Автоматизация казначейства

3246
Автоматизация казначейства позволяет добиться своевременности платежей. При этом важно знать, каковы остатки денежных средств на счетах компании — именно от их размера зависит возможность платежей

Качество исполнения платежей — один из основных внешних показателей текущей деятельности организации. Поэтому при автоматизации финансовой функции внимание необходимо уделить таким вещам, как:

  • планирование движения денежных средств;
  • управление кредитным портфелем;
  • сбор информации о движениях и остатках по счетам;
  • сверка оборотов и данных на конец периода;
  • конверсионные операции;
  • создание бухгалтерских проводок;
  • осуществлению платежей.

С организационной точки зрения функции казначейства могут быть «разбросаны» по компании (см. пример 1) или исполняться в рамках одного подразделения (см. пример 2). Второй вариант означает единую точку пересечения всех денежных потоков структуры и их дальнейшее перераспределение внутри компании или холдинга.

ПРИМЕР 1
В «Алмаз-Холдинг» входят три завода («Красносельский Ювелирпром», Костромской ювелирный завод и Костромская ювелирная фабрика «Топаз»). В финансовом блоке управляющей компании «Ювелирная компания “Алмаз-Холдинг”» расчетные функции разделены по двум признакам. Одно подразделение отвечает за продажу ювелирной продукции в ста ювелирных магазинах и представительствах, другое — за закупку материалов.
ПРИМЕР 2
Руководство «Дымовского колбасного производства», в рамках внедрения комплексной системы управления на базе Microsoft Dynamics AX, решило централизовать расчетную функцию. Для этого было автоматизировано управление снабжением, запасами и всеми финансовыми операциями, в том числе планирование оплат по «Платежному календарю».

Теперь снабженец вносит в систему всю информацию о планируемых закупках в разрезе конкретных договоров с указанием статей бюджета. На основе введенной в систему закупки формируется заявка на платеж. Сотрудник казначейства видит в системе все заявки и может проследить источник их возникновения. Система проконтролирует, вписывается ли заявка в бюджет, и выдаст эту информацию финансисту. В удобной форме платежного календаря сотрудник казначейства сможет спланировать оплаты и затем подготовить журналы платежей в разрезе расчетных счетов предприятия. Информация из сформированных системой журналов через механизмы интеграции попадет в систему «банк-клиент» для дальнейшей обработки. После поступления банковской выписки «Журналы платежей» обрабатываются. Система запоминает связь «закупка — заявка на платеж — журнал платежей». Это гарантирует, что после поступления материалов по данной закупке накладная и платежный документ будут автоматически сопоставлены.

Автоматизация казначейства: таблицы против ERP

Наиболее распространенный вариант — выполнение большинства операций во взаимосвязанных электронных таблицах. Реже используется программное решение собственной разработки, например, на базе Microsoft Access. Такой подход приемлем при отсутствии жесткого централизованного контроля всех платежей компании. Например, заявки подразделения или филиала не контролируются, пока не превышен запланированный бюджет. Платежи по ним проводятся через собственные бухгалтерии. Все, что превышает лимит, подконтрольно центральному финансовому подразделению.

Рассказывает ОКСАНА БОРОЖДИНА, финансовый директор Научного цент-ра сердечно-сосудистой хирургии им. Бакулева:
«В рамках повышения качества учета требовалось автоматизировать направление материального обеспечения, в том числе процесс закупки лекарств и расходных материалов. В конце 2005 года — начале 2006 года мы много ездили по медицинским учреждениям, выставкам и смотрели используемые и предлагаемые программные решения. В конце концов решили создать собственный продукт. В результате «снабженческую» расчетную составляющую нам автоматизировала коммерческая компания — победитель тендера».

Однако с точки зрения использования возможностей стандартной автоматизации большинство компаний применяет существующий функционал ERP или BPM-систем. В первую очередь подобные решения позволяют выстроить жесткую централизованную модель приема заявок на платежи — КИС обеспечивает оперативность информационных потоков от различных подразделений. Особенно это актуально для корпоративной структуры с множеством дочерних компаний с собственными расчетными счетами и последующей аккумуляцией денег на едином счете управляющей компании. Без помощи ERP для взаиморасчетов внутри структуры данные приходится собирать несколько дней. Правда, не все функции возможно «завести» в систему. Оставшиеся исполняются в таблицах или более «легких» решениях, интегрированных с КИС.

Говорит МАРИНА СЕДЫШЕВА, заместитель директора по экономике и финансам, начальник казначейства «Ижавто»:
«На «Ижавто» внедрена ERP-система на базе Microsoft Axapta. В 2005 году начался проект по автоматизации бюджетирования с помощью Cognos Enterprise Planning, функция планирования платежей выполнена в этом решении. А все транзакции по факту их возникновения регистрируются в «1С: Бухгалтерия 8.0». Естественно, системы интегрированы — ежедневно данные о платежах автоматически передаются из «1С» в Cognos ERP для план-фактного анализа».
Поясняет ВЛАДИМИР АВРУТИН, ведущий аналитик практики Microsoft Business Solutions компании TopS BI:
«Крупные компании, внедрившие у себя ERP-системы, пользуются ими для автоматизированной поддержки планирования и оперативного управления денежными потоками. Учитывая сложившуюся практику работы, такие системы модифицируют и вводят дополнительную функциональность, например «Платежный календарь», «Прогноз входящих и исходящих платежей по инвестициям/привлечениям».
Вспоминает ЕЛЕНА БАРБОЛИНА, заместитель финансового директора ОКБ «Сухой»:
«В 2006 году ОКБ «Сухой» приступил к внедрению ERP-системы Oracle e-Business Suite. По заказу компании в ней была доработана функция платежного календаря. При этом компания ведет расчеты в различной валюте — рублях, гривнах, долларах. Все это заложено в функционал. Раньше все планировалось в Excel».

Качество расчетов

Одна из основных целей любого казначейства — обеспечение своевременности платежных операций. При этом важно знать, каковы остатки денежных средств на счетах компании — именно от их размера зависит возможность платежей — выдача заработной платы, платежи по кредитам, закупка материалов. Поэтому для эффективной работы казначейства необходим механизм планирования платежей. Распространенная ситуация — месячный план платежей появляется только в начале месяца. Цель для многих финансовых директоров — в начале каждого квартала уже иметь помесячный план платежей. Для этого необходим точный прогноз платежей, создание которого возможно только с помощью средств автоматизации.

Кроме того, желательно наличие механизма контроля лимитов платежей — для предотвращения превышения планируемых расходов. Так, на «Ижавто» все платежные ведомости визируются финансовым директором. Если вдруг в документе неверно указана стоимость приобретения, специальная система кодировки позволяет сразу увидеть, укладывается ли покупка в текущий лимит.

Практически все операции казначейства осуществляются с помощью банков. Даже не очень большие компании, как правило, работают с 3–4 банками для получения у каждого лучшего продукта и минимизации рисков. С точки зрения автоматизации это означает сложную структуру банковских взаимоотношений — использование нескольких систем «банк-клиент». Основное требование к ним — возможность видеть остатки средств на счетах после проведения операций. Обычно компании удовлетворяются ежедневной проверкой. В идеале многие стремятся к контролю в режиме on-line. Соответственно, чем сложнее структура системы «банк-клиент», тем труднее организовать информационный поток в текущем времени. Здесь также важна централизация. Наличие множества дочерних компаний с расчетными счетами и кредитными линиями в местных банках никогда не даст реальной картины происходящего.

Требования к программному продукту также зависят от масштабов деятельности предприятия и принципов управления активами. Если корпорация, аналогично казначействам кредитных организаций, учитывает риски, рыночные показатели (ставки валют, биржевые котировки акций), использует множество финансовых инструментов (облигации, векселя, кредиты), то возможно использование специфических программных продуктов, предназначенных для банков. Однако это скорее теоретизирования, пока не подтвержденные российской практикой.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль