Учетная система в филиале

1387
Опыт работы ФД российского представительства в IT-среде международной компании

Американская химическая корпорация Dow Chemical в 2004 году внедрила в своем российском представительстве решение SAP Enterprise Portal. Оно позволяет готовить весь комплекс отчетности согласно международным и корпоративным стандартам. Корпоративная информационная система (КИС) Dow Chemical охватывает все процессы, прямо или косвенно влияющие на построение финансовой отчетности группы компаний — оперативный, управленческий, налоговый учет, производство и даже обучение. Правила построения внутригрупповой отчетности сформулированы в своде правил, хранящемся в intranet и доступном любому заинтересованному сотруднику компании.

Особенности SAP

Иностранные программные продукты, представленные на российском рынке, имеют большой минус — недостаточно точное соответствие национальным требованиям законодательства. Бухгалтерская запись в России должна быть подтверждена документально. То есть подготовка необходимого документа в IT-системе должна быть частью бухгалтерского процесса. Но учетный уровень всех международных программ — это операция. Документ приходится готовить в иной системе. Существует ряд решений, позволяющих устранить данный пробел, но реализация каждого из них требует существенных финансовых затрат и длительного процесса внедрения.

Московское представительство Dow Chemical обязано одновременно соответствовать требованиям российского налогового и бухгалтерского учета, а также US GAAP (стандарт отчетности головного офиса). Поэтому любая запись отражается, как минимум, в трех отчетных регистрах: налоговом, бухгалтерском и согласно внутрикорпоративным правилам. В силу значительных различий правил построения вышеуказанных отчетов автоматизация всех трех параллельных учетов в рамках одной IT-системы крайне затруднительна. Поэтому ведется несколько связанных баз данных, позволяющих сформировать достоверную отчетность в соответствии с требованиями получателей.

Программы международного класса позволяют организовать систему консолидированной отчетности внутри группы, а также четко разграничить права и обязанности пользователей КИС. Для обеспечения требований безопасности каждому сотруднику в SAP делегируются права, которые соответствуют его функциональным обязанностям и зафиксированы в виде профайлов, заранее сформированных на глобальном уровне. Кроме того, существует дополнительная внутриситемная процедура контроля за пересекающимися функциями в рамках одной предметной области.

Максимально жестко

Деятельность любой международной компании происходит под влиянием требований национальных законодательств. Однако существуют международные договоры об избежании двойного налогообложения и своды коммерческих правил, применяющиеся как регуляторы налоговых и торговых отношений между субъектами различных государств, например Incoterms 2000.

Корпорация Dow Chemical придерживается принципа применения «максимально жесткого законодательства». То есть для каждого случая применяется наиболее жесткое правило из законодательства страны пребывания. Выполнение данного требования входит в должностные обязанности всех сотрудников корпорации.

Рассказывает ВЯЧЕСЛАВ ЦЫГАНКОВ, country-controller в российском представительстве Dow Chemical:
«Таким внутренним ограничением корпорация усложняет себе жизнь, особенно в части финансового учета, вводя дополнительные мероприятия контроля, согласования и проверки. С другой стороны, подобная многоуровневая система контроля — гарантия как соблюдения законов, так и недопущения неправомерного использования ресурсов компании сторонними лицами».

При подготовке отчетности по РСБУ учитываются внутрикорпоративные требования, в первую очередь по срокам представления. В соответствии с Налоговым кодексом отечественный бухгалтер обязан сдать отчет по НДС за предыдущий период до двадцатого числа следующего месяца. Это слишком поздно с точки зрения корпоративных требований. Вся отчетность группы должна быть сформирована не позднее 4-го рабочего дня. Исключение сделано только для годовых отчетов. Срок их представления — 8–9 января. Подобные ограничения по срокам формирования отчетов имеются у всех иностранных компаний, в том числе и у Dow Chemical.

Говорит ВЯЧЕСЛАВ ЦЫГАНКОВ:
«Разрыв в 10-15 дней для русского бухгалтера — это дополнительное время, в течение которого он может получить документы за предыдущий период, например от поставщиков, внести изменения в книги. У меня такой возможности нет. Это усложняет работу, но и стимулирует повышать эффективность работы всего финансового отдела. Любая проводка или операция должна быть сделана правильно и в срок. Любые переделки сводятся к минимуму. Проверка правильности формирования показателей и отчетов проводится по ключевым точкам, которые позволяют выявить расхождения или неточности в данных или документах».

Сложности стандартов

Одно из кардинальных отличий РСБУ и GAAP — процедура признания доходов и расходов. НК РФ разрешает регистрацию расходов только по дате фактического поступления подтверждающего документа в офис компании. Как средство подтверждения факта получения документов, отечественные компании ведут специальный журнал регистрации входящих документов, который помогает избежать процедуры пересдачи налоговых деклараций по НДС. Стандарты US GAAP допускают предварительные расчеты, основанные на уверенности бухгалтера. Например, возможные объемы расходов на текущий месяц могут быть спрогнозированы на основе средних показателей за период. Это так называемый accrual — метод начислений, в соответствии с которым транзакция признается в момент ее проведения, а не по факту наличия первичных документов. Все расчеты вносятся в соответствующую базу данных как прогнозные, позволяющие сформировать финансовый результат на основе реального состояния без привязки к получению документов.

Международный и российский подходы к ведению учета принципиально отличаются в отношении к базе сделанных проводок. В основе международной системы лежит личностное восприятие процесса ответственным работником, поэтому вид проводки зачастую зависит от его профессионального суждения. При этом контроль уровня введенных проводок крайне важен. В России преобладает принцип документарного подтверждения — только наличие документа дает право на проведение операции.

Исходя из принципа применения максимально жесткого законодательства, в Dow Chemical введена система двойного контроля. Все проводки делятся на классы в зависимости от суммы или типа операции. «Дорогостоящие», а также «благотворительные» или «спонсорские» проводки автоматически попадают на специальный сайт в intranet с поддержкой уровня доступа и требуют подтверждения соответствующего топ-менеджера. Запрос на разрешение обязательно сопровождается сведениями, доказывающими необходимость сделки. Соответствующие документы сканируются и сохраняются в базе данных и при необходимости доступны руководству для анализа. В случае «стоимостной» классификации уровень ответственности «топа» прямо пропорционален сумме. Так, сделка стоимостью от $100 тыс. требует подтверждения от ФД офиса в Швейцарии, от $1 млн — ФД головного офиса в США.

Размышляет ВЯЧЕСЛАВ ЦЫГАНКОВ:
«Формальность российского подхода к ведению учета дает дополнительный плюс - на каждый «чих» есть документ. И когда у головного офиса возникает вопрос по какой-либо операции, я могу предъявить все сопутствующие документы. В отдельных случаях документарное подтверждение по Российским правилам позволяет полностью подтвердить законность операции и для корпоративных нужд».

Для непонятливых

В рамках корпоративного учета существует еще один вид отчетности, за подготовку которой также отвечает country-controller. Это группа отчетов, которые готовятся для соответствия акту Сарбейнса-Оксли. В них компания должна описать и обосновать операции, которые могут быть истолкованы пользователями отчетности или аудиторами как не совсем ясные и понятные на первый взгляд. Например, в 2007 году Dow Chemical приобрел землю под строительство завода в Московской области. При этом в россий-ском учете фиксируются несколько дат:

  • подписания договора;
  • передачи земли в пользование покупателю;
  • получения подтверждения факта права собственности из госорганов.

Интервалы между датами могут сильно различаться. В корпоративном учете дата подписания договора никак не фиксируется. Получив землю в пользование, Dow Chemical рассчиталась за нее и отразила ее в учете как расходы, подлежащие будущей капитализации. Для пользователей отчетности (офисов в США и Швейцарии) прилагаются пояснения, почему представительство не отразило землю в пользовании, как имущество компании. Со ссылкой на законодательство объясняется локальная специфика, и земля учитывается как расходы, подлежащие будущей капитализации, до тех пор, пока госорганы не подтвердят права компании. Так как только данный факт подтверждает факт осуществления сделки. К объяснению прилагаются документы, например копия договора с переводом на английский. Подобные «объяснения» хранятся в специальной базе данных в виде сканированных документов на случай вопросов любых заинтересованных лиц.

Полномочия ФД

Стандарты учета постоянно изменяются под воздействием текущих потребностей, что требует модификации SAP и бизнес-процессов. Этой работой занимается специальный IT-департамент, расположенный в головном офисе в США. Нововведения добавляются на корпоративном уровне раз в месяц, причем о них уведомляются лишь те сотрудники Dow Chemical, чью деятельность они непосредственно затрагивают. Процесс происходит автоматически путем рассылки материалов системой в соответствии с профайлами пользователей. Но если необходимо прояснить ситуацию, любой может обратиться в департамент, и будет переадресован к профильному специалисту.

У country-controller, по сути выполняющего функции финансового директора, есть полномочия вносить изменения в план счетов или описание счетов. Но любые корректировки должны быть подтверждены и оценены IT-департаментом в США с точки зрения сопоставимости процедур и показателей. И если объем локальных нестандартных операций по глобальным масштабам не велик, то возможно отступление от правил при условии достижения более высокого уровня достоверности отчетности группы.

Пример подобной корректировки - учет НДС при строительстве завода. По стандартным международным правилам НДС возмещается сразу, по российским — после того, как завод построен, принят госкомиссией и, по сути, начал работать. Поэтому, несмотря на требование корпоративных правил размещать НДС на счетах к возмещению, после переговоров с налоговым отделом в Европе «Дау Россия» завела специальные учетные измерения, в которых отражается НДС к возмещению в будущем как актив компании.

Сдача налоговой отчетности

Налоговая отчетность формируется на основе данных SAP и «1С» и представляется в ИФНС по интернет-каналам московского оператора «Таском». Расчеты по НДС проводятся на основе данных из SAP, а для целей расчетов по налогу на прибыль — с применением критериев учитываемых/неучитываемых расходов. Отчетность, связанная с «зарплатными» налогами (ЕСН, НДФЛ), формируется непосредственно из «1С».

Существующая система представления отчетности позволяет выгрузить данные из «1С» непосредственно в «Таском», но и допускает ручной ввод для отправки в ИФНС. Это выручает в случае сбоев и технических проблем, которые время от времени обязательно возникают, особенно в период сдачи отчетности.

ПРИМЕР
В первом квартале 2007 года у «1С» были проблемы с двойным учетом прямых расходов по торговле. В декларации заполняются два поля: одно включает в себя «Итого прямых расходов», другое расшифровывает первое, в том числе прямые расходы, связанные с покупкой товаров. При автоматическом формировании декларации в «Итого признанных расходов» попадает цифра прямых расходов дважды, вначале как «Итого прямых расходов», а потом как составная часть. Если этого не заметить, то можно не доплатить налог, так как сумма расходов будет увеличена на вторую часть. Бухгалтеры, пользующиеся автоматической связью между двумя системами, подготовили отчетность с ошибками.

В качестве дополнительных возможностей Dow Chemical использует функцию системы «Таском», позволяющую пользователю увидеть состояние налоговой отчетности из офиса. Это функция была установлена самостоятельно без привлечения сотрудников IT-подразделения. В результате финансистам компании нет нужды получать бесконечные подтверждения и выписки, что избавляет от необходимости посещать офис ИФНС и сводит к минимуму общение с персоналом налоговых органов.

В случае претензий со стороны фискального органа, отраженных в запросах и уведомлениях, «Дау Россия» имеет достаточно времени на соответствующую реакцию, что позволяет решать возникшие проблемы своевременно и без негативных последствий для компании. Все переговоры ведутся только в письменной форме.

Поясняет ВЯЧЕСЛАВ ЦЫГАНКОВ:
«Не секрет, что ФНС — это самый креативный орган нашей страны. Каждый день налоговая служба озвучивает новые оценки, вопросы и претензии к налогоплательщикам. Интересно, но наша налоговая служба в некоторых случаях более лояльна к налогоплательщику, чем соответствующие органы других стран. Подобные ограничения были введены НК РФ для снижения затрат налогоплательщика при проведении налогового контроля. При этом западные фискалы имеют широчайший спектр полномочий и наделены различными инструментами против неплательщиков налогов. Так, если в России проверяемый период не может быть более трех лет и срок проверки ограничен двумя месяцами, то в Германии подлежит проверке срок не более пяти лет, а в Италии — уже 10 лет без ограничений срока пребывания на территории компании».

Учетная система в филиале

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль