Проверенная практикой техника противодействия внутреннему мошенничеству

5753
Дахновский Андрей
финансовый директор ГК Domite
Согласно данным Объединения сертифицированных специалистов по расследованию хищений, из-за мошенничества сотрудников компании теряют в среднем около 6 процентов выручки. Эти выводы и выявленные факты хищений на сумму более 160 млн рублей заставили руководство ГК Domite создать собственное Агентство финансовых расследований.

Группы компаний Domite как таковой не существовало до 2008 года. Было несколько разрозненных бизнесов (около 60 юридических лиц), принадлежавших группе собственников. Одни компании занимались производством, другие – реализацией, третьи – управлением торговой недвижимостью. В середине 2008 года собственники решили объединить компании в единый холдинг. В преддверии финансового кризиса это должно было помочь повысить управляемость бизнеса в целом, значительно сократить затраты, свести к минимуму налоговые риски. Кроме того, холдинг мог бы привлечь на свое развитие более существенный объем финансирования, чем каждая из компаний по отдельности. В итоге созданный холдинг получил название Domite, как и одноименная торговая сеть.

Справка о компании

Группа компаний Domite образована в 2008 году. Представляет собой многопрофильный холдинг, в который входят гипермаркеты мебели FAMILY ROOM, федеральная розничная сеть «Улица Гобеленов» (47 магазинов), производственно-текстильный комплекс Domite (Оренбург), мебельная фабрика «Микмар» (Москва). По итогам 2009 года выручка группы компаний превысила 1,5 млрд рублей. Среднесписочная численность сотрудников – около 500 человек.

В ходе изучения бизнес-процессов и финансового положения «дочек» проектная группа во главе с новым финансовым директором ГК Domite вскрыла множество случаев мошенничества. Как оказалось, собственники теряли в доходах не только из-за больших затрат на администрирование бизнеса, но и по вине недобросовестных менеджеров. К примеру, директора одной из торговых компаний уличили в присвоении 10 млн руб­лей. В другом подразделении, занимающемся коммерческой недвижимостью, нашли бизнес внутри бизнеса. Менеджеры, управляя доверенными им компаниями, оплачивали из их бюджета счета собственных предприятий. Сумма ущерба превысила 150 млн рублей. Естественно, не обошлось и без стандартных откатов, завышения смет на ремонтные работы и т. д.

Агентство финансовых расследований

В сложившейся ситуации необходимо было срочно формировать систему внутреннего контроля и противодействия мошенничеству. Для решения этой задачи в холдинге создали Агентство финансовых расследований, оформили его как отдельное юридическое лицо. По всем стратегическим и оперативным вопросам оно отчитывается президенту холдинга (к примеру, в части решений по подозреваемым лицам, о передаче дел в право­охранительные органы), в рамках организационных вопросов – финансовому директору (организация и методики работы). Возглавил агентство заместитель финансового директора группы компаний по контроллингу.

Штат нового подразделения сформирован из сертифицированных специалистов в области финансов, аудита, бухгалтерского и управленческого учета, психологии и программирования, есть бывшие сотрудники и из силовых ведомств. Сначала в агентстве было три отдела – постоянного информационно-аналитического контроля, внутреннего аудита и финансовых расследований. Не так давно появился еще один – психологической профилактики нарушений. Теперь чуть подробнее о функциях каждого из отделов.

Информационно-аналитический контроль

В ГК Domite учет построен так, что первичная информация по всем юридическим лицам заносится в общую управленческую систему на базе «1С». Сотрудники отдела постоянного информационно-аналитического контроля в режиме реального времени проводят мониторинг всех созданных в учетной системе документов и проведенных на их основе операций. В частности, они проверяют приходные и расходные накладные, платежные поручения, кассовые документы, а также списание задолженности, передачу долга другому контрагенту и т. д. Особое внимание уделяется документам и проводкам, где более двух раз менялась дата, сумма или контрагент. При обнаружении подобных «перемен» от сотрудника, ответственного за документ (операцию), просят разъяснений. Ответ должен быть дан в течение дня и при необходимости сопровождаться первичными документами. Если объяснения неубедительны, к работе подключается отдел финансовых расследований.

В задачи сотрудников отдела информа­ционно-аналитического контроля помимо перечисленного входит отслеживание индикаторов мошенничества – косвенных признаков преступных действий. Приведем несколько примеров.

Специальные скидки клиентам. Предельный размер и виды скидок утверждены в маркетинговой политике компании. Но на практике менеджерам по продажам иногда разрешается выходить за рамки правил, то есть предоставлять более высокие скидки (при условии, конечно, что клиент особенно важен для компании, а сделка с ним принесет доход). Задача контролера в этом случае – проверить размер валовой прибыли по сделке и, если она отрицательна, потребовать объяснений от менеджера.

Рост просроченной дебиторской задолженности. Постепенное снижение оборачиваемости дебиторской задолженности может косвенно свидетельствовать о том, что на балансе компании висит большое количество фиктивных должников. Другая возможная причина – «дебиторка» хуже собирается. И то, и другое негативно влияет на финансовое состояние компании. Поэтому кредитный контролер обязан регулярно отслеживать динамику дебиторской задолженности. В случае возникновения просрочки он проверяет правильность отражения отгрузки в учете, а затем совместно с менеджерами по продажам вырабатывает план по погашению задолженности.

Противоречия в финансово-экономи­ческих показателях. Логично, что с ростом поступающего в производство сырья должен увеличиваться выпуск готовой продукции и отходы производства. Но если этого не происходит – возможно, что причина в банальном воровстве.

Существенные отклонения от бюджетных показателей по балансу, бюджету доходов и расходов, движения денежных средств – также повод для детального анализа. Как, впрочем, и отклонение фактической себестоимости от своего планового значения. Последний индикатор крайне важен для компании, поскольку говорит о том, что калькуляция затрат осуществляется ошибочно или же на себестоимость списываются лишние расходы.

Отклонение закупочных цен от среднерыночных. Чтобы исключить злоупотребления среди менеджеров по закупкам, финансовые контролеры проверяют цены во всех договорах поставки. Их задача – убедиться в том, что цены не выше средних по рынку. Если контролер обнаруживает подозрительно высокие закупочные цены по еще не подписанному контракту, при этом менеджер по закупкам настаивает, что стоимость поставки оптимальна, проводится экстренное совещание с участием финансового и коммерческого директоров, которое в компании называют не иначе как суд. Стоит отметить, что подобные разбирательства случаются лишь в том случае, если сумма платежа по сделке – свыше 1 млн рублей, а разница договорной и среднерыночных цен превышает 20 процентов.

Собственный аудит

Отдел внутреннего аудита, входящий в состав Агентства финансовых расследований, состоит из двух групп – аудиторской и ревизионной. Ревизоры отвечают за проверку сохранности активов, контроль эффективности их использования, выявление недостач. Раз в год проводятся сплошные ревизии, когда проверяется каждое предприятие. Бывают и узконаправленные проверки (например, инвентаризация магазинов) – запланированные или внезапные (к примеру, по запросу отдела финансовых расследований).

Цель внутреннего аудита – обеспечить дос­товерность бухгалтерской и управленческой отчетности, минимизировать налоговые рис­ки и проверить соблюдение внут­ренних регламентов. Аудиторы, как правило, работают совместно с ревизионной группой, но могут осуществлять проверки и самостоя­тельно. Также в задачи внутренних аудиторов входит проверка и анализ эффективности бизнес-процессов. Поясним на примере. В 2010 году ГК Domite открыла свой производственно-текстильный комп­лекс. Составить абсолютно точный бюджет даже для действующего бизнеса непросто, а для нового – тем более. Поэтому по итогам каждого отчетного периода внутренним аудиторам приходится разбираться в каждом отклонении – результат ли это неточного бюджетирования, ошибок исполнителей или же имели место иные причины.

Финансовые расследования

Через отдел финансовых расследований ГК Domite проходит вся информация о выявленных случаях мошенничества и воровства, а также о подозрениях на них. Отдел проводит самостоятельные расследования и готовит документы для передачи в судебно-следственные органы. В интересах отдела как можно плотнее сотрудничать с органами, чтобы иметь шанс взыскать с виновного средства, эквивалентные причиненному холдингу ущербу. В ходе сбора доказательной базы сотрудники отдела используют следующие инструменты: восстановление уничтоженных файлов и электронных писем, проведение графологической экспертизы документов, беседы с подозреваемыми и причастными к делу лицами, внедрение своих работников на предприятия для получения информации о преступных действиях.

После того как руководству Domite удалось организовать работу по расследованию мошенничеств, в холдинге задумались над тем, как свести к минимуму риски неправомерных действий со стороны сотрудников. А другими словами, выработать комплекс превентивных мер, направленных на предупреждение преступлений. Было решено, что подобной работой будут заниматься психологи, недавно вошедшие в штат Агентства финансовых расследований. Их функции – составление психологического портрета сотрудников, мониторинг удовлетворенности и лояльности персонала, контроль неблагонадежных лиц и пр.

При приеме на работу новые сотрудники проходят тестирование (речь идет о кандидатах на должности, подразумевающие материальную ответственность). По результатам тестов на каждого заводится дело – психологический портрет: оценка сильных и слабых сторон, лояльности, порядочности, склонности к правонарушениям. Со временем эти данные дополняются и актуализируются. Поскольку штат психологов был сформирован недавно, сейчас планируется, что они будут участвовать в совещаниях, наблюдать за поведением сотрудников, проводить личные беседы, делать выводы и отражать их в деле. Психологи агентства также будут отвечать за проведение разъяснительных работ, в их обязанности войдет информирование сотрудников о политике компании в отношении мошенничества.

Каждый должен знать, что воровство будет наказано

Проверенная практикой техника противодействия внутреннему мошенничествуАндрей Дахновский,
финансовый директор ГК Domite, о том,
что поможет повысить эффективность
борьбы с мошенничеством

Наверное, опыт нашей компании не применим в отношении небольших предприятий, где нет средств на содержание собственных «следственных органов». Тем не менее даже в этой ситуации можно успешно бороться с воровством. Достаточно соблюдать несколько простых правил.

Начать с малого. Многие считают, что построение системы внутреннего контроля слишком дорого обойдется компании. Это в корне не верно. Ведь не обязательно создавать полноценную службу и нанимать дорогостоящих сертифицированных специалистов. Можно начать хотя бы с решения вопросов по наиболее проблемным участкам. Например, ввести тендеры на закупки сырья.

Отслеживать данные в программе. Вне зависимости от того, какая учетная система используется в компании, в ней, как правило, отражается преобладающее большинство хозяйственных операций. А значит, и большую часть махинаций можно вы­явить, анализируя записи в программе. Это позволяет обнаружить мошенника, не дожидаясь планового или внепланового внутреннего аудита.

Не оставлять преступления безнаказанными. По опыту, самое эффективное средство борьбы с экономическими преступлениями – не только обнаружить факт мошенничества, но и среагировать на него. Важно не спускать на тормозах. Такая позиция руководства лучше всего действует на сотрудников предприятия, особенно на тех, кто считает себя вправе пополнить свой карман за счет компании.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль