для проведения серьезного анализа. Поэтому, какой отдел будет представлять сведения для управленческого учета о размере дебитор-ской задолженности – вопрос политический. Если руководство решит, что нужна более оперативная информация – значит, коммерческий отдел, подкрепленная документами – бухгалтерия. Но такое решение должно быть однозначно принято, в противном случае придется долго разбираться в сформированной управленческой отчетности, пытаясь понять, почему часть сведений взята из бухгалтерии, а часть – из коммерческого отдела.

3. Управленческий учет содержит только финансовую информацию

До сих пор многие ассоциируют управленческий учет с иной формой бухгалтерского учета. Из-за этого довольно часто возникает путаница и как результат применяется управленческий учет не в полной мере и не для тех целей. Мы не оспариваем тезис, что бухгалтерская информация нужна для принятия управленческих целей, может и должна использоваться в управленческом учете, но ее недостаточно.

Создавая систему управленческого учета, нужно помнить, что одна лишь финансовая информация не сможет дать общей картины бизнеса. Чтобы прогнозировать его дальнейшее развитие, принимать взвешенные решения, важны сведения: о качестве товаров или услуг, о доле рынка и темпах его роста, производительности оборудования, рабочей нагрузке персонала и т. д. Предположим, компания произвела товар и реализовала его. Прошел месяц, и предприятие стало получать большое количество рекламаций от покупателей. Количество претензий и их содержание также служат объектом управленческого учета. Используя эти данные, менеджмент понимает суть проблемы и может принять необходимые меры для ее устранения. Если бы руководство принимало во внимание только данные бухгалтерского учета, то картина выглядела бы примерно следующим образом. Снизились продажи, упали прибыли, причины неясны. Возможны неэффективная работа отдела продаж, неблагоприятная ситуация на рынке (например, появление агрессивных конкурентов) или низкое качество продукции. Но это стало бы известно только по закрытии отчетного квартала. И еще предстояло бы выяснить, какая из перечисленных гипотез верна. Принимая во внимание все вышесказанное, важно, чтобы управленческий учет содержал не только финансовую, но и нефинансовую информацию, и это необходимо учитывать на этапе разработки системы.

| Совет консультанта |
Андрей Рекшинский, «ФБК»: «Довольно часто при постановке управленческого учета просят: «Хотим, чтобы управленческий учет был построен по принципам МСФО (или в соответствии с МСФО)». На мой взгляд, такая просьба – дань моде, а не реальная необходимость, так как необходимости в этом скорее всего быть не может. Ведь пользователи отчетности управленческого учета и МСФО разные: сотрудники компании (в том числе менеджмент) и ее акционеры соответственно. Периодичность и сроки составления отчетности существенно различаются, также различаются принимаемые на основании ее решения. Приняв для управленческого учета принципы МСФО, мы явно нарушим хотя бы одно из требований к системе управленческого учета: либо своевременность, либо достаточность, либо рентабельность, а скорее всего все вместе».
| Совет консультанта |
Ирина Дьяконова, финансовый аналитик Группы компаний «Градиент Альфа»: «Управленческий учет можно вести не по принципу двойной записи, а по статьям (доходов, затрат, движения денежных средств и др.). Такой способ учета используется в некоторых информационных системах управления (ИСУ) – здесь для хранения перечня статей используются справочники. Постатейный принцип более понятен как сотрудникам, так и руководителям компании, потому что он не требует бухгалтерской подготовки – знаний проводок, понимания принципа двойной записи, плана счетов. Степень подробности и иерархии статей может быть различной в зависимости от потребности в аналитике. При необходимости перечень можно дополнять. Для отражения операции хозяйственной деятельности компании сумму каждой операции следует относить на определенную статью соответствующего справочника. Это позволяет в любой момент времени формировать отчеты, отражающие фактическую информацию о деятельности компании в разрезе статей».

4. Управленческий учет не формализован в виде положений и инструкций

Управленческий учет, так же как и бухгалтерский, должен основываться на четко сформулированных и письменно оформленных правилах и принципах, то есть компании необходимо сформировать общие для всех подразделений регламентирующие документы по управленческому учету. Распространена ситуация, когда как таковые регламенты и процедуры управленческого учета отсутствуют, есть лишь набор форм отчетов, которые заполняют подразделения и передают, например, в планово-экономический отдел для консолидации отчетности.

В качестве примера можно привести негативный опыт крупной телекоммуникационной компании. В один из отчетных периодов выяснилось, что выручка по некоторым видам деятельности оказалась существенно ниже, чем можно было ожидать, а по другим – намного выше. Когда сотрудники финансовой службы материнской компании, в которую сдавались отчеты, стали разбираться, выяснилось, что в каждом из филиалов была собственная система классификации доходов. В результате возникла своего рода «пересортица» поступлений.

Причина – отсутствие классификаторов и кодификаторов управленческого учета. Подобных ошибок, связанных с разночтениями правил ведения управленческого учета, особенно когда они не закреплены формально, возникает достаточно много. Сюда же можно отнести и проблемы, связанные с признанием выручки, когда одни бизнес-единицы учитывают выручку по методу начисления, другие по оплате; разные даты, на которые составляется отчетность подразделений, и многие похожие ошибки.

Чтобы избежать этих проблем, необходимо сформировать основные регламентирующие документы ведения управленческого учета (см. врезку).

Какими документами формализовать управленческий учет

Стандарт (или концепцию) управленческого учета, где в краткой форме описаны основные правила ведения управленческого учета в компании.

Классификаторы основных объектов учета.

Управленческая учетная политика, в которой описаны принципы признания хозяйственных операций, валюта учета, методы оценки запасов, калькулирования себестоимости, начисления амортизации и требования к созданию резервов.

Регламенты и процедуры управленческого учета, и особенно сроки представления отчетности и ответственных за них.

Управленческий план счетов и альбом хозяйственных операций.

Форматы управленческой отчетности и набор форм отчетов, как представляемых предприятиями, так и итоговых.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль