Как повысить контроль за движением денежных средств в группе компаний

5135
Кузнецов Алексей
финансовый директор ЗАО «Пусковой элемент»
Для организации контроля над движением денежных средств, увеличения платежеспособности филиалов и снижения затрат на банковское обслуживание стоит создать единую форму отчета о движении денежных средств, перевести все функции по платежам в управляющую компанию и автоматизировать процесс.


Алексей Кузнецов, финансовый директор ЗАО "Пусковой элемент"


Чтобы усилить контроль над движением денежных средств в удаленных офисах, менеджмент группы компаний «Баланс» (название изменено) принял решение создать единый расчетный центр (ЕРЦ) группы, который позволил бы отказаться от дублирующих казначейских функций, сократить затраты на персонал, контролировать расходуемые средства, получать оперативную информацию о финансовом состоянии филиалов, отслеживать выполнение плановых показателей бюджета.

Группа компаний «Баланс» (название изменено) специа­лизируется на установке счетчиков и шкафов учета электроэнергии, снимает и контролирует их показания, проводит техническое обслуживание приборов. В разветвленную сеть холдинга входят восемь дочерних зависимых обществ (ДЗО, самостоятельные юридические лица, управляются на основании договора единого исполнительного органа), которые, в свою очередь, имеют филиалы (всего 21). Филиалы и ДЗО распределены по всей территории России. При этом юридические лица обслуживались в различных банках, что осложняло надзор за их платежами.

Отчет о движении денежных средств

Работу над системой единого казначейства менеджмент начал с оптимизации бизнес-процессов, связанных с движением денежных средств, – создали единые регламенты взаимодействия между казначейством, ДЗО и филиалами. Так по­явились Положение о кредитной политике, Положение о казначействе и Регламент прохождения платежей. Кроме того, была составлена единая форма отчета о движении денежных средств для всех ДЗО. В этой работе участвовали департаменты, ответственные за наполнение расходных статьей бюджета: отделы закупок, перспективного развития, управление по работе с клиентами и ряд других, как в головном офисе, так и в дочерних компаниях. Детализированная структура бюджета создавалась с учетом специфики деятельности холдинга, это заняло три месяца, учитывая время на согласование с руководителями подразделений. Параллельно с разработкой единой формы финансисты головной и дочерних организаций формировали единый регламент работы структурных подразделений. Этот документ помог устранить несогласованность действий при работе с ЕРЦ.

Положение о кредитной политике, Положение о казначействе и другие документы вы можете скачать в разделе Формы.

Дополнительно к документам и регламентам была написана инструкция для сотрудников, где содержались ответы на часто задаваемые вопросы. Она позволила сократить время на обучение персонала и увеличить производительность труда.

Пример

О формате инструкции для сотрудников можно судить по приведенным ниже выдержкам из нее в виде вопросов и ответов.

Какие статьи затрат нужно указывать в назначении платежа при формировании реестра?
– В приложении к Инструкции, где расписаны варианты разнесения расходов при спорных статьях затрат.

Как формировать реестр платежей, если у ДЗО есть два филиала?
– Поскольку ДЗО имеет статус юридического лица, а филиал считается структурным подразделением без такого статуса, реестр формируется только для конкретного ДЗО. Детализация по филиалам не нужна.

Почему недоступна функция редактирования/удаления платежа (неактивна кнопка «Редактировать/удалить»)?
– Платеж нельзя редактировать/удалять по одной из следующих причин: либо он уже находится в сформированном (сохраненном) реестре со статусом «Одобрен», либо помечен для включения в новый реестр (статус «Да» в колонке «Включить в новый реестр»). В этом случае для его редактирования нужно в режиме формирования нового ре­естра исключить платеж (снять пометку о включении в новый реестр).

Можно ли отразить одним платежом прочие поступ­ления от юридических и физических лиц за услуги по ремонту, проверке счетчиков и т.д.?
– Нет, платежи юридических лиц проводятся отдельно. По каждому поступлению оформляется отдельный платеж, а поступления от физических лиц можно отражать одним платежом за период.

Планирование и контроль платежей

На отдел казначейства ГК «Баланс» возложили дополнительные обязанности по проведению платежей всей группы. В ведении финансового отдела управляющей компании теперь было заполнение бюджета движения денежных средств (БДДС). Он согласовывал затраты ЦФО, анализировал исполнение (план-факт) и утверждал на бюджетном комитете БДДС на отчетный период и т.д. Казначейство же непосредственно отвечало за соблюдение лимитов по статьям затрат, работало с реестрами платежей и контролировало ответственных сотрудников в ДЗО (финансистов или бухгалтеров). В новой схеме работы часть нагрузки перекладывалась с финансового отдела на центры финансовой ответственности (ЦФО) – теперь они должны соблюдать установленные лимиты статей. Это позволило автоматически ограничить перерасход средств и отслеживать плановые показатели бюджета. Иными словами, БДДС стал инструментом контроля прохождения платежей.

Работа казначейства строилась так: все платежи обрабатывались группой операционистов ЕРЦ, которые согласовывали выплаты, если необходимые поля были правильно заполнены, а сумма не превышала лимит по статье затрат. Если же платеж вызывал сомнение и не мог быть сразу подтвержден, он заносился в список спорных операций, который подавался на рассмотрение финансовому директору или руководителю финансового департамента, и тот принимал решение, акцептовать заявку на оплату или дождаться соответствующих разъяснений от ее инициатора. На случай, когда лимит по статье исчерпан, а платеж требуется провести, предусмотрели возможность использовать средства другой статьи из этой же группы, пройдя соответствующую процедуру согласования.

Пример
Допустим, лимит по статье «Информационно-консультационные услуги», входящей в группу «Управленческие», исчерпан. Однако известно, что лимит по другой статье («Юридические услуги»), входящей в ту же группу, полностью израсходован не будет, значит, необходимую сумму можно «перекинуть». Для этого нужно написать служебную записку на имя финансового директора и обосновать срочность платежа. Тот, в свою очередь, принимает решение с учетом израсходованных средств по другим статьям и выполнения плановых показателей отчетного периода (см. таблицу 1).

Кроме того, учли и возможность проведения платежей на непредвиденные нужды: резерв составляет 2–3 процента от общей суммы затрат компании на отчетный период. Если в отчетном периоде он израсходован не полностью, на следующий остаток не переносится, а утверждается заново.

В первые месяцы работы по новым стандартам движение средств на расчетных счетах филиалов тщательно анализировалось, и если выяснялось, что по указанию какого-либо директора ДЗО был сделан платеж, не соответствующий утвержденному бюджету, принимались дисциплинарные меры вплоть до увольнения. Показательная жесткость была необходима для пресечения попыток проведения неакцептованных в казначействе платежей. И действительно, несколько взысканий подействовали на общую платежную дисциплину, в дальнейшем руководители четко следовали пунктам и положениям Регламента прохождения платежей.

Контроль за движением денежных средств в разных часовых поясах

Отдельно стоит остановиться на таких особенностях функционирования единого казначейства в территориально распределенной группе, как согласование времени прохождения платежей. Ведь разница во времени с московским офисом составляет от +7 часов до –1 часа, то есть если в Москве 10 часов, то в Хабаровске уже 17, а в Калининграде еще 9 утра. К тому же нужно учитывать, что операционный день банков заканчивается в 15 часов. И чтобы провести платежи хабаровского филиала сегодня, их реестр должен был поступить на утверждение позавчера.

Такие ограничения вынудили руководство прописать в регламенте жесткие сроки, в которые нужно предоставлять информацию о платеже, чтобы он был исполнен своевременно. Сотрудников же казначейства обязали соблюдать приоритетность оплат в зависимости от географического месторасположения филиалов. Учитывая удаленность подразделения от Москвы менялись и даты предоставления реестров в казначейство. Регионы были закреплены за конкретными операционистами, которые курировали платежи и по необходимости связывались с инициаторами.

Контроль за движением денежных средств и банковское обслуживание

Следующим шагом по созданию единого казначейства стал перевод всех ДЗО на расчетно-кассовое обслуживание в один банк. Его выбирали с учетом разветвленности сети. Обслуживание в одном кредитном учреждении позволило филиалам холдинга при кассовом разрыве пополнять свои оборотные средства внутренним займом между филиалами, без привлечения дополнительного внешнего финансирования. Процедура упростилась в разы. Теперь по согласованию с собственниками и генеральным директором группы казначейство формировало рег­ламентированный набор документов (договор с указанием суммы займа, процентной ставки, сроков, обоснования и т.п.), которые согласовывали с финансовым директором управляющей компании, ответственным за операцию. В дальнейшем такой подход позволил компании открыть кредитную линию на выгодных для себя условиях.

Функции ЕРЦ скорректировали в течение нескольких месяцев работы в тестовом режиме. Топ-менеджмент группы решил, что головному офису и единому казначейству потребуются дополнительные меры контроля над платежами филиалов. Компания заключила с банком договор на услугу корпоративного казначейства, согласно которому филиалы проводят расходные операции только по установленным ЕРЦ статьям расхода. Так, холдинг получил возможность оперировать всей массой денежных средств, находящихся в данный момент на расчетных счетах удаленных подразделений. Работало это так: для каждого юридического лица были открыты доходные и расход­ные счета в банке по его местонахождению, и ежедневно (по плану платежей) с доходного на расходный счет филиала банк переводил сумму, указанную казначейством управляющей компанией.

Но затем эти функции перешли центральному офису, а с банком заключили соглашение, по которому все доходные счета филиалов закрыты для любого списания сумм, если это не инициировано ЕРЦ. Таким образом, головной офис стал полностью контролировать приход и расход денежных средств на нужды филиалов (см. таблицу 2).

Автоматизация контроля движения денежных средств

В первые месяцы работы единого казначейства холдинга платежи проводились в «полуавтоматическом» режиме. Реестр приходил в файле Excel, после чего загружался в систему, а уже затем высылался обратно с пометкой «акцептовано» или «не акцептовано». Затем бухгалтер филиала распечатывал реестр и формировал платежные документы. Конечно, такой порядок действий нельзя назвать удобным, к тому же это повышало вероятность проведения внеплановых платежей и случайных ошибок. Поэтому топ-менеджмент решил упростить процесс и минимизировать влияние человеческого фактора.

При разработке автоматизированного решения ЕРЦ в группе «Баланс» решили использовать самостоятельно разработанную систему, написанную с помощью С++. Консолидированный бюджет с разбивкой по месяцам загружается в нее один раз в год. Если же в течение года бюджет корректируется, его доработанная часть «догружается», хотя, как правило, делается это не более двух раз в год.

Реестры платежей загружаются в систему каждое утро, в строго определенное время – с 9 до 10 утра (мск). Затем в промежуток с 10 до 15 часов их обрабатывают и проводят, то есть выгружают в «1С», создают платежные поручения и отправляют через «Клиент-банк». Пропускная способность ЕРЦ холдинга значительно увеличилась, до 1500 платежей ежедневно.

В результате перевода денежных потоков ГК «Баланс» в единое казначейство финансовый департамент получил возможность контролировать исполнение бюджета и исключить несанкционированные платежи. Процесс прохождения финансовой заявки сократился до одного дня. Теперь согласование происходит в автоматическом режиме непосредственно в системе, где соблюдается лимит затрат ЦФО на каждую статью, и пропустить платеж на сумму больше, чем запланировано, физически невозможно. А переход на обслуживание в одном банке позволил минимизировать затраты на расчетно-кассовое обслуживание и преодолевать кассовые разрывы в филиалах с помощью внутригруппового финансирования.

Две модели работы единого казначейства

На практике в компаниях используется одна из двух моделей работы централизованного казначейства.
В первом случае филиалам поз­воляется самостоятельно оплачивать счета (по согласованному в управляющей компании холдинга реестру платежей), во втором – эта функция передается центральному казначейству.
Изначально решили, что группа «Баланс» будет использовать первую схему, то есть удаленные подразделения платят самостоятельно. Ключи доступа от «Клиент-банка» находились у ответственных сотрудников, с которыми были подписаны дополнительные соглашения. Их зарплату увеличили на 15 процентов. В итоге число заявок, не запланированных в бюджете или которые содержали ошибки, сократилось до 0,1 процента.

Таблица 1. Бюджет движения денежных средств на 2014 год, тыс. руб. (извлечение)

п/п Наименование Итого
План Факт Отклонение, %
Сальдо на начало 789 789 100
1 Поступления 275 000 297 000 108
1.1. от предприятий по основному договору 100 000 50 000 50
1.2. от сторонних предприятий 120 000 190 000 158
1.3. от предприятий холдинга 30 000 57 000 190
1.4. Прочие (кредиты, займы) 25 000 0 0
2 Платежи 245 430 239 447 98
2.1. Операционная деятельность 243 430 239 447 98
2.1.1. Производственные расходы 119 900 119 501 100
2.1.1.1. ТМЦ 2000 1876 94
2.1.1.2. Выплаты производственному персоналу 9500 7896 83
2.1.1.3. Аренда и эксплуатация производственных помещений 12 000 11 540 96
2.1.1.4. Аренда и эксплуатация машин и механизмов 21 000 20 987 100
2.1.1.5. Инвестиционная программа 0 3000 -100
2.1.1.6. Услуги сторонних подрядчиков 26 000 21 700 83
2.1.2. Общие и административные расходы 73 530 70 957 97
2.1.2.1. Выплаты работникам АУП 34 000 33 212 98
2.1.2.5. Канцтовары 1500 1243 83
2.1.2.6. Подбор и обучение персонала 300 0 0
2.1.2.7. Услуги связи 600 345 58
2.1.2.8. Информационные и консультационные услуги 10 000 9567 96
2.1.2.9. Коммерческие расходы 8000 7900 99
2.1.2.10. Прочие 2380 2380 100
2.1.3. Налоги 50 000 48 989 98
2.2. Инвестиционная деятельность 0 0 0
2.2.1. Долгосрочные финансовые вложения 0 0 0
2.2.2. Приобретение основных средств 0 0 0
2.2.3. Капитальный ремонт и реконструкция 0 0 0
2.3. Финансовая деятельность 2000 0 0
Сальдо на конец 30 359 58 342 192

Таблица 2. Единая форма реестра платежного календаря (извлечение)

Код филиала Код статьи Наименование
статьи
Назначение
платежа
Контрагент Сумма
с НДС
Согласо-
вано
Не согла-
совано
Примечание
001 2.1.2.5 Канцтовары За бумагу А4 ООО «Тубус» 4500
002 2.1.2.7 Услуги связи За мобильную связь ОАО «Телефон» 3 000 000
003 2.1.1.7 Услуги
сторонних
подрядчиков
За кабели
электрические
ЗАО «Кабснаб» 1 500 000 Прошу уточнить
детали заказа

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль