Проверенная практикой система управления проектами компании

5871
Кузнецов Алексей
финансовый директор ЗАО «Пусковой элемент»
Когда внутренние проекты компании планируются и реализуются по остаточному принципу, проблем не избежать. Для качественного управления проектами следует обеспечить попроектный учет, поручить контроль отдельной структуре и даже разработать прозрачную систему мотивации персонала. А если компания небольшая, то можно обойтись и без специализированной и дорогостоящей ИТ-системы.

Любой компании, даже если ее специализация не связана с проектной деятельностью, все равно приходится реализовывать те или иные проекты. Это может быть автоматизация учета, преобразование юридической структуры, разработка новой рецептуры изготовления продукции, постановка бюджетирования и пр. Если управление проектами рассматривается сотрудниками как дополнительная, но не обязательная нагрузка, могут появиться неконтролируемые расходы, разрозненная документация, конфликты между подразделениями, задействованными в проекте, затягивание работ – вот только некоторые из них. 

Однако от всех этих проблем можно избавиться, если внедрить элементы проектного управления. А как это можно сделать, расскажем на примере ОАО «Омега»*. Компания активно развивалась, количество одновременно реализуемых проектов росло – менеджменту требовался рабочий инструмент контроля над ними. И нужное решение было найдено. Кстати, его прототипом послужил подход к управлению проектами в одной из нефтяных компаний.

Центр управления проектами

Первым делом в компании создали центр управления проектами (далее – ЦУП), в состав которого вошли главы всех подразделений. Это головная структура, которая назначает руководителей проектов (полностью отвечают за старт, промежуточные и итоговые результаты), утверждает планы и бюджеты, контролирует их исполнение, координирует работы. Также в ее зоне ответственности – решение всех конфликтных ситуаций.

В составе центра выделили три комитета:

  • финансовый (специалисты из финансовой службы, департаментов экономики, управления корпоративными финансами, а также аудита и контроля);
  • производственный (представители департамента эксплуатации и ремонта, отдела оперативно-технологического управления и службы производственного контроля);
  • ИТ-комитет (сотрудники департамента ИТ- и бизнес-приложений, отдела интегрированных систем менеджмента).

Их должен пройти любой проект, как на этапе планирования, так и реализации. Каждый комитет отвечает за контроль в своей функциональной области. В частности, на финансовом комитете защищаются бюджеты, утверждаются отчеты об их исполнении. Этот же орган принимает решение, если возникает необходимость во внебюджетных платежах. Кстати, комитеты участвуют и в формировании рабочих групп.

Контроль выплат по проектам

Для ужесточения контроля выплаты по проектам отделили от операционных денежных потоков. Как этого добились? Во-первых, для статей расходов, движения денежных средств ввели дополнительный аналитический признак – «наименование проекта». Во-вторых, в форму бюджета денежных средств добавили новый блок «Проектная деятельность», в котором выплаты планируются в разрезе проектов. В-третьих, перевели планирование и учет по проектам из Excel в ERP-систему (SAP R3).

Организованный таким образом раздельный учет движения денежных средств позволил собственникам и менеджменту контролировать целевое использование денег компании. Кстати, доступ к модулю «Управление проектами» в SAP R3 предоставили всем участникам рабочих групп. Естественно, права вносить данные, корректировать или удалять разграничены (максимум прав – у руководителей проектов и членов ЦУП).

План проектов

Среди прочего в компании пересмотрели и формат плана проекта. Теперь это не одна, а целый набор взаимосвязанных таблиц, выстроенных по принципу drill - down – из одного отчета по клику мышки можно «провалиться» в другой, с большей детализацией. В первой таблице приводится общее описание проекта (ответственный менеджер, количество этапов, срок выполнения и затраты на его реализацию в целом). Во второй – перечисляются основные этапы, расходы на них и задействованные рабочие группы (см. табл. 1).

таблица 1. Детализированный план проекта «Разработка и внедрение системы управления финансовыми потоками»

Этапы
Дата выполнения
Члены рабочей группы
Должность
Департамент/
отдел
1. Формирование плана управления проектом
04.11
Солоников Д. Б.
 
Рушайло С. П.
 
Столяр В. Н.
 
Кромберг Н. Б.
 
Колесников А. А.
Экономист 2-й категории
Проектировщик
ИТ-систем
Проектировщик
ИТ-систем
Ведущий специалист
Финансовый директор
Финансовый
 
ИТ
 
ИТ
 
Производственно-технический
 
Управление
2. Разработка схемы реализации проекта в системе SAP R3
05.11
Рушайло С. П.
 
Столяр В. Н.
 
Кушнарев В. А.
Проектировщик
ИТ-систем
Проектировщик
ИТ-систем
Руководитель департамента
ИТ
 
ИТ
 
Финансовый
3. Подготовка и утверждение инструкций пользователя и методических материалов, обучение пользователей
09.11
Солоников Д. Б.
 
Кушнарев В. А.
 
Чнадель Е. В.
Экономист
2-й категории
Руководитель департамента
Руководитель отдела
Финансовый
 
Финансовый
 
ИТ
4. Настройка системы
01.12
Кромберг Н. Б.
 
Кушнарев В. А.
 
Рушайло С. П.
Ведущий специалист
Руководитель департамента
Проектировщик
ИТ-систем
Производственно-технический
Финансовый
 
ИТ
5. Закрытие проекта
02.12
Кушнарев В. А.
 
Колесников А. А.
Руководитель департамента
Финансовый директор
Финансовый
 
Управление

Далее по одной таблице выделяется на детальное планирование каждого этапа (бизнес-процессы, операции, занятые сотрудники, используемые документы). И отдельная форма предназначена для планирования расходов на привлечение сторонних организаций.

Добавьте страницу в закладки или распечатайте статью. 

Премии по проектам

Результаты любого проекта во многом определяются тем, насколько заинтересованы в нем исполнители. А лучший способ их замотивировать – пообещать премию по итогам работы. При этом стоит помнить о том, что расчет вознаграждения должен быть абсолютно прозрачным. Иначе можно добиться и обратного эффекта.

В ОАО «Омега» премию по проекту стали определять по такой формуле (пример расчета приведен в табл. 2):

Премия = Ставка почасовая × 2 часа в день × Количество отработанных дней на проекте × Коэффициент участия,

где ставка почасовая – заработная плата сотрудника в день, разделенная на 8 часов (время, в течение которого он выполняет свои обычные функциональные обязанности), руб.;

2 часа в день – время, когда специалист занимается работами по проекту (после окончания трудового дня);

коэффициент участия – соотношение числа этапов проекта, в которых был задействован член рабочей группы, и общего количества этапов.

таблица 2. Мотивация участников проекта (извлечение)

№ п/п
Ф.И.О.
Став-
ка в день, руб.
Став-
ка в час, руб.
(гр. 3 /
8 ч)
Отработано по этапам проекта, дн.
Отрабо-
тано часов, ч (сумма гр. 5–9
×  2 ч)
Коэф-
фици-
ент учас-
тия, ед.
*
Итого пре-
мия, руб. (гр. 4 ×
 гр. 10 ×
 гр. 11)
I
этап
II
этап
III этап
IV этап
V этап
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
Колесников А. А.
5000
625
10
20
60
0,4
15 000
2
Солоников Д. Б.
2000
250
10
30
80
0,4
 8000
3
Рушайло
С. П.
3600
450
10
20
30
120
0,6
32 400
 
 

* Коэффициент участия рассчитывается как соотношение количества этапов, в которых был задействован сотрудник, к общему числу этапов.

В компании решили не допускать депремирования (например, из-за задержки в выполнении того или иного этапа). Ведь задачей было реализовать проект, а не отпугнуть от него исполнителей. Если группа выбивалась из графика, то просто пересматривали сроки работ.

В заключение стоит заметить, что если компания небольшая, то вполне возможно управлять проектами без специализированной и дорогостоящей ИТ-системы. Проекты с небольшим количеством этапов и привлеченных сотрудников реально вести и контролировать при помощи Excel. Скачать пример такого файла.

* В целях конфиденциальности реальное название компании заменено условным. – Прим. ред.

Идеальный руководитель проекта – финансовый директор

Проверенная практикой система управления проектами компанииОксана Тимофеева,
финансовый директор холдинга АНКОР

В нашей компании работа над проектом начинается с оценки первоначальных прямых расходов на него. В расчет берется разработка технического задания, покупка необходимого программного обеспечения, мотивация сотрудников, а также резерв на неотложные расходы (как правило, 10–20% от запланированных). Любой проект на старте отрабатывается в Excel, а затем переносится в ИТ-систему.

Приняв решение о реализации того или иного проекта, прежде всего мы определяем участников и руководителя. Если предполагается привлечь к работам внешних специалистов, то целесообразно назначить руководителем финансового директора. Ведь именно через него проходят информационные и денежные потоки, он же заинтересован в достоверности информации. И еще один важный фактор успешной реализации проекта. Не бойтесь привлекать к нему энтузиастов, поскольку такие работники могут свершить небольшую революцию даже с учетом сформированного фундамента бизнес-процессов компании.

Читайте также:

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль