Автоматизация учета. Недорого

1855
Как быстрорастущая компания решила проблему получения достоверной финансовой информации и формирования отчетности по МСФО

В 2004—2005 годах рынок контент-услуг, на котором работает компания i-Free, активно рос. Стремительное развитие бизнеса требовало усиления маркетинговых и технических служб, ответственных за привлечение клиентов и технологическое обеспечение процессов предоставления услуг пользователям. С начала 2006 года перед i-Free встал острый вопрос получения полноценной финансовой информации для принятия управленческих решений. В том числе по оптимизации бизнес-процессов и выработке эффективной финансовой политики. Наконец, стратегия компании предполагает возможность привлечения финансирования через частное размещение акций, с выходом, в дальнейшем, на IPO. В связи с этим появилась задача формирования финансовой отчетности по международным стандартам.

Таким образом, одной из основных задач для финансовой службы компании стало формирование регламентированной (налоговый учет и по РСБУ), управленческой и финансовой отчетности (в соответствии с US GAAP). Анализ ситуации выявил следующие проблемы:

  • параллельное ведение регламентированного и управленческого учета в компании на базе «1С: Предприятие 7.7». Ведение учета зарплаты в «1С: Зарплата и кадры 7.7». Регламентированный учет велся по каждой компании группы в своей базе, затем операции переносились в управленческую базу для получения сводной отчетности. При этом часть процессов была автоматизирована, другая — предполагала ручной ввод информации. Возникали постоянные сверки данных по различным базам, что требовало отвлечения значительной части рабочего времени сотрудников финансовой службы;
  • наличие самостоятельных систем автоматизации бизнес-процессов на разных участках операционной деятельности компании. При этом использовались как собственные внутренние разработки (биллинг, учет взаимоотношений с правообладателями контента), так и приложения Microsoft (Access, Project, InfoPath, Excel);
  • большинство систем были никак не интегрированы с используемой учетной системой, что с одной стороны, значительно ограничивало информативность сводных финансовых данных, а с другой — влияло на качество принимаемых управленческих решений. Каждое из подразделений предоставляло руководству «свои» данные. В результате порой возникали ситуации, когда по отчетам Центров прибыли их совокупные финансовые показатели существенно отличались от сводных по данным 1С;
  • значительное отставание в развитии финансовой службы компании по сравнению с другими подразделениями, которое проявлялось в следующем:
    1. Несоответствие управленческой отчетности целям и задач развития компании — отсутствие методологии управленческого учета, отсутствие полноценного учета по Центрам прибыли и Центрам инвестиций, «лоскутность» используемых данных. Все это порождало неадекватность получаемой отчетности и невозможность сравнения данных.
    2. Существенная нагрузка на сотрудников финансовой службы в части ручного ввода различной информации в учетные системы. Кроме того, отсутствие четких внутренних регламентов и отлаженных бизнес-процедур делало определенную часть выполняемых сотрудниками операций очень трудоемкими и часто дублируемыми;
    3. Неэффективное взаимодействие между сотрудниками внутри финансовой службы из-за отсутствия регламентов по взаимодействию.

По итогам проведенного аудита используемых технологий обработки и хранения данных, а также с учетом поставленных задач по формированию отчетности было принято решение о переходе к созданию единой учетной системы в компании.

Выбор системы

В рабочую группу по внедрению учетной системы вошли 7 человек — исполнительный директор, финансовый директор, руководитель IT-службы, главный бухгалтер с заместителем, финансовый контролер и программист по 1С.

Первые вопросы, которые встали перед рабочей группой, касались способа реализации проекта (с привлечением консультантов или с использование собственных ресурсов) и выбора технологической платформы, на которой будет строиться система. Решение этих двух вопросов было тесно связано друг с другом. Рабочая группа сформулировала следующие требования к учетной системе:

  • ведение учета в единой информационной базе в разрезе разных юридических лиц и видов учета;
  • интеграция с существующими системами компании, в том числе с биллингом;
  • поддержка web-расширения, то есть наличие встроенного доступа к данным через web-сайт и возможность для создания web-приложений, использующих информационную базу системы;
  • оптимальное соотношение цена/возможности и сроки внедрения;
  • возможность использования на территории государств СНГ;
  • известность разработчика системы и его продуктов на рынке;
  • гибкий механизм настройки ролей доступа.

По итогам проведения мониторинга рынка с учетом предъявляемых требований к системе, осталось два варианта — «1С: Предприятие 8.0» и Microsoft Dynamics AX. Обе системы удовлетворяли требованиям со стороны компании, что осложняло формальный выбор. Преимущества и недостатки рассматриваемых систем при их внедрении мы свели в таблицу (см. таблицу). Взвесив все за и против, рабочая группа остановила выбор на платформе «1С: Предприятие 8.0», внедрение которой было решено проводить собственными силами.

Этапы внедрения

На первом этапе рабочая группа определила требования к функциональности системы и технический проект (2 месяца). В рамках данного этапа:

  • был разработан детальный план внедрения системы;
  • определены основные бизнес-процессы и процедуры, подлежащие автоматизации;
  • сформирована проектная модель финансово-хозяйственной деятельности предприятия в рамках решаемых задач;
  • были определены различия между спецификой функциональной модели предприятия и стандартной версии системы и сформирован перечень необходимых доработок функциональности.

При подготовке технического проекта рабочая группа:

  • оптимизировала план счетов
  • организовала справочники аналитических данных;
  • разработала учетную политику по US GAAP
  • разработала модель управленческого учета с выделением центров финансовой ответст-венности — центров прибыли, инвестиций и затрат;
  • разработала методологию учета, включая формирование финансового и управленческого плана счетов, справочников видов доходов и расходов, разработку форм отчетности, принципов отражения данных в различных видах учета и порядок трансформации (см. схему).

Структура финансовых данных

Кроме этого, была разработана система организации прав доступа по различным бизнес функциям. Итогом этапа стало формирование технического задания на проведение автоматизации. С октября по декабрь 2006 года были проведены все необходимые работы в рамках настоящего этапа, и компания полностью подготовилась к переходу на новую технологическую платформу.

Настройка системы

Настройку системы и ее тестовую эксплуатацию i-Free решила проводить параллельно с текущей деятельностью. В течение трех месяцев компания вела учет в двух технологических платформах — в 7 и 8 версии «1С». С одной стороны, такой подход к внедрению значительно увеличил нагрузку на сотрудников финансовой службы вследствие двойного ввода данных. С другой, это позволило добиться максимально удобной настройки системы и обеспечить преемственность на этапе внедрения.

На мой взгляд, мы очень удачно выбрали период проведения этого этапа. Идеальный вариант — начало года. В это время в части ведения регламентированного учета наступает относительное затишье, как минимум до сдачи годового баланса (до 1 апреля), что позволяет задействовать сотрудников бухгалтерии на обучении и работе в новой системе.

Особое внимание стоит уделить разработке средств автоматизации и загрузки начальных данных. Но в любом случае, стоит быть готовым к необходимости ручного ввода части начальных данных из-за отсутствия технических возможностей проведения таких операции. Это может быть вызвано изменения логики хранения данных в новой системе, существенных временных затрат на создание автоматических обработок для переноса данных по сравнению с их ручным вводом.

Важный момент — разработка средств интеграции с существующими системами компании, данные из которых зачастую необходимы для целей управленческого и финансового учета.

Таким образом, с января по март 2007 года в рамках настоящего этапа i-Free ввела начальные остатки в новую систему, провела выверку начального сальдо, отработала процесс ввода и обработки данных, провела необходимые донастройки системы.

Запуск системы

В течение одного месяца мы запускали полнофункциональную версию системы. На этом этапе первичные данные заводились только в новую систему, велась работа по закрытию периода в старой и новой базе, выверке данных в них и построению необходимой отчетности. Отчетность за первый квартал была сформирована в двух системах. По итогам работы в новой системе было принято решение о полноценном переходе к работе в ней.

Таким образом, по завершению процесса автоматизации структура корпоративной информационной системы (КИС) компании формализовалась и «1С» стала единственной технологической платформой, в которой налажен учет и обработка всех необходимых данных для формирования отчетности.

Проблемы внедрения

При выборе модели организации данных на платформе «1С» рабочая группа рассматривала возможность использования сетевой версии или версии с технологией клиент-сервер («1С: Предприятие для SQL»). Основное отличие сетевой версии от клиент-серверной состоит в том, что последняя обладает возможностью работать как с обычными информационными базами системы (в которых таблицы базы данных представляются в виде файлов формата DBF-CDX), так и с информационными базами, в которых таблицы базы данных размещены на специализированном сервере. В остальном сохраняется полная функциональная идентичность между системами.

Так, на первоначальном этапе внедрения в компании использовалась сетевая версия «1С», но по мере роста объема единой информационной базы и числа одновременно работающих с ней пользователей (в настоящее время — 17 человек) было принято решение о переходе на клиент-серверную версию.

Компании такая модель организации данных дала повышение производительности. Частота, с которой система «1С: Предприятие» обращается к базе данных, во много раз превосходит частоту обращения к файлам конфигурации. В случае использования для доступа к таблицам базы данных обычной модели работы с файлами, любые операции взаимодействия с базой данных представляются в виде ряда отдельных файловых операций чтения и записи страниц индексных файлов и отдельных записей файлов данных. Сервер баз данных предоставляет возможность работы с данными, представленными в виде таблиц, индексов. Соответственно, и операции взаимодействия с базой данных, хранящейся в среде такого специализированного сервера, ориентированы на логику работы с данными, организованными в виде таблиц. При этом сервер, получив запрос на выполнение операции, сам произведет все необходимые промежуточные действия, и вернет запрашивающей стороне только требуемый результат, в данном случае — искомую запись. Сотрудники финансовой службы перестали жаловаться на низкую скорость работы в 1С.

Кроме того, появились дополнительные возможности по сохранению и восстановлению данных. Резервные копии данных поддерживаются в более актуальном состоянии и могут быть оперативно восстановлены в случае, если их разрушение все-таки произойдет.

На первый взгляд, не очень существенное отличие между сетевой и клиент-серверной версией «1С» в будущем может оказаться принципиальным. И на этот момент надо обращать особое внимание при выборе модели организации данных на платформе «1С».

Персонал и изменения

Самой большой проблемой оказался человеческий фактор — восприятие изменений со стороны пользователей системы, в первую очередь, сотрудников финансовой службы. Чтобы процесс внедрения прошел максимально эффективно необходимо объяснять преимущества от работы в новой системе, обеспечивать постоянную обратную связь с сотрудниками, участвующими во внедрении, оперативно реагировать на их предложения и замечания по работе в новой системе. По мере развития системы и при правильном ее проектировании сотрудники сами увидят те преимущества, которые она им предоставляет. Это, как минимум, исключение дублирования ввода данных (если он имел место до автоматизации), оптимизация документооборота, ускорение процесса обработки данных. Кроме того, я бы посоветовал уделить особое внимание организации процесса обучения. Учитывая не только организационные, технические, но и психоэмоциональные трудности в восприятии нововведений со стороны персонала, обучение целесообразно проводить поэтапно. Мы разделили его на три этапа:

  • первичное обучение рабочей группы функциональности новой системы;
  • обучение пользователей по участкам автоматизации непосредственно перед началом тестовой эксплуатации;
  • обучение пользователей дополнительным возможностям системы, порядку построения и использования отчетов.

Результаты

Весь процесс автоматизации занял шесть месяцев. Стоимость проекта не превысила $30 тыс. Учитывая невысокую стоимость лицензий на «1С» по сравнению с расходами на лицензии других программных продуктов, в том числе Microsoft Dynamics AX, основной удельный вес в расходах заняли выплаты персоналу, участвующему в проекте автоматизации. По оценке руководства компании и акционеров, основные цели и задачи проекта автоматизации были достигнуты. Кроме того, компании удалось в короткий срок не только автоматизировать учетные процессы, но и сформировать на базе «1С: 8.0» технологическую платформу для дальнейшего развития всей корпоративной информационной системы, способствующей повышению конкуренто-способности компании и созданию прозрачного финансового контура.

ТАБЛИЦА. СРАВНЕНИЕ «1С» И MICROSOFT

 

  Программный продукт
1С: Предприятие 8.0 Microsoft Dynamics AX
Преимущества психологический комфорт и «дружественный» интерфейс для пользователей, так как ранее учет в компании осуществлялся на базе 1С: 7.7;
наличие в компании программиста по 1С, имеющего опыт внедрения 1С: 8.0 и знающего особенности бизнес-процессов в компании;
меньшая стоимость лицензий, внедрения и поддержки решения чем аналогичные затраты при использовании Microsoft Dynamics AX
высокий уровень локализации, то есть адаптации программы к специфике российского бизнеса и требованиям законодательства для ведения. регламентированной отчетности, что позволяет минимизировать затраты на автоматизацию регламентированного учета
программа признана аудиторами «Большой четверки», что облегчает процесс прохождения аудита по международным стандартам;
i-Free имеет статус официального партнера корпорации Microsoft (Microsoft Certified Partner), что облегчает процесс внедрения продукта и дает право на скидки при приобретении лицензий на ПО
Недостатки наличие незначительных технических багов на уровне кода
высокая стоимость внедрения и поддержки
риски, связанные с узким рынком программистов по данному продукту, что увеличивает стоимость автоматизации и поддержки решения;
«непривычные» для пользователя особенности отражения операций в системе и интерфейс

 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль