Как безболезненно заменить старую учетную систему на ERP-решение

2820
Глобус Антон
финансовый директор ООО «Восточная Техника»
Необходимость внедрения полноценной ERP-системы часто продиктована развитием бизнеса. Так произошло и в случае с торговой компанией «Восточная Техника». Чтобы избежать негативного влияния проекта автоматизации на текущую деятельность, внедрение разделили на два этапа. Сначала – управление логистикой и складами, спустя год – финансы.

В новосибирской компании «Восточная Tехника» (дилер Caterpillar, «дочка» южноафриканской Barloworld) объемы продаж в 2006–2008 годах удваивались ежегодно – расширялась филиальная сеть, росло количество заказчиков, усложнялись цепочки поставок. Поскольку используемая в то время учетная программа перестала удовлетворять потребностям менеджмента, приняли решение о внедрении полноценной ERP-системы, которая одинаково хорошо справлялась бы со всеми задачами. Свой выбор компания остановила на Microsoft Dynamics AX, а ее внедрение поручила Columbus IT Russia.

Полтора года – на автоматизацию складского учета и логистики

Решая, с запуска какого из модулей системы стартовать, в компании руководствовались в первую очередь текущими задачами – эффективным управлением складами и логистикой. Первые полтора года, пока внедрялись и дорабатывались складской и логистический модули, вели последовательный учет в обеих системах. Первичные операции (закупки, продажи, перемещения товаров и т. д.) регистрировались в Microsoft Dynamics AX, а затем с помощью функции экспорта и трансляции проводились по счетам бухгалтерского учета в старой информационной системе. Так компании удалось сосредоточить усилия на усовершенствовании первых внедренных модулей, исправлении ошибок, а также доводке функционала с учетом пожеланий пользователей. И качество финансового учета при этом не страдало.

Параллельно шла разработка финансового решения. В дополнение к стандартному функционалу системы были предъявлены следующие требования:

  • выполнение трансформации учетных данных из РСБУ в МСФО в разрезе индивидуальных операций по всем модулям системы (склад, финансы, основные средства, проекты и т. д.) – наличие возможности «провалиться» из укрупненных статей отчетности по МСФО на уровень хозяйственных операций и вплоть до первичных документов;
  • эффективный учет основных средств. До этого он велся полностью в Excel;
  • ведение мультивалютного учета (РСБУ – рубли, МСФО – доллары), а также автоматизация переоценки денежных активов и обязательств в валюте, отличной от функциональной;
  • соблюдение жесткого регламента закрытия периода в МСФО, а также возможность отражать документы в разных периодах по РСБУ и МСФО;
  • однократный ввод данных о хозяйственных операциях в систему и пр.

Решение для финансовой службы

Чтобы свести к минимуму корректировки входящих остатков по счетам, запуск финансового модуля приурочили к завершению подготовки российской бухгалтерской отчетности за 2007 год. Причем одновременно запустили как блок учета по РСБУ, так и трансформацию данных в формат МСФО.

Несмотря на то что реализация учета и отчетности с использованием программы-предшественницы и Excel имела свои недостатки, к самим учетным процессам замечаний не было. Поэтому перенесли их в Microsoft Dynamics AX без особых изменений. Но, поскольку функциональные возможности новой системы гораздо шире, чем прежней, реализацию некоторых функций по ходу проекта усовершенствовали.

Так, старая система позволяла трансформировать только бухгалтерские операции (проводки), складские операции отражались в бухгалтерском учете опосредованно, в денежном выражении. Разобраться в том, из чего сложилась сумма списания со склада, не прибегая к дополнительным источникам информации, не было возможности. Теперь, в новой системе, в международную базу транслируется непосредственно первичный документ, и вопросов о том, на чем основаны те или иные финансовые данные, не возникает – отчетность полностью прозрачна.

«Восточная Техника» ведет учет в двух функциональных валютах – в рублях для РСБУ и долларах для МСФО, причем валютный курс операции может как совпадать с курсом ЦБ на ту же дату, так и отличаться. Для того чтобы в случае разных валют система формировала курсовую разницу для постоплат и отгрузок, а для предоплат и отгрузок – нет (как требуют международные стандарты учета), был разработан специальный режим сопоставления накладных и счетов-фактур. Переоценка остатков в валюте, отличной от функциональной, проводится автоматически на основании типа документа – несопоставленные ранее накладные переоцениваются, а платежи – нет.

Учет остался последовательным, как это и было в старой системе, но план счетов для целей бухгалтерского учета существенно изменился. Проект автоматизации послужил хорошим поводом пересмотреть набор субсчетов и избавиться от невостребованных. Благодаря новым аналитическим признакам (филиал, отдел, контрагент, территория, серийный номер оборудования, сегмент рынка) у компании значительно расширились возможности для анализа информации.

Чтобы исключить возможность отражения в МСФО-базе документов задним числом, в международном учете открыли для работы только текущий отчетный период. При трансляции данных автоматически проверяется дата операции или документа – если она относится к уже закрытому периоду, то заменяется первым числом текущего периода.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль