Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

7825
Пермяков Юрий
финансовый директор группы компаний «Автоцентр КГС»
Для усиления контроля договоров, введения обязательного согласования любых изменений в контрактах, сокращения сроков прохождения документов в группе компаний и минимизации риска их потери необходимо внедрение единой системы электронного документооборота. Как результат - сокращение количества разбирательств с клиентами и поставщиками.

Контроль договоров во многих компаниях не всегда эффективен. Практика показывает, что некорректные формулировки или условия в договорах, которые по разным причинам миновали процедуру согласования, приводят к неприятным последствиям в отношениях с контрагентами. А бывают и недопустимые ситуации, когда оригиналы важных документов попросту бесследно исчезают.Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

Группа компаний «Автоцентр КГС» специализируется на продаже автомобилей и запчастей, а также оказывает услуги авторемонта на территории Восточной Сибири. Ежедневно только при оформлении продаж юрлицам регистрируется более 250 документов. Руководство группы обратило внимание, что юридический и финансовый отделы физически не справлялись с имеющимся объемом документации. При этом полную неразбериху в работу вносили менеджеры по продажам. Стремясь исполнить капризы клиентов, они вносили правки в типовые контракты, используемые в «Автоцентр КГС», но забывали или не успевали пройти согласование договоров с юристами и финансистами. Поскольку электронные версии договоров хранились на компьютерах у тех самых менеджеров, а бумажные экземпляры попадали в бухгалтерию зачастую только после подписания, ни юридический, ни финансовый отделы не могли отследить допущенные ошибки. Результат – количество арбитражных разбирательств с клиентами и поставщиками росло. 

Чтобы разом решить все проблемы, в ГК «Автоцентр КГС» приняли решение о внедрении системы электронного документооборота. Компании группы перешли на работу в единой информационной системе «1С:Управление производственным предприятием 8.1» (далее - «1С:УПП 8.1»). И можно было заняться новым масштабным проектом автоматизации.

Решение, которое наладит и упростит учет договоров в компании

Выбор программы для контроля договоров

При выборе программного продукта главным критерием была его совместимость с новой учетной системой. Также руководство группы стремилось найти такое решение, которое не влияло бы на работу «1С:УПП 8.1», не включало каких-либо лишних функций – только документооборот и ничего более – и было предельно простым как при внедрении, так и в эксплуатации. Конечно же, стоимость подыскиваемой программы тоже имела большое значение.

Личный опыт

Федор Башкиров, финансовый директор ГК «Агрико»

Группа компаний «Агрико» существует с 2000 года. Центральный офис расположен в Москве, сельхозпроизводство – в Краснодарском и Ставропольском краях. По мере развития группы рос и документооборот. В определенный момент стало понятно, что он стал огромным. Документы терялись, затраты на бумагу были существенными. По этой причине мы уже в 2007 году перешли на электронный документооборот. Критерии при выборе программного средства были такими:

  • стоимость внедрения;
  • простота в использовании;
  • масштабируемость;
  • возможность использовать систему во всем холдинге как единую;
  • удаленный доступ к системе.

Спустя три года работы в системе могу сказать, что эти критерии были правильными. Но я бы рекомендовал коллегам также обращать внимание на то, есть ли успешный опыт использования рассматриваемых программ в аналогичных компаниях, с таким же (подобным) документооборотом. И последнее. Можно встретить мнение, что лучше сэкономить и написать программу самостоятельно. Я так не считаю. Разумнее купить готовое решение. Ведь всегда есть риск, что «умелец», создавший для вас программу, уволится и никто другой из IT-отдела не сможет ее поддерживать и развивать.

Данила Васкевич, финансовый директор «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ»

При автоматизации документооборота главные критерии выбора системы – быстродействие, гибкость, масштабируемость, а также распространенность этого конкретного программного решения.

Поясню. Важно иметь возможность дорабатывать систему своими силами. Если ее архитектура жесткая и не поддается изменениям, то приспособить ее к своим бизнес-процессам будет очень сложно. Не исключено, что спустя некоторое время придется отказаться от такой программы и начать подыскивать другую. Далее, если программа покупается растущей компанией, она должна работать без сбоев как при 3–5 пользователях, так и при 20–30.

Наконец, я убежден, что система документооборота требует постоянной поддержки и развития. И без собственных специалистов тут не обойтись. Распространенность системы – ваша гарантия того, что в компании или на рынке труда всегда найдутся специалисты, способные ее поддержать и развить. То есть организация не окажется в зависимости от поставщика решения, не придется постоянно тратиться на аутсорсинг IT-поддержки.

После непродолжительных поисков руководство «Автоцентр КГС» остановило свой выбор на программе «1С:Документооборот 8». Аргументы в пользу этого продукта были следующими:

  • единая с «1С:УПП 8.1» платформа и, как следствие, полная совместимость;
  • только нужные в работе функции: централизованное хранение документов, регистрация входящих и исходящих документов, передача, архивирование, редактирование, отслеживание версий. Не нужно переплачивать за дополнительные сервисы;
  • не требуется менять конфигурацию учетной системы (весь электронный документооборот реализован в отдельной базе);
  • поскольку холдинг уже оплатил лицензии на «1С:УПП 8.1», не было необходимости покупать дополнительные лицензии на «1С:Документооборот 8». Достаточно было заплатить только за само «коробочное» решение 30 тыс. рублей.

Реализация проекта автоматизации

Проект автоматизации документооборота начали с самых проблемных участков – точек продаж. Именно здесь возникало больше всего претензий к качеству документов. Для пилотного проекта выбрали автосалон в Красноярске. Как ни парадоксально, завершить полностью автоматизацию документооборота в этом салоне и перейти к промышленной эксплуатации системы во всей группе компаний не удалось. Все ограничилось только пробными запусками. Помешал пресловутый человеческий фактор. Менеджеры по продажам саботировали внедрение программы. Они посчитали нецелесообразным дорабатывать и тестировать на их салоне новую систему. Ведь все это отнимало время, увеличивало нагрузку и отвлекало от главной задачи – продавать.

Интересная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте ее или переадресуйте. 

Пришлось сменить объект для пилотного проекта – от автосалона отступились и занялись внедрением системы в отделе снабжения. Забегая вперед, стоит отметить, что к концу 2010 года эта работа была успешно завершена, технология электронного документооборота адаптирована под бизнес-процессы группы и сейчас под копирку переносится на все автосалоны и оптово-розничные магазины запчастей.

Программа автоматизации документооборота по отношению к учетной системе – внешняя. То, что она функционирует автономно, с одной стороны, несомненное преимущество – ее загрузка не влияет на скорость работы пользователей с «1С:УПП 8.1». С другой стороны, это и существенный недостаток – не предусмотрена возможность синхронизировать однородные справочники, а также автоматизировать обмен данными о контрагентах.

Перечисленные проблемы удалось решить силами собственных программистов. Базовые конфигурации обеих систем существенно менять не пришлось. Программисты создали механизм экспорта новых записей из справочника «Контрагенты» «1С:УПП 8.1» (принята за эталонную базу) в одноименный справочник «1С:Документооборот». В этом механизме предусмотрена защита от дублирования – повторные записи блокируются автоматически.

Возможности Excel для избавления финансовой службы от рутинной работы с документами

Среди других доработок, обеспечивающих скоординированную работу систем, – инструмент, позволяющий преобразовать печатную форму из «1С:8 УПП» (например, шаблон или проект договора) в файл формата Word и прикрепить его к карточке «Исходящий документ» в «1С:Документооборот 8». Но сделать это тоже не составило труда.

Согласование договоров в новой программе

Система электронного документооборота в первую очередь предназначена для согласования договоров с поставщиками и покупателями, а также для их хранения. Проиллюстрируем, как ведется в ней работа, на примере службы снабжения.

В программе под каждый проект договора поставки, направленный поставщиком, создается специальная карточка – «Входящий документ». В ней указывается отправитель (конкретное лицо (Ф.  И. О.) и компания), адресат, подразделение ГК «Автоцентр КГС», наименование договора и другие его реквизиты. Сам контракт прикрепляется к карточке как файл формата Word (см. рис. 1).

Рисунок 1. Пример зарегистрированного входящего документа

Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

На основании «Входящего документа» регистрируется «Исходящий документ» – именно он будет задействован в последующих процедурах согласования и утверждения. Что интересно, в программе не заданы и не зафиксированы цепочки согласующих лиц или маршруты движения документов. Руководствуясь негласными правилами, принятыми в компании, исполнитель (менеджер службы снабжения) вручную выбирает из предложенного списка тех, кому отправить проект договора (см. рис. 2), а затем запускает процедуру согласования.

Рисунок 2. Запуск процедуры согласования документа

Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

После этого в «1С:Документооборот 8», на вкладке «Задачи и бизнес-процессы», появляется новая задача для первого лица из списка задействованных в этой процедуре пользователей (см. рис. 3).

Рисунок 3. Пример списка задач

Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

Например, исполнитель указал поочередно начальника службы снабжения, руководителя юридического отдела и финансового директора. Сначала в программе отобразится задача для начальника службы снабжения. Как только он изучит договор и поставит свою резолюцию (разумеется, электронную), документ автоматически отправится к руководителю юридического отдела (это также будет отмечено появлением новой задачи), а затем – к финансовому директору. Стоит отметить, что в «1С:Документооборот» предусмотрена возможность одновременного согласования, когда документ поступает ко всем сразу, но в компании его не используют, придерживаются принципа очередности.

У каждого руководителя, участвующего в согласовании договора, есть возможность не только изучить версию контракта, полученную от поставщика, и прокомментировать, но и внести правки в текст. При этом измененный документ сохраняется отдельной версией. Программа позволяет сравнить все появившиеся таким образом варианты одного и того же договора.

Для проверки оперативности согласования договоров в компании регулярно формируют отчеты «Список просроченных задач», «Список задач, истекающих на заданную дату», «Справка об исполнительской дисциплине» и т. д.

Согласованный вариант договора отправляется поставщику. Если тот не принимает правки, присылает свой протокол разногласий, то документ заново проходит процедуру согласования в соответствии с описанной схемой. При необходимости этот процесс может повториться и в третий, и в четвертый раз, пока не будет найден компромисс.

Если же согласование с поставщиком завершается успешно, инициатор документа (сотрудник службы снабжения) запускает процедуру утверждения договора. По логике работы с программой, она полностью идентична согласованию. Разница лишь в том, что в списке согласовывающих руководителей — только генеральный директор. Остальные уже ознакомились с этим документом.

Как с помощью электронного документооборота оптимизировать бизнес-процессы компании

Утвержденный договор распечатывается, визируется и отправляется поставщику. Информация о месте хранения подписанного поставщиком бумажного договора отражается сотрудником бухгалтерии в карточке соответствующего исходящего документа.

Автосалоны приступили к промышленной эксплуатации системы электронного документооборота в марте 2011 года. Точки продаж работали с договорами по той же схеме, что и снабжение. Только согласовывались не контракты на поставку, а договоры купли-продажи. Последние формировались в учетной системе на основании заранее заданных шаблонов, а затем экспортировались в программу, обеспечивающую электронный документооборот.

По мнению юристов компании, внедрение программы, позволяющей осуществлять контроль договоров, позволило снизить объем претензий и количество арбитражных дел с участием «Автоцентр КГС» на 60-70 процентов. Теперь в программе работает отдел снабжения, юридический, финансовый отделы, отдел IT.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль