Автоматизация работы с контрактами позволит значительно сократить сроки их согласования

4551
Коновалова Мария
финансовый директор компании LaStyle
Для обеспечения контроля над исполнением условий платежей по договорам Марии Коноваловой, финансовому директору компании LaStyle, пришлось доработать программу «1С». Результат – сроки согласования контрактов сократились с двух недель до трех дней.
Проблема

Отсутствие системы контроля договорных обязательств

До недавнего времени для учета контрактов в компании LaStyle использовался реестр договоров – таблица, составленная в Excel. Схема работы с договорами в общих чертах выглядела так. Сотрудники отдела продаж последовательно согласовывали с юридической службой, бухгалтерией, финансовым и генеральным директорами бумажный экземпляр контракта. Все подписи вносились в лист согласования.

Параллельно с этим ключевые параметры сделки заносились в Excel-таблицу. В ней же фиксировались все замечания, возникшие у руководителей отделов в процессе согласования. Принимая во внимание, что для разных категорий клиентов в компании предусмотрены индивидуальные условия платежа, скидки, система бонусов, учесть все эти нюансы, а также оперативно контролировать сроки исполнения договоров было очень сложно. В дополнение ко всему из-за необходимости визировать бумажные версии контрактов согласование затягивалось на недели.

Решение

Согласование и учет договоров в учетной системе

Решить перечисленные проблемы можно было только за счет автоматизации всего процесса работы с договорами. В компании сразу отказались от идеи покупки отдельных систем – дорого, долго настраивать и еще дольше «увязывать» с существующей учетной системой. Поэтому было решено весь необходимый функционал создать своими силами в «1С». В итоге совместными усилиями финансовой службы и IT-отдела был разработан модуль «Договорные отношения», а также дополнительные отчеты «План платежей» и «Журнал договоров». В журнале хранятся все договоры и информация о расчетах по ним. «План платежей» позволяет избежать нарушения договорных условий оплаты, а также контролировать поступление средств от клиентов.

Модуль «Договорные отношения» управляет процессом согласования контрактов, следит за сроками визирования, позволяет вносить в контракты замечания и правки. На практике это работает так. Сотрудник, инициировавший договор, вносит в систему документ и все приложения к нему. Программа автоматически выставляет срок согласования документа менеджерами. В результате финансовый директор всегда видит сроки, в которые он должен рассмотреть тот или иной договор, и может оставлять свои замечания в соответствующей графе листа согласования, а также отслеживать работу по их устранению.

Работать с контрактом одновременно могут несколько менеджеров. Только после того, как договор прошел все этапы согласования, он выводится на печать и визируется генеральным директором.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль