Организация и контроль платежей в проектной работе. Опыт практика

4812
Биркая Евгения
финансовый директор PR-Premier
Несвоевременное поступление денег от клиентов в рамках реализации проекта приводит к задержке оплаты счетов поставщикам, нарушению обязательств по договорам. Чтобы исключить задержки оплат, оперативно получать необходимую информацию по каждому проекту, прогнозировать поступление денежных средств и эффективно управлять потоком денежных средств, необходим тщательный контроль за движением денежных средств.

ЕВГЕНИЯ БИРКАЯ, финансовый директор PR-Premier

Компания «PR-Premier» оказывает PR-услуги: организовывает пресс-конференции, семинары, тренинги, корпоративные мероприятия, создает и продвигает web-сайты, разрабатывает визуальные концепции брендов и т.д. Ежемесячно выполняется 80–90 заказов с различными условиями платежей. Каждый заказ клиента – отдельный проект, в рамках которого часть работ выполняется собственными силами, для остальных привлекаются сторонние подрядчики. За доходную и расходную части, напрямую связанные с проектом, отвечает клиентский департамент, сотрудникам которого необходимо отследить в среднем 400–540 заявок поставщикам в месяц.

Основные сложности в компании были связаны с несвоевременным поступлением денежных средств от клиентов. В целом сотрудники клиентского департамента успешно справлялись с работой по проекту. Однако в плане взаиморасчетов с контрагентами было не все гладко: деньги от клиентов поступали не сразу, а работа по оплате счетов поставщикам в рамках реализации того или иного проекта сводилась лишь к тому, чтобы вовремя, а иногда и очень-очень срочно, подать заявку на оплату в бухгалтерию. Играл свою роль и человеческий фактор. Часто при согласовании заявок сотрудники клиентского департамента прибегали ко всякого рода уговорам, пытаясь протолк­нуть свою заявку в обход правил.

Из-за отсутствия комплексной автоматизации системы документооборота у финансовой службы не было возможности получать информацию в оперативном режиме по каждому проекту: все ли счета выставлены, каковы сроки поступления денег от клиента и как выполняются обязательства по договору с контрагентами. Дебиторскую и кредиторскую задолженности нельзя было анализировать в разрезе конкретного проекта, приходилось делать это отдельно в разрезе клиентов и в разрезе поставщиков. Анализ производился «вручную» на основе бухгалтерских данных, для этого нужно было просматривать информацию по каждому контрагенту в отдельности.

Движение денежных средств и мотивация

Чтобы улучшить процессы оплат, в компании на первом этапе доработали систему мотивации сотрудников клиентского департамента. И если раньше премирование зависело только от завершения работ по проекту, то теперь оно основывалось и на поступлении от заказчика полной оплаты. Клиентские менеджеры стали активнее участвовать в сборе платежей. Однако активность эта была неравномерной внутри года – ее пик приходился в основном на период расчета премиальных (два раза в год).

Для усиления контроля над работой клиентского отдела ввели новую должность – финансовый менеджер по работе с клиентами и поставщиками, который подчиняется напрямую финансовому директору.

Кроме того, были разработаны правила планирования работы по оплатам. Это небольшой документ в рамках общей коммерческой политики компании, который регламентирует процессы получения средств от клиентов и перечисления денег поставщикам.

В соответствии с новыми правилами условия платежей поставщикам по отдельному проекту должны быть симметричны условиям поступления денежных средств от его заказчика. Если, например, клиент платит авансом, то и с поставщиком можно установить авансовую форму расчета. А если полная сумма от заказчика поступает «по факту», необходимо договориться об аналогичных условиях с контрагентами, привлеченными для реализации проекта, либо найти более гибких в этом вопросе партнеров. Предварительный поиск поставщиков происходит на этапе подготовки коммерческого предложения клиенту, то есть когда формируются доходная и расходная части проекта.

Существенно помогла и комплексная автоматизация документооборота (в компании она происходила на базе «1С:CRM», этот модуль отлажен для работы с клиентами, в том числе по контролю платежей).

Оценить результат такого подхода в компании смогли достаточно быстро. Заметно уменьшилось количество бесконтрольных оплат поставщикам по проектам, а клиенты стали своевременно вносить свои авансовые платежи, поскольку необходимо было в срок начинать работу.

Договорная работа и контроль платежей

Теперь договорная работа с клиентами в компании «PR-Premier» ведется следующим образом. С клиентом заключается договор сроком на год или более, а каждый отдельный проект оформляется дополнительным соглашением, в котором прописаны условия платежей. Эти условия вводятся в электронную форму соглашения в «1С:CRM». В нее же включена закладка с графиком ожидаемых поступлений денег от заказчика, если предусмотрена разбивка платежей по частям. Но если клиент перечисляет всю сумму «по факту», эта закладка не заполняется и в электронной форме соглашения указывается «без графика оплат».

Кстати, доходная и расходная части проекта также формируются в отдельной закладке электронного соглашения. Клиентский менеджер еще на самом раннем этапе обязан определиться со списком привлекаемых к работе поставщиков. Потом он имеет право поменять одного поставщика на другого, но оставаясь в рамках бюджета и условий оплат.

Каждое соглашение проходит внутренний процесс согласования в электронном виде. Первым его подписывает директор клиентского департамента – он проверяет полноту набора услуг и их стоимость. Затем, если соглашение отличается от принятого в компании шаблона, его рассматривает юрист на соответствие формулировок гражданско-правовому законодательству. Последним соглашение проверяет финансовый директор – он смотрит условия оплаты, сроки выполнения работ, точность расчета стоимости проекта. После этого ответственный сотрудник направляет документ на согласование клиенту по электронной почте в формате Word, а получив обратно, распечатывает и передает на визирование финансовому менеджеру. Последний проверяет, полностью ли готов комп­лект документов (договор, дополнительное соглашение и счета – если предусмотрена авансовая форма оплаты) и соответствуют ли они своей электронной форме. После этого он визирует соглашение, отдает его на подпись руководителю, а получив обратно, направляет документы клиенту. Одновременно он по электронной почте уведомляет ответственного представителя контрагента о том, что на его имя отправлен конверт с документами, и просит сообщить о получении. В копии письма обязательно указывается ответственный за данный проект сотрудник клиентского департамента. После того как документы от клиента вернулись, финансовый менеджер присваивает им в программе статус «подписан».

Только после этого начинается работа по проекту, в том числе расчеты с поставщиками. Раньше разместить для согласования заявку на оплату в системе будет невозможно (хотя сформировать ее и проверить правильность заполнения программа позволяет заранее). Система не даст подготовить ее, если превышен бюджет по проекту или если с поставщиком не подписан договор. Однако для сумм до 150 тыс. рублей наличия договора не требуется, заявка формируется на основании счетов. Таким образом, по проекту не может произойти перерасхода или бездокументального перечисления денег. Кроме того, заявка содержит график перечисления денег поставщику и ссылку на дополнительное соглашение с клиентом, в рамках которого производится платеж.

Заполненная заявка проходит согласование у юриста, главного бухгалтера и финансового директора. Последний устанавливает сроки перечисления денег: для этого он проверяет условия оплаты по договорам с клиентами и поставщиками. С ними он может ознакомиться в электронных копиях соответствующих документов (дополнительное соглашение с клиентом и договор с поставщиком), щелкнув мышкой по ссылке, указанной в заявке.

Все заявки автоматически попадают в отчет «Прогнозный календарь оплат поставщикам», который формируется в «1С». В нем выводятся начальный и конечный остатки денежных средств на расчетном счете в прогнозном периоде. Это помогает оценить, достаточно ли денег у компании для всех планируемых расходов. Бухгалтер, отвечающий за их перечисление, ежедневно распечатывает прогнозный календарь и визирует его у финансового директора и только после этого перечисляет деньги.

Контроль платежей

За выставление счетов отвечают клиентский и финансовый менеджеры. Первый их формирует, а второй контролирует свое­временность выставления. Программа настроена таким образом, что за 10 дней до даты предполагаемого платежа автоматически приходит напоминание, что пора выставить счет. Если платеж разбит на несколько частей, в электронную и печатную форму счета автоматически переносятся сведения о сроках из графика ожидаемых поступлений (он находится в электронной версии дополнительного соглашения). Счета можно выставлять как на каждую дату отдельно, так и все сразу (при этом в них будут указаны разные сроки).

Данные по ним автоматически попадают в прогнозный календарь оплат от клиентов. С его помощью финансовый менеджер ежедневно контролирует своевременность поступления денежных средств. Если деньги вовремя не пришли, он направляет электронное письмо клиенту с вопросом о причинах задержки и просьбой сообщить, когда пройдет перечисление. В копии письма при этом указываются клиентский менеджер, финансовый директор и директор по работе с клиентами. После получения ответа финансовый менеджер вносит новый срок платежа в электронную форму счета. При этом предыдущий срок никуда не исчезает, а хранится в истории счета. Таким образом, можно посмотреть, сколько раз переносилась оплата. Это тоже отслеживает финансовый менеджер. Если клиент переносит срок в третий раз, то информация передается финансовому директору и этот вопрос уже решается на уровне руководства организации.

После окончания работ по проекту клиентам выставляются акты об оказанных услугах. Их составляет бухгалтер после того, как убедится, что все закрывающие документы от поставщиков в порядке. Затем акты передаются клиентскому менеджеру. Визируя их, он подтверждает выполнение работ, после чего направляет документ финансовому менеджеру. Тот проверяет закрытые актами проекты на предмет полноты выставления по ним счетов клиентам. Акты подписываются у руководителя компании и вместе со счетами направляются клиенту на подпись и оплату.

Результат организации контроля платежей

С помощью новых правил планирования удалось структурировать работу менеджеров. Теперь они не забывают четко прописать и согласовать порядок оплаты с клиентом, привлекают поставщиков, подходящих не только по ценам, но и по условиям оплаты. Деньги от заказчиков стали приходить вовремя, согласно прогнозному календарю. Задержки в расчетах теперь практически исключены. Благодаря формированию прогнозного календаря стало возможным оперативно и эффективно управлять потоком денежных средств, прогнозировать оплаты поставщикам и поступления от клиентов, остатки по счетам, избегать кассовых разрывов. В результате объем свободных денежных средств в компании значительно увеличился.

Полезная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или переадресуйте. 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль