Действенные способы избавиться от всех лишних затрат разом

12250
финансовый директор ООО «Ньюс медиа-Рус»
Комплексная программа по управлению затратами и сокращению издержек есть лишь у немногих компаний. Между тем без нее разовые меры часто не приносят результата.

Важное в статье:

  • Как разработать программу управления затратами;
  • Какие способы оптимизации затрат наиболее эффективны;
  • Какие издержки можно сократить бстрее всего.

Возможности для сокращения издержек есть практически у любой компании, выявить скрытые резервы поможет программа управления затратами.

Первое, что потребуется сделать при ее формировании, – провести инвентаризацию всех расходов компании. Эту работу можно поручить сотрудникам финансовой службы. Затем необходимо определиться, насколько могут быть сокращены те или иные затраты. В погоне за экономией нельзя потерять в качестве выпускаемой продукции, иначе меры по снижению расходов в конечном итоге обернутся падением выручки. Выстраивая программу оптимизации издержек, стоит предусмотреть выделение разных категорий затрат:

  • издержки, напрямую влияющие на качество выпускаемой продукции (сырье и материалы, заработная плата). Важно отнестись к ним с максимальным вниманием. Значительной экономии ждать не стоит;
  • расходы, связанные с продвижением товаров на рынке (реклама и пр.). Можно сократить до нуля, но есть риск падения выручки;
  • расходы, никоим образом не влияющие на качество продукции (обучение сотрудников, внебюджетные расходы). Их можно смело ликвидировать, если это еще не было сделано.

Какие издержки поддаются сокращению

Итог инвентаризации – перечень расходов, который удобно оформить в виде таб­лицы. В ней же можно отра­зить данные о «расходных» договорах к каждой статье затрат и указать ответственные за них подразделения. Связка «расходы – договоры – подразделения» и послужит отправной точкой в разработке плана мероприятий по сокращению затрат.

Таблица Перечень расходов компании (извлечение)

Статья
расходов
Важность для производства Подраз­деление Срок
действия договора
Условия оплаты Стоимость по договору Частота оказания услуг Примечания
Производственные расходы
Закупка сырья Необходимые расходы Отдел закупок 30.06.16 50% пред­оплата, 50% после отгрузки 1 кг – 500 руб. Ежене­дельно Постоянный партнер, поставляющий 70% сырья
Накладные расходы
Оплата труда (позиция – бухгалтер по расчету заработной платы) Возможные расходы Бухгалтерия Бессрочный трудовой договор 60 тыс. руб. в месяц - Ежемесячно Можно взять нового специалиста с зарплатой 30 тыс. руб.
Консультационные услуги Возможные расходы Финансово-экономи­ческий отдел 31.12.16 Оплата после проведения работ 15 000 руб. в месяц Ежемесячно Справочно-правовая система

Далее последовательно рассматривается каждая статья затрат, соответствующие ей договоры и разрабатываются способы оптимизации затрат. В этой работе потребуется участие не только сотрудников финансовой службы, но и руководителей ответственных за конкретные расходы подразделений. Определяя возможные мероприятия по сокращению издержек, рассуждать можно так:

  • что влияет на величину затрат;
  • какие меры оптимизации возможны (полный отказ от тех или иных расходов, их нормирование, снижение закупочных цен, предотвращение мошенничества);
  • насколько экономически целесообразен тот или иной договор; имеет ли смысл продолжать работать на данных условиях или можно пересмотреть их в свою пользу; какие условия предлагает другой поставщик и пр;
  • сколько времени потребуется для разработки и реализации предложенных мер.

Как оформить разработанные мероприятия – вопрос отдельный. Это может быть самостоятельная программа оптимизации затрат на год, приложение к утвержденному комплекту бюджетов или же ряд внутренних распоряжений или приказов.



Личный опыт

Татьяна Железнова, директор по финансам ОАО «Челябинский механический завод»

По моему мнению, управление затратами эффективно только в случае увязки с системой бюджетирования. Соответственно, внедрение бюджетирования на предприятии – уже шаг навстречу экономии. В процессе разработки бюджетов расходы можно ограничить нормативами и лимитами, в ходе исполнения обеспечить их учет и контроль. На нашем предприятии как таковой программы по сокращению затрат нет, все мероприятия регулируются регламентом бюджетного процесса, сопутствующими положениями (например, Положением об управлении оборотными средствами), а также отдельными локальными актами (в частности, планом по сокращению определенной статьи затрат в связи с переходом к кооперации или на аутсорсинг).

Инвентаризацию затрат и разработку мер по их сокращению имеет смысл проводить не реже одного раза в год, например, параллельно с разработкой бюджетов. За год по­явятся новые виды расходов, изменится круг контрагентов, да и ситуация на рынке может стать кардинально другой – все это потребуется учесть и отразить в новой программе по сокращению затрат. Для развивающейся компании контроль расходов и поиск путей для их оптимизации превращается в бесконечный процесс.



На чем можно быстро сэкономить

В зависимости от того, сколько времени нужно для разработки и реализации мероприятий по сокращению издержек, их можно условно разбить на оперативные (до месяца), среднесрочные (несколько месяцев) и долгосрочные (до года). Приведем в качестве примера несколько способов сократить издержки, актуальные практически для любой компании.

Оперативные меры лежат на поверхности, для их разработки требуется минимум информации, а реализовать их можно буквально за несколько дней. Прежде всего они касаются пересмотра условий договоров на техническое обслуживание, консультационных услуг. Перестать закупать кофе и чай для сотрудников – тоже оперативная мера. Но поскольку большинство компаний уже прошло через сокращение затрат, то такого легко ликвидируемого «лишнего жирка» практически не осталось.

Если в компании присутствуют расходы на командировки, то уместно их нормировать – установить максимальные значения по оплате проезда и проживания для наиболее распространенных направлений. За норматив можно взять средние расценки по региону. Затраты свыше установленных норм обязать согласовывать с генеральным директором. Кроме того, не стоит забывать о том, что авиакомпании периодически предлагают скидки на те или иные направления. Не будет лишним внедрить процедуру условного тендера – обязать сотрудника, ответственного за покупку авиабилетов, изучить доступные варианты перелета и выбрать наиболее дешевый. Отчет об итогах такого тендера можно приложить в качестве обоснования к заявке на оплату билетов.

Личный опыт

Ирина Харисова, вице-президент и финансовый директор «АБС Холдингc»

Проще всего сокращение затрат начать с административных издержек. Например, нам удалось существенно сэкономить на оплате корпоративной мобильной связи. Как только подсчитали, сколько всего потратили на переговоры в прошлом году,  и определились с тем, сколько нам нужно корпоративных номеров, обратились с этой информацией к трем сотовым операторам – какие условия они могут нам предложить. Выбрали самый экономичный тариф. Аналогичным образом поступили и с компанией, которая закупает для нас авиа- и железнодорожные билеты. Посчитали общую сумму командировочных расходов за прошлый год и предложили компании сделать скидку на стоимость обслуживания. По нашему опыту, контрагенты опасаются растерять крупных клиентов и охотно идут на дополнительные скидки при условии заключения договора на долгосрочное обслуживание.

На подготовку среднесрочных мер уйдет от нескольких недель до месяца и больше, поскольку они подразумевают пересмотр условий текущих договоров, от выполнения которых зависит работа компании. Речь идет о сокращении затрат на закупку материалов, оплату труда, экспедиционные услуги и пр.



Закупка сырья и материалов. Как правило, расходы на сырье и материалы значительны в суммарном выражении и крайне важны для производства. Как уже говорилось, стоит побеспокоиться о том, чтобы меры по их сокращению не привели к остановке производства или к ухудшению качества продукции. Потребуется последовательно рассмотреть каждый договор по поставке сырья – насколько конкурентоспособна стоимость сырья у текущих поставщиков по сравнению с другими игроками на рынке, насколько велика привязка к качеству сырья, можно ли изменить схемы сотрудничества и пр.

Внедрение процедуры контроля над объемом производственных запасов позволит не только оптимизировать процесс закупки (покупать ровно столько, сколько нужно), но и сократить издержки на складские помещения. Имеет смысл обязать филиалы (подразделения) компании ежемесячно отчитываться о том, какие остатки сырья и материалов у них есть, а какие запасы нужно пополнить. Благодаря такой информации головная компания получает возможность в случае необходимости перекидывать излишки запасов из одного филиала в другой и не закупать новое сырье, а использовать имеющееся. Очевидно, что в краткосрочной перспективе невозможно говорить об отдаче с точки зрения эффективности принятых мер – даже сокращение персонала сопряжено с единоразовыми выплатами сотрудникам. Программа предполагает получение первых запланированных результатов к концу второго года после начала ее реализации.

Брак. Нередко под видом бракованной продукции списываются качественные товары, поэтому эту статью следует взять под особый контроль. В частности, пересмотреть процедуру списания. Отказаться от практики списания по акту нереализованной продукции, добиться от контрагентов включения в условия договора необходимости в фактическом пересчете морально устаревшей продукции. Такие меры позволят не только контролировать объемы списанной продукции, но и оперативно влиять на объемы закупок, не позволяя производить ненужную продукцию.

ГСМ также входят в число наиболее затратных статей для компаний, имеющих собственный автотранспорт. Целесообразно полностью отказаться от оплаты бензина наличными, лучше заключить договор с определенной топливной компанией (конечно, предварительно изучив возможные предложения) и работать по безналичному расчету. Кстати, стоимость ГСМ у таких компаний ниже, чем на заправочных станциях, а за большие объемы полагаются скидки.

Пожалуй, экономия на ГСМ в большей части заключается не в сокращении затрат на их закупку, а в предотвращении хищений топ­лива и использования автомобилей в личных интересах. Поэтому в рамках внед­рения программы по сокращению издержек стоит перейти на новые правила использования служебного автотранспорта. В частности, ввести лист заявки на транспорт (обоснование необходимости в поездке), предусмотреть ответственность за нарушения – отклонения от изначального маршрута и пр. Стоит заключить договор с охранной фирмой, предоставляющей услуги по слежению за объектами – затраты полностью себя окупят. Сопоставив маршрутный лист, отчет топливной компании о заправке автомобиля с данными охранной компании, можно стопроцентно исключить хищение топлива, а также использование автомобиля в личных целях.



Аренда помещений. Сэкономить на арен­де помещений можно двумя путями – отказаться от лишней площади или договориться с арендодателем о снижении стоимости услуг. Кстати, в последнем случае переговоры сложатся удачнее, если предварительно подготовить сводную таблицу по аналогичным офисным помещениям и указать их преимущества (уборка включена в стоимость аренды, охраняемая парковка).

Личный опыт

Сергей Борисов, ГК «Альба»

Для любой розничной компании расходы на аренду торговых помещений входят в число наиболее крупных статей затрат, в сумме с оплатой труда могут достигать 80 процентов от всех операционных расходов. В то же время аренду, в отличие от прочих статей, крайне сложно сократить внепланово. Тем не менее нам удалось снизить данные расходы на 30 процентов. Пришлось провести не одну серию переговоров с арендодателями в поисках взаимопонимания. К счастью, они начали понимать, что аренда должна в первую очередь зависеть от трафика в торговом центре.

Оплата труда. Экономию на ФОТ вряд ли можно назвать оригинальной мерой по оптимизации затрат, многие компании уже прошли через сокращение персонала и снижение заработной платы. Тем не менее к этой статье затрат следует возвращаться регулярно как одной из самых значительных в структуре затрат любой компании. Доступные и сейчас варианты экономии – перевести часть сотрудников на договор подряда или на неполный рабочий день, передать вспомогательные функции на аутсорсинг.

Личный опыт

Ирина Харисова, вице-президент и финансовый директор «АБС Холдингc»

Мы постоянно мониторим рынок труда, чтобы не тратить больше, чем наши конкуренты. Например, можно сэкономить за счет сокращения соцпакетов или даже полного отказа от них. На мой взгляд, стоит особое внимание уделять тому, чтобы не было избыточного административного персонала. Регулярно отслеживать, не ухудшились ли показатели административной нагрузки, производительность, налоговая нагрузка на человека. Если, например, выручка падает, а количество административного персонала на одного работающего в компании растет – это негативный сигнал, пора принимать меры.

Материалы для скачивания:

Вложенные документы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ генерального директора о проведении мер по сокращению издержек.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Статьи по теме в журнале «Финансовый директор»

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Финансовый директор это мужская профессия или женская?

  • Конечно, мужская 16.33%
  • Женская, разумеется 2.04%
  • Пол не имеет значения, был бы специалист хороший 81.63%
результаты

Рассылка





© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
  • Смотреть вебинары. Регистрация на ближайший уже открыта, приходите (раздел «Вебинары»)
  • Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×

Доставка новостей

Подпишитесь на рассылку и получайте решения, которые пригодятся Вам в работе. Бесплатно.