Как закрыть баланс за неделю

1756
Атавова Альбина
корреспондент FD
Мероприятия, которые необходимо внедрить для сдачи отчетности через неделю после окончания периода. Опыт «Интегры»

Одно из основных требований, которое компания выдвигает к отчетности, — своевременность ее представления. Для ускорения этого процесса в большинстве компаний, входящих в группу нефтесервисных предприятий «Интегра», был внедрен проект «Быстрое закрытие бухгалтерского периода на шестой рабочий день». Его целью было получение своевременных и точных данных о результатах финансово-хозяйственной деятельности. По мнению руководства компании, проект повысил эффективность управленческих решений как на уровне отдельных предприятий, так и на уровне группы в целом.

Комментирует АЛЕКСЕЙ УРУСОВ, заместитель главного финансового директора группы «Интегра»:
«На советских предприятиях бухгалтерия закрывала месяц лишь по его прошествию. Фактически в конце февраля руководство узнавало о том, что происходило в январе. Наше нововведение позволяет получать всю бухгалтерскую отчетность на шестой рабочий день по окончании месяца. Получение финансовой информации в более ранние сроки позволяет менеджменту принимать оперативные меры».

Подбить баланс

До внедрения проекта закрытие бухгалтерского периода на предприятиях группы происходило в среднем на 14–16-рабочий день месяца, следующего за отчетным. Регламентация внутреннего и внешнего документооборота, равно как и механизм контроля сроков предоставления первичных документов в бухгалтерию, практически отсутствовали. Из-за нехватки планирования нагрузка в течение месяца была неравномерной. Работа по обработке первичных документов в основном приходилась на конец отчетного или начало следующего месяца. В качестве основных целей преобразований были выделены:

  • сокращение сроков предоставления бухгалтерской отчетности;
  • унификация бухгалтерского и налогового учета (путем внедрения единого плана счетов, единой методологии учета, то есть корпоративных учетных принципов и единой учетной бухгалтерской системы (в конфигурации «1С: Предприятие 7.7»).
Рассказывает АЛЕКСЕЙ УРУСОВ:
«Мы приняли решение о реформировании бухгалтерского учета на всех предприятиях группы «Интегра». Акционеры компании четко осознавали, что для принятия управленческих решений необходима качественная и своевременная отчетность. Ситуация осложнялась ускоренными темпами развития. За счет активных слияний и поглощений оборот группы с января 2006 года до начала 2007 года увеличился в 10 раз и прогнозируется на уровне свыше $950 млн в 2007 году. Как следствие, проект все более усложнялся».

С января 2006 года началась реализация проекта реформ. Основными элементами реорганизации бухгалтерского учета стали:

  • быстрое закрытие бухгалтерского периода на шестой рабочий день;
  • единый план счетов (ЕПС) и корпоративные учетные принципы (КУП);
  • единая учетная система (ЕУС) и методология корпоративных учетных принципов.

В рамках реформы компания полностью упорядочила процедуры отражения хозяйст-венных операций по российским стандартам.

Говорит АНТОН ВАСИЛЬЕВ, директор департамента реинжиниринга бизнеса и систем контроля группы «Интегра:
«Были разработаны и введены в действие корпоративные учетные принципы по бухгалтерскому и налоговому учету и КУП по различиям между РСБУ и МСФО. Также мы разработали единые форматы учетных политик предприятий по бухгалтерскому учету и налоговому учету. Российские предприятия группы «Интегра» утвердили их до 30 марта 2007 года».

В корпоративных учетных принципах были отражены единые методы учета (порядок начисления амортизации основных средств, способ списания материально-производственных запасов, порядок начисления резервов), а также сложные случаи учета, с которыми бухгалтеры сталкиваются в своей ежедневной работе (учет операций по аренде и лизингу, учет спецоснастки, спецодежды, финансовых вложений, налоговых разниц по ПБУ-18).

Делится опытом АНТОН ВАСИЛЬЕВ:
«Также в учетных политиках закреплены прочие требования, которые предъявляются законодательством по бухгалтерскому учету и которые отсутствовали раньше в учетных политиках большинства предприятий. Например, формы неунифицированных первичных документов, график документооборота, порядок и сроки проведения инвентаризации».

На всех предприятиях группы была выстроена новая система взаимоотношений с контр-агентами. Главное нововведение — во всех договорах, заключаемых предприятиями «Интегры», появился пункт об ускоренных сроках предоставления первичных документов. Бумаги от контрагентов компании начали получать не в конце второй декады месяца следующего за отчетным, а от первого до четвертого рабочего дня.

Рассказывает АНТОН ВАСИЛЬЕВ:
«Ускорение документооборота нелегко далось проектной команде. Сложнее всего было договориться с государственными предприятиями и естественными монополиями (энергетики, железная дорога, коммунальщики), но даже с ними удалось найти общий язык».

В то же время «Интегра» предусмотрела в единой учетной системе контур начисления (accruals) и внедрила на предприятиях соответствующие регламентирующие документы. Система начислений включает в себя признание затрат в тот момент когда они были понесены. Преимущество использования начислений — это отражение расходов на шестой рабочий день даже при отсутствии первичных документов от контрагента, и, соответственно, корректный расчет финансового результата.

Поставить на поток

Составлять отчетность в едином формате помогла автоматизация бухгалтерского учета. В качестве основы была выбрана программа «1С: Предприятие 7.7». «Интегра» осознанно отказалась от восьмой версии программы, отдав предпочтение проверенной и испытанной на практике платформе и конфигурации.

Поясняет АЛЕКСЕЙ УРУСОВ:
«Программа «1С» — весьма неплохое подспорье для бизнеса. Но мы посчитали, что не доросли до новой версии. Кроме того, решили посмотреть, как она будет работать на других предприятиях, чтобы продлить тестовый период. В результате, не желая рисковать, мы отдали предпочтение проверенному варианту, доработали его и адаптировали под наши нужды. Что-то более мощное даже не рассматривали — компания была не готова тратить десятки миллионов долларов на проект по внедрению, например SAP R/3. В итоге реформа обошлась «Интегре» менее чем в $2 млн».

Теперь первоочередная задача при покупке новых компаний — постановка единой учетной системы, в которую уже заложены план счетов и учетные принципы. Для адаптации и внедрения программы «1С» была привлечена компания «Инфотэкс». После реализации проекта в ее рамках была создана единая служба сопровождения, которая при необходимости оказывает консультации бухгалтерам группы. Параллельно проводилось обучение бухгалтеров навыкам работы с новой версией программы.

Теперь быстрое закрытие бухгалтерского периода полностью реализовано на 44 предприятиях. В 2007 году механизм быстрого закрытия будет внедрен еще в 11 новых компаниях группы. Единственным исключением стала «дочка» в Казахстане — «Прикаспийбурнефть-Казахстан». В этом регионе предприятия уже полностью перешли на МСФО. В 2007 году механизм быстрого закрытия будет внедрен еще в 11 новых компаниях группы.

Размышляет АНТОН ВАСИЛЬЕВ:
«Что касается приобретенных «Интегрой» в 2007 году предприятий, то разбивать бухгалтерский период в середине года и внедрять единую учетную систему было бы нецелесообразно. Государство запрещает вносить изменения в учетную политику в течение года без особых обусловленных изменением законодательства причин. Потому процесс внедрения системы в новых компаниях был отложен до конца года. Для внедрения быст-рого закрытия на шестой рабочий день подходит любое время года. Ведь этот проект касается в основном наведения порядка в документообороте предприятий, а этот процесс, как и «новую жизнь», можно начинать хоть с очередного понедельника».

Все в КУПе

Второй модуль — единый план счетов и корпоративные учетные принципы — был разработан в январе 2007 года. Из-за большого числа предприятий, входящих в группу, необходимо было обеспечить сопоставимость методов ведения бухгалтерского учета и унифицировать справочники. Для достижения этих целей 1 февраля 2007 года были утверждены и доведены до всех предприятий единые корпоративные учетные принципы и единый план счетов.

Делится мнением АЛЕКСЕЙ УРУСОВ:
«Существуют разные подходы к классификации выручки и затрат. Один бухгалтер к затратам на персонал отнесет только заработную плату, другой — включит расходы на обучение сотрудников, премии, льготы и т. п. Даже на такой простой вопрос, как «расходы на персонал», невозможно получить однозначный ответ. Потому в «Интегре» была проведена значительная работа по унификации справочников».

«Интегра» упорядочила счета не только первого и второго порядка, но также и субсчета. Причем необходимо было учесть потребности в аналитике, как машиностроительных, так и нефтесервисных предприятий. Все они объединены в корпоративные учетные принципы, в которых закреплены общий порядок учета для каждого бизнес-направления. Созданная таким образом единая методология учета состоит из:

  • корпоративных учетных принципов по РСБУ;
  • корпоративных учетных принципов по налоговому учету;
  • корпоративных учетных принципов, отражающих расхождения между РСБУ и МСФО.
  • На их основе компаниями была разработана и утверждена учетная политика предприятий на 2007 год.
Констатирует АЛЕКСЕЙ УРУСОВ:
«Таким образом мы сделали «конституцию» для бухгалтеров. Когда кто-то сомневается в том, как правильно вести учет по лизингу, ему необходимо открыть соответствующий раздел корпоративных учетных принципов, где указан утвержденный вариант».

Для создания единого плана счетов и учетных принципов компания привлекала специалистов Ernst & Young. На этом сотрудничество не закончилось: дважды в год аудиторы проверяют корпоративные учетные принципы на соответствие изменяющемуся законодательству. В итоге, в рамках второго этапа проекта удалось достичь:

  • стандартизации учетных политик, что обеспечивает сопоставимость данных каждого предприятия;
  • унификации справочников в рамках разработки единого плана счетов;
  • адаптация корпоративных принципов под каждый вид деятельности предприятий.

Командная игра

Для контроля реализации проекта в управляющей компании была создана project management структура. Во главе проекта стоял управляющий комитет, в состав которого вошли заместитель главного финансового директора и вице-президенты по финансовому контролю от каждого бизнес-направления. Проектную команду возглавил директор департамента реинжиниринга бизнес-процессов и систем контроля (Антон Васильев). В проектную группу входили профессионалы с практическим опытом бухгалтерской работы. Таким образом компания создала «связующее звено» между подрядчиками и главными бухгалтерами.

Резюмирует АНТОН ВАСИЛЬЕВ:
«Например, двумя основными корпоративными методологами по проекту были Лиля Сафина и Оксана Лазарева (менеджеры по учету и отчетности), обладавшие опытом работы региональными руководителями бухгалтерских служб, в которых уже дейст-вовали элементы системы, запускающейся в «Интегре». У них отсутствовали сложности в коммуникации с коллегами, а это огромный плюс. Потому что самая большая проблема, с которой довелось столкнуться в процессе реализации проекта — это сопротивление среды».

Задача проектной команды заключалось не столько в контроле над процессом, сколько в активном участии в разработке единого плана счетов, корпоративных учетных принципов, тестировании учетной системы и взаимодействии с бухгалтерами в регионах. В помощь проектной команде были организованы оперативные комитеты, состоящие из трех блоков: нефтесервисов, машиностроения и управляющих компаний.

Подводит итоги АЛЕКСЕЙ УРУСОВ:
«Проект состоялся благодаря неимоверным усилиям проектных команд как со стороны корпоративного центра, так и каждого регионального предприятия. В пиковый момент единая учетная система запускалась на 31 предприятии, усилий со стороны подрядчиков было недостаточно. Многое приходилось делать собственными силами, но люди выдержали и дали в рекордные сроки качественный результант по всем этапам проекта».

Особенно сложный период пришелся на конец года, когда проходил процесс тестирования обновленной программы «1С». Сначала программа тестировалась в рамках управляющей компании, затем каскадировалась «вниз». Теперь все документы заносятся в единую систему бухгалтерами предприятий, отчетный период закрывается быстро на шестой рабочий день, а на следующий день бухгалтер-ские данные реплицируются и уже доступны сотрудникам в головном офисе. При необходимости изменения программы обновления происходят централизованно, одновременной рассылкой на все предприятия из службы сопровождения.

Основные последствия проведенной реформы — повышение управляемости и прозрачности финансово-хозяйственной деятельности компании. В перспективах «Интегры» реализация проекта на новоприобретенных предприятиях группы.

ЭТАПЫ РЕФОРМЫ БУХУЧЕТА

I. Внедрение стандартной конфигурации бухгалтерской системы «1С: Предприятие 7.7»
реализован в апреле, июле и ноябре 2006 года

II. Настройка полуавтоматиче-ской репликации бухгалтер-ских баз данных в ЗАО «Интегра Менеджмент»
реализован в мае, августе и декабре 2006 года

III. Разработка единого плана счетов (ЕПС)
утвержден в декабре 2006 года

Предусмотрена аналитика для автоматического ведения учета:
— РСБУ
— налогового
— управленческого
— МСФО

Учетов и автоматического формирования отчетности

IV. Разработка корпоративных учетных принципов (КУП)

I этап — элементы учетных политик предприятий на 2007 год
разработан в декабре 2006 года

II этап — корпоративные учетные принципы
утвержден 1 февраля 2007 года

методология КУП разработана с учетом специфики ведения учета управляющих, сервисных и машиностроительных предприятий

V. Разработка единой учетной бухгалтерской системы «1С: Предприятие 7.7» с ЕПС и методологией КУП
разработан в период с ноября 2006 года по январь 2007 года

VI. Внедрение единой учетной бухгалтерской системы «1С: Предприятие 7.7» с ЕПС и методологией КУП
с января 2006 года по апрель 2007 года

VII. Утверждение КУП
утвержден 1 февраля 2007 года

VIII. Настройка автоматической репликации бухгалтерских баз данных в ЗАО «Интегра Менеджмент» и управляющие компании
апрель — июнь 2007 года

IX. Аудит качества внедрения
завершен в апреле 2007 года

X. Внедрение быстрого закрытия на 6 рабочий день — окончание III этапа (на 13 предприятиях)
завершение работ - май 2007 года

XI. Внедрение быстрого закрытия на 6 рабочий день — окончание IV этапа (на 11 предприятиях)
завершение работ – ноябрь 2007 года

XII. Подготовка к внедрению единой учетной бухгалтерской системы «1С: Предприятие 7.7» с ЕПС и методологией КУП но новых приобретенных компаниях в январе 2008 года

XIII. Ревизия и обновление КУП на 2008 год (в соответствии с изменениями в законодательстве)

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль