Как создать единую бухгалтерию, которая будет обслуживать все компании группы

9277
Волкова Елена
заместитель генерального директора по экономике и финансам ООО «СПСР-Экспресс»
Для холдингов и компаний с развитой филиальной сетью создание централизованной бухгалтерии – хорошая возможность повысить качество финансовой отчетности и обеспечить менеджмент всей информацией, необходимой для контроля удаленных подразделений. Сравнительно безболезненно создать единую бухгалтерскую службу можно, если точно рассчитать численность ее сотрудников, позаботиться о технической стороне вопроса и четко распределить ответственность за все работы.

1. Распределить функции между центральным офисом и «дочками»

Полная централизация учета не означает, что в дочерних компаниях не будет бухгалтеров. В любом случае в каждом региональном подразделении придется оставить хотя бы по одному бухгалтеру-кассиру для сканирования первичных документов. В ведение сотрудников централизованной бухгалтерии перейдут такие функции, как разработка методики ведения бухгалтерского и налогового учета, учет доходов и расходов, начисление заработной платы, расчет налогов и банковские операции, формирование и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности.

Отделы централизованной бухгалтерии лучше формировать по направлениям учета – затраты, доходы, заработная плата, кассовые операции, а также формирование отчетности. При таком подходе бухгалтеры выполняют однотипные операции, не переключаясь с одной задачи на другую, соответственно, производительность их труда выше.

2. Рассчитать количество сотрудников

Чтобы определиться со штатным расписанием и количеством сотрудников, потребуется оценить ожидаемые трудозатраты на бухгалтерское обслуживание определенных участков учета. Порядок действий может быть таким (пример расчета см. в табл. на стр. 109):

  • для каждого филиала или дочернего предприятия формируется перечень необходимых бухгалтерских операций в разрезе участков учета и оценивается частота их проведения. Информацию о количестве операций можно найти в регистрах бухгалтерского учета по каждому субъекту;
  • проводится хронометраж рабочего времени, затраченного на исполнение той или иной операции. По опыту можно сказать, что на проведение одного документа, содержащего одну позицию, в среднем уходит около полутора минут;
  • на основе полученных данных рассчитывается численность сотрудников централизованной бухгалтерии (С), которые будут обслуживать определенный участок учета. Формула вычислений будет выглядеть так:

Как создать единую бухгалтерию, которая будет обслуживать все компании группы

где i – порядковый номер бухгалтерских операций, относящихся к одному участку учета;

j – порядковый номер филиала (дочернего предприятия) компании;

Оij – частота проведения i-х бухгалтерских операций, относящихся к одному участку учета и исполняемых для j-го филиала, ед./мес.;

Вi – время исполнения (норматив) i-й бухгалтерской операции, мин.;

Др – среднее количество рабочих дней в одном месяце, дн. (обычно 22 дня);

Чр – длительность одного рабочего дня, часов (обычно 8 часов).

В таблице приведен пример расчета числа сотрудников централизованной бухгалтерии для одного из филиалов ООО «СПСР-Экспресс», специализирующейся на экспресс-доставке грузов и документов. Когда проект был закончен, выяснилось, что сверх рассчитанного количества бухгалтеров нужен только один дополнительный сотрудник в группу учета расходов. Объем работы по проверке и проведению путевых листов оказался выше планируемого.

Таблица Расчет численности сотрудников централизованной бухгалтерии по одному из филиалов ООО «СПСР-Экспресс» (извлечение)

№ п/п Операция Частота проведения, ед./мес. Время исполнения одной операции, мин. Итого затраты труда в мес., чел./ч
(гр. 3  гр. 4 : 60 мин.)
1 2 3 4 5
2 Отдел учета и отчетности
3 Проведение внутрихозяйственных расчетов 21 40 14
4 Подготовка и сдача ежемесячной статистической отчетности 11 20 4
12 Квартальная отчетность: Ф1, Ф2, налог на прибыль, справки, ОВС, декларации 0,33 200 1,10
13 Годовая отчетность: Ф1, Ф2, Ф3, Ф4, Ф5, налог на прибыль, справки, ОВС, декларации 0,08 360 0,48
14 Сверка с налоговой инспекцией 3 30 1,5
15 Итого затраты труда в день ((сумма строк 3–14) / 22 дн.) 1,22 (чел./ч)
16 Необходимое число сотрудников отдела учета и отчетности (стр. 15 : 8 ч) 0,15 (чел.)
48 Отдел учета доходов
49 Отражение реализации 200 3,50 11,67
50 Начисление НДС с авансов 100 3,50 5,83
51 Зачет НДС с авансов 100 3,50 5,83
52 Формирование книги продаж 1 40 0,67
53 Проверка начисленной реализации 1 480 8
54 Разнесение авансов полученных 737 3,50 42,99
55 Прием и проверка первичной документации, ведение журнала счетов-фактур 1039 3,50 60,61
56 Итого затраты труда в день ((сумма строк 49–55) / 22 дн.) 6,16 (чел./ч)
57 Необходимое число сотрудников отдела учета доходов (стр. 56 : 8 ч) 0,77 (чел.)

3. Решить технические вопросы

Прежде чем набирать новый персонал для централизованной бухгалтерии, предстоит решить несколько технических вопросов. Например, в какой учетной системе работать. Перенести в центральный офис бухгалтерские программы предприятий или же внедрить единую систему. Последний вариант вовсе не обязателен, но крайне желателен, поскольку значительно упрощает ввод данных, проведение хозяйственных операций и консолидацию отчетности. Бухгалтерам-кассирам на местах потребуется обеспечить удаленный (терминальный) доступ к системе для отражения в базе кассовых операций и ведения кадрового учета.

Другой вопрос – как обмениваться документами. Например, через папки терминального доступа к сети, по электронной почте или при помощи специальной системы электронного документооборота. Первый вариант прост для реализации. На центральном сервере компании создается папка для каждого дочернего предприятия, куда, например, можно выложить отсканированный счет-фактуру. Права доступа к таким папкам, естественно, разграничиваются.

Вариант с электронной почтой еще проще в исполнении, но абсолютно не защищен с точки зрения несанкционированного доступа к конфиденциальной информации. А удобнее всего, конечно, третий вариант – внедрение системы электронного документооборота. Система минимизирует влияние человеческого фактора, перемещение и отслеживание документов не отнимают у бухгалтера много времени.

4. Набрать новую команду

Формирование штата централизованной бухгалтерии имеет смысл начинать с приема на работу руководителей отделов, им же поручить нанять рядовых специалистов. Не стоит сразу искать кандидатов на стороне, дешевле будет использовать существующие кадры. Сначала лучше провести оценку потенциала и квалификации уже работающих сотрудников, а если нужных специалистов в компании не найдется, приступить к поиску сторонних экспертов.

Кстати, на местах могут возникнуть сложности. Например, до централизации региональные бухгалтерии компании «СПСР-Экспресс», как правило, состояли из одного человека – главного бухгалтера. Немногие из них согласились продолжить работу в филиалах на должности бухгалтера-кассира. Другая проблема – трудно нанять сотрудника удаленно, провести полноценное собеседование, объективно оценить компетентность того или иного кандидата. Идеальное, но достаточно дорогое решение – поручить главному бухгалтеру центрального офиса или внутреннему аудитору провести собеседования на местах.

5. Четко разграничить ответственность

Распределить ответственность за достоверность данных бухгалтерского учета можно следующим образом. Руководитель дочерней компании несет ответственность за ведение кассовых операций, своевременное предоставление первичных документов, а также исполнение банковских операций (если нет единого казначейства). Сотрудники централизованной бухгалтерии отвечают за правильность ведения учета, каждый по своему участку. Генеральный директор и главный бухгалтер группы (холдинга) несут ответственность за достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности. В случае выделения централизованной бухгалтерии в отдельное юридическое лицо ответственность за достоверность отчетности передается главному бухгалтеру по доверенности, выданной руководителем субъекта учета.

В зависимости от статуса централизованной бухгалтерии (отдельное юрлицо или подразделение внутри компании) документом, закрепляющим ответственность, послужит договор на оказание услуг или положение о централизованной бухгалтерии. Для каждого участка учета стоит написать регламент, описывающий порядок предварительной проверки первичных документов, сроки предоставления и порядок обработки отсканированных копий и оригиналов документов, сроки проведения учетных операций, ответственность сторон.

6. Заранее минимизировать возможные проблемы

Вряд ли в ходе централизации бухгалтерии удастся избежать непонимания со стороны руководства дочерних компаний, возможен и настоящий саботаж. Если вовремя не погасить такую реакцию, то придется решать вопрос смены кадрового состава в «дочках». Поэтому стоит максимально подробно раскрыть преимущества проекта. Например, сокращение количества запросов из головного офиса, а также высвобождение времени для решения производственных задач.

Другая проблема – низкая мотивация бухгалтеров-кассиров на местах. Эти специалисты формально подчиняются генеральным директорам «дочек», а функционально – централизованной бухгалтерии, причем по каждому блоку учета – разным бухгалтерам. Все это создает серьезные проблемы с контролем их работы. Решением может быть создание премиальной системы оплаты труда, увязанной с выполнением определенных показателей. Например, таких как «соблюдение кассовой дисциплины» или «своевременное предоставление первичных документов».

Дочерние компании лучше подключать к централизованной бухгалтерии поэтапно, поскольку приведение бухгалтерских баз в рабочее состояние потребует времени. К примеру, в «СПСР-Экспресс» было три этапа. На первом централизовали самые проблемные с точки зрения учета филиалы (с низким качеством учета и отчетности), на втором – небольшие по выручке. Наконец, после того, как отточили полностью механизм работы централизованной бухгалтерии, подключили к ней все оставшиеся филиалы.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Пример расчета допустимой численности персонала централизованной бухгалтерии.rar


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль