Решение, которое наладит и упростит учет договоров в компании

18048
Привалов Дмитрий
начальник финансово-экономического отдела ООО «Иркутскэнергосвязь»
Систематизация и учет договоров для любой компании всегда были и будут актуальными задачами. Чем больше клиентов, тем больше договоров. Вести их учет в Excel не самый лучший выход из положения. Можно купить программу для учета договоров или другую программу для автоматизации бизнеса. А можно систематизировать учет, не тратя денег на покупку дорогостоящей информационной системы. Вполне реально обойтись своими силами, если использовать Access.

Как правило, учет договоров в совершенно разных компаниях построен достаточно однотипно. И выглядит это так: после того, как компания заключила договор, к нему прилагают сопроводительную документацию (листы согласования, протоколы, акты выбора поставщика и пр.). Все оригиналы собираются в канцелярском файле, который подшивается в папку-регистратор. В дополнение к этому в Excel ведется таблица-реестр, куда вносятся основные сведения по каждому договору. Описанный подход к учету договоров действовал и в ООО «Иркутскэнергосвязь». Но, несмотря на свою простоту, метод скрывает недостатки, которые особенно ярко проявились, когда количество договоров в «Иркутск­энергосвязи» стало действительно велико (в среднем 30 договоров в месяц, общее количество «расходных» договоров – около 2000).

Можно выделить три ключевые проблемы, которые знакомы многим финансовым директорам, использующим в своей работе Excel:

Excel предназначен для построения таб­лиц и вычислений. Эта система не слишком подходит для ведения списков. В ней недоступен весь полезный функционал баз данных, и прежде всего создание отдельных справочников контрагентов, отделов, сотрудников и прочего, необходимого для ведения реестра договоров. Если компания работает с базой данных, то сотруднику достаточно один раз внести корректировки в справочник, после чего эти изменения коснутся всех записей, с которыми он связан. В Excel же необходимо кропотливо отобрать строки, содержащие нужную информацию, и только после этого обновить данные;

еще одна проблема заключается в том, что для поиска сведений по заданным критериям в Excel каждый раз приходится настраивать специальный фильтр. Иногда при выборке приходится применять по пять-шесть условий, и на это уходит слишком много времени. Кроме того, в таблицах проблематично даже при помощи макросов описать выполнение типовых операций с реестром;

и самое главное – высока вероятность ошибок, допускаемых при вводе данных. По опыту, чаще всего ошибаются при вводе на­именования компании, с которой заключен договор. Вспомните хотя бы свои справочники контрагентов в 1С. Сколько дублирующих записей встречается у вас? Все потому, что неправильно введенная информация может тиражироваться далее.

Собственная система учета договоров на основе Access

Руководство «Иркутскэнергосвязи» решило отказаться от учета с использованием Excel и перейти на систему, которая строилась бы на основе базы данных. При этом она должна была соответствовать ряду ключевых требований:

  • понятный интерфейс, чтобы было удобно пользоваться системой независимо от уровня компьютерной грамотности сотрудника;
  • сквозное индексирование всех договоров – то есть документ попадает в систему в режиме реального времени и может быть сразу найден, без дополнительного обновления базы;
  • удобный настраиваемый поиск нужной информации;
  • формирование отчетности – реестров договоров;
  • привязка к сканированной копии договора.

Большинство программных продуктов, которые представлены на рынке, – это сложные системы, предназначенные сопровождать весь процесс работы с контрактами от разработки до заключения и передачи на хранение. Но небольшим и средним предприятиям достаточно лишь блока, отвечающего за учет сведений о договорах.

Любопытно, что по данным статистики двух популярных в России поисковых систем «Яндекс» и Google количество поисковых запросов со словами «программа для учета договоров» за месяц – 2280 и 1966 соответственно. Причем около трети – это поиск именно бесплатной версии программы. Несложно сделать вывод, что множество компаний задумывается об оптимизации учета договоров и стремится обойтись при этом минимумом затрат.

Менеджмент «Иркутскэнергосвязи» не стал исключением. В качестве будущей платформы для базы данных был выбран MS Access. Эта система очень распространена, так как входит в пакет MS Office. Кроме того, и это самое важное, Access предоставляет возможность создавать собственные запросы и дорабатывать систему на языке VBA.

Что реализовано в базе данных

После того как проект создания системы учета договоров в Access был утвержден, программисты получили техническое задание, по которому выполнили необходимые доработки и подготовили базу к эксплуатации. Оставалось лишь улучшить интерфейс, чтобы даже у тех сотрудников, которые не имеют навыков работы с Access, использование базы договоров не вызывало никаких сложностей. В итоге при запуске программы люди видят лишь самые необходимые функциональные блоки (см. рис.):

  • «Поиск по базе». Функционал понятен из названия. Вкладка настроена по умолчанию как стартовая – ею пользуются чаще всего;
  • «Новый договор» – с помощью этого раздела можно добавить новый документ в базу данных. Учитывая разграничение полномочий, она доступна исключительно тем сотрудникам, которые ведут учет договоров;
  • «Справочники». В этом разделе размещено управление справочниками базы данных – контрагенты, статус договора, отделы, статьи бюджета. Здесь можно вводить новые данные и редактировать существующие;
  • «Редактор» – с его помощью вносятся изменения в сведения о договорах, введенные в программу ранее;
  • «Отчетность» – позволяет фор­мировать реестры заключенных контрактов. В программе пред­у­смотрено два типа отчетов: экспресс-от­чет (выводит список договоров за определенный период времени) и конструктор отчетов (формирует список по задан­ным критериям);
  • «Настройки» – здесь можно настроить параметры базы данных: название компании, которое отображается в заголовке, и ключевые поля. Также, например, можно указать поля, обязательные для заполнения при добавлении нового договора.

рисунок. Как выглядит интерфейс базы данных по учету договоров

Решение, которое наладит и упростит учет договоров в компании

Особенности использования новой системы учета договоров

Несколько простых рекомендаций тем финансистам, которые решат воспользоваться разработанной в «Иркутск­энергосвязи» программой для учета договоров на своих предприятиях. Внесение данных лучше поручить одному сотруднику, аккуратному и ответственному специалисту. Будет с кого спрашивать за допущенные ошибки.

В дополнение к этому стоит закрепить внутренним распоряжением частоту, с которой должна пополняться база данных. Есть два варианта: либо календарная периодичность (например, раз в неделю или раз в декаду), либо руководствоваться количеством накопленных новых договоров (например, пополнять базу данных после появления десяти новых документов).

Нужно сразу определиться с набором возможных статусов договоров. Например, в «Иркутскэнергосвязи» используются три вида статусов: «действующий» (по договору совершаются регулярные платежи), «закрытый» (прекратил свое действие) и «разовая сделка» (составлен для одной сделки с контрагентом, например разовое выполнение каких-либо работ). Последний применяется реже всего. Если в будущем вы захотите доработать или переработать базу, то беспорядок со статусами может повлечь лишние трудозатраты. Учтите, не стоит смешивать в одной базе клиентские договоры и контракты с поставщиками. Лучше, если у коммерческой службы база будет отдельной.

Обязательно сканируйте все имеющиеся договоры. В будущем это сэкономит вам время, когда возникнет необходимость ознакомиться с текстом контракта. Кроме того, бумажные версии будут реже извлекаться из архива, что сохранит их в нормальном виде.

ЕЩЕ ПО ТЕМЕ
Внести правки в pdf-файл с договором несложно. Для этого можно использовать массу бесплатных программ для редактирования pdf-документов. Они позволяют менять порядок страниц, добавлять новые и удалять ненужные. Одна из таких программ – PDF24 Creator. Скачать ее можно по адресу: http://en.pdf24.org/creator.html.

Совершенно необязательно отвлекать своих работников для сканирования. Есть простое решение. В «Иркутск­энергосвязь» часто приходили запросы от учебных заведений с просьбой устроить студентов-практикантов. Руководство не стало игнорировать такие просьбы. Взяли несколько практикантов, выделили им рабочее место с компьютером и сканером. И через некоторое время получили базу договоров в электронном виде. Отсканированные документы проще и быстрее сохранять в PDF-файлах, так их удобнее будет просматривать. К тому же это довольно распространенный формат. И если вам вдруг понадобится выслать его по электронной почте, то адресат наверняка сможет его просмотреть.

Старайтесь называть файлы с отсканированными договорами по шаблону. Например, так: «Номер внутренний _ Наименование контрагента ­_ Номер внешний.pdf». Это позволит вам найти любой файл с документом. Не заводите в базу данных отдельную запись на дополнительное соглашение к договору или документ, который считается его частью. Достаточно сделать примечание в файле, что у контракта они есть. Если к договору появляется дополнительное соглашение, его нужно добавить в конец уже существующего pdf-файла (как это сделать, см. «Еще по теме»).

Кстати, закажите небольшой штамп, в котором будут два пустых поля. Перед тем как сотрудник помещает договор в папку-регистратор и передает в архив, он должен будет поставить оттиск штампа на заглавной странице, где указывается внутренний номер документа и дата его регистрации. Для быстрого поиска контракта в папках-регистраторах сделайте на каждую из них наклейки с диапазоном номеров договоров, которые находятся внутри.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • База данных Access для учета договоров и подробные инструкции по ее использованию.rar


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль