Четыре месяца на то, чтобы создать систему управленческой отчетности по проектам

5236
Федешова Ольга
руководитель службы аудита и внутреннего контроля ООО «Новый Диск»
Компании «Руссобит-М»* хватило четырех месяцев на то, чтобы полностью перестроить систему управленческого учета, а также обеспечить корректный учет затрат по реализуемым проектам. И это при том, что работу начали практически с полного восстановления учетных данных, а также полномасштабной инвентаризации складских остатков и когда-либо выполнявшихся проектов.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ МАТЕРИАЛ
Учетная политика
ООО «Руссобит-М»

 * На момент подготовки статьи работала финансовым руководителем компании "Руссобит-М". - Прим. ред.

Компания «Руссобит-М», издатель и дистрибьютор мультимедийного программного обеспечения, приобрела две компании (бывших контрагентов), специализирующиеся на его разработке и лицензировании. Для бизнеса это было удачное решение, позволившее снизить издержки почти на 30 процентов. Сделка состоялась в 2008 году. Примерно в то же время в «Руссобит-М» было открыто еще одно направление деятельности – цифровая дистрибуция (продажи через интернет с оплатой электронными деньгами или через SMS). А в общей сложности к августу 2008 года в рамках холдинга было объединено четыре разнородных вида деятельности: разработка программного обеспечения, лицензирование, оптовая торговля и цифровая дистрибуция.

Изменения в бизнесе сначала никак не отразились на функциях и структуре финансовых служб «Руссобит-М» и присоединенных компаний. Например, управленческая отчетность по-прежнему оставалась у каждого направления деятельности своя, та же, что и была до покупки – без детализации по программным продуктам или проектам. В то же время руководство компании нуждалось в качественной консолидированной управленческой отчетности, составленной в разрезе видов деятельности, проектов и продуктов. Необходима была и достоверная оперативная отчетность о расходах и доходах по каждому проекту.

В конце 2008 года в «Руссобит-М» сменился финансовый директор. И перед новым топ-менеджером была поставлена задача перестроить систему управленческого учета и отчетности. А именно:

– перевести компании группы на работу с едиными планом счетов, справочниками и учетной политикой для целей управленческого учета. Последний ведется в компании параллельно с бухгалтерским – своя учетная база в «1:C» и свой план счетов;

– обеспечить корректный расчет себестоимости продуктов, а также достоверный учет складских остатков;

– организовать учет доходов и расходов в разрезе текущих и закрытых проектов. В соответствии со спецификой деятельности компании основной единицей учета должен был стать проект, подразумевающий разработку собственной или адаптацию приобретенной (лицензионной) программы. В рамках одного проекта может выпускаться несколько продуктов в зависимости от формата издания – на физическом носителе (отдельный CD или DVD, сборник) или в электронной форме (ссылка для скачивания в интернете);

– обеспечить подготовку консолидированной управленческой отчетности;

– доработать информационную систему, в которой ведется управленческий учет под новые требования.

На решение этих задач руководство компании выделило всего четыре месяца. В России уже набирал обороты кризис, и от того, насколько жестко будут контролироваться расходы и доходы, зависела судьба всего бизнеса.

Особый порядок на складе

В «Руссобит-М» к прямым переменным расходам относят затраты на приобретение материалов (упаковочной пленки, полиграфии, коробок для компакт-дисков), готовой (чужой) продукции для перепродажи, а также издержки, связанные со сборкой и упаковкой. До середины 2008 года все расходы принимались по факту оплаты (кассовый метод), из-за чего общая себестоимость в управленческом отчете о прибылях и убытках считалась некорректно. Себестоимость отдельных проектов и продуктов (номенклатурных позиций) не определялась вовсе. Предстояло перейти на метод начисления и внедрить новый порядок расчета себестоимости.

Справка о компании
ООО «Руссобит-М» образовано в 1999 году. Компания специализируется на издании и дистрибуции лицензионных мультимедийных продуктов (компьютерных игр, тематических энциклопедий, обучающих программ и т. д.), как отечественных, так и зарубежных. По итогам 2009 года выручка составила 20 млн долларов, численность сотрудников превышает 100 человек.

Прежде всего пришлось разбираться с остатками готовой продукции, сырья и материалов на складах. С их учетом была полная неразбериха. Остатки готовой продукции (CD и DVD с записанными на них программами) в управленческом учете не отражались совсем, но учитывались в торговом (операционном) учете, причем не по себестоимости, а по базовой (отпускной) цене. Эта цена устанавливалась в момент выхода продукта исходя из стоимости аналогичных товаров на рынке и могла корректироваться в большую или меньшую сторону. Что касается остатков сырья и материалов, они отражались в операционном и управленческом учете лишь в количественном (натуральном) выражении, и то, как обнаружилось позже, далеко не все. В такой ситуации о корректном расчете себестоимости не могло быть и речи, как и о контроле оборачиваемости товаров и материалов. Сначала нужно было понять, что именно хранится на складе и сколько стоит.

Потребовалось провести инвентаризацию складских запасов, восстановить себестоимость готовой продукции и определиться с ценой списания материалов. Поднять всю доступную информацию о поставках и отгрузках с начала 2008 года (договоры, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные – все, что удалось найти) и на их основании корректно отразить ранее осуществленные хозяйственные операции.

Как только разобрались с количеством складских остатков, возник важный вопрос: по какой стоимости их учитывать, ведь они формировались на протяжении нескольких лет. Восстановить данные о том, когда именно поступили на склад те или иные компакт-диски и к какой закупочной партии они принадлежали, было нельзя. Поэтому в компании приняли волевое решение – оприходовать все остатки по текущей стоимости, то есть по ценам, указанным в последней отгрузочной накладной. Себестоимость остатков готовой продукции решили считать равной сумме стоимости всех комплектующих.

После этого оставалось только описать и регламентировать процедуру отражения в управленческом учете закупок и поступлений на склад готовой продукции для перепродажи, а также материалов и комплектующих, перемещения последних на сборку, прихода на склад готовой продукции и т. д.

Кстати, в ходе инвентаризации выяснилось, что бракованная продукция, хранящаяся на складе, в учете никак не отделена от товаров надлежащего качества. Это не могло не приводить к путанице – такие материалы (товар) поступали в производство (реализацию), там обнаруживали, что это брак, и снова возвращали на склад. И так по кругу. Для отслеживания движения брака и его последующего обмена на счете 43 создали специальные субсчета (внутренний склад брака и склад брака поставщика).

Новый порядок учета прямых расходов, с методом начисления в основе, сразу реализовали в учетной системе (1С «Управление предприятием 7»), блок «Себестоимость» специалисты IT-службы компании разрабатывали самостоятельно. Для корректного учета сырья был также создан единый справочник «Материалы». Он разбит по видам компонентов, из которых формируется готовый продукт – диски, коробки, вкладки и пр.

Теперь приобретенные материалы в обязательном порядке приходуются на склад, на каждый из них заведена карточка учета материалов. В ней отражается стоимость закупки и история ее изменения (материалы списываются по средней за отчетный период цене). Кстати, за ввод новой номенклатуры в справочник и отражение в учете поступления новых материалов в натуральном выражении отвечают складские работники, тогда как цены проставляются исключительно менеджерами по закупкам.

Проводки, отражающие списание компонентов со склада, сборку и приход на склад готовой продукции, делаются автоматически (Дебет 43 счета «Готовая продукция, субсчет «Основной склад» или «Дополнительный склад» – Кредит 10 счета «Материалы»). В то же время предусмотрена возможность «ручного режима» для учета затрат на комплектующие при сборке нестандартной продукции (в «1С» можно указать, какую именно номенклатуру материалов учесть при производстве определенного продукта и в течение какого периода).

В соответствии с технологическим процессом готовая продукция пакуется в целлофановую пленку. Эти работы для «Руссобит-М» выполняет внешний подрядчик. Подобные операции (перемещение на склад поставщика и возврат обратно в компанию) также предусмотрели в учете. Ввели дополнительные субсчета, соответствующие складам поставщиков, на счете 43 «Готовая продукция». По ним как раз и отражаются эти перемещения. Таким образом, можно без труда узнать, где именно находится тот или иной товар, отследить сроки упаковки товара и своевременно реагировать на задержки.

Получив корректные сведения о стоимости складских остатков, в компании смогли окончательно разобраться с запасами. В частности, рассчитать оборачиваемость каждой позиции, выявить залежавшиеся товары и принять по ним решение – распродать с дисконтом или избавиться другим способом.

О чем стоит позаботиться заранее, выстраивая систему учета в холдинге

Четыре месяца на то, чтобы создать систему управленческой отчетности по проектамОльга Федешова,
финансовый директор «Руссобит-М»,
о главных правилах учета в группе компаний

 

Есть несколько важных моментов, на которых нужно акцентировать внимание при унификации управленческого учета и отчетности. Вот некоторые из них.

Внутригрупповые обороты. Разрабатывая процедуру консолидации отчетности группы, обязательно продумайте не только методику выделения внутригрупповых операций, но и то, как это можно реализовать в учетной системе. Это могут быть специальные реквизиты документа, позволяющие выделять данные операции из всего объема; справочник собственных юридических лиц, операции между которыми подлежат исключению, или же специально выделенные счета, на которые относятся все внутригрупповые обороты.

Формы отчетности. Постарайтесь максимально сблизить формы консолидированной отчетности группы и отдельных компаний. Не допускайте при этом двойной подготовки отчетности «дочками» (для себя и для холдинга). Помните, что важно сохранить «читаемость» отчетности, избежать ее чрезмерной детализации.

Общие проекты. Уделите особое внимание методике расчета финансовых результатов и рентабельности проектов, реализуемых совместно несколькими компаниями группы. В них скорее всего будут присутствовать трансфертные цены и внутригрупповые операции, которые потребуется исключить из расчетов. Необходимо предусмотреть возможность собрать и выделить все операции по одному проекту или виду деятельности во всех компаниях группы.

Пересчет нематериальных активов

Учет доходов и расходов по проектам необходим был менеджменту в первую очередь для контроля рентабельности (для «Руссобит-М» допустимый уровень 25–35 %).

Чтобы организовать полноценный проектный учет, понадобилось сделать следующее:

– восстановить остаточную стоимость нематериальных активов (НМА), полученных по завершенным проектам, и принять их к учету как расходы прошлых периодов. Стоит отметить, что в компании для целей учета установили срок амортизации активов равным одному-трем годам в зависимости от стоимости проекта;

– сформировать накопленную стоимость внеоборотных активов по проектам, находящимся в разработке, принять ее к учету на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

– подготовить справочники, позволяющие относить доходы и расходы на конкретные проекты;

– разработать механизмы распределения прямых постоянных затрат по проектам в учетной базе.

Восстановить данные о таких затратах, как оплата труда персонала, задействованного в локализации программных продуктов, и услуг сторонних организаций, не составило особого труда. Чтобы отразить их в учете по методу начисления, всего лишь нужно было перенести их на месяц, предшествующий тому, в котором эти выплаты были осуществлены.

В то же время восстановление учета нематериальных активов и незавершенных проектов доставило массу проблем. Для начала нужно было понять, какие вообще лицензии и разработки необходимо принять на баланс в качестве НМА. А именно восстановить список завершенных проектов, програм¬мные продукты по которым уже были изданы и продавались, но предполагаемый срок амортизации соответствующих нематериальных активов еще не закончился.

Список дался нелегко. Мало того что в нем было более 100 наименований, но, как оказалось, один и тот же проект мог называться в лицензионном договоре одним образом, во внутренних документах и переписке другим, наконец, его программы выходили под третьим названием. Приведем только один пример. Приобретена лицензия на игру Jessika («Джессика»), в ходе локализации проект получил название «Путешествия Юли», ну а продавать стали как «Приключения Дарьи». Чтобы разобраться во всех этих перипетиях, пришлось изучить все лицензионные договоры, привлечь к работе отдел лицензирования и разработки, продюсеров и руководителей проектов, менеджеров по продажам, маркетологов.

Как только составили список завершенных проектов, подлежащих к учету как НМА, приступили к восстановлению их стоимости. Для этого пришлось поднимать все договоры, управленческие отчеты за два года и другие внутренние документы, изучить информацию об операциях за тот же период, вычленить именно те расходы, которые относились к нематериальным активам до даты поступления программы на реализацию. С момента реализации рассчитывали уже амортизационные отчисления.

Для формирования накопленной стоимости внеоборотных активов (проектов, находящихся в разработке) потребовалось выделить из всей массы затрат компаний именно те, которые непосредственно относятся к данным проектам, и отнести их на стоимость актива. На этот раз изучали ведомости по всем операциям за предшествующие периоды 2008 года, анализировали направление каждого расхода. По итогам этой работы приняли к учету НМА по остаточной стоимости и внеоборотные активы по накопленной стоимости (сумма договорных обязательств плюс все дополнительные расходы).

Следующим этапом стала адаптация учетных баз под нужды проектного учета (как управленческой, так и торговой). В компании ввели справочник «Проекты» (соответственно, для всех доходных и расходных операций появилась дополнительная аналитика «Проект»). Тогда же разработали процедуру распределения по проектам некоторых прямых затрат, например заработной платы (база распределения – человеко-часы), интернет-трафика, затраченного на скачивание-продажу электронных версий программ (объем интернет-трафика).

Для того чтобы в последующем учет по проектам был полностью прозрачным, разработали регламент открытия проекта, а в учетной системе ввели карточку проекта. Она включает всю информацию по существующему или будущему (находящемуся в разработке) нематериальному активу. В частности, наименование проекта (по договору, внутреннее, на английском языке, предполагаемое к изданию), дату его открытия, условия договора (сроки, штрафы, объем переданных прав и территория их применения), сроки и суммы оплат по договору, предполагаемый бюджет проекта и т. д.

За что боролись

Теперь в компании регулярно формируется несколько новых управленческих отчетов по проектам и компании в целом. В частности, финансовая служба отвечает за подготовку следующих документов:

– еженедельный оперативный отчет (основные ключевые показатели деятельности компании, в частности, остатки денежных средств на счетах, отгрузки товара за период, оплата отгруженного товара, изменение дебиторской задолженности и складских запасов, а также оборачиваемость двух последних;

– ежемесячный отчет о продажах, дебиторской задолженности, складских запасах;

– ежемесячный проектный отчет (все проектные доходы, расходы и прибыль). Ведется нарастающим итогом и служит основанием для принятия решений о приостановке или закрытии проекта, а также учитывается при составлении плана закупок;

– отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и баланс.

Ежедневный контроль оборачиваемости складских запасов, увязка с этим показателем системы мотивации позволили «Руссобит-М» за первое полугодие 2009 года сократить складские запасы и увеличить оборачиваемость более чем в три раза.

Благодаря восстановлению и приведению учета себестоимости в нормальное состояние, в компании смогли рассчитать достоверные финансовые результаты. А внедрение процедур проектного учета позволило существенно изменить линейку продуктов в 2009 году, отказаться от заключения заведомо убыточных контрактов, которые уже фактически находились в стадии подписания, и сосредоточиться на более рентабельных продуктах.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Учетная политика ООО «Руссобит-М».doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль