Управленческий учет в Google Docs

11705
Иванов Леонид
финансовый аналитик ЗАО «Енисей»
Для разработки системы управленческого учета без существенных вложений и с возможностью удаленной работы можно использовать создание таблиц в Google Docs, управление данными с помощью формул обработки массивов, централизацию ввода информации через особую форму.

Компания «Форвард» (название изменено) занимается сделками с недвижимостью в секторе В2С. Агентство выросло из риэлторской деятельности своего владельца, долгое время штат работников оставался небольшим, управленческая отчетность не формировалась. Финансами организации занимались бухгалтер и финансовый менеджер. Но бизнес рос, и генеральный директор поставил задачу создать систему управленческой отчетности. Она должна была соответствовать ряду критериев. Прежде всего, минимальная стоимость лицензии и ежемесячного обслуживания, интуитивно понятный интерфейс. Кроме того, руководство желало, с одной стороны, получить возможность удаленного доступа к системе, а с другой – защитить информацию от утечки третьим лицам, поэтому рассматривался вариант ее хранения на удаленных серверах.

Выбор инструмента для управленческого учета

От «коробочных» решений отказались почти сразу. Во-первых, управленческий учет в риэлторском бизнесе имеет свою специфику, и ограничиваться функционалом конкретной системы не хотелось. Во-вторых, требования генерального директора к управленческой отчетности в ходе ее разработки неоднократно менялись, адаптация стандартного решения могла бы оказаться слишком затратной как по деньгам, так и по времени. Тот же Excel в данных обстоятельствах выглядел более подходящим инструментом, но и у него обнаружились недостатки – слабая защита от неопытного пользователя, неудобства при совместной работе нескольких участников, тем более удаленной. Но нашлась подходящая альтернатива – таблицы Google Docs, стандартное приложение, которое доступно всем пользователям Google.

Выбор обусловили следующие преимущества:

  • минимальные расходы на создание и использование (фактически речь идет лишь о собственных трудозатратах на создание таблиц);
  • гибкость настройки и возможность оперативно дорабатывать систему;
  • независимость от внешней технической поддержки (экономия средств и защита данных от посторонних консультантов);
  • возможность ввода данных через форму, то есть набор полей, где ключевые параметры невозможно пропустить (система выдаст ошибку). Вопросы в строках для заполнения понятны человеку, не владеющему дополнительными знаниями в области финансов или информационных технологий. Прежде всего, эта особенность может быть полезна, если помимо финансистов системой пользуется генеральный директор, которому придется заполнить абсолютно все без исключения поля, иначе он не сможет ее отправить. А значит, правильность заполнения полей не нужно перепроверять, то есть делать дополнительную работу. Кроме того, пользователи не видят всех ранее введенных данных, если у них нет разрешения от владельца формы. И, наконец, безопасность системы. Если выйти из учетной записи Google, третьи лица данные получить не смогут.

Предполагалось, что данными будут пользоваться три сотрудника компании: генеральный директор, его заместитель и финансовый менеджер. Они и определили необходимые вкладки выходных данных:

  1. касса, где отражены все изъятия и внесения, остаток средств;
  2. платежный календарь, где аккумулируется информация обо всех планируемых и проведенных платежах с указанием сроков и получателей;
  3. таблица сделок.

Уже во время работы непосредственно над системой генеральный директор попросил реализовать возможность получения документов по операциям непосредственно из системы. Это было реализовано: после проведения операции по внесению или выдаче денег внутренний документ заполняется автоматически и идет на печать, а затем его подписывает ответственный сотрудник.

Создание модели управленческой отчетности

На первом этапе разработки системы в Google Docs анализировались все операции по кассе и расчетным счетам. Их разделили на четыре базовых действия:

  1. внос клиентом аванса при открытии сделки;
  2. довнесение средств (когда услуги предоставлены клиенту);
  3. выдача агентам и менеджерам комиссионного вознаграждения;
  4. оплата расходов (аренда, реклама, зарплаты и т.д.).

Основным признаком разделения операций было то, какую именно информацию должен предоставить пользователь и в каких разделах системы эта информация отражается. К примеру, внесение аванса отражалось в таблицах со сведениями о сделках и об операциях по кассе, оплата крупных расходов – в платежном календаре и таблице состояния расчетного счета.

Операции, которые отличались от перечисленных по названию, но по информативности были им эквивалентны, в новые категории не выделялись. К примеру, если выдавался аванс в 10 тыс. рублей, то его возврат считался довнесением и проводился с обратным знаком как – 10 тыс. рублей.

Управленческий учет в Google Docs

Определив объем и требуемую структуру информации, создатель системы разработал специальную форму, через которую вносятся все необходимые данные. С элементами одной из таких форм можно ознакомиться на рис. 1

Для описания алгоритма создания таблиц и форм в Google Docs воспользуемся упрощенным примером. Если у финансиста нет учетной записи Google, ее несложно завести на стартовой странице ресурса. Далее нужно перейти на страницу «Документы» (docs.google.com) и создать новую таблицу (Создать –> Таблица), в описываемом примере она будет именоваться «Упр_учет», а затем в меню «Инструменты» выбрать «Создать форму». Google предлагает описать первый вопрос, назовем его «Базовое действие». После этого выбираем тип вопроса. Допустим, автор анкеты желает, чтобы пользователь не мог проигнорировать вопрос и обязательно выбрал один из двух вариантов. Для этого выбираем параметры «Один из списка» и «Сделать вопрос обязательным». В упрощенном примере вариантов ответа будет два: «Расходы» и «Внос аванса». Иначе говоря, первый вопрос будет определять дальнейший сценарий заполнения формы: суммы, статьи, ответственных лиц и т.п. Нажимаем кнопку «Готово».

В левом верхнем углу выбираем «Добавить элемент» –> «Разрыв страницы» и назовем ее «Страница 2». Страница – это то, что пользователь видит у себя на экране, на ней может быть один или несколько вопросов. Нажимаем «Готово». Вопрос 2, который остался на первой странице незаполненным, перетаскиваем на только что созданную страницу. Теперь его нужно отредактировать (значок «карандаш»). Назовем вопрос «Расшифровка расходов». Здесь пользователь, заполняющий анкету, указывает статью расходов в системе. В отличие от первого вопроса, предоставим ему не только фиксированные ответы, но и позволим выбрать собственный вариант. Для этого выбираем «Один из списка» и добавляем вариант «Другое» (прочими ответами будут «Аренда», «Канцелярия»). Как и в предыдущий раз, внизу ставим галочку «Сделать вопрос обязательным» и нажимаем «Готово».

Аналогично создается новая, уже третья по счету страница, на которой отражаются два вопроса (их можно дублировать с предыдущих страниц значком с изображением двух пересекающихся квадратов). Первый называем «Сумма», тип вопроса – «Текст». В это поле пользователь будет вписывать сумму в рублях. Второй вопрос – «Персона», тип – «Выпадающий список», варианты ответов – фамилии сотрудников компании и иных лиц, которым планируем выдавать деньги или принимать от них средства, например «Иванов», «Петров», «Сидоров». В обоих случаях делаем вопросы обязательными для ответа.

Теперь создадим нужный автору системы переход от страницы к странице, в зависимости от вариантов ответов. Возвращаемся к вопросу «Базовое действие» и редактируем его (значок «карандаш»). Ставим галочку «Перейти на страницу ответа» и для ответа «Расходы» выбираем переход на страницу 2, для ответа «Внос аванса» – на страницу 3 (см. рис. 2), а затем «Готово». С помощью этих дополнительных корректировок пользователь будет отвечать лишь на нужные вопросы анкеты и заполнять поля таблицы, которая послужит основой системы. Далее нажимаем «Сохранить» в правом верхнем углу экрана и закрываем редактирование формы.

Управленческий учет в Google Docs

Итак, форма создана. Теперь переходим к таблице «Упр_учет» в Google Docs. Пока там всего лишь один лист-вкладка – «Лист1», созданный по умолчанию, где в верхней строке отображаются вопросы из формы. Остается протестировать ее работоспособность. Для этого в верхнем меню таблицы выбираем пункт «Форма» и проверяем, правильно ли сменяются страницы формы в зависимости от выбранных ответов: указав пункт «Расходы», переходим к странице 2, заполнив ее – к странице 3 и после ввода всех запрашиваемых данных нажимаем «Отправить форму». Теперь зайдем в форму во второй раз: выбрав «Внос аванса», мы должны сразу оказаться на странице 3. И, наконец, проверяем, корректно ли заполняется лист. Стоит отметить, что вкладка «Лист1» – это не конечный, а промежуточный результат. Далее эти данные будут распределяться по таблицам, например, с помощью функции фильтра.

Описанный выше алгоритм – это простейшее ветвление в зависимости от вариантов ответов. Форму можно дорабатывать, добавляя разные типы вопросов и составляя маршрут перехода от страницы к странице.

Рабочая модель в Google Docs

Разберем рабочую модель управления платежами и учета сделок, ознакомиться с которой вы можете, перейдя по ссылке в конце статьи. В ней уже есть несколько листов: «Касса», «Р/с», «Таблица сделок», «Ввод из формы», «Октябрь» и «Ноябрь» (платежные календари на соответствующие месяцы), «Заявка на внесение (средств)» и «Заявки на выдачу», а также ряд вспомогательных.

Ключевая таблица – «Ввод из формы», остальные листы файла заполняются при помощи настроенных фильтров. Чтобы повысить надежность выходных данных, то есть чтобы ссылки в формулах не съезжали при удалении информации из таблицы, применяются функции ArrayFormula. Они примерно соответствуют функциям массивов в Excel и бывают двух видов: single-cell и multi-cell. Для входных данных использовалась функция multi-cell. Логика ее применения такова, что формула пишется в одной ячейке, а все последующие (вниз и/или в сторону) заполняются автоматически ею же с вводом данных из нужной ячейки.

Важно

При вводе данных через форму, в принципе, можно возвращаться назад, чтобы исправить предыдущий ответ. Но, как показывает практика, этого лучше не делать, потому что анкета может слишком долго грузиться. При добавлении и удалении вопросов форм, названия столбцов таблицы автоматически не меняются. И в этом есть смысл. Это, с одной стороны, немного усложняет работу, с другой – исключает случайную потерю данных.

Информация о движении средств по счетам берется из системы «Банк-Клиент», и при небольшом числе операций данные несложно переносить вручную. Иначе можно поставить задачу программистам, чтобы те автоматизировали этот процесс: информация из системы «Банк-Клиент» выгружается в Excel на локальном компьютере и форматируется в таблицу для Google Docs – для этого достаточно перегруппировать столбцы. Подобным образом возможна и адаптация отчетов из «1С».

рисунок 3. Лист «Касса» отражает операции по выдаче и внесению наличных

Управленческий учет в Google Docs

Лист «Касса» (см. рис. 3 ) аккумулирует операции, связанные с выдачей или внесением наличных в хронологическом порядке. Сумма (ячейка D2), как и прочие данные, берется из общей таблицы при помощи функции вида «=arrayformula(if(…))». Последующие ячейки столбца, например, D3 имеют вид «=continue(D2, 2, 1)», D4 – «=continue(D2, 3, 1)» и так далее, то есть дублируют формулу ячейки D2, изменяя последующие значения в соответствующих строках. Аналогичные операции производятся на листе «Р/с» (расчетный счет, см. рис. 6), а также в «Таблице сделок». В таблице сделок они отфильтрованы по дате и содержат необходимые атрибуты (номер договора, адрес, Ф. И. О. агента, суммы сделки и комиссии и т.п.).

рисунок 6. Движение средств по расчетному счету компании «Форвард»

Управленческий учет в Google Docs

Следующие листы таблицы – «Заявка на внесение» и «Заявка на выдачу». Они непосредственно связаны с листом «Касса», и при проведении операции на этих вкладках автоматически формируются заявления на внесение или выдачу средств. Причем если речь идет о выдаче из кассы, а пользователь выбрал вкладку «Внесение», то поля в ней будут заполнены, но сумма будет указана со знаком «минус», что свидетельствует об ошибке (см. рис. 4 и 5). Остается распечатать заявку и подписать ответственными лицами.

рисунок 4. Заявление на внесение денежных средств

Управленческий учет в Google Docs

рисунок 5. Заявка на выдачу денежных средств

Управленческий учет в Google Docs

Листы с названием месяца (октябрь, ноябрь) содержат платежные календари с фильтрацией по дате проведения операции. В рассматриваемой таблице заполняются следующие столбцы: «Фиксированная сумма», «Приоритет» (1, 2, 3), «Дата», «Категория», «Название», «Примечание», «Сумма плановая», «Сумма фактическая», «Не оплачено», «Примечания» (см. рис. 7). Категория – это группа однородных операций. К примеру, «зарплата Петрова», «зарплата Сидорова» – это названия, то есть куда конкретно тратятся деньги, а «зарплата» – это категория. Статус поля «Фиксированная сумма» – да/нет – означает, постоянный ли это платеж или разовая выплата, а приоритеты пользователь файла расставляет вручную, в зависимости от важности выплаты контрагенту. Так, в компании «Форвард» приоритет 1 означает обязательную выплату без просрочек, приоритет 2 – возможна отсрочка не более трех дней, статус 3 показывает, что средства можно придержать и на более длительный срок.

рисунок 7. Платежный календарь компании на месяц

Управленческий учет в Google Docs

Желательно отдельно настроить отбор платежей, не запланированных в текущем периоде (например, на отдельном листе). Сделать это можно при помощи фильтрации данных, введенных в форму, которые не соответствуют значениям запланированных расходов. Формула проверяет вновь введенные расходы и сравнивает их с указанными в платежном календаре. Если формула не находит совпадений, то включает их в список незапланированных.

Анализ результатов месяца можно сделать в разных разрезах. Здесь будет использоваться single-cell ArrayFormula, которая позволяет в одной ячейке выполнить сложное вычисление, заменяя собой формулы вроде sumif, sumifs, countif и т.п. К примеру, формула ArrayFormula(sum(if((B4:B=1)* (D4:D="Возврат долга: ");p:H;0))) суммирует поля в ячейках p и ниже, если в соответствующей ячейке B – единица, а в ячейке D – «Возврат долга». Этим действием в таблице подсчитали не проведенные в срок выплаты с приоритетом 1.

Операцию, описанную выше, можно проделать и с помощью функции sumifs. Однако когда с использованием логических операторов нужно не только умножать, но и складывать или же суммировать разные строки в зависимости от условий, то ArrayFormula становится незаменимой. После некоторой тренировки работать с ArrayFormula становится проще, нежели с ее аналогами, да и помнить нужно намного меньше формул.

Защита управленческого учета 

Для обеспечения безопасности системы не стоит пренебрегать резервным копированием. Финансисты, работающие с объемными файлами Excel, обычно просто делают копии. В случае с Google Docs ситуация аналогичная, различается лишь техника дублирования. Копию желательно делать ежедневно (меню «Файл» – «Создать копию»). Однако если почта будет взломана, есть риск потерять и основной, и резервные файлы.

Подстраховаться от взлома можно, создав вторую учетную запись Google, куда будут копироваться данные, например раз в одну–две недели. Допустим, файл «Упр_учет» привязан к аккаунту user1@gmail.com. Создаем (открываем) почту user2@gmail.com (для удобства это можно сделать в другом браузере, параллельно работая в обеих учетных записях Google). Копируем «Упр_учет» в первом аккаунте и предоставляем к нему доступ второй учетной записи (справа вверху кнопка «Предоставить доступ», см. рис. 3) и назначаем его владельцем файла. Затем со второй учетной записи заходим в настройки доступа и удаляем из списка user1@gmail.com. Мы получаем два одинаковых файла, никаким образом не связанных друг с другом, на разных учетных записях.

Преимущества и недостатки Google Docs

Безусловное преимущество работы в Google Docs – возможность ввода данных разными пользователями с разных учетных записей, это позволяет организовать удаленную совместную работу. В том числе с использованием ограничений доступа. По умолчанию идентификатор каждого ввода – время (с точностью до секунды), поэтому если требуется отслеживать изменения по каждому пользователю, следует предусмотреть и другой идентификатор – имя заполняющего. Ограничить права доступа позволяет функция ImportRange, с помощью которой избирательно импортируются вкладки таблицы в файл, видимый пользователю.

Из очевидных недостатков использования таблиц в Google Docs стоит выделить их недостаточную совместимость с привычным для многих Excel. Данные из Google Docs можно сохранить в продукте от Microsoft, но при этом перенесутся лишь значения ячеек, но не формулы. Кроме того, сложные конструкции, которые образуются за счет использования нескольких служебных таблиц, могут потребовать внесения в них корректив, что, в свою очередь, повлечет большую нагрузку на систему. Из-за этого таблицы могут зависать, подолгу открываться и закрываться.

Чтобы воспользоваться возможностью редактирования данных в таблице, перейдите по следующим ссылкам:

http://clck.ru/1OkRr – Таблица «Упр_учет», описанная в статье.
http://clck.ru/1OkTj – Форма для ввода.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль