Отчет, который поможет избежать потерь и обнаружить узкие места в компании

14017
Волгина Людмила
финансовый директор ЗАО «УК Стеклозаводы», к. т. н.
Цели: организовать эффективный контроль над движением денежных средств, сырьем и готовой продукцией на складах и в пути, исключить попытки подлога со стороны сотрудников производственного предприятия. Как действовать: проанализировать схему движения денежных средств компании, ежедневно собирать выписки с расчетных счетов, отчеты по складам, о продажах и движении товарно-материальных ценностей, производственной и технологической служб, оперативно сводить данные в специальном отчете, реализованном на базе Excel.

Компания «Стеклозаводы» занимается выпуском бутылок из стекла, на предприятии действует непрерывный производственный цикл. Численность персонала превышает 600 человек, в день со склада отгружается 30–40 машин готовой продукции. Плата за товар от покупателей поступает либо по факту, либо с отсрочкой платежа, формирование цен на следующий год происходит в конце текущего. Кредиторская задолженность сопоставима по величине с дебиторской. Бюджет операционных расходов планируется ежемесячно, и погрешность исполнения составляет не более 5 процентов, оплаты производятся строго по платежному календарю. Предприятие находится в стадии возврата инвестиций, то есть погашает кредиты, привлеченные в свое время на развитие бизнеса, работать приходится в режиме жесткой экономии.

С момента запуска производства менеджмент пользовался отчетами, которые фактически транслировали данные из баланса (остатки на расчетных счетах, сырье и готовая продукция на складах, дебиторка, кредиторка). Это не удовлетворяло потребности генерального директора и акционеров в достоверной и оперативной информации, поэтому по их просьбе финансовый директор разработал новый отчет, который можно было бы использовать для принятия управленческих решений, о котором и пойдет речь в материале.

Отчет составляется ежедневно на базе наиболее актуальных данных – в нем уже учтена информация об операциях, проведенных накануне. При этом на сбор показателей по компании необходимо около часа, на анализ – не более 30 минут. Отчетом пользуются генеральный, финансовый и коммерческий директора. Принцип построения весьма прост – в документе отражается круговорот денежных средств предприятия (см. схему).

схема. Движение денежных средств ЗАО «Стеклозаводы»

Отчет, который поможет избежать потерь и обнаружить узкие места в компании

* Эти статьи фактически не придут на склады в виде материальных товаров, следовательно, их вклад в себестоимость войдет в конечную стоимость продукта

Анализ процессов

Полученные за продукцию средства (объединение выписок по всем расчетным счетам), оплата за материальные активы (сырье, комплектующие) – все это финансовые потоки, которые и помогает контролировать представляемый отчет. Также в нем учитываются средства, направленные на оплату электроэнергии, техническую поддержку зданий и сооружений, налоги, зарплату, выплаты процентов по кредитам.

Предупреждение
Отчет не отвечает на вопрос, сколько денег предприятие зарабатывает, то есть не раскрывает реальные показатели, но с помощью него финансовый директор видит, сколько компания должна была заработать, и получает возможность выявить и управлять отклонениями от плана.

Ценообразование в компании строится по модели «Себестоимость» плюс «Норма прибыли», которую планируют получить собственники бизнеса. Показатель рентабельности завода складывается из рентабельностей по номенклатуре более сотни наименований. Выполнение плановой нормы по прибыли проверяется средней ценой продукции, проданной за предыдущий день, то есть это выручка за предыдущий день, отнесенная к количеству проданной продукции.

Произведенная продукция перемещается на склад по ценам будущей реализации. Стоимость активов на складах готовой продукции формируется как произведение количества товара на цену реализации. В отчете для менеджмента уменьшение стоимости склада означает либо продажу (проверяется ежедневно), либо списание в результате боя или брака, выявленных в ходе инвентаризации. Таким образом, изменение величины активов сверяется с плановыми показателями ежедневно, что позволяет оперативно выявлять возможные отклонения. При проверке сумм в файле Excel (см. «Дополнительный материал» к статье), если величины не сходятся, несоответствия выделяются красным шрифтом, что позволяет их быстро обнаружить.

Остановимся подробнее на схеме, по которой анализируются данные, включаемые в отчет (она основана на схеме движения денежных средств компании, см. схему).

Деньги. На этом этапе финансовый директор проверяет оплаты и сумму средств, которая находится в распоряжении компании (данные берутся из платежного календаря). Косвенным методом она рассчитывается по формуле: Деньги (на начало дня) = Деньги (вчера) – Оплаты (вчера) + Поступления (сегодня). Если сумма не сов­падает с остатком на счетах, это означает одно из двух: либо произошел перерасход по бюджету, либо безакцептное списание банком средств. Первый вариант влечет приостановку платежей до выяснения причин отклонения. Со списанием, к сожалению, поделать ничего нельзя – банк или налоговые органы могут сделать это в любой момент. О том, что на предприятие наложены санкции, финансовый директор, скорее всего, знает. Однако точно определить, когда это произойдет, оценить трудно. С помощью отчета финансист контролирует факт списания и его размер.

Склады. Проверку складов (их «стоимости») проводят по следующей схеме: Склады (сегодня) = Склады (вчера) + Поступления произведенных товаров – Отгрузка (либо + Поступления сырья –  Отдано в производство) + Сырье в пути (оплаченное, но не доставленное). Позиция «Сырье в пути» – сумма средств, перечисленных с расчетного счета в оплату активов, еще не поступивших на склад компании. Данные нужны финансисту в том случае, если, к примеру, оплата произошла, а товар так и не прибыл. Бухгалтерия выявит данный факт только спустя некоторое время, и возможно, весьма значительное. А если учесть в стоимости склада сумму планируемых поступлений, то проконтролировать, сколько товаров направляется туда, и выяснить, почему они не дошли, можно быстро – достаточно лишь рассчитать, сколько сырья должно прийти в количественном и денежном исчислении.

Еще одно характерное обстоятельство, которое нужно разобрать отдельно, – продажи взаимозачетом. Зачастую компания-производитель договаривается со своим поставщиком о взаимозачете. То есть по документам очередная отгрузка происходит, а по факту – нет. Все потому, что у компании есть несколько поставщиков сырья, которые работают со многими заводами по производству стеклотары, а также потребителями продукции. Оплаты перечисляются регулярно, однако постоянно существует кредиторская задолженность. В «высокий сезон» поставщики не возражают взять готовый товар на реализацию, чем и пользуется ЗАО «Стеклозаводы». В итоге производитель должен поставщику по одному договору, а по другому возникает обратная ситуация. Бухгалтерия проводит взаимозачет, дебиторка и кредиторка снижаются. Но компания не получает денежные средства, которые планировала использовать, например, для платежа в погашение кредита. Или обратный пример: производитель отгружает значительный объем готовой продукции поставщику, и в условиях, когда на складах нет достаточного объема запасов, оплата сырьем оказывается весьма кстати.

На следующем этапе проверке подвергается рентабельность. Для этого выручка за день (как правило, это увеличение дебиторской задолженности, поскольку продукция отгружается с отсрочкой платежа) делится на количество проданной продукции (штук) за сутки – так мы получаем среднюю цену продаж в день (валовую, без разделения по номенклатуре). Это позволяет оценить выполнение плана по рентабельности и выявляет «нерентабельные» продажи, которые могут возникнуть в случае ошибки оператора склада готовой продукции, выписывающего документы (накладные, ТТН, счета-фактуры). Ошибка может быть как в цене и количестве, так и в неверном начислении стоимости дополнительных услуг, например транспортных, агентских или экспедиторских. Либо отклонение возникает из-за того, что в рассматриваемый день в отчет попали лишь товары с низкой относительно объема ценой. Если была выявлена ошибка, отчет исправляется вручную. Защититься от неточности ввода невозможно – ассортимент товаров слишком велик, причем один и тот же товар клиентам может продаваться по разным ценам. О серьезных скидках, как правило, финансовый директор поставлен в известность заранее (он визирует документы об изменении цены на продукцию). И, наконец, в случае, когда в один из дней зафиксирована низкая средняя цена продаж, для переживаний еще нет причины, поскольку в дальнейшем отставание, вероятно, компенсируется продажами с более высокими показателями.

Дебиторская и кредиторская задолженность. Уровни текущей и критичной кредиторской задолженности финансовый директор в своей компании, безусловно, знает. При этом значения, как правило, не меняются (разве что под влиянием фактора сезонности), и ежедневный контроль показателей обеспечивается с помощью несложного расчета. Главная задача – не допустить «перезачета» на складах.

пример

Продукция ЗАО «Стеклозаводы» продается практически по всей территории России, в том числе в отдаленные регионы. Естественно, стоимость перевозки в такие районы весьма значительна. Случается, что завод допускает брак, пересортицу или бой в пути до места назначения. Поставок в день много, поэтому ни коммерсантам, ни службе качества, ни производственникам, ни бухгалтерии нет особой необходимости и желания везти этот товар назад, на склад. Иными словами, его могут по документам «разбить», а продажу просто-напросто уменьшить на это количество. Управленческий отчет помогает сверить дебиторскую задолженность. Ожидаемое значение сравнивается с бухгалтерскими данными, разница между величинами – сумма, которая прошла без согласования.

Откуда брать данные

Отчет составляется на основе данных с расчетных счетов (выписки), отчетов по складам (стандартный отчет из «1С» о продажах и движении ТМЦ), отчета от производственников (выпуск продукции), технолога (расход сырья), отчет КПП (количество въехавших и выехавших на территорию машин). Проверять его с регистрами бухгалтерского учета необходимо после сдачи отчетности в налоговую инспекцию и процедуры закрытия периода. Таким образом, финансовый директор сможет выявить отклонения за период, сравнив собственные расчеты (план) и данные бухгалтерии (факт). Данные будут уже неактуальными, однако, поскольку отчет создается ежедневно, всегда есть возможность просмотреть старые отчеты за требуемые даты.

После сверки с бухгалтерией финансовому директору остается провести анализ отклонений. Они могут быть критичными, например в результате сторнирования продаж, брака, возврата продукции, и некритичными – начисление транспортных, транспортно-заготовительских услуг, оплаты за хранение.

Особо стоит отметить работу исполнителей. Сотрудников, предоставляющих операционные данные для отчета, можно наказывать лишь за халатность и несвоевременно предоставленную информацию, а любые уточнения и изменения не должны вызывать каких-то негативных последствий для них. Ведь страх за корректировки приведет к тому, что ошибки будут не исправляться, а «прятаться», что может привести к серьезным последствиям.

Сопротивление сотрудников

Оснований бороться с отчетом у управленцев на местах, к сожалению, всегда предостаточно, несмотря на очевидную пользу, которую он и должен приносить менеджменту. За несколько лет использования подобного метода отчет на некоторое время отменялся генеральным директором, несколько раз сокращалось количество исполнителей, ответственных за предоставление данных, многократно предпринимались попытки доказать его несущественность. Однажды автор едва не лишилась должности, поскольку несколько сотрудников попробовали убедить акционеров в том, что сведения из отчета недостоверны и искажают реальное положение дел. Тем не менее методика работает до сих пор.

В заключение стоит выделить три ключевых фактора, почему финансовому директору стоит использовать данный отчет в работе. Прежде всего, оперативность получения данных, что очень важно для управленческого учета. Еще одно преимущество – достоверность сведений, на которых построен отчет. Каждый показатель проверяется смежными подразделениями дважды: склад – производство, склад – казначейство, дебиторы – казначейство, кредиторы – дебиторы и т.д. Иногда цифры не сходятся, но чаще всего это связано с появлением нового бизнес-процесса. Третий положительный момент при работе с отчетом – он позволяет быстро анализировать отклонения в данных, полученных из разных источников. Ведь это не всегда ошибка, описка или опечатка, а чаще всего неверные или недальновидные управленческие решения. Так, к примеру, клиент может предложить хорошую цену производителю и пообещать выкупить большой объем продукции (из-за чего будут приостановлены отгрузки другому контрагенту), но не сможет выполнить взятых на себя обязательств, или же в дальнейшем его проблемы с ликвидностью превратятся в проблемы производителя.

рисунок. Пример управленческого отчета ЗАО «Стеклозаводы»

Отчет, который поможет избежать потерь и обнаружить узкие места в компании

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Пример управленческого отчета в Excel.xlsx


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль