Какие огрехи в управленческой учетной политике критичны

5790
Шапкин Виктор
начальник отдела управленческой отчетности и ПЭО ООО «Алькор и Ко» («Л’Этуаль», «Сефора»), канд. экон. наук
Руководители компаний зачастую и не догадываются о том, что принимают заведомо ошибочные решения из-за недостоверной или существенно запоздавшей информации. Избежать этих проблем можно, если составить четкий свод правил по сбору и обработке управленческой информации.

Одно из определений управленческого учета звучит так: «деятельность, направленная на обеспечение менедж­мента и других заинтересованных пользователей информацией, необходимой для принятия управленческих решений». Под такое определение запросто подпадает практически любая информация. И в идеале, управленческая отчетность должна охватывать все аспекты деятельности. Для большинства российских компаний подобное пока редкость, они ограничиваются отчетом о доходах и расходах, управленческим балансом и отчетом о движении денежных средств. Но даже с этим возникают нешуточные проблемы.

Типичные ошибки

Прежде чем создавать или дорабатывать учетную политику, стоит разобраться с тем, какие управленческие отчеты формируются в компании, какой информации не хватает и где именно возникают трудности и какого рода.

На практике набор отчетов может быть достаточно разнообразным. Имеет смысл проверить, не противоречат ли принципы их составления друг другу. Например, если один руководитель учитывает продажи по факту отгрузки со склада, другой – по дате доставки клиенту, третий – отражает реализацию в момент получения денежных средств.

Также не будет лишним оценить качество систем сбора и учета данных. На практике отчеты часто готовятся в Excel, а информация для них собирается из разных источников. При этом, например, отдел маркетинга отражает данные о своих осуществленных затратах по факту получения счетов. Если счет от контрагента пришел в октябре, значит соответствующие расходы отражаются в октябре. Финансовый отдел учитывает затраты по факту оплаты, то есть где-то в ноябре, а бухгалтерия разносит их же в учете по факту выполнения работ – между ноябрем и декабрем. Понятно, что подготовленный на основе таких данных отчет может существенно искажать реальную картину понесенных затрат.

В свою очередь, использование данных бухгалтерского учета для управленческих целей не лишено недостатков. Вот только некоторые из них:

  • котловой метод учета;
  • путаница в классификации затрат;
  • отсутствие детализации затрат по струк­турным подразделениям (центрам финансовой ответственности) ;
  • налоговый метод учета затрат;
  • отсутствие оперативных данных.
Опыт компании
Татьяна Гаврикова,
финансовый директор ГК «СТА»

Наша компания на первых этапах формирования управленческой учетной политики в основном сталкивалась с проблемой классификации расходов. Для разных ЦФО одни и те же расходы в управленческом учете носят разный характер.

Предложенный перечень проблем далеко не исчерпывающий, решить их можно простыми, но трудоемкими методами. Например, выгрузить карточку интересующего счета в Excel, реклассифицировать затраты, проанализировать дебиторскую задолженность, учесть оплаченные, но не начисленные затраты и т. п. Но такой подход не имеет ничего общего с планомерным ведением управленческого учета.

Подходы к организации учета

Существует несколько отличных друг от друга подходов, позволяющих компании формировать управленческую отчетность:

  • перекладка данных из бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет первичен. Трансформация может выполняться как в специальных таблицах Excel, так и переноситься в другую учетную систему;
  • параллельное ведение учета. Одни и те же документы обрабатывают параллельно сотрудники бухгалтерии и те, кто несет ответственность за представление финансовой отчетности. Наиболее продвинутый вариант, когда документ вносится в систему один раз и при этом формируются записи в двух главных книгах – бухгалтерской и управленческой;
  • на основе управленческих данных формируются хозяйственные операции в бухгалтерском учете.

Рассмотрим, как совершенствовались подходы к ведению управленческого учета, на примере компании «Алькор и Ко».

Первый этап. Сначала в учетной системе компании создали особую форму для ввода данных (см. рис. 1). Она представляет собой перечень статей доходов и расходов, соответствовавших плану счетов управленческого учета. Эту форму должны были заполнять сотрудники бухгалтерий дочерних компаний и отправлять в центральный офис. Там данные автоматически разносились по счетам управленческого учета, формируя необходимые проводки. Так формировался консолидированный отчет о доходах и расходах в разрезе дочерних компаний. Данные от дочерних компаний дополнялись сведениями о движении денежных средств по расчетным счетам  И в результате можно было подготовить управленческий отчет о движении денежных средств и упрощенный баланс. Достаточно быстро всплыли недостатки такого решения. Во-первых, рост рабочей нагрузки на бухгалтеров. Во-вторых, отсутствие нужной детализации. При необходимости понять, из чего сложилась конкретная сумма по той или иной статье, было невозможно. В-третьих, несоответствия в данных о движении денежных средств по счетам, полученным из управленческого учета и банковских выписок. Такой подход использовался лишь для того, чтобы в кратчайшие сроки – через месяц-два – начать получать только самые необходимые управленческие отчеты. И уже через несколько месяцев его использования от такого подхода было решено отказаться.

Рисунок 1 Форма ввода управленческих данных

Какие огрехи в управленческой учетной политике критичны

Второй этап. После не слишком удачного опыта было решено трансформировать данные бухгалтерского учета в управленческие. Другими словами, предстояло переносить каждую хозяйственную операцию, отраженную в бухгалтерском учете, на счета управленческого учета. Но и у такого подхода обнаружился серь­езный недостаток. В случае если в бухгалтерском учете операция была отражена несвое­временно, автоматически страдали и управленческие отчеты. Сотрудникам финансовой службы приходилось вести постоянный мониторинг отражаемых бухгалтерией хозяйственных операций и корректировать данные вручную. Эта работа занимала значительную часть времени.

Третий этап. Спустя некоторое время в компании консолидировали функцию управления платежами. Любые выплаты стали осуществлять строго на основании заявок в электронной форме (см. рис. 2), содержащих все атрибуты, необходимые для корректного управлеческого учета: центр затрат, счет управленческого учета и т.  д. Таблицу меппинга бухгалтерских и управленческих счетов сохранили, но изменили настройки аналитики. Данных, содержащихся в заявках на платеж, теперь достаточно, чтобы правильно отнести ту или иную статью расходов для подготовки управленческой отчетности.  Помимо этого в компании централизовали функцию расчета заработной платы. Данные о начислении поступают в систему управленческого учета напрямую из системы расчета заработной платы.

Рисунок 2 Аналитика управленческого учета в заявке на платеж

Какие огрехи в управленческой учетной политике критичны

Опыт компании
Наталья Орлова,
финансовый директор ОАО «ТД “ТЦ-Поволжье”»

На момент принятия решения о внедрении на предприятии управленческого учета все, чем мы располагали, – данные из бухгалтерского учета. Не было полной, разносторонней картины о деятельности предприятия. Чтобы обеспечить необходимые данные для управления бизнесом, пришлось взяться за внедрение управленческого учета.
Первым, наиболее сложным и трудоемким этапом был период формирования организационной структуры предприятия, разделения его на ЦФО. Это было тяжело в основном из-за многопрофильности компании.

Следующим этапом стала разработка управленческой отчетности на базе специализированного программного обеспечения, внедрения управленческого плана счетов и отладка экспорта данных первичного документооборота из бухгалтерской программы в управленческую. А еще первоначальный план счетов, приближенный к бухгалтерскому, был кардинально пересмотрен. Сегодня он имеет детализированную иерархическую структуру.

Главное в учетной политике

Избавиться от большей части недугов, присущих системам управленческого учета, поможет четко формализованная учетная политика. Она поможет однозначно определить принципы и методы учета, технику сбора данных и в результате свести к минимуму риски искажения данных в отчетности.

В условиях нехватки времени многие финансисты пренебрегают составлением учетной политики. Например, из-за того, что вменяемая учетная практика уже сложилась, есть сотрудники, которые накопили опыт и знания и т. п. Но проблемы могут начаться достаточно быстро, например, из-за ухода ключевых специалистов из компании.

Кстати, еще одним аргументом в пользу учетной политики служит то, что документальное закрепление учетных принципов и утверждение их генеральным и финансовым директорами защищает от многочисленных споров с пользователями отчетности о методах включения затрат, отчетных формах и т. п.

Принципы учета. Понятно, что сам термин «управленческая» дает широкий простор для творчества. Но бухгалтерские учетные принципы достаточно универсальны и вполне применимы к управленческому учету, а именно:

  • доходы и расходы отражаются по мере того, как они фактически имели место;
  • информация не может искажаться в угоду той или иной группе пользователей;
  • в учете хозяйственные операции должны классифицироваться и отражаться по экономическому смыслу, а не по документальному оформлению;
  • при подготовке информации нельзя использовать как чрезмерно оптимистичные ожидания, так и делать наиболее пессимистичные оценки. Например, считать проданным товар, который с высокой вероятностью может быть возвращен покупателем. Либо создавать необоснованные резервы под просроченную дебиторскую задолженность;
  • информация должна быть максимально полной, сопоставимой с аналогичными данными за предшествующие периоды и свое­временной.

Основные разделы учетной политики. Учетная политика, определяющая правила ведения управленческого учета, может быть как единым многостраничным документом, так и состоять из нескольких дополняющих друг друга положений и инструкций.

Так или иначе, основные разделы, о которых важно не забыть, следующие:

  • общие положения – описание сроков начала и окончания финансового года, валюта учета и представления отчетности, метод ведения учета, сроки представления отчетности;
  • организационный раздел содержит указание на ответственных за ведение учета и подготовку отчетности, порядок взаимодействия и ответственность подразделений, участвующих в подготовке управленческой отчетности, а также описание внутреннего документооборота;
  • методический раздел – принципы учета хозяйственных операций по основным статьям в отчетности: выручка, себестоимость, накладные и управленческие расходы и т. д.;
  • основные выходные формы – образцы внутренних форм отчетности: баланс, отчет о доходах и расходах, отчет о движении денежных средств;
  • план счетов управленческого учета – помимо плана счетов этот раздел может включать таблицы меппинга (трансформации) бухгалтерских учетных данных в управленческие.

Рассказать обо всех нюансах учетной политики для целей управленческого учета, используемых процедурах и методах невозможно. Дело в том, что слишком многое будет зависеть от специфики конкретного предприятия. Тем не менее стоит вдумчиво отнестись к разработке следующих ее положений и разделов:

  • финансовый год. То, когда начинается и заканчивается финансовый год, как правило, зависит от сезонности или цикличности бизнеса. В компании «Алькор и Ко», специализирующейся на розничной продаже косметики, финансовый год начинается 1 апреля. Это было предопределено сезонностью спроса, который активизируется осенью, нарастает к новогодним праздникам и сходит к минимуму после мартовских праздников;
  • валюта отчетности. На выбор валюты управленческого учета могут влиять разные факторы. Например, существование материнской компании или основного акционера, ведущего свой учет в другой валюте (доллар, евро и т. д.).;
  • план счетов. Как правило, план счетов управленческого учета делают максимально приближенным к отчетным формам – балансу и отчету о доходах и расходах. При этом существует два принципиально разных способа для определения последовательности счетов, относящихся к балансу: по возрастанию и по убыванию ликвидности. Что касается счетов учета доходов и расходов, чаще всего их группируют по функциям затрат (заработная плата, аренда, реклама и т. п.) и по характеру (расходы на продажу, управленческие издержки).

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль