Оптимизация расходов на инкассацию выручки. Советы практиков

2900
Ситников Павел
заместитель руководителя департамента казначейских операций торгового холдинга, к.э.н.
Для оптимизации расходов на инкассацию выручки со стороны банка или специализированной организации рекомендуется проанализировать предложения, рассчитать выгоду для банка при увеличении торговых точек и оборотов по ним, использовать тендеры.


Павел Ситников, ведущий специалист по управлению банковскими продуктами ООО «Евросеть-Ритейл», к. э. н.


Как правило компании, работающие с розничными клиентами и, соответственно, имеющие дело с инкассаторами (будь то специализированные компании или банки, предоставляющие эту услугу), жалуются на различного рода неудобства, с которыми приходится сталкиваться и зачастую мириться из-за отсутствия альтернатив. Это и высокие тарифы, и не всегда удобный график инкассацию выручки, и т.п. Попробуем проанализировать потребности торговых предприятий и возможные меры, которые помогут получать более качественные услуги по разумным ценам.

Нужна ли инкассация выручки компании и может ли она отказаться от услуг? Как правило, нет, поскольку экономический смысл инкассации очевиден – торговое предприятие снижает риски по хранению и транспортировке средств, а также значительно увеличивает скорость зачисления наличных на расчетные счета, в результате чего повышается оборачиваемость средств и эффективность ведения хозяйственной деятельности.

Уровень проникновения инкассаторских услуг по стране неоднороден, в некоторых удаленных регионах конкуренция порой вообще отсутствует. Особо проблемными остаются удаленные населенные пункты. В целом же на рынке доминируют крупнейшие банки и ряд специализированных организаций.

Оптимизация расходов и тарифы

На рынке существует четыре вида тарифов на инкассацию:

  • фиксированная ставка, например, 1500 рублей за заезд или 9000 рублей в месяц. Размер тарифа зависит от экономической эффективности обслуживания конкретной точки продаж для инкассатора. Высокие тарифы за один заезд, как правило, устанавливаются для наиболее удаленных объектов, когда расстояние до пункта сбора (кассового центра) у перевозчика составляет десятки, а порой и сотни километров. Месячные тарифы в большинстве случаев применяются в отношении точек, инкассируемых ежедневно, в относительной близости от кассового центра и других обслуживаемых в населенном пункте объектов;
  • процентный тариф, например 2,5 процента от сдаваемых денежных средств;
  • комплексный, например 1 процент от сдаваемых средств плюс 100 рублей за заезд;
  • нулевой. Такой тариф возможен, когда услуги по инкассации оказывает банк, который затем сам принимает и пересчитывает перевезенные средства. Конечно, ничего бесплатного не бывает, и если тариф на инкассацию нулевой, значит тариф за услуги по пересчету будет повышенным, например инкассация – 0 рублей, пересчет – 5 процентов от сдаваемых денежных средств. Как правило, нулевая ставка применяется перевозчиками в отношении максимально удаленных объектов.

Стоит дать дополнительное пояснение к нулевому тарифу. Его выгода для перевозчика – в экономии на налогах. Дело в том, что, согласно НК РФ, пересчет не облагается НДС, что позволяет инкассатору вполне легально избежать уплаты НДС за эту услугу. В то же время торговой компании сложнее контролировать соблюдение графика, нежели при фиксированном тарифе за выполненный заезд. То есть доход банка останется прежним, будь то 30 или 10 заездов (комиссию он получил с суммы пересчета), но у него остается возможность сэкономить на самой инкассации. При этом рычаги воздействия на перевозчика у клиента ослабевают.

Личный опыт

Алексей Жучков, финансовый директор ЗАО «Первая помощь»

Инкассированием выручки наших аптек занимаются два банка. В Москве работаем по дополнительному, пятому типу тарифа, который достаточно распространен среди инкассаторов, – фиксированный процент от инкассируемой суммы, но не менее N рублей за заезд, а в Санкт-Петербурге – по четвертому виду. То есть инкассатор пересчитывает и зачисляет выручку на счет, закладывая тариф за заезд в комиссию за пересчет.

Юрий Пермяков, финансовый директор ГК «Автоцентр КГС»

Наши торговые точки обслуживаются двумя кредитными организациями, с которыми мы работаем комплексно. Отмечу, что для компании стоимость услуг по инкассации – не ключевой показатель выбора банка-контрагента, в первую очередь внимание уделяется удобству обслуживания и стоимости кредитных продуктов. Оба партнера – игроки федерального уровня, один из которых обслуживает магазины в Красноярске, а второй – в других городах Красноярского края, покрывая территорию сетью своих офисов. Тарифы у инкассаторов различны. Так, в Красноярске заезд обходится в 210 рублей плюс 0,1 процента от инкассируемой суммы (без НДС), пересчет банкнот – 0,1 процента от суммы, монет – 5 процентов (без НДС). По торговым точкам в городах края тариф за заезд – 100–120 рублей.

Сергей Воробьев, финансовый директор ООО «Рельеф-Центр»

Инкассированием выручки торговых точек нашей компании занимается Сбербанк, поскольку у него максимальное покрытие за счет широкой филиальной базы. Работаем по двум тарифам: процентному и комплексному. Размер ставок привести не могу, однако отмечу, что они ниже указываемых автором статьи в качестве примера.

Анна Ракина, руководитель финансового отдела ООО «Гиперглобус»

Шесть гипермаркетов сети обслуживают две инкассирующие организации. Год назад с помощью тендера удалось добиться минимальных тарифов, а также заключить предварительное стратегическое соглашение с банком на обслуживание следующих гипермаркетов, которые откроются в течение двух лет. Ранее мы работали с банком, не имеющим собственной службы инкассации, и столкнулись с неудовлетворительным качеством услуг, а также достаточно высоким размером комиссии за перевозку средств, на что банк не мог повлиять. Выходя в регионы, мы провели переговоры с местными кредитными организациями, которые предложили значительно меньшие тарифы, желая получить партнера с высоким уровнем оборота. Это позволило избавиться от такой составляющей тарифа, как стоимость доставки инкассируемой выручки в зависимости от километража.

Если инкассаторы объявляют о повышении тарифа, может ли финансовый директор компании-клиента повлиять на ситуацию? В большинстве случаев увеличение ставок объясняют инфляцией и ростом затрат на обслуживание. При этом величина такой индексации превышает инфляцию в два–три раза, но инкассаторы со своей стороны предлагают установить мораторий на дальнейшее удорожание услуг в течение нескольких лет.

Перед тем как вступать в переговоры, финансовому директору компании-заказчика следует выяснить несколько моментов: когда последний раз происходило повышение тарифа, насколько он увеличился в прошлый раз, чем обусловлен текущий рост, а также планируется ли в среднесрочной перспективе новый пересмотр расценок. Данные об инфляции (ЦБ РФ в «Основных направлениях единой государственной денежно-кредитной политики на 2013 год и период 2014 и 2015 годов» декларирует, что темп инфляции в 2013 году планируется удержать на уровне 5–6%, а в 2014 и 2015 годах – 4–5%) стоит сопоставить с реальным ростом тарифа и обратить на это внимание представителей инкассирующей организации.

Еще один аргумент в переговорах – количество обслуживаемых торговых точек в регионе. Если их десятки или сотни, можно рассчитывать на преференции для крупного заказчика и если не отговорить контрагента от повышения тарифов, то хотя бы минимизировать удорожание. Однако чаще всего наиболее крупным клиентам предлагают индивидуальный тариф по нижней части диапазона стоимости услуг.

Личный опыт

Анна Пилюгина, генеральный директор ООО «РЕ Трэйдинг»

Основной аргумент при согласовании тарифов с инкассаторами – рост оборотов и числа торговых точек ритейлера. Имеет смысл собрать данные по объему инкассируемой наличности на момент согласования предыдущего тарифа и сравнить с текущими показателями, дополнив график планами по развитию компании в регионе. Это позволит инкассатору спрогнозировать рост сбора комиссии за каждый заезд и комиссию в процентах от оборота. Если торговое предприятие представлено в нескольких регионах, стоит выбрать тот банк, который присутствует в каждом из них. В этом случае кредитное учреждение будет оценивать компанию и доходность от операций с ней по совокупности обслуживаемых точек.

Роман Яблоков, финансовый директор ГК «Холидей»

Инкассаторы с регулярной периодичностью инициируют переговоры, желая увеличить тарифы. При этом наша компания – крупный игрок на рынке и демонстрирует постоянный рост. Детальные расчеты мы использовали, но крайне редко, как правило, аргументация проста: сейчас у нас 50 объектов инкассации, за год планируем увеличить количество точек еще на 20, и если вы повысите тариф, придется рассматривать передачу магазинов на обслуживание альтернативному перевозчику.

Как уже упоминалось, инкассаторы при обсуждении тарифа могут ссылаться на рост собственных расходов: на горюче-смазочные материалы, запчасти и техническое обслуживание специальной автотехники, оптимизацию системы контроля, заработную плату персоналу и т.п. Как правило, торговое предприятие как заказчик такие затраты в полной мере оценить не в состоянии, однако в процессе переговоров можно сбить цену, не забывая при этом привести расценки конкурирующих организаций, предлагающих услуги по инкассации выручки. Да и свои собственные данные, например, в части закупки горючего и техобслуживания автопарка.

Личный опыт

Анна Пилюгина, генеральный директор ООО «РЕ Трэйдинг»

Развитие бизнеса в регионах показывает, что, несмотря на рост стоимости ГСМ и прочих элементов калькуляции в услугах инкассаторов, банки оптимизируют логистику. Ведь все больше клиентов концентрируются в торговых центрах и аналогичных зонах, которые можно охватить за один заезд. Если банк предлагает другие услуги, необходимые компании (например, торговый эквайринг), просите скидку на тарифы, ссылаясь на то, что весь объем наличной выручки перевозит именно этот банк. С появлением же нового игрока на рынке услуг инкассации можно проанализировать его тарифы, но спешить с переходом не стоит – как показывает практика, в большинстве случаев обслуживающий банк идет навстречу клиенту, не желая потерять его, в том числе в других регионах.

Роман Яблоков, финансовый директор ГК «Холидей»

В условиях жесткой конкуренции в регионе, например в Омской области, речь о повышении тарифов на услуги инкассации не ведется уже около пяти лет. Наоборот, при появлении нового участника удается получить некоторое снижение действующих тарифов. В некоторых зонах, которые обслуживаются максимум двумя участниками рынка, вопрос о повышении тарифов возникает примерно раз в год. При этом в большинстве случаев инкассаторы апеллируют к макроэкономическим факторам (инфляция, рост цен на ГСМ и запчасти), не раскрывая собственное ценообразование.

Анна Ракина, руководитель финансового отдела ООО «Гиперглобус»

Первоначально инкассацию нашей выручки выполнял банк, который работал с партнером-перевозчиком. Высокие тарифы он объяснял наличием посредника. На мой взгляд, при обсуждении тарифа можно использовать простой контраргумент: вместе с увеличивающимися затратами инкассатора растет и выручка торговых точек, которая включает инфляционный рост, а также рост объема продаж, а значит и вознаграждения перевозчика.

Сергей Воробьев, финансовый директор ООО «Рельеф-Центр»

Главный аргумент компании-потребителя услуги – возможность выбора обслуживающей организации. Как говорится, лучший план «А» – это когда есть план «Б». Если выбора у компании нет, конструктивного диалога не получится, придется соглашаться с предложенными тарифами. При этом инкассаторы, как правило, делиться подробностями ценообразования и объяснять причины удорожания услуг не желают, ссылаясь на головной офис, который «спустил» им сверху новые тарифы на обслуживание.

При долгой работе с банками и специализированными инкассаторскими организациями обнаруживается закономерность: если руководство инкассаторов уведомило об изменении тарифа в любой неофициальной форме (например, по телефону, электронной почте или при личной встрече), возможность переубедить перевозчика остается. Если же предприятие получило официальное письмо с зафиксированной датой перехода на новый тариф, то избежать этого уже невозможно.

В качестве контраргументов финансовый директор компании-заказчика услуг может привести расчеты планируемого повышения доходности объектов, увеличения их численности в текущем и будущих периодах. Также помогут доводы о планах перевода части объектов из-под обслуживания конкурента к текущему инкассатору и расширение взаимодействия в различных регионах. Если перевозчик заинтересован в стратегическом расширении взаимодействия, то будет предлагать индивидуальные расценки. В качестве иллюстрации рассмотрим простой пример (см. таблицу).

Банк предлагает увеличить действующий тариф на инкассацию торговых объектов одного региона на 20 процентов, а торговая компания выступает со встречным предложением, рассматривая несколько вариантов дальнейшего развития событий, в том числе понижения тарифа. При этом акцент делается на рост дохода инкассатора и перспективы сотрудничества.

таблица. Доходы компании-инкассатора в зависимости от размера тарифа

Вариант Количество объектов Количество заездов вмесяц Тариф за1 инкассацию, руб. Доход инкассаторов, руб.
1 10 15 500 75 000
2 10 15 600 90 000
3 20 30 500 300 000
4 20 30 600 360 000
5 20 30 450 270 000

Первый вариант отражает затраты при действующем графике инкассации и фиксированных ставках тарифа, а второй – калькуляцию по новому тарифу. В третьем варианте учитывается среднесрочная перспектива, когда будут открыты новые торговые объекты предприятия и доходы инкассатора при сохранении действующих тарифов кратно увеличатся, причем не только в результате роста числа магазинов, но и в результате пересмотра графика инкассации. Следующий расчет описывает ситуацию, при которой доходы инкассатора будут еще выше за счет увеличивающегося тарифа и роста количества заездов на всех новых объектах компании. И, наконец, в пятом варианте рассчитаны возможные доходы по сниженному тарифу.

Итак, финансовый директор подготовился к переговорам и готов на цифрах показать различные возможности для расширения сотрудничества. Если размер тарифа оставить на действующем уровне, в среднесрочной перспективе доходы инкассатора от обслуживания объектов будут расти. Кроме того, на контрагента можно надавить, предоставив расчеты упущенной выгоды. Если дополнительные 10 объектов (и последующие) передаются другому перевозчику, то после повышения тарифа на 20 процентов снижение доходов нынешнего партнера составит 210 тыс. рублей (300 тыс. – 90 тыс.).

Личный опыт

Алексей Жучков, финансовый директор ЗАО «Первая помощь»

За длительный срок существования компании тарифы на инкассацию не раз приходилось обсуждать. Как правило, наши контрагенты ссылались на рост цен на ГСМ. Проверить эти аргументы несложно – мы ведем статистику розничных цен на топливо. Предлагаемые изменения тарифа были адекватны влиянию этого фактора, а учитывая, что и после повышения размер комиссии оставался выгодным для нас, мы соглашались. В то же время для нас немаловажным фактором остается качество услуг. К примеру, мы сознательно сменили инкассатора в московском регионе, хотя и пришлось согласиться на более высокие тарифы. Компания выиграла, получив возможность составлять собственный график инкассации, оперативный пересчет и зачисление денег на расчетный счет, бесперебойное обслуживание удаленных точек и лояльное отношение к пожеланиям, не регламентированным графиком, и т.д.

Мониторинг рынка в целях оптимизации расходов

Рынок инкассаторских услуг динамичен – на нем появляются новые игроки. Кроме того, меняются условия комплексного банковского обслуживания, что порой открывает еще больше возможностей для оптимизации расходов. Один из инструментов оптимизации – организация тендеров. Новички рынка, как правило, предлагают весьма низкие тарифы, привлекая торговые предприятия к обслуживанию. Но затем их расценки очень быстро достигают среднерыночных значений по региону.

Но так или иначе с началом работы нового инкассатора (по более низким тарифам) региональный рынок может сильно измениться, особенно если приходит один из крупнейших федеральных перевозчиков, расширяющий зону обслуживания. К примеру, крупнейшие специализированные инкассирующие организации «РОСИНКАС» и «Инкахран», расширяя зоны покрытия региональных рынков, оперативно уведомляют о своих планах торговые предприятия, при этом предлагая, как правило, очень выгодный тариф.

Перед ритейлером встает вопрос: целесообразно ли экономить на затратах и переходить к новому инкассатору или же, воспользовавшись моментом, предложить действующему перевозчику снизить свои тарифы? Если с существующим партнером сложились давние деловые отношения, самое время поговорить с ним о пересмотре расценок, сославшись на изменение рыночной конъюнктуры. Шансы на положительное решение высоки, за исключением случаев, когда инкассатор работает с торговым предприятием по индивидуальному (стратегическому) тарифу ниже среднерыночного уровня.

Личный опыт

Юрий Пермяков, финансовый директор ГК «Автоцентр КГС»

Переговоров с другими инкассаторами мы не проводили, поскольку удовлетворены существующими условиями по базовым банковским продуктам (в основном кредитным) и относительно невысоким уровнем тарифов на инкассацию. Обслуживающие банки не меняли и в ближайшее время менять не планируем, однако собираем информацию о более выгодных предложениях конкурентов, что помогает сдерживать аппетиты нынешних контрагентов. При этом альтернативные предложения обычно комплексные, то есть не касаются инкассации в отдельности, а содержат целый перечень услуг.

Сергей Воробьев, финансовый директор ООО «Рельеф-Центр»

Переговоры с альтернативными инкассаторами ведем постоянно, что позволяет снижать тарифы действующего оператора. Кроме того, для перевозки денег не всегда нужно заключать прямой договор с новым банком и открывать у него расчетный счет. Можно воспользоваться услугами инкассации (по более низким тарифам) с зачислением денежных средств на расчетный счет в обслуживающем банке.

Анна Ракина, руководитель финансового отдела ООО «Гиперглобус»

Несколько раз инкассаторы, которые только выходили на рынок, предлагали воспользоваться их услугами, после чего мы организовывали тендер среди перевозчиков. При этом тарифы – лишь одна из составляющих для принятия решения. В тендере участвовали компании, которые могли обеспечить наши требования к процессу инкассации, к качеству видеозаписи пересчета денег. А ежегодные тендеры мы не проводим – это достаточно трудозатратно (расторжение и перезаключение договоров, «настройка» процесса инкассации в соответствии с требованиями компании).

Смена обслуживающего банка или вывод оборотов

Крупные и крупнейшие российские ритейлеры развиваются за счет кредитов, что, помимо возникающих дополнительных обязательств (ковенант), зачастую обязывает поддерживать определенный ежемесячный уровень оборота наличных денег в банке-кредиторе. Как правило, при смене инкассатора для банка придется сформировать альтернативное решение, как компенсировать падение оборотов. В этом случае оперировать приходится комплексом параметров: количеством торговых объектов, их географией и доходностью. В результате можно взамен выведенного объема средств предложить ввести аналогичный объем в другом регионе. Если же такой возможности нет, можно договориться о частичной компенсации. Так или иначе, если подобных обязательств перед действующим банком-перевозчиком нет, вывод оборотов воспринимается им как объективная конъюнктурная причина.

Личный опыт

Роман Яблоков, финансовый директор ГК «Холидей»

У нашей компании есть опыт перехода на обслуживание к новым игрокам рынка инкассации. Происходило это после тщательной проработки договоров и согласования требуемого объема услуг. Каждая смена инкассатора сопровождалась снижением тарифов, при этом качество работы не ухудшалось. Поскольку мы сотрудничаем только с крупными кредитными организациями, смена инкассатора не вызывает сложностей. Проблемы носят, скорее, технический характер: разъяснить банку требования по оформлению инкассации, требуемые сроки зачисления и т.д.

Анна Ракина, руководитель финансового отдела ООО «Гиперглобус»

До сих пор при смене инкассатора проблем с выводом оборотов не возникало, поскольку речь шла об основном банке, через который идут все потоки платежей, в том числе инкассируемая другими организациями выручка. Более того, до изменения законодательства в начале 2013 года (Положение Банка России №385-П) нам удавалось настроить автоматический перевод инкассированных средств в основной банк, не открывая расчетный счет в банке-инкассаторе, что обеспечивало максимально оперативное поступление средств, а контроль движения денег – с помощью системы «Клиент–банк».

В одном из регионов обслуживающий банк высказал неудовольствие результатами тендера (тогда было принято решение о смене контрагента), однако наши действия в соответствии с договором позволили без особых проблем его расторгнуть. Что касается кредитов с обременением в виде поддержания оборотов, то наша компания действительно сталкивалась с таким условием в переговорах с российскими банкирами. Однако возможность предоставления гарантии от материнской зарубежной компании позволяет привлечь кредитные ресурсы по более низким ставкам в иностранных банках и банках развития, которые не выдвигают подобных требований.

Сергей Воробьев, финансовый директор ООО «Рельеф-Центр»

Несколько раз наша компания меняла обслуживающий банк. В целом процесс проходил гладко, и сложности возникали только организационного характера, но за первые один–два месяца мы успевали привыкнуть к новым регламентам и формату взаимодействия с инкассаторами.

Алексей Жучков, финансовый директор ЗАО «Первая помощь»

До 2007 года услуги по инкассации нашей компании оказывал крупный федеральный банк, с которым мы также сотрудничали по целому комплексу продуктов. После того как мы сообщили, что планируем найти другого перевозчика, банк попытался воспользоваться ситуацией, намекая на изменение условий использования других услуг. В ходе переговоров удалось убедить банк, что для нас разрыв отношений не станет катастрофой и мы найдем альтернативных партнеров по всем необходимым компании банковским услугам. В итоге переход к другому инкассатору не повлиял на отношения в рамках других продуктов.

Роман Борисов, финансовый директор Inventive Retail Group

Как и большинство торговых предприятий, наша компания активно ищет варианты оптимизации издержек, в том числе и на услуги инкассаторов. Относительно недавно один из обслуживающих банков предложил новую для рынка услугу по автоматической инкассации выручки. В нескольких наших магазинах установили специальные устройства – смарт-сейфы, напоминающие банкоматы с функцией приема наличных. В любое удобное для нас время ответственный сотрудник торговой точки загружает выручку в этот аппарат, который пересчитывает купюры, проверяет их подлинность и автоматически, без физического участия банка зачисляет средства на счет в режиме реального времени. Кассеты, в которых затем хранятся средства внутри устройства, заменяются инкассаторами в зависимости от наполняемости (к примеру, у нас максимальная загрузка от 2 до 5 тыс. банкнот). График выемки для каждого магазина индивидуален, как и при стандартной инкассации, в зависимости от плановой выручки. Банк берет на себя некоторый риск, но при этом оборудование и его содержимое застрахованы. Компания же с помощью оборудования для автоматической инкассации сократила количество заездов инкассаторов и ускорила оборачиваемость денег. В результате затраты на инкассацию снизились на 40 процентов.

Сейчас это пилотный проект, который работает на территории пяти магазинов. В дальнейшем мы планируем расширить его рамки до 40 торговых точек и, если с нашей стороны не будет нареканий к услуге, покроем всю сеть. Для банка этот проект также пилотный – совместно с нашей компанией он совершенствует данную модель инкассации. Думаю, она будет пользоваться популярностью на рынке, который хотя и конкурентный, но без частичной автоматизации не может снижать тарифы в некоторых регионах.
 

Интересная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или переадресуйте.  

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль