Инструкция, позволяющая контролировать долговую нагрузку компании

2155
Какие задачи решал автор: сократить кредитный портфель компании, определить допустимые рамки долговой нагрузки, усилить контроль над финансовыми потоками, исключить возможность кассовых разрывов и ужесточить платежную дисциплину. За счет чего: распределили ответственность за каждый этап финансового планирования между отделами компании, утвердили правила переноса запланированных платежей и неиспользованных сумм на более поздние даты, регламентировали внутренний документооборот по заявкам на финансирование.

В ООО «Комплект ЛТД», специализирующемся на производстве автокомпонентов, первая инструкция, регламентирующая порядок и объемы финансирования деятельности, была разработана еще в 2003 году. Тогда перед ее автором, финансовым директором компании, стояла задача сократить кредитный портфель и повысить эффективность управления оборотным капиталом. Хотя за прошедшее с тех пор время структура и основные разделы документа остались прежними, сам он неоднократно пересматривался.

Среди последних доработок – определена предельная долговая нагрузка на бизнес для снижения зависимости компании от заемных средств, разработан график финансирования новых проектов, прописаны процедуры и порядок финансового планирования. В частности, последовательность действий всех заинтересованных сотрудников, их полномочия, а также правила переноса денежных средств между статьями бюджета движения денежных средств (БДДС). Например, за финансовым директором «Комплект ЛТД» закреплено право без согласования с управляющей компанией:

  • перераспределять денежные ресурсы между подразделениями;
  • переносить неизрасходованные суммы на следующие периоды;
  • перемещать свободные средства между статьями при условии, что общая сумма расходов в бюджете не изменится.

В соответствии с инструкцией о финансовом обеспечении расчеты с контрагентами проводятся строго в рамках утвержденного бюджета подразделения по соответствующей статье на месяц.

Ответственность за сохранность и эффективность использования оборотных средств возложена на сотрудников планово-экономического отдела.

Что касается оптимальной структуры капитала, которая служит ориентиром для финансового отдела на ближайшие 12 месяцев, то она определяется еще на этапе формирования годового бюджета компании.

Такой подход к финансовому планированию позволил ООО «Комплект ЛТД» к концу 2009 года погасить все банковские кредиты, вопреки негативным тенденциям на рынке.Сейчас предприятие развивается преимущественно за счет собственных средств.

Инструкция, позволяющая контролировать долговую нагрузку компанииКомментирует
Елена Алашеева,
финансовый директор
компании «Комплект ЛТД»

Инструкция о порядке финансового обеспечения предприятия (извлечение)

1. Область применения

1.1. Настоящая инструкция устанавливает порядок организации и ведения в ООО «Комплект ЛТД» работы по финансовому обеспечению предприятия.

1.2. Требования настоящей инструкции распространяются на все подразделения компании.

<…>

2. Определения, сокращения, нормативные ссылки

2.1. В настоящей инструкции использованы следующие определения.

Бюджет – это документ, детализирующий план деятельности подразделения, предприятия в целом и содержащий плановые (фактические) показатели на установленный период времени.

Документ на оплату – счет на предоплату, копия счета-фактуры, справка для перечисления налога (сбора), служебная записка, копия командировочного удостоверения и служебное задание для направления в командировку, предоставляемые работниками для осуществления расчетов с контрагентами компании либо для получения под отчет наличных денежных средств.

Платежный документ – платежное поручение, акт приема-передачи векселей, акт зачета взаимных требований, расходный кассовый ордер, иные документы, в соответствии с которыми осуществляются расчеты с контрагентами и работниками.

<…>

3. Общие положения

3.1. К основным задачам деятельности по финансовому обеспечению относятся:

  • финансовое планирование (бюджетирование), обеспечивающее достижение целей компании;
  • управление финансовыми ресурсами;
  • управление структурой капитала;

Комментарий

Управление структурой капитала подразумевает определение оптимального соотношения собственного и заемного капитала, при котором повышается рыночная стоимость предприятия, обеспечивается его финансовая устойчивость.
 

  • оперативное отслеживание отклонений фактических результатов деятельности компании в целом и подразделений от поставленных целей, выявление и анализ причин этих отклонений, формирование плана корректирующих и предупреждающих действий.

3.2. Финансовое планирование производится в следующих видах:

  • план на год;
  • уточнение плана на год;
  • план на месяц;

<…>

4. Финансовое планирование на год

4.1. Финансовое планирование на год производится в следующем порядке.

4.1.1. Управляющая компания направляет компании сценарные условия, формы мастер-бюджетов на следующий год и сроки их представления.

4.1.2. Планово-экономический отдел готовит приказ о формировании годового бюджета на следующий год с указанием ответственных за планирование необходимых ресурсов (далее – ответственных), с приложением сценарных условий, бланков бюджетов и заявок на финансирование.

Комментарий

В сценарных условиях, как правило, указываются цены на основные группы материалов (металл, нефть, пластик), энергоносители, возможные изменения ФОТ, прогнозируемый курс валют и т.д.

4.1.3. Ответственные в срок, указанный в приказе, представляют в планово-экономический отдел план технического перевооружения, план инвестиций по новым проектам, утвержденные управляющей компанией (либо представленные на утверждение, если к моменту формирования годового бюджета план инвестиций еще не утвержден), бюджеты текущих доходов и расходов, план по реализации и производству продукции (услуг, товаров).

4.1.4. Планово-экономический отдел анализирует полученные бюджеты подразделений на соответствие:

  • сценарным условиям;
  • нормам расхода и нормативам запасов (по бюджетам текущих расходов, напрямую зависящим от объемов продаж и производства продукции);
  • утвержденным планам технического перевооружения и графикам финансирования инвестиций по новым проектам (по бюджетам инвестиций), а также планам по реализации объектов основных средств, проверяет обос­нованность включения в них тех или иных доходов и расходов;
  • суммы по каждой запланированной статье расхода среднемесячному фактическому расходу за 9 месяцев текущего года, а также показателю планируемых и фактических затрат на 1 рубль выручки за 9 месяцев текущего года (превышения быть не должно);

Комментарий

Ограничение распространяется только на бюджет текущих расходов, который напрямую не зависит от объемов продаж и производства. Учитывая, что цены на готовую продукцию, как правило, фиксируются минимум на полгода, компания вынуждена контролировать постоянные издержки.

<…>

4.1.8. Планово-экономический отдел анализирует полученные документы и в случае их достаточности согласовывает бюджет подразделения, который становится утвержденным только после утверждения управляющей компанией мастер-бюджетов компании.

В противном случае, в том числе при отсутствии дополнительных обоснований, планово-экономический отдел согласовывает бюджет подразделения в обоснованной сумме.

4.1.9.На основании согласованных бюджетов подразделений планово-экономический отдел формирует сводную заявку на финансирование, план по выручке и передает в бухгалтерию для расчета НДС к начислению и уплате (далее – НДС).

4.1.10. Бухгалтерия в течение одного рабочего дня рассчитывает НДС и передает в планово-экономический отдел для включения в сводную заявку на финансирование.

4.1.11. Планово-экономический отдел на основании:

  • плана по выручке;
  • сводной заявки на финансирование;
  • норм, установленных для переменных расходов;
  • бюджета по амортизации основных средств и нематериальных активов, а также износу спецодежды;
  • фактически сложившегося среднемесячного уровня постоянных расходов – формирует проект БДР без налога на прибыль, отложенных налоговых обязательств, отложенных налоговых активов (далее – налога на прибыль) и передает в бухгалтерию для их расчета.

4.1.12. Бухгалтерия на основании проекта бюджета доходов и расходов рассчитывает налог на прибыль и передает в планово-экономический отдел для включения в сводную заявку на финансирование и проект бюджета доходов и расходов.

Комментарий

К функциональным обязанностям сотрудников бухгалтерии также относится и расчет планируемых отчислений в бюджет по налогу на прибыль, а также отложенных налоговых активов и обязательств.

<…>

5. Финансовое планирование на месяц, уточнение плана на год (месяц)

5.1. Финансовое планирование на месяц, уточнение плана на год производится в сроки и с использованием форм отчетности, установленных управляющей компанией, в следующем порядке.

5.1.1. Ответственные до 25-го числа месяца, предшествующего планируемому, предоставляют в планово-экономический отдел следующую информацию на планируемый месяц:

  • план производства и реализации продукции (работ, услуг);
  • бюджеты инвестиций;
  • бюджеты текущих расходов;
  • уточненные бюджеты до конца года (в помесячной разбивке), при невыполнении запланированных доходов (расходов) в истекшем периоде, нарастающим итогом с начала года или при переносе доходов (расходов) на более поздний срок относительно запланированного в годовом бюджете;
  • уточненные бюджеты до конца года (в помесячной разбивке) при существенном отклонении доходов (свыше 5%), снижении расходов (свыше 10%) относительно запланированных в годовом бюджете.

Комментарий

Поводом для актуализации бюджета также может служить необходимость в дополнительном финансировании.

5.1.2. Планово-экономический отдел анализирует бюджеты подразделений на соответствие утвержденному годовому бюджету, уточненному бюджету до конца года, нормативам, а также оценивает обоснованность включения в них дополнительных доходов (расходов) и при необходимости запрашивает у ответственных дополнительное обоснование заявленной суммы расхода (дохода).

<…>

 

6. Проведение платежей в рамках исполнения бюджета на месяц

6.1. Расчеты с контрагентами производятся в пределах утвержденного бюджета подразделения по соответствующей статье на месяц.

6.2. Для осуществления платежа работник подразделения, инициирующего платеж (далее – работник), оформляет у контрагента счет на предоплату (товарно-материальных ценностей (ТМЦ), основных средств, требующих предоплаты), формирует копию счета-фактуры (за поставленные ТМЦ, основные средства) либо акта выполненных работ (для ТМЦ и основных средств, поставляемых без НДС).

6.2.1. Для расчетов с новым контрагентом передает в финансовый отдел для внесения информации в справочник программы «1С» копию договора либо служебную записку с указанием наименования контрагента и реквизитов договора (по контрагенту, с которым к моменту платежа контракт уже заключен).

6.2.2. Для расчетов с новым контрагентом передает в финансовый отдел для внесения информации в справочник программы «1С»:

  • копию договора либо служебную записку с указанием наименования организации и реквизитов договора;

Комментарий

Требование актуально только в тех случаях, когда на момент проведения платежа с контрагентом не заключен договор.
 

  • служебную записку с указанием реквизитов контрагента.

6.2.3. При расчетах с бюджетом и внебюджетными фондами работник формирует справку в произвольной форме с проставлением реквизитов, необходимых для перечисления налога (сбора) или исполнения решения суда и т.п., и передает ее в финансовый отдел для оплаты без регистрации в планово-экономическом отделе компании.

6.2.4. При необходимости получить наличные денежные средства под отчет на командировочные расходы, хозяйственные нужды и т.п. (за исключением расчетов по оплате труда, займам и т.п.) оформляет служебную записку либо командировочное удостоверение и служебное задание для направления в командировку. Данные документы (либо их копии) необходимо оформить и передать в финансовый отдел не позднее, чем за один день до планируемой даты получения денежных средств.

<…>

6.5. Финансовый отдел ежедневно запрашивает у банков выписки об остатках денежных средств, разносит движение денежных средств по счетам учета в программе «1С», формирует реестр платежей на текущий день исходя из:

  • имеющихся ресурсов;
  • приоритетности платежа (защищенные статьи; статьи, по которым возможны штрафные санкции, пени; статьи, неисполнение которых будет иметь критические последствия для компании; прочие статьи);

Комментарий

К защищенным относятся первоочередные выплаты: по заработной плате, налогам, кредитным договорам.
 

  • согласованных графиков погашения задолженности;
  • отсрочек платежа, установленных договором;
  • желаемого срока оплаты в следующем порядке: по платежам, по которым оформлены документы на оплату, финансовый отдел до момента перечисления средств проверяет «номер и дату договора», «условия, касающиеся отсрочки платежа», чтобы указать в платежном документе фактический номер договора и предотвратить ситуацию, при которой оплата произведена ранее установленного срока.

6.5.1. Финансовый отдел производит платежи (с оформлением документов на оплату и без их оформления) с учетом наиболее поздней из дат:

  • желаемого срока оплаты;
  • отсрочки платежа в договоре;
  • графика оплаты, подписанного с контрагентом (график имеет приоритетное значение перед отсрочкой платежа, установленной в договоре).

<…>

6.10. При отсутствии необходимости проведения платежа по каким-либо причинам работник обязан:

  • немедленно проинформировать финансовый отдел о данном факте по телефону;
  • в этот же день произвести отметку на документе на оплату об отсутствии необходимости проведения платежа либо перенесения его срока на более поздний период.

Комментарий

В случае такой отметки на платежном документе сумма признается неиспользованной и может быть перенесена на другую статью или истрачена позднее.

Финансовый отдел в день проставления отметки на документе на оплату об отсутствии необходимости платежа уведомляет планово-экономический отдел для признания данной суммы в качестве неиспользованной.

Если работник, инициирующий платеж, информирует финансовый отдел об отсутствии потребности в платеже в день платежа, но после направления платежных документов в банк, финансовый отдел немедленно выясняет у операциониста банка о факте списания денежных средств с расчетных счетов компании. В случае если банк еще не произвел списание денежных средств, специалисты финансового отдела направляют в банк служебное письмо на отзыв платежного документа.

<…>

7. Отчет и анализ выполнения бюджетов

7.1. По результатам работы за месяц финансовый отдел:

7.1.1. Составляет отчет по факту выполнения БДДС по подразделениям (до 10‑го числа месяца, следующего за отчетным):

  • сопоставляет с утвержденным бюджетом на месяц, в том числе с учетом всех внесенных корректировок;
  • при отклонениях на 5 процентов от утвержденного бюджета (с учетом всех корректировок), а также если отклонение превышает 1000 рублей, запрашивает и получает от подразделений пояснения;

7.1.2. Составляет отчет по факту выполнения БДДС в целом по предприятию и направляет в управляющую компанию (до 25‑го числа месяца, следующего за отчетным), выявляет отклонения и факторы, повлекшие их за собой.

7.2. По результатам работы за месяц планово-экономический отдел (до 25‑го числа месяца, следующего за отчетным):

  • составляет отчет по факту выполнения БДР и бюджета инвестиций (иную информацию по запросу) за месяц и нарастающим итогом с начала года в целом по предприятию и направляет в управляющую компанию;
  • сопоставляет факт выполнения БДР и бюджета инвестиций с утвержденным годовым бюджетом и плановым БДР и бюджетом инвестиций на месяц, выявляет отклонения и факторы, повлекшие их за собой.

7.3. Если выявленные факторы могут привести к невыполнению годового бюджета, финансовый директор организует совещание с участием всех ответственных для формирования плана корректирующих и предупреждающих действий, направленного на выполнение годового бюджета в срок до 10‑го числа месяца, следующего за тем, когда финансовым отделом были выявлены отрицательные факторы.

<…>

Разобраться в теме также поможет курс "Оценка долговой нагрузки компании" в Школе финансового директора.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Полная версия инструкции о порядке финансового обеспечения предприятия, разработанной в компании «Комплект ЛТД».doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль