Новый взгляд на автоматизацию контроля и планирования платежей

8638
Старцева Татьяна
финансовый директор ОАО «Кыштымское машиностроительное объединение»
Для многих компаний достаточно типична проблема контроля исполнения оплаты по заключенным договорам. Как правило, устоявшаяся система планирования не позволяет обеспечить своевременное перечисление денежных средств. Какие-то платежи уходят раньше срока, другие, более важные, задерживаются. Такие ошибки недопустимы, решили финансисты ОАО «КМО» и, используя возможности внедренной учетной системы, за месяц выстроили систему планирования и контроля платежей, исключающую промахи.

В прошлом году основные клиенты ОАО «Кыштымское машиностроительное объединение» (далее – КМО) – горнодобывающие и металлургические предприятия – испытывали серьезные финансовые трудности. Заказчики настаивали на увеличении периода отсрочки платежа, обещая своевременно перечислять средства в счет поставленной продукции. Чтобы не потерять давних партнеров, компания пошла им навстречу. Для ключевых клиентов отсрочка платежа была увеличена в среднем в два-три раза. Однако многие дебиторы не смогли вовремя платить, платежи в адрес КМО задерживались в среднем на один-два месяца. В таких условиях было крайне сложно достоверно планировать денежные потоки компании. А результат недостоверных планов – компания стала сама задерживать платежи своим поставщикам.

Сложившаяся ситуация усугублялась еще и отсутствием прозрачного подхода к управлению платежами. Например, сроки оплаты по той или иной заявке во многом зависели от активности ее инициатора и хороших отношений со специалистами финансового отдела. Были проблемы с контролем исполнения условий оплаты по заключенным договорам.

Наводить порядок в денежных потоках пришлось новому финансовому директору. Чтобы исправить существующее положение дел, в первую очередь нужно было обеспечить жесткий контроль над деньгами компании. Сделать это требовалось в кратчайшие сроки и, разумеется, с минимальными затратами. Поэтому в финансовой службе КМО решили использовать возможности уже внедренной на тот момент системы «1С: Управление производственным предприятием 8.1» (далее – «1C»). Ее функционала было более чем достаточно. Вот только использовался он далеко не полностью. После долгих обсуждений решили отказаться от планирования денежных потоков в Excel в пользу «1C».

Важный нюанс. Из-за того что бюджет реформы управления деньгами был жестко ограничен, в финансовой службе КМО ориентировались на использование только штатных функций «1С». По этой же причине пришлось отказаться от внедрения блока «Бюджетирование» для «1С». Не было на это ни времени, ни денег.

Планирование платежей в учетной системе

В «1С», а именно среди документов подсистемы «Управление денежными средствами», есть «План движения денежных средств», которому и была отведена роль месячного бюджета движения денежных средств. Правда, без доработок, как это изначально планировалось, не обошлось. Дописывали силами собственных программистов. Ввели дополнительные строки: «Дата планирования» (для отражения предполагаемой даты конкретного расхода) и «Комментарии» (для размещения пояснений к запланированному расходу). Кроме того, в список статусов документа добавили «проверен» (см. рис. 1).

Рисунок 1. План движения денежных средств

Новый взгляд на автоматизацию контроля и планирования платежей

Вместе с этим пришлось менять и существующий бюджетный регламент. В соответствии с ним центры финансовой ответственности (ЦФО) составляют свой месячный бюджет движения денежных средств только в «1С», распечатывают его, заверяют подписью руководителя подразделения и предоставляют в финансовый отдел. Печатная версия нужна, чтобы в дальнейшем избежать заявлений из серии: «у нас были другие цифры и планы, кто-то скорректировал бюджет без нашего ведома».

Сотрудники финансового отдела проверяют бюджет каждого ЦФО – соответствуют ли запланированные платежи нормам, заложенным в годовой бюджет, нет ли ошибок, правильно ли разнесены по существующим статьям планируемые выплаты и поступления. Если все в порядке, бюджету присваивается статус «проверен». После этого руководитель подразделения не может внести никаких изменений.

Первая версия сводного бюджета движения денежных средств (в целом по предприя¬тию) формируется с помощью стандартного инструмента «1С» – «Расчет по моделям бюджетирования» (он также был незначительно изменен программистами, см. рис. 2).

Рисунок 2. Сводный бюджет движения денежных средств в целом по предприятию

Новый взгляд на автоматизацию контроля и планирования платежей

Вслед за этим, как правило, начинается работа по балансировке денежных потоков. Ее цель – избежать кассовых разрывов. В случае ярко выраженного дефицита средств руководители подразделений защищают свои бюджеты перед финансовым директором. По сути, проходят рабочие совещания, на которых обсуждаются запланированные выплаты, анализируются возможности для переноса отдельных платежей на более поздние даты и т. д.

Как только удается прийти к приемлемому варианту, бюджет движения денежных средств передается на утверждение генеральному директору. И если он не вносит никаких замечаний, планы принимаются к исполнению. В противном случае финансовая служба проводит повторную балансировку будущих денежных потоков и заново согласовывает с руководителем компании.

Контроль платежей

В дополнение ко всему перечисленному в информационной системе создали документ «Контролируемые ограничения по бюджетам». Это штатный инструмент «1С», с его помощью определяются лимиты по бюджетным статьям для отдельного ЦФО.

В течение месяца ЦФО формируют в системе заявки на оплату в рамках утвержденных ранее месячных бюджетов. Распечатанные и подписанные руководителем ЦФО заявления на оплату передаются для проверки в финансовый отдел. Но если запрашиваемая сумма выплат превышает остаток по соответствующей статье бюджета, то заявка не проводится, а возможность ее распечатки блокируется. И это не единственное ограничение. Нельзя создать заявку на оплату в тот же день, когда должна быть осуществлена выплата. О предстоящих выплатах контрагентам сотрудники обязаны позаботиться заранее, как минимум за день до даты перечисления средств. Небольшие изменения, внесенные программистами в «1С», помогли ужесточить контроль над платежами в соответствии с бюджетным регламентом. Дата и время вывода на печать заявки автоматически отражаются на документе, сотрудник финансового отдела примет заявку к проверке не позже 15.00 за день до даты предполагаемого платежа.

После проверки заявки сотрудником фин¬отдела она приобретает статус «проверена» (в случае верного заполнения всех обязательных полей) и направляется на согласование к финансовому директору. Другие возможные варианты – «отклонена» (недостаточно обоснован планируемый платеж) или «отложена» (если обнаружены ошибки или недочеты). В обоих случаях заявка возвращается на доработку к исполнителю ЦФО. После согласования финансовым директором реестра выплат на следующий день заявки получают статус «утверждена». Создание и проведение любых платежных документов возможно только на основании утвержденных заявок. Для ежедневного анализа исполнения бюджета в компании задействовали стандартный отчет «Учет фактических данных по бюджетам» (см. рис. 3). В конце каждого месяца с помощью этого же инструмента готовится отчет об исполнении бюджета за истекший период.

Рисунок 3. Отчет «Учет фактических данных по бюджетам»

Новый взгляд на автоматизацию контроля и планирования платежей

Новый порядок учета договоров

Несмотря на то что в «1С» есть штатный инструмент для ведения реестра договоров и контроля исполнения минимального набора контрактных условий, все сведения о заключенных контрактах финансовая служба хранила в Excel-файле. В «1С» договоры попадали лишь при составлении актов сверки. Оригиналы контрактов передавались в финансовый отдел несвоевременно, зачастую уже после того, как все платежи по ним прошли. Очевидно, что ни о каком бюджетном контроле не могло быть и речи.

Для решения этой проблемы издали распоряжение, регламентирующее процедуру регистрации договоров в учетной системе и контроль их исполнения финансовым отделом. Справочник договоров в «1С» дополнили такими реквизитами, как порядок оплаты и статья расходов. После этого стало невозможно сформировать заявку на оплату без создания документа «Заказ поставщику». Он, в свою очередь, может быть подготовлен только при заполнении всех обязательных разделов, характеризующих конкретный договор: статья расходов, сроки исполнения договора, порядок оплаты, статья движения денежных средств. Как только сотрудник финансового отдела получает договор, он сверяет условия, зафиксированные в бумажном варианте (оригинале) с характеристиками, занесенными в информационную систему. Если расхождений нет, то карточка договора в части условий блокируется для последующих изменений.

В заключение надо сказать, что все выше описанное удалось реализовать буквально в течение одного месяца. Благодаря изменениям и переносу большинства функций по контролю над денежными потоками в «1С» ощутимо уменьшилась рабочая нагрузка сотрудников финансового отдела.

Появилась возможность оперативно формировать платежный календарь на любой период, не превышающий месяца. Хуже всего пришлось подразделениям, инициирующим оплаты. Теперь их руководители не в состоянии продвинуть свою заявку и оплатить счета, которые не предусмотрены бюджетом. Зато они могут самостоятельно отслеживать исполнение своих заявок, просматривать остатки средств по бюджетным статьям, а значит, лучше планировать свою работу и бережнее относиться к деньгам компании.

Как быстро автоматизировать управление деньгами

Лучше не переделывать свою учетную систему. Сегодня практически все компании используют различные учетные системы. Зачастую возможности последних намного больше того функционала, с которым привыкла работать финансовая служба. Поэтому стоит внимательно изучить все штатные возможности системы на предмет соответствия вашим задачам. Вполне вероятно, что решение уже есть в программе и нужно лишь правильно им воспользоваться. Такой подход даст результат намного быстрее, чем кардинальная перестройка или доработка информационной системы.

Не стоит пренебрегать аналитикой, которую запрашивает система. В документах, формируемых в разных учетных системах, зачастую встречаются поля, заполнение которых необязательно. Для большинства сотрудников «необязательно» означает, что и не надо заполнять. Увы, это не так. Вполне вероятно, что через некоторое время понадобится сформировать отчет в каком-то новом информационном срезе или с дополнительной аналитикой, которая раньше казалась необязательной. Лучше заранее подстраховаться от двойной работы.

Важно заранее позаботиться о защите от пользователя. Если информационная система позволяет, а это скорее всего так и есть, нужно предусмотреть защитные механизмы, которые не позволят пользователям нарушить существующий регламент. Например, если в системе нет сведений о договоре, нельзя сформировать заявку на платеж.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Фрагмент Регламента бюджетирования, касающийся принципов и порядка осуществления расхода денежных средств.doc
  • Описание процедуры регистрации договоров в учетной системе.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль