Когда не обойтись без специальной программы для трансформации отчетности

4100
Томилов Евгений
финансовый контролер ОАО «Вимм-Билль-Данн Продукты Питания»
Сегодня многие компании составляют отчетность по МСФО или US GAAP. Чаще всего делается это путем трансформации данных российского бухгалтерского учета. Процедура сама по себе кропотливая, а потому требующая немалых трудозатрат. В том, что на ручном труде и времени подготовки иностранной отчетности можно существенно сэкономить, на своем опыте убедились в ОАО «Вимм-Билль-Данн Продукты Питания».

С 2002 года в компании «Вимм-Билль-Данн Продукты Питания» (далее – «Вимм-Билль-Данн») составляли четыре вида отчетности: российскую бухгалтерскую и налоговую, управленческую и по стандартам US GAAP. Необходимость подготовки последней продиктована тем, что АДР (Американские депозитарные расписки) компании котируются на Нью-Йоркской фондовой бирже. Вплоть до 2009 года отчетность по US GAAP в «Вимм-Билль-Данн» формировалась ежеквартально (на 30–32-й ра­бочий день после закрытия периода) в разрезе бизнес-единиц. Управленческие отчеты готовили ежемесячно (на 15-й рабочий день).

Справка о компании
ОАО «Вимм-Билль-Данн Продукты Питания» – крупнейший производитель напитков и молочных продуктов в России и странах СНГ. Компания основана в 1992 году, производит молочную продукцию, соки, минеральную и питьевую природную воду, а также питание для детей. Среди наиболее известных брендов – J7, «Домик в деревне», «Любимый сад», «Агуша», «Веселый молочник» и др. В состав компании входит 37 производственных предприятий в России, Грузии, Киргизии, Узбекистане и на Украине. Среднесписочная численность сотрудников – более 16 тыс. человек.

Подготовка как американской, так и управленческой отчетности отнимала у специалистов финансовой службы компании много времени и сил. Данные приходилось собирать из разных информационных систем, используемых бизнес-подразделениями «Вимм-Билль-Данн». Несмотря на то что управленческая отчетность тоже составлялась по принципам US GAAP, некоторые ее показатели отличались от тех данных, которые включались в пакет отчетов для Нью-Йоркской фондовой биржи. И финансистам компании всякий раз приходилось обосновывать возникшие отклонения. Чаще всего они были следствием допущенных в управленческой отчетности ошибок, некоторых упрощений. Также сказывалось на управленческих данных и то, что они формировались на основе еще не закрытых бухгалтерских книг.

Разобраться в причинах расхождений было довольно сложно еще и потому, что оба пакета документов готовились в Excel.  Кстати, использование Exсel не приветствовалось и аудиторами, которые нередко находили опечатки, допущенные при вводе данных, и неверные ссылки в формулах.

Чтобы избавиться от перечисленных проблем, в компании решили отказаться от применения Excel для трансформации и консолидации отчетности и внедрить специализированный программный продукт. Цели проекта автоматизации были определены так:

  • объединить управленческую и международную отчетность в один пакет ежемесячных US GAAP-отчетов;
  • сделать прозрачными для аудита процессы трансформации и консолидации, обеспечить достоверность отчетности;
  • сократить сроки подготовки отчетности по US GAAP на 10 рабочих дней.

Особенности выбора программного решения

На поиск подходящего программного решения и выбор консультанта ушло около четырех месяцев. В компании сразу отказались от идеи разработки системы «под себя» и рассматривали исключительно типовое программное обеспечение. За счет этого менеджмент рассчитывал максимально снизить стоимость владения и поддержки системы в будущем. Особое внимание уделялось возможности интеграции системы с любой из используемых компанией учетных программ. Что касается программной платформы, особых требований к ней не предъявлялось, но предпочтение отдавали Oracle. На тот момент в компании уже стартовал масштабный проект перехода на единую ERP-систему – Oracle E-Business Suite (она должна автоматизировать все основные бизнес-процессы на значимых предприятиях группы).

При выборе консультанта главными критериями были опыт реализации аналогичных проектов в крупных компаниях, а также понимание специфики бизнеса «Вимм-Билль-Данн». По итогам тендера победила компания BearingPoint. Во-первых, она предложила обновленную версию Oracle Hyperion Financial Data Quality Management. Функциональные возможности этой программы и доступные настройки позволяли реализовать все основные задачи проекта автоматизации трансформации отчетности, не прибегая к существенным доработкам. Во-вторых, на тот момент эти же консультанты внедряли ERP-систему, поэтому уже неплохо разбирались в нюансах бизнес-процессов и учетных системах компании. Со стороны заказчика участие в реализации проекта принимали финансовый конт­ролер (руководитель проекта), сотрудники отделов международной и управленческой отчетности, а также IT-специалисты.

Личный опыт
Станислав Сидоров,
старший менеджер компании BearingPoint
Специальные программные продукты для трансформации отчетности, как правило, дорабатываются под заказ, с учетом потребностей клиента (custom development). По сути, такие программы остаются для заказчика «черным ящиком». Как только возникает необходимость что-то перенастроить, приходится снова обращаться к разработчику. Отличие проекта, реализованного в «Вимм-Билль-Данн», в том, что настройки программы прозрачны и понятны пользователю и при необходимости их можно менять силами специалистов компании.

Автоматическая корректировка данных

Чтобы добиться максимальной прозрачности процессов трансформации и консолидации (обеспечить так называемый аудиторский след), потребовалось организовать выгрузку и загрузку данных из учетных систем предприятий «Вимм-Билль-Данн» в таком виде, чтобы в дальнейшем большая часть корректировок осуществлялась автоматически. Сделать это оказалось не так просто. Два самых крупных производственных актива компании, Лианозовский и Раменский молочные комбинаты, ведут учет в системах «Лиасофт» и RAT соответственно (собственные программные разработки). Другие предприятия компании используют «1С», «Галактику» и другие программные средства. Системы отличаются по функциям, набору аналитик и прочим характеристикам, у каждой своя специфика. Поэтому сначала потребовалось унифицировать методологические подходы к формированию учетных данных, а также разработать единые шаблоны для их выгрузки в Excel, из которого их можно было бы загружать в систему консолидации.

Личный опыт
Станислав Сидоров,
старший менеджер компании BearingPoint
Еще на этапе проектирования возник вопрос: какую часть необходимых при трансформации корректировок можно автоматизировать? Как оказалось, в «Лиасофт» автоматической трансформации поддавалась большая часть всех данных, что стало для нас приятным сюрпризом. В системе RAT аналитика была крайне скудной. Ее явно было недостаточно для автоматизации корректировок. Пришлось сис­тему дорабатывать.

В итоге удалось автоматизировать почти все корректировки. Теперь аудиторы, видя финальные отчетные показатели, могут без проблем «провалиться» до проводки или же до любой другой информации, полученной из той или иной учетной системы.

Импорт данных из учетных программ в систему трансформации проводится ежемесячно, сразу же после закрытия бухгалтерских книг (см. рис.). Оборотно-сальдовые ведомости со всей необходимой для формирования отчетности аналитикой выгружаются в формате Excel. После их проверки на корректность запускается процесс автоматической трансформации. Те компании, учетные системы которых не удалось связать с Oracle Hyperion Financial Data Quality Management, обязаны присылать свои отчеты в Excel в определенном формате.

Рисунок Логика работы системы, формирующей консолидированную отчетность

Когда не обойтись без специальной программы для трансформации отчетности

Проверка на работоспособность

Изначально менеджмент «Вимм-Билль-Данн» планировал, что, начав проект автоматизации в январе 2009 года, в июне уже можно будет приступить к тестированию системы на отчетность за I квартал, к сентябрю завершить проверку и начать загрузку данных, накопленных с начала года. Но на практике, как это часто бывает, в сроки уложиться не удалось. сроки реализации проекта пришлось сдвигать. В частности, затянулась процедура тестирования. На это повлияло сразу несколько факторов. Во-первых, участники проектной команды не были освобождены от текущей работы, поэтому на время закрытия и подготовки квартальной отчетности тестирование системы приходилось приостанавливать. Во-вторых, корректность перекладки каждой цифры требовалось тщательно проверить, что подразумевало серьезные трудозатраты.

Личный опыт
Станислав Сидоров,
старший менеджер компании BearingPoint
Все понимали, что различий между отчетностью, подготовленной в Excel, и во внедренной системе не избежать. Ведь в специализированном программном продукте заложены другие методики, достигается более высокая точность, чем в Excel. На практике если разница несущественна (расхож­дение нематериально), то ее часто не принимают во внимание и продолжают тестирование дальше. Но специалисты «Вимм-Билль-Данн» отнеслись к этому иначе. Им важно было не просто выяснить, что расхождения по тому или иному показателю копеечные, но убедиться, что расчеты в системе абсолютно верны.
Кстати, такое тщательное тестирование сослужило нам добрую службу в дальнейшем, когда приступили к промышленной эксплуатации. Поскольку были уверены, что все работает правильно и никакие дополнительные проверки не нужны, то смогли в сжатые сроки загрузить данные за год и подготовить отчетность.

Первоначально в компании планировали отчитаться по итогам 2009 года с помощью новой системы, однако ее тестирование затягивалось и был риск не успеть в срок. В конце года встал вопрос: подготовить международную отчетность в Excel и снова получить замечание от аудиторов о непрозрачности процесса трансформации или же, следуя плану, запустить систему. Хотя гарантии 100-процентной готовности системы не было, решили рискнуть.

В запуске системы задействовали все силы. Сотрудникам финансовой службы пришлось работать по 12 часов в сутки и без выходных. Проверяли корректность исходных данных, алгоритма формирования проводок, внутригрупповых расчетов и результатов консолидации. В итоге удалось сдать отчетность на два месяца раньше, чем годом ранее. Аудиторы дали положительное заключение как в отношении самой отчетности, так и по прозрачности процесса трансформации, наличию необходимых IT-контролей.

Личный опыт
Наталья Белявская,
ведущий менеджер по связям с инвесторами ОАО «Вимм-Билль-Данн Продукты Питания»
Акции нашей компании пользуются спросом в первую очередь среди американских акционеров, по­этому для нас крайне важно быть как минимум на уровне американских эмитентов с точки зрения управляемости и прозрачности предоставляемых данных. Годовая финансовая отчетность – один из важнейших компонентов отчета по форме 20-F, представляемого эмитентами Нью-Йоркской фондовой бирже. Из года в год аудиторы писали нам в своем заключении о риске ошибок в отчетности из-за человеческого фактора, каждый раз называли трансформацию в Excel существенным недостатком. Благодаря автоматизации нам удалось не только избавиться от подобных замечаний, но и опубликовать свои результаты не 30 июня, а уже 30 апреля. Тем самым мы на три года раньше выполнили требование Комиссии по ценным бумагам и биржам США (SEC) о сокращении сроков сдачи отчетности.

Автоматизация помогает избежать пиковой нагрузки на сотрудников

Когда не обойтись без специальной программы для трансформации отчетностиЕвгений Томилов,
финансовый контролер
ОАО «Вимм-Билль-Данн Продукты Питания»,
подводит итоги проекта автоматизации
трансформации отчетности

С января 2010 года GAAP-отчетность формируется в новой системе как ежемесячно, так и поквартально. Благодаря доработке международного плана счетов и введению дополнительных аналитик, ежемесячную отчетность удалось сделать настолько детальной, насколько это требовалось для управленческих целей. Например, ранее в международной отчетности не была предусмотрена детализация выручки по продуктам, только по сегментам – «Детское питание», «Натуральное молоко». Ввели аналитический признак «Ассортиментная единица», теперь по продуктам можно отслеживать как выручку, так и объемы реализации в натуральных показателях (в тоннах). Если по набору аналитик ориентировались на прежнюю управленческую отчетность, то в отношении форм отчетов прежним составом ограничиваться не стали. Раньше в управленческой отчетности не составлялись балансы предприятий и филиалов (только отчет о прибылях и убытках), теперь управленческий баланс и отчет о прибылях и убытках формируются для юридических лиц, филиалов, производственных площадок.

Одно из преимуществ, которые получила компания благодаря внедрению системы, – снятие пиковой нагрузки на отдел финансовой международной отчетности. Теперь после каждого месяца можно проверить качество отчетности, выверить внутренние обороты и пр. Когда придет время формировать квартальную отчетность, данные за два месяца уже будут готовы, останется проверить за третий и провести консолидацию.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль