Подготовка к аудиту в рознице

1651
Как ФД предприятия розничной торговли подготовиться к аудиторской проверке

Первоочередная задача руководителя финансового блока — организация самой проверки и формирование взаимоотношений аудиторов и персонала компании на начальных этапах. Помимо документов и бухгалтер-ской отчетности финансовому директору нужно заранее подготовить к проверке своих подчиненных, вдохновить на правильную работу с аудиторами и извлечь максимальную пользу из сотрудничества с проверяющими. Для этого у него должно быть четкое представление о сущности, этапах и нюансах аудиторского контроля.

Бухгалтерский учет в системе розничной торговли является одним из сложнейших. Перед главбухом такой организации стоит сложная задача охватить и проконтролировать весь процесс учета, особенно при значительных объемах продаж, широком ассортименте и наличии разветвленной сети магазинов. Ошибки, допущенные при формировании доходов и расходов, а также финансовых результатов торговых организаций, могут найтись в самых неожиданных местах, и поставить под удар всю организацию — не по причине неграмотности главного бухгалтера, а из-за недостаточного внутрифирменного контроля.

Учет в розничной торговле не сводится к учету поступлений, хранения и реализации товаров. К нему относится также целый ряд сопутствующих операций, таких, как расходы и доходы, возникшие из-за бракованных товаров, проданных с гарантией, учет потерь и недостач. Наконец, в развивающейся и совершенствующейся системе современной розничной торговли появляются новые технологии по организации торговли, продвижению и сбыту товаров — скидки, бонусы, использование дисконтных карт. Соответственно, меняется структура расходов на организацию этих процессов. Зачастую возникают разногласия с контролирующими органами. Отсюда возникает необходимость привлечения аудиторской проверки, как стандартной, так и инициативной:

  • стандартный аудит включает в себя выборочную проверку в соответствии со стандартами аудита и внутрифирменных стандартов аудиторских компаний. Ревизоры выборочно проверяют те участки учета, представляющие повышенную зону риска при формировании финансовых и налоговых результатов;
  • часто у руководителей возникает необходимость в более детальном или сплошном рассмотрении того или иного участка учета, оценки системы договорных отношений с поставщиками на предмет формирования себестоимости и расходов по закупкам товаров. В этом случае полная проверка будет инициативным аудитом.

Выбор аудитора

Здесь основными критериями будут потенциальная способность данной организации провести аудит вашей компании и цена услуги. Один из первоначальных вопросов — располагает ли компания-претендент достаточным количеством персонала, например, для проверки обособленных подразделений и филиалов при их наличии.

В случае аудита оптово-розничных компаний с наличием нескольких розничных торговых подразделений в состав группы проверяющих специалистов не должно входить меньше трех человек. При этом в процесс аудита могут быть вовлечены другие сотрудники аудиторской организации, в частности, юрист и методолог. Грамотное формирование рабочей группы для проведения проверки — один из факторов качества выводов и рекомендаций. И, как ни странно, снижение издержек аудиторской фирмы по проверке объекта.

Любые отношения с аудиторской компанией начинаются с составления договора. Не относитесь к этому этапу формально и не задавайтесь целью внести в договор свои исправления. При составлении контракта аудитор исходит из профессиональных норм и правил, регламентируемых законодательством, в частности «Федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности» (утверждены постановлением правительства от 23.09.2002 № 696). Законодательство требует наличия в аудиторской организации собственных утвержденных внутрифирменных стандартов, разработанных на основе федеральных. Таким образом, в серьезной аудиторской фирме форма договора на оказание аудиторских услуг отработана годами, учитывает все возможные нюансы взаимоотношений и закреплена на уровне внутреннего стандарта.

Поэтому, собираясь внести даже небольшие изменения в договор, вы должны быть уверены, что они не идут «в разрез» с законодательно установленными регламентами аудиторской деятельности. Поэтому их знание и понимание необходимо для извлечения максимальной выгоды от работы с аудиторами.

Помните: если компания легко идет на исправление существенных условий договора, скорее всего это показатель не лояльного отношения к клиенту, а зачастую лишь банальной некомпетентности и желания заработать любой ценой.

Подготовка к проверке

Существует ряд мероприятий, которые могут облегчить жизнь как заказчику, так и проверяю-щему. Обязательным являются проведение общего собрания учредителей или акционеров в зависимости от формы организации и вынесение решения о проведении аудиторской проверки. Протокол заседания должен быть датирован более ранним числом, чем договор с аудиторской компанией. Как показывает практика, многие руководители об этом забывают. В результате аудиторское заключение может быть оспорено заинтересованными лицами.

Необходимо определиться с наиболее удобным для организации временем проверки. В среднем аудит занимает 2–3 недели. Но, безусловно, все зависит от масштабов организации.

Немаловажный аспект — подготовка и организация рабочих мест для проверяющих, оснащение их компьютерами, связью, шкафом с запирающимися дверцами. Как правило, более конкретные требования к рабочим местам аудиторы прописывают в договоре. Заранее сделав несколько распоряжений, можно значительно сэкономить время и трудозатраты проверяющих и своих подчиненных.

Назначьте среди сотрудников ответственных за ведение переговоров, предоставление информации и документов аудиторам. Проверяющая компания с хорошей репутацией, рекомендациями и значительным опытом на всех этапах аудита направляет заказчику официальные запросы. Например на представление списка аффилированных лиц, полноты представляемой информации, непрерывности деятельности, событиях после отчетной даты. А также запросы о тех или иных недостающих документах. Запросы могут направляться как до выхода рабочей группы, так и на этапе подготовки заключения. Ответы на часть запросов аудиторская компания может готовить самостоятельно и предоставлять на подпись уполномоченным специалистам заказчика, чтобы сократить время работ и упростить саму процедуру.

Значительная часть проверки проходит вне поля зрения финансового директора. Это работа по тщательному документированию аудиторской фирмой всех процедур проверки в соответствии со стандартами.

Займитесь определением этапов проверки. Как правило, первый этап аудита рекомендуется проводить по итогам отчетности за девять месяцев — перед окончанием финансового года. Получив контрольный лист выявленных нарушений, бухгалтерия может до окончания года исправить все недостатки и в итоге получить благоприятное аудиторское заключение.

Важный момент — пригласите представителя аудиторской компании в качестве наблюдателя при проведении инвентаризации в конце финансового года; для этого необходимо заранее определиться с выбором контрагента. В противном случае аудитор даже в положительном заключении может сделать оговорку, что «не наблюдал за проведением инвентаризации». На языке финансистов, инвесторов и других заинтересованных лиц это означает оценку «4-». Ведь аудиторы не смогли подтвердить стопроцентную достоверность отражения финансовых результатов и структуру активов баланса. Это важно для предприятий розничной торговли, так как основные активы представлены в виде хранящихся на складе товарных запасов. Руководителям подразделений важно иметь уверенность в их фактическом наличии и точном количестве для более эффективной организации процесса управления.

Кассовые операции

В розничной торговле часто встречаются нарушения при учете кассовых операций. Финансовому директору и главбуху необходимо иметь четкое представление об организации кассового хозяйства в организации. Именно касса будет наиболее пристально исследоваться контролирующими органами по причине максимальной вероятности злоупотреблений на данном участке.

Розничные организации торговли осуществляют расчеты с населением с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Такое требование выдвигается Федеральным законом от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Нарушение требования законодательства чревато для организации штрафными санкциями, согласно статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

Самыми распространенными нарушениями при применении контрольно-кассовой техники являются:

  • отсутствие маркировки предприятия-изготовителя;
  • отсутствие одного из средств визуального контроля «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание».
  • отсутствие пломбы центра технического обслуживания.

В допущении нарушений при использовании контрольно-кассовой техники не всегда виноват именно генеральный директор. Но к ответственности за неприменение ККТ при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг, предусмотренной статьей 14.5 КоАП РФ, привлекаются именно организации торговли либо иные организации, осуществляющие реализацию товаров, выполняющие работы или оказывающие услуги, а равно граждане, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей. Поэтому при проведении проверки следует обратить внимание не только непосредственно на соответствие технического состояния ККТ требованиям законодательства, но и на трудовые договора или должностные инструкции кассиров. Определением Конституционного суда от 14.12.2000 № 244-О установлено, что к ответственности привлекается не продавец, а организация, поскольку продавец в данном случае вступает в правоотношения с покупателем от имени организации.

Оформление ценников

Не забудьте о наличии и правильном оформлении ценников на реализуемые товары. В розничной торговле ценник является публичным договором между продавцом и покупателем. Соответственно не избежать проверки правильности их оформления, порядок которого определен Комитетом по торговле в письме от 13.09.1995 № 1-304/32-2 «О порядке оформления ценников на реализуемые товары». В целях обеспечения единого порядка оформления ценников на реализуемые предприятиями торговли товары рекомендуется указывать на них следующие реквизиты:

1. На продовольственные товары:

  • для весовых — наименование, сорт (на товары, имеющие сортность), цену за килограмм или сто граммов;
  • для продаваемых в розлив — наименование, цену за единицу емкости или отвеса;
  • для штучных товаров и напитков, расфасованных изготовителем в бутылки, банки, коробки, пакеты — наименование товара, емкость или вес, цену за фасовку;
  • для товаров, расфасованных непосредственно в предприятиях торговли, — наименование, вес и цена за фасовку должны быть указаны во вкладыше или на упаковке;

2. На непродовольственные товары:

  • наименование товара, сорт (для товаров, имеющих сортность), цену за килограмм, литр или штуку;
  • для мелких штучных товаров (парфюмерия, галантерея) — наименование товара и цену.

Ценники на все виды реализуемых товаров должны быть заверены подписью материально ответственного лица или другого должностного лица, на которое возложены обязанности по формированию цен. Все реквизиты на ценниках и вкладышах должны быть нанесены четко, разборчиво, без исправлений обозначенных реквизитов, штемпельной краской (штампом), чернилами или пастой.

Торговая наценка

Размер торговой наценки на отдельные виды групп товаров складывается по-разному в зависимости от предоставляемого ассортимента, спроса, сезонности, конкуренции и других факторов. Поэтому на предприятиях розничной торговли настоятельно рекомендуется разработать и утвердить в произвольной форме реестр розничных цен. Он будет документальным подтверждением размера торговой наценки.

В отчетном периоде организация может продавать товары с разной торговой наценкой, поэтому следует определить сумму реализованной наценки расчетным путем, как правило, по среднему проценту. Порядок такого расчета приведен в Методических рекомендациях по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли от 10.07.1996 № 1-794/32-5. Сложности бухгалтера при определении валового дохода возникают как раз на этапе определения суммы реализованной торговой наценки.

Аудит поступления товаров

Предметом проверки является правильность документального оформления, учета, оценки поступивших товаров, отражения остатков в финансовой отчетности. Аудиторы оценивают контракты на поставку товаров с позиции действующего законодательства, проверяют счета, накладные, счета-фактуры, сертификаты качества, их отражение в журнале поступления товаров и оформление самого журнала. Возможно проведение взаимной сверки расчетов с поставщиками, проверить правильность цен на товары и вычисление надбавки в соответствии с учетной политикой компании.

Наиболее распространенный недочет — прием бухгалтером к учету неправильно оформленных счетов-фактур от контрагентов. А также сложности в бухгалтерском и налоговом законодательстве, регулирующие учет обязательств и активов, выраженных в условных единицах.

Ритейл-аудит

В ассортименте работ, проводимых аудиторскими фирмами, недавно появилось относительно новое направление — ритейл-аудит, хотя он скорее относится к маркетинговому, а не к финансовому анализу.

Этот вид проверки представляет собой сбор информации о торговых точках и представленных в них товарах — своего рода мониторинг работы мерчендайзера и маркетолога компании, включающий в себя изучение товаров, их доступности, анализ цен и объемов продаж. Он позволяет произвести исследование различных параметров розничной торговли в динамике, в условиях меняющейся рыночной ситуации и с учетом действий конкурентов. Информация, полученная в ходе исследования торговых точек, позволяет решить задачи, связанные с увеличением доли рынка, выходом на новые рынки сбыта, запуском новых торговых марок, позицио-нированием уже существующей продукции.

Проведение аудиторами подобного исследования несет для компании-заказчика ряд преи-муществ:

  • торговому предприятию не приходится раскрывать конфиденциальную информацию нескольким фирмам — проведение ритейл-аудита не препятствует организации стандартной аудиторской проверки тем же контр-агентом;
  • при постоянном сотрудничестве достигается значительная экономия затрат на изучение специалистами бизнеса клиента. На предварительном этапе аудиторы обязательно рассматривают существенные характеристики аудируемого лица, и проделанная работа может послужить фундаментом для ритейл-аудита. Экономия трудозатрат аудиторов и, как следствие, денежных средств клиента.

Кроме субъективных бухгалтерских вопросов аудиторские компании могут выявить налоговые и правовые риски в договорных отношениях с контрагентами и организации учета в целом, которые на первый взгляд не видны, разработать оптимальную систему организации торгового процесса на этапе организации розничной точки с нуля.

Возникающие на российском рынке финансовых услуг новые предложения, не всегда находят отражение в законодательных актах, поэтому не редко возникают конфронтации с налоговыми органами при применении предприятиями данных услуг. Как пример можно привести аутстаффинг или привлечение персонала предприятиями розничной торговли, имеющими большую разветвленную сеть, у сторонних организаций. При проверке таких организаций аудиторы могут выявить целый ряд проблем и нестыковок, ставящих под удар все расходы, произведенные на приобретение всего персонала. Так как законодательством данный процесс не рассмотрен, налоговые органы признают данные сделки ничтожными. Аудиторская фирма поможет с детально разработать этот процесс.

СКИДКИ И ДИСКОНТНЫЕ КАРТЫ

Скидки часто являются причиной разногласий с налоговыми органами. На практике инспекторы обращаются к статье 40 Налогового кодекса и на ее основании производят перерасчет цен на «рыночные», то есть те, по которым товар продавался до скидок, если у предприятия недостаточно документальных и экономических оснований для предоставления скидок.

Экономическим и документальным основанием может послужить и приказ директора. Но наиболее оптимальным выходом из ситуации будет детализированное и утвержденное положение о скидках, а также тщательно проработанная маркетинговая политика, разъясняющая причины, сроки, размеры скидок и момент их возникновения.

Необходимо учитывать, что форма предоставления скидок может быть самой разной, например:
- обычные, при приобретении покупателем товаров на определенную сумму или определенное количества;
- в виде проводимых рекламных акций, подарков или покупок двух предметов по цене;
- дисконтные карты.

Отсюда возникают различные способы бухгалтерского и налогового учетов отражения скидок, что зачастую приводит к ошибочному определению финансового результата. Детального рассмотрения требуют дисконтные карты, так как на данный момент они являются одним из наиболее распространенных способов предоставления скидок. НК РФ не раскрывает способов учета расходов по созданию таких карт и каким образом их себестоимость отразить в налоговом учете.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль