Что поможет составить бездефицитный бюджет движения денежных средств

9500
Куприянов Олег
руководитель управления финансового контроля ЗАО «Геотек-Холдинг»
Зачастую при первой верстке бюджета движения денежных средств выясняется, что сальдо на конец планового периода отрицательно. Дальше начинаются многочисленные корректировки планов, призванные избавить предприятие от дефицита. Быстро найти возможности для уменьшения сумм предстоящих платежей можно, внеся незначительные усовершенствования в привычный бюджет движения денежных средств.

1. Усовершенствовать бюджет движения денежных средств

Прежде всего стоит дополнить бюджет движения денежных средств (БДДС) следующей информацией: дебиторская и кредиторская задолженность на начало и конец периода, начисление обязательств, а также расшифровка поступлений и платежей (аванс, текущий платеж, погашение задолженности) (см. табл. 1).

Дебиторская и кредиторская задолженность на начало периода. В эти графы вносят данные о «дебиторке» и «кредиторке» из управленческого или бухгалтерского учета. Что предпочесть? Имеет смысл использовать тот источник, где информация максимально актуальна и достоверна.

Начисление обязательств за период. В этой графе отражают обязательства по оплате товаров (услуг, работ), которые возникнут в плановом периоде. В разделе «Поступления» указывают обязательства клиентов, в разделе «Платежи» – обязательства перед поставщиками.

Основной источник данных – бюджет доходов и расходов (БДР). Оттуда нужно последовательно перенести планируемые доходы и расходы в БДДС, не забыв при этом скорректировать суммы на величину косвенных налогов и акцизов.

Но не все цифры стоит переносить из бюджета доходов и расходов. В частности, не имеет смысла перетаскивать в БДДС амортизацию и другие «виртуальные» расходы. Или включать сведения о затратах, которые относятся на себестоимость не в том периоде, в котором возникают. Поэтому, если нет возможности из БДР понять, что за доходы и расходы там запланированы, потребуется собирать данные от руководителей подразделений. Например, по информации службы закупок в мае планируется поставка запчастей от компании «АвтоСпецТрак» на сумму 5 млн рублей. Соответственно, в таб­лице 1 эта сумма отражается как возникновение новых обязательств. В БДР эти затраты могут списываться на себестоимость равномерно в течение года или же по мере фактического использования запчастей.

Таблица 1 Первый вариант бюджета движения денежных средств на май 2010 года (извлечение), тыс. руб.

Статья Задолженность
на начало периода
Начисление обязательств за период Планируемые поступления
и платежи
Задолженность
на конец периода
деби-торская креди-торская всего в том числе деби-торская креди-торская
аванс текущий платеж погашение задол-женности
Сальдо на начало периода х х х 3000 х х х х х
1. Поступления
1.1. Поступления от операционной деятельности, всего, в т. ч. в разрезе клиентов: 4000 1000 8000 6000 1000 2000 3000 6000 1000
«Сибирь-Гео» 3000 3000 2000 2000 4000
«Север-Нефть» 1000 2000 1000 1000 1000
«Запад-Ойл» 1000 5000 2000 2000 2000
2. Платежи
2.1. Выплаты по операционной деятельности, всего, в т. ч. 1000 10 000 14 500 18 500 1000 9000 8500 1000 6000
2.1.1. Покупка основных материалов, в т. ч. в разрезе
поставщиков:
1000 8000 14 000 18 000 1000 9000 8000 1000 4000
«ЭкоБурПоставка» 3000 4000 5000 2000 3000 2000
«СейсмоКомплект» 1000 5000 2000 2000 2000
«АвтоСпецТрак» 5000 5000 11 000 1000 5000 5000 1000
Сальдо на конец
периода
х х х –9500 х х х х х

Планируемые поступления и платежи. Каждая сумма поступлений или выплат из бюджета движения денежных средств может быть представлена (в зависимости от ситуации) как:

  • аванс (получение аванса от заказчика или оплата аванса поставщику);
  • текущий платеж (оплата за работы, выполненные в планируемом периоде, или за поставленные в данном периоде материалы). В этой графе указываются как платежи поставщикам, так и оплата клиентов – в зависимости от раздела бюджета («Поступления» или «Платежи);
  • погашение задолженности прошлых периодов (в разделе «Поступления» – «дебиторки» клиентов, «Платежи» – «кредиторки» перед поставщиками).

Например, в БДДС на май 2010 года запланировано поступление 2 млн руб­лей от «Сибирь-Гео». По данным коммерческой службы эти деньги придут в счет ранее возникшей дебиторской задолженности, поэтому отражаются в графе «Погашение задолженности» (раздел бюджета «Поступления»).

Дебиторская и кредиторская задолженность. После того как будут заполнены все предыдущие графы, можно рассчитать значения дебиторской и кредиторской задолженности на конец периода. Расчеты проводятся по каждому контрагенту в отдельности.

Сумма кредиторской или дебиторской задолженности клиента в БДДС (раздел «Поступления») определяется по следующей формуле:

Задолженность клиента на конец периода = Задолженность клиента на начало периода – Начисление обязательств за период + Поступления всего за период.

В расчетах по формуле «дебиторка» отражается со знаком «–», а «кредиторка»– со знаком «+». По итогу вычислений в БДДС вносится абсолютное значение соответственно в графу дебиторской или кредиторской задолженности.

Пример
В мае планируется подписать акт о выполнении работ в компании «Сибирь-Гео» на сумму 3 млн рублей (см. раздел «Поступления», графа «Начисление обязательств за период» в табл. 1). Учитывая размер «дебиторки» на начало мая (3 млн руб.) и ожидаемые денежные поступления от клиента (2 млн руб.), его прогнозная дебиторская задолженность на конец мая составит 4 млн руб. (–3 млн – 3 млн + 2 млн = –4 млн).

Кредиторская и дебиторская задолженность поставщиков определяется по аналогии:

Задолженность поставщику на конец периода = Задолженность поставщику на начало периода + Начисление обязательств за период – Выплаты всего за период.

Пример
На начало мая компания должна поставщику «ЭкоБурПоставка» 3 млн рублей (см. в табл. 1 раздел «Платежи», графа «Кредиторская задолженность на начало периода»). В мае она планирует отгрузить у него материалов на 4 млн рублей (графа «Начисление обязательств за период») и перечислить ему же 5 млн рублей (графа «Планируемые поступления и платежи. Всего»). Отсюда кредиторская задолженность компании перед «ЭкоБурПоставка» на конец мая составит 2 млн руб. (3 млн + 4 млн – 5 млн = 2 млн). Аналогичным образом рассчитываются данные и по другим контрагентам.

2. Определить причины расхождения сумм предстоящих платежей и начисленных обязательств

Бюджет движения денежных средств, дополненный информацией об обязательствах по оплате, расшифровкой платежей и поступлений, а также данными о кредиторской и дебиторской задолженности, поможет лучше понимать состояние дел по каждой статье. Это уже не просто прогноз коммерческой службы о поступлениях от заказчиков или службы закупок о предстоящих оплатах. Такой формат представления данных позволяет учитывать в комплексе планы производства, службы закупок, коммерческого департамента. В частности, можно проанализировать, насколько обоснованны время и сумма оплаты, есть ли возможность отложить какой-либо платеж.

Для этого стоит сравнить суммы будущих выплат (графа «Планируемые поступления и платежи. Всего», раздел «Платежи») и обязательств (графа «Начисление обязательств за период»). По каждой статье, где возникшие обязательства меньше планируемого платежа, стоит разобраться, в чем причина такого расхождения? Допустим, планируется погашение кредиторской задолженности поставщику – это целесообразный платеж. Если же это приобретение материалов впрок – вряд ли.

Пример
В мае у компании появятся обязательства по оплате поставки основных материалов на сумму 14 млн рублей (см. табл. 1, стр. 2.1.1, графа «Начисление обязательств за период»). При этом в бюджете денежных средств запланировано к оплате 18 млн рублей (графа «Планируемые платежи и поступления. Всего»), то есть на 4 млн рублей больше. Первая мысль: разница вызвана необходимостью погасить существующую кредиторскую задолженность и заплатить аванс в счет следующей поставки. Но, как видно из БДДС, сумма обязательств (14 млн руб.) гораздо выше, чем оплата в счет текущих поставок (9 млн руб., графа «Текущий платеж»). То есть часть текущих поставок остается неоплаченной. Для более детального анализа потребуется спуститься на уровень ниже и разобраться с платежами по каждому контрагенту в отдельности.
Компании предстоит заплатить поставщику «ЭкоБурПоставка» 5 млн рублей. В том числе 3 млн рублей в счет полного погашения кредиторской задолженности и 2 млн рублей – платежи за текущие поставки. С учетом отгрузки в том же месяце на 4 млн рублей (графа «Начисление обязательств за период») кредиторская задолженность перед «ЭкоБурПоставкой» на конец периода снизится на 1 млн рублей (с 3 млн до 2 млн). В этой ситуации стоит обратиться в службу закупок и уточнить, не изменил ли поставщик кредитные лимиты в отношении компании. Так ли необходимо снижать уровень задолженности перед ним?
По «СейсмоКомплекту» запланирована оплата текущих поставок на 2 млн рублей, причем компании будет отгружено товаров на значительно большую сумму – 5 млн рублей. Аванс поставщику оплатили в прошлом месяце – 1 млн рублей (графа «Дебиторская задолженность на начало периода»). К концу мая прогнозируется кредиторская задолженность перед поставщиком на 2 млн рублей. Можно сделать вывод, что по этой статье лишних платежей нет, ведь вместо «дебиторки» появится «кредиторка».
Наконец, погашается вся задолженность перед «АвтоСпецТраком» на сумму 5 млн рублей (графы «Кредиторская задолженность на начало периода» и «Погашение задолженности»). А также полностью оплачиваются текущие поставки в адрес компании от этого контрагента (5 млн руб. в графах «Начисление обязательств за период» и «Текущий платеж»). Более того, предполагается и аванс на 1 млн рублей. Вместо «кредиторки» на начало мая (5 млн руб.) возникает «дебиторка» (1 млн руб.) . Скорее всего, именно столь «лояльное» отношение к этому поставщику и послужило причиной превышения плановых выплат над возникающими обязательствами. Будет отнюдь не лишним обратиться в службу закупок за разъяснением: почему требуется полностью погасить «кредиторку» перед «АвтоСпецТраком», оплатить все поставки, да еще и перечислить аванс.

3. Отодвинуть срок оплаты поставщикам

Предоставление информации о планируемых платежах в разбивке на аванс, текущий платеж и погашение задолженности помогает разобраться в причинах дефицита бюджета и принять необходимые меры. В частности, сравнить между собой условия работы с различными поставщиками и в случае необходимости обосновать свои требования увеличить лимит кредиторской задолженности или предоставить большую отсрочку.

Пример
Вернемся к предыдущему примеру с «АвтоСпецТраком». Как выяснилось ранее, из 11 млн рублей, которые компания собирается перечислить на его счета, 5 млн рублей пойдет на полное погашение «кредиторки», 5 млн рублей – на оплату материалов, отгруженных в том же месяце, и, наконец, 1 млн рублей – аванс. В то же время по двум остальным поставщикам ситуация кардинально отличается – кредиторская задолженность гасится только частично, но за счет текущих отгрузок ее сумма увеличивается. Компания проводит переговоры с «АвтоСпецТраком» с просьбой отложить погашение кредиторской задолженности, а также не требовать аванса. Поставщик соглашается, но выдвигает встречное условие: до полного погашения задолженности компания ежемесячно приобретает материалы на сумму не менее 5 млн рублей и полностью оплачивает их в момент поступления на склад. В этой ситуации сумма майского платежа в адрес «АвтоСпецТрака» с 11 млн рублей сокращается до 5 млн рублей (см. табл. 2).

Таблица 2 Скорректированный бюджет движения денежных средств на май 2010 года (извлечение), тыс. руб.

Статья Задолженность на начало периода Начисление обязательств за период Планируемые поступления и платежи Задолженность на конец периода
деби-торская креди-торская всего в том числе деби-торская креди-торская
аванс текущий платеж погашение задол-женности
Сальдо на начало
периода
х х х 3000 х х х х х
1. Поступления
1.1. Поступления от операционной деятельности, всего, в т. ч. в разрезе клиентов: 4000 1000 8000 5500 0 2000 3500 5500 0
«Сибирь-Гео» 3000 3000 3000 3000 3000
«Север-Нефть» 1000 500 500 500
«Запад-Ойл» 1000 5000 2000 2000 2000
2. Платежи
2.1. Выплаты по операционной деятельности, всего, в т. ч. 1000 10 000 11 000 8500 0 5000 3500 0 11 500
2.1.1. Покупка основных материалов, в т. ч. в разрезе поставщиков: 1000 8000 10 500 8000 0 5000 3000 0 9500
«ЭкоБурПоставка» 3000 4500 3000 3000 4500
«СейсмоКомплект» 1000 1000 0 0 0
«АвтоСпецТрак» 5000 5000 5000 0 5000 5000
Сальдо на конец
периода
х х х 0 х х х х х

4. Сопоставить источники получения средств и направления расходования денег

Когда предприятие приобретает материалы под определенного заказчика, стоит сравнить периоды, когда необходимо будет оплатить эти материалы поставщику и когда поступят деньги от заказчика. Если выяснится, что по плану заказчик заплатит позже или меньшую сумму, это одна из причин дефицита в БДДС. Информацию о том, в каких работах и для каких клиентов задействованы те или иные поставщики, субподрядчики, можно запросить в производственном департаменте.

Пример
В мае клиент «Сибирь-Гео» должен оплатить компании 2 млн рублей (табл. 1, раздел «Поступления», графа «Планируемые поступления и платежи. Всего»). Этих денег не хватит даже для того, чтобы погасить его «дебиторку» по состоянию на 1 мая (3 млн руб., табл. 1, графа «Дебиторская задолженность на начало периода»), не говоря уже о новых обязательствах по оплате. В то же время самой компании предстоит в мае перечислить поставщику «ЭкоБурПоставка» 3 млн рублей в счет погашения кредиторской задолженности. Последняя в том числе причитается за материалы, использованные на проекте для «Сибирь-Гео». Что делать в этой ситуации? Попытаться договориться с клиентом. Предположим, что клиент «Сибирь-Гео» стеснен в средствах и готов увеличить сумму платежа максимум до 3 млн рублей. Компания соглашается на эти условия. И такое развитие событий, по крайней мере, позволит ей расплатиться в мае с «ЭкоБурПоставкой». Эти новые договоренности представлены в скорректированном бюджете движения денежных средств (см. табл. 2).
Еще пример. Для выполнения работ для «Север-Нефти» компания использует материалы, поставленные «СейсмоКомплектом». «Север-Нефть» оплачивает работу не вовремя, ее дебиторская задолженность составляет 1 млн рублей. Когда компания начала корректировать свой дефицитный БДДС на май, поступил звонок от финансового директора «Север-Нефти»: нет возможности перечислить обещанные ранее 2 млн рублей (табл. 1, графа «Планируемые поступления и платежи»), есть только 500 тыс. рублей (эту цифру отразили в доработанном БДДС в табл. 2). В свою очередь компания должна в том же месяце оплатить «СейсмоКомплекту» 2 млн рублей за поставку материалов для «Север-Нефти» (табл. 1, графа «Текущий платеж»). Тратить на проект для этого заказчика выручку от других контрактов или брать для этой цели банковский кредит было бы неразумно, поэтому в компании принимают решение сдвинуть сроки выполнения работ. Соответственно, материалы в мае не понадобятся – меняется и график поставок от «СейсмоКомплекта». Служба закупок проводит расчеты и согласовывает с поставщиком снятие части заказа из готовящейся к отгрузке партии. В результате чего отпадает необходимость перечислять «СейсмоКомплекту» 2 млн рублей в мае. Таким образом, анализируя статью за статьей, удается найти скрытые резервы и решить проблему дефицита денежных средств (см. табл. 2).

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль