Положение, помогающее держать дебиторскую задолженность под контролем

8065
Положение о работе с дебиторской задолженностью необходимо каждой компании, чтобы свести к минимуму просрочку платежей со стороны контрагентов, сохранить сроки оборачиваемости дебиторской задолженности на нормативном уровне, обеспечить платежеспособность компании. Документ поможет регламентировать работу с дебиторской задолженностью.

О том, как положение о работе с дебиторской задолженностью помогает предприятию, делится практик.

Основное направление деятельности компании North Logistic - грузовые перевозки. Предприятию также принадлежит собственный автопарк, станция технического обслуживания, автостоянки, ремонтные боксы и мойка. Все они выделены в филиалы. Обслуживающие подразделения (финансовый департамент, коммерческий отдел, бухгалтерия) входят в управляющую компанию. Она оказывает услуги филиалам по ведению бухгалтерского и налогового учета, устанавливает порядок кредитования клиентов и правила работы с дебиторской задолженностью. В частности, чтобы держать долги подразделений под контролем и свести к минимуму риск возникновения кассовых разрывов, руководителем департамента финансов North Logistic было разработано положение о работе с дебиторской задолженностью.

Положение о работе с дебиторской задолженностью

Согласно введеному регламенту работы с дебиторской задолженностью, ответственность за выявление нарушений сроков платежей и контроль над поступлением денежных средств четко распределена между сотрудниками финансового департамента, коммерческим отделом и руководителями филиалов. Их вознаграждение зависит не только от полученной предприятием прибыли, но и удельного веса просроченной дебиторки в общей сумме задолженности.

Основная задача финансового директора – повседневный контроль над состоянием дебиторки. Ему также предоставлено право при необходимости приостанавливать поставки или оказание услуг должникам, нарушающим платежную дисциплину.

Система работы с дебиторской задолженностью

В конце каждого месяца в компании проводится «инвентаризация» дебиторской задолженности, по итогам которой для работы с проблемными должниками привлекаются юристы. В некоторых случаях долги контр­агентов могут быть реструктурированы. При этом учитываются такие характеристики, как финансовое состояние, средневзвешенный период просрочки, объемы заказов.

Долги клиентов, от которых невозможно добиться перечисления денежных средств и судиться с которыми экономически нецелесообразно, по возможности списываются до истечения срока давности.

Внедрение такой системы работы с дебиторской задолженностью позволяет North Logistic контролировать рост дебиторской задолженность и следить за тем, чтобы сроки ее оборачиваемости в среднем не превышали 30 дней.

Рекомендации по работе с дебиторской задолженностью

Положение, помогающее держать дебиторскую задолженность под контролемКомментирует Наталья Кульбицкая,
руководитель департамента финансов компании North Logistic

Положение о работе с дебиторской задолженностью (извлечение)

1. Общие положения

1.1. Целью настоящего положения является установление порядка работы с дебиторской задолженностью в компании North Logistic (далее – компания), направленного на своевременное выявление просроченной дебиторской задолженности и ее погашение.

1.2. Основной задачей работы с дебиторской задолженностью является эффективное правовое взаимодействие с предприятием-должником (далее – дебитором), не исполнившим или исполнившим ненадлежащим образом принятые на себя обязательства по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров, с целью возмещения суммы долга.

1.3. В настоящем положении приняты следующие термины с соответствующими определениями.

Дебитор – предприятие, которому была отпущена продукция или оказаны услуги с отсрочкой платежа.

Дебиторская задолженность – задолженность перед компанией других предприятий по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров.

Дата исчисления срока погашения дебиторской задолженности – это дата с момента выставления компанией счета-фактуры.

Срок погашения дебиторской задолженности – срок, установленный договором об оказании услуг и работ или поставке товаров, соглашением, служебной запиской, приказом.

Просроченная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, который не был погашен в предусмотренные договором об оказании услуг и работ или поставке товаров сроки.

Комментарий

К просроченной дебиторке относится также задолженность компании, с которой у North Logistic нет документально оформленного договора, если она не погашена в течение месяца с момента выставления счета-фактуры.

Безнадежная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, по которому истек установленный срок давности.

<…>

2. Формирование реестра дебиторской задолженности

2.1. В целях контроля над дебиторской задолженностью ответственный сотрудник организует ведение единого реестра дебиторской задолженности по филиалам в разрезе контрагентов, в котором указываются: полное наименование и реквизиты предприятия-должника; сумма задолженности; дата и основание возникновения задолженности; меры, предпринятые для погашения дебиторской задолженности, а также примечания.

Комментарий

В примечаниях, как правило, указываются ожидаемая дата поступления платежа, количество дней просрочки, на какой стадии переговоры по возврату долга, возможности взыскания долга.

2.2. Ежемесячно ответственный сотрудник вносит в реестр дебиторской задолженности сведения в следующей последовательности.

В течение трех рабочих дней месяца, следующего за отчетным, финансовая служба на основании данных бухгалтерской отчетности вносит следующие сведения: полное наименование предприятия-должника, сумму задолженности, дату и основание возникновения задолженности. Основанием для включения в реестр является выставленная счет-фактура.

После заполнения указанных разделов реестр направляется по электронной почте на рассмотрение коммерческому директору для дальнейшего заполнения разделов реестра и служебной записки.

Комментарий

Служебная записка составляется в тех случаях, когда дебиторская задолженность фактически погашена, но из-за отсутствия первичных документов отражается в реестре. В ней также указывается дата, к которой все необходимые документы будут переданы в бухгалтерию.

В срок до трех рабочих дней с момента получения реестра дебиторской задолженности по филиалам дополненный документ передается на рассмотрение руководителю департамента финансов. Коммерческий директор либо менеджер по работе с клиентами обязан обосновывать реальность погашения дебиторской задолженности, сроки и указать, какие меры уже были предприняты для погашения дебиторской задолженности.

3. Контроль исполнения сроков погашения дебиторской задолженности и распределение ответственности.

3.1. Контроль за соблюдением сроков погашения дебиторской задолженности осуществляется в текущем режиме. Ответственность за него возложена на руководителя департамента финансов.

3.2. Руководитель департамента финансов информирует в письменной форме руководителя филиала, а также коммерческого директора компании о каждом случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности.

3.3. Ежемесячно на каждом филиале по состоянию на 30-е число составляется опись всех дебиторов, просрочивших платежи.

3.4. После получения реестра дебиторской задолженности по филиалам руководитель департамента финансов должен рассмотреть все случаи просроченной дебиторской задолженности и принять решение по каждому случаю, а также разработать мероприятия, направленные на погашение дебиторской задолженности.

3.5. При осуществлении мер, направленных на погашение просроченной дебиторской задолженности, используются следующие формы:

  • подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

Комментарий

К письменному обращению также прикрепляется акт сверки, в котором указываются основание возникновения долга, сумма и дата его возникновения.

  • проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающегося по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров вознаграждения во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения дебиторской задолженности);
  • подготовка и направление заказчику претензий и исковых заявлений в арбитражный суд о взыскании с заказчика вознаграждения за оказанные ему услуги, выполненные работы.

3.6. При непоступлении вознаграждения от заказчика по истечении:

  • 30 дней с момента выставления счета-фактуры ответственный сотрудник звонит дебитору и напоминает о необходимости оплатить оказанные услуги и работы или отгруженную продукцию, либо руководитель филиала проводит переговоры с представителями дебитора по вопросу погашения им дебиторской задолженности;

Комментарий

Срок в 30 дней – это нормативное значение периода оборачиваемости дебиторской задолженности.

  • пяти недель с момента выставления счета-фактуры ответственный сотрудник компании или руководитель филиала направляет заказчику официальное письмо – напоминание о погашении заказчиком в добровольном порядке дебиторской задолженности.
    Если в ходе переговоров заказчик просит об отсрочке оплаты в связи с трудным финансовым положением либо заказчик направляет кредитору письменный ответ с просьбой об отсрочке оплаты, руководитель филиала должен оценить, насколько рискованно предоставление отсрочки платежа тому или иному заказчику по следующим критериям: период работы с дебитором; период существования самого предприятия дебитора (количество лет с момента его государственной регистрации); объем накопленной дебиторской задолженности; финансовое положение дебитора, объем заказов;
  • трех месяцев с момента выставления счета-фактуры руководитель филиала направляет дебитору претензию о погашении задолженности и уплате штрафных санкций. Предварительно проект претензии передается на рассмотрение генеральному директору.  Претензия должна быть составлена в письменной форме в двух экземплярах – один остается у составившей ее стороны, второй передается стороне, нарушившей договорные обязательства. В претензии кредитор описывает допущенное заказчиком нарушение договорных обязательств и предъявляет ей соответствующие требования. При этом могут приводиться ссылки на положения заключенного между сторонами договора об оказании услуг и работ или о поставке товаров, статьи Гражданского кодекса РФ, другие нормативные акты;

Комментарий

Факт передачи претензии должен быть зафиксирован. То есть документ передается под расписку либо отправляется заказным письмом с уведомлением.

  • свыше трех месяцев с момента выставления счета-фактуры и случае неисполнения дебитором предъявленных требований по погашению дебиторской задолженности кредитор предпринимает меры для истребования дебиторской задолженности в судебном порядке.

<…>

4. Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности

4.1. На основании результатов анализа дебиторской задолженности руководитель департамента финансов по согласованию с генеральным директором принимает решение о списании дебиторской задолженности. 4.2. Дебиторская задолженность подлежит списанию:

по истечении срока исковой давности;

в случае признания долгов нереальными к взысканию.

<…>

5. Контроль над исполнением мероприятий по погашению дебиторской задолженности

5.1. Контроль над ведением реестра дебиторской задолженности возлагается на руководителя департамента финансов компании.

5.2. Контроль над исполнением дебиторами принятых обязательств по погашению дебиторской задолженности возлагается на финансовый департамент, коммерческую службу, руководителя филиала.

5.3. Контроль над оформлением и своевременным подписанием документов о списании дебиторской задолженности возлагается на руководителя департамента финансов компании.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Полная версия Положения о бюджетировании и финансовом планировании, разработанного в компании North Logistic.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль