Excel подскажет, какие платежи стоит пропустить вперед, а какие – придержать

21979
Зачастую данных в реестре платежей, формируемом в Excel, недостаточно, чтобы принять решение о том, какие счета оплатить сегодня. В итоге главному финансисту компании приходится собирать дополнительную информацию, выполнять пусть и несложные, но требующие времени расчеты. Ускорить и упростить акцептование счетов можно, если дополнить привычную форму реестра двумя таблицами и воспользоваться программой, написанной авторами статьи.

Чаще всего реестр платежей, выгруженный из учетной информационной системы или непосредственно сформированный в Excel, содержит следующие стандартные поля: наименование поставщика, номер, дата и сумма счета к оплате, предмет платежа и статья затрат. А выглядеть он может примерно так, как это показано на рисунке 1.

Рисунок 1 Классическая форма реестра платежей

Excel подскажет, какие платежи стоит пропустить вперед, а какие – придержать

Сам по себе такой реестр мало информативен, данных для принятия решения об оплатах тех или иных счетов явно недостаточно. В частности, в реестре нет информации о том, сколько у компании денежных средств на текущий момент, хватит ли их на оплату всех счетов и сколько денег при этом останется и т. д. Скорее всего, финансовым директорам компаний, которые используют подобный отчет, приходится тратить время на дополнительные расчеты и уточнение информации в бухгалтерии.

Работать со счетами к оплате будет намного проще, если взять на вооружение две дополнительные таблицы (также формируемые в Excel): «Расход денежных средств» и «Налоговое планирование». А также можно рекомендовать использовать унифицированный список резолюций (решений, принимаемых по вопросам оплаты счетов) непосредственно в реестре платежей. Типовые резолюции сделают его более информативным и помогут финансовому директору сэкономить время. Забегая вперед, скажем, что «руками» вносить практически ничего не придется, только отметить мышкой счета к оплате.

Дополнительные таблицы

Первая и, пожалуй, самая важная таблица, которую имеет смысл использовать, – «Расход денежных средств» (см. рис. 2). В ней представлены следующие данные:

  • остаток денежных средств на дату формирования реестра;
  • суммы по счетам, утвержденным финансовым директором к оплате (по всем строкам с резолюцией «оплатить»), – в целом и в разрезе статей затрат;
  • суммы по аннулированным оплатам в разрезе расходных статей;
  • остаток денежных средств после оплаты утвержденных счетов;
  • суммы по счетам, в отношении которых решение еще не принято (если резолюции нет, счета по умолчанию переходят в платежный реестр следующего дня).

Рисунок 2 Реестр платежей в Excel c двумя дополнительными таблицами

Excel подскажет, какие платежи стоит пропустить вперед, а какие – придержать

В зависимости от того, какие именно резолюции проставлены (все это делается в Excel) по каждому счету – оплатить или аннулировать, в таблице отражается информация о том, есть ли перерасход. Если остаток денежных средств отрицательный, можно проиграть различные варианты оплат. Например, ранжировать платежи по важности и последовательно, начиная с наименее значимого, переносить их один за другим на следующий день, пока остаток не станет положительным.

А еще одна таблица – «Налоговое планирование» – будет полезна, когда компания приобретает основные средства (см. рис. 2). В ней указываются: первоначальная стоимость основного средства (без НДС), код по общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ), срок полезного использования, номер амортизационной группы, процент и сумма амортизационной премии, сумма месячного износа, повышающий коэффициент и ускоренная амортизация в рублях. Таблица поможет оперативно рассчитать сумму, которую можно будет единовременно списать в расходы от первоначальной стоимости приобретаемого основного средства.

Готовый инструмент

Каждый раз создавать описанные таблицы под новый реестр – не самое лучшее решение. Во-первых, это займет определенное время. Во-вторых, есть риск ошибиться в формуле или ссылке. В-третьих, придется вручную заполнять резолюции по каждому счету. При большом количестве счетов это довольно трудоемкая и не особо интересная работа.

Для ее упрощения авторами статьи создана собственная небольшая программа на VBA (Visual Basic for Applications) – модуль, встроенный в файл Excel. После запуска она автоматически создает обе дополнительные таблицы на том же листе, где расположен платежный реестр. Все, что останется сделать, – ввести начальный остаток денежных средств, выбрать вариант резолюции по счету к оплате из предложенного программой списка, а также код ОКОФ, номер амортизационной группы и повышающий коэффициент (если он предусмотрен) для основных средств, вся остальная информация появится в таблицах автоматически.

Чтобы запустить программу, нужно зайти в меню Excel «Сервис», выбрать пункт «Макрос» и подпункт «Макросы» (альтернативный вариант – комбинация клавиш ALT и F8), а затем в появившемся диалоговом окне указать модуль под названием «Reestr_na_oplatu_schetov» и нажать кнопку «Выполнить». Предварительно стоит убедиться в том, что в Excel разрешено запускать макросы (команда меню Сервис – Макрос – Безопасность).

Что делать, если исходная форма реестра отличается от той, под которую написана программа? Например, другое число столбцов, иные статьи расходов, больше вариантов резолюций. Потребуется внести небольшие изменения в программный код. Иначе говоря, адаптировать программу под свой формат реестра. О том, как это можно сделать, подробно написано в инструкции к программе, которую можно скачать по ссылке «Дополнительный материал»в тексте этой статьи. Если реестр отличается только числом строк, в программе ничего менять не потребуется.

Макрос не обязательно копировать вручную в тот файл, где у вас создан реестр платежей. Можно сделать так: в файле с реестром запустить редактор VBA (комбинацией клавиш ALT и F11), в нем выполнить команду меню Tools – References - Browse, а в появившемся окне открыть загруженный с сайта журнала файл с программой и нажать «ОК». А затем запустить макрос по предложенной выше схеме. Важное замечание. Реестр должен начинаться с третьей строки (первые две отводятся на заголовок таблицы) и первого столбца, а нумерация счетов заканчивается ячейкой со значением «Итого».

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Файл Excel с примером реестра, программным модулем и инструкция по его применению.rar


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль