Когда автоматизация управления денежными потоками становится необходимостью

4336
Нешитова Наталия
заместитель финансового директора, начальник финансового отдела ФГУП «ГТК "Россия"»
Масштабы и последовательность автоматизации финансовых функций в каждой конкретной компании могут существенно отличаться. Многое зависит не только от потребностей бизнеса, но и от реальной ситуации в отрасли и экономике. Когда ситуация с платежами обостряется и возникают кассовые разрывы, целесообразно пересмотреть систему управления денежными средствами. Тогда актуальным решением становится автоматизация.

Первый опыт автоматизации финансовой функции во ФГУП «Государственная транспортная компания “Россия”» (далее – ГТК «Россия») совпал с процессом реорганизации предприятия. К будущей ERP-системе были предъявлены высокие требования. Среди прочего – гибкость настройки плана счетов и управленческих аналитик, ведение мультивалютного учета с автоматическим начислением курсовых и суммовых разниц, формирование обязательных отчетных форм, в том числе специализированных – для авиапредприятий. В итоге авиакомпания остановила свой выбор на Microsoft Dynamics AX, проект поручили вести компании «АНД Проджект».

Учет и отчетность

К началу 2006 года автоматизация учетного контура была завершена (бухгалтерский и налоговый учет, частично – управленческий). Новая ERP-система позволяла получать отчетные формы в различных аналитических срезах (вид деятельности, направление полетов, тип воздушного судна, подразделение и др.), а также автоматически формировать обязательную отчетность предприятия. Также был реализован сложный механизм распределения затрат по видам деятельности предприятия, а их в компании более 15.

Следующий этап развития ERP-системы пришелся на 2009 год и совпал с приходом новой команды топ-менеджеров.

Управление денежными средствами

Кризис негативно отразился и на предприятиях транспортной отрасли. Снижение спроса на авиаперевозки и как следствие сокращение входящего денежного потока и кассовые разрывы заставили авиакомпанию пересмотреть процедуру управления денежными средствами, организовать эффективное планирование, идентифицировать и систематизировать платежи.

На начальном этапе сводный месячный план движения денежных средств, еженедельные кассовые планы с балансировкой в разрезе валют планирования, а также реестры заявок на оплату составляли в Excel. Такую «автоматизацию» управления денежными средствами вряд ли можно было назвать эффективной – ручной ввод огромного количества ежедневных операций, трудоемкий план-факт анализ. Невозможность ведения унифицированного справочника контрагентов и договоров в Excel существенно усложняла идентификацию заявок на оплату. Инициаторы платежей получали не всегда корректную информацию о текущем статусе своих заявок. Казначейство контролировало прохождение платежей вручную. Чтобы избавиться от этих проблем, решили перенести отработанные процедуры управления денежными средствами в ERP-систему – внедрить специализированное решение от «АНД Проджект» для управления финансами в Microsoft Dynamics AX на базе блока «Бюджетирование».

Основные компоненты нового модуля ERP-системы – бюджет денежных средств на период и заявка на оплату. Поскольку в зависимости от этапа прохождения заявки на оплату последней присваивается определенный статус (на согласовании, согласована, вынесена на бюджетный комитет, утверждена бюджетным комитетом, отправлена в банк, оплачена или отменена), теперь процедура согласования и исполнения платежей полностью прозрачна для пользователя. Еще один важный момент – формирование единой договорной базы предприятия. Система не позволяет провести платеж, если в заявке не указан действующий договор с поставщиком товаров или услуг. Так удается свести к минимуму риски оплат без заключенных контрактов.

Автоматизация на практике

Когда автоматизация управления денежными потоками становится необходимостьюКирилл Татаринов,
корпоративный вице-президент Microsoft Business Solutions,
о том, как действуют российские и зарубежные компании при внедрении ERP-систем

 

Последовательность автоматизации финансовых функций может отличаться в каждом конкретном случае, поскольку многое зависит от потребностей бизнеса и стоящих перед проектом задач.

Как правило, компании придерживаются такого порядка:

  • бухгалтерский учет в соответствии с нормативными требованиями местного законодательства;

  • расчеты с клиентами и поставщиками, контроль дебиторской задолженности. Этот функционал особенно важен компаниям, работающим с большим количеством контрагентов, поскольку позволяет существенно улучшить ситуацию с получением закрывающих документов и своевременным перечислением средств. Например, один из наших заказчиков – сервисная компания в Марий Эл перевела всю операционную работу с 500 своими клиентами в Microsoft Dynamics NAV, благодаря чему существенно сократила дебиторскую задолженность и ускорила расчеты;

  • формирование МСФО-отчетности. Такая функция жизненно необходима как «дочкам» зарубежных корпораций, так и компаниям, аффилированным с иностранными структурами. Зачастую взаимодействие штаб-квартир и филиалов выходит за рамки регулярных стандартных отчетов и переходит на операционный уровень, что существенно повышает требования к управленческой отчетности.

В дальнейшем компании автоматизируют такие функции, как бюджетирование, централизованное управление денежными средствами и консолидация отчетности.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль