Проверенная техника подготовки управленческих отчетов в группе компаний

4669
Дмитриева Елена
финансовый директор компании ООО «ТК ГАРД»
Подготовка консолидированной управленческой отчетности требует разработки единых правил учета. Зачастую дело осложняется нехваткой времени и документов. Тем не менее есть проверенные решения, которые помогут готовить нужные отчеты, используя минимум ресурсов.

Группа компаний N (все названия изменены в целях конфиденциальности. – Прим. ред.) специализируется на продаже как импортного, так и российского производственного оборудования, а также оказывает своим клиентам услуги по ремонту техники, сертификации продукции и доставке товаров. В состав группы входят несколько территориально распределенных юридических лиц. У каждого из них свой руководитель и своя бухгалтерская служба. Все компании самостоятельны и юридически независимы, однако имеют общих собственников и управляются из единого центра – головной компании «Альфа».

В каждой из компаний группы для менеджмента и собственников составляется управленческая отчетность. Прежде процесс ее подготовки не был регламентирован, применялись разные принципы учета, формы отчетов. Все это затрудняло консолидацию управленческих данных. Поскольку группа постоянно расширяла свое присутствие в регионах, число юридических лиц в ее составе увеличивалось, вопрос подготовки качественной консолидированной отчетности стал одним из основных. Решить задачу предстояло финансовой службе головной компании. Причем без увеличения численности сотрудников и с небольшим бюджетом.

С чего начали

Первое, что было сделано, – определены информационные потребности собственников и других пользователей управленческой отчетности. Выяснилось, что в первую очередь требуются два отчета – о движении денежных средств и о результатах деятельности группы (по сути, отчет о доходах и расходах). Сразу определились и по срокам. Отчет о движении денежных средств (далее – отчет ДДС) должен составляться по понедельникам, не позднее 14 часов по московскому времени. Отчет о результатах деятельности готовится не позднее 10-го числа каждого месяца, следующего за отчетным. Дополнительно формируется ежеквартальный сводный баланс – не позднее 21‑го числа месяца, следующего за отчетным.

Алгоритм консолидации разработали совместно финансисты «Альфы» и сотрудники IT‑подразделений. Он предусматривает, что в каждой из компаний группы в учетной программе «1С» проводятся все хозяйственные операции по балансовым и забалансовым счетам. Затем данные перекачиваются из учетных баз «дочек» в базу консолидации головной компании. В  ней же формируются подробные отчеты. Но это пока не более чем сводные ведомости.

На следующем этапе они обрабатываются в Excel, где исключаются внутригрупповые обороты и, наконец, формируется консолидированная отчетность Так в общих чертах выглядит процесс составления отчетности по группе сейчас.

Для того чтобы в заданные сроки готовить необходимые менеджменту отчеты, пришлось выполнить большой объем работы, а именно:

  • определить периметр консолидации;
  • унифицировать учетные политики в компаниях группы;
  • создать единые классификаторы статей отчетности и разработать необходимую аналитику для учета затрат;
  • автоматизировать процесс выгрузки данных из учетной системы «дочек» и передачи их в головной офис (см. ниже).

Рассмотрев вопрос о периметре консолидации, решили отойти от формальных юридических принципов. За основу приняли факт реального владения компаниями, по­этому все они подпали под консолидацию.

Прежде чем запустить систему формирования отчетности по-новому, финансовая служба разработала единую по группе политику управленческого учета, описав в ней методы учета, порядок отражения типовых хозяйственных операций, план счетов.  Ранее компании группы, помимо разной оценки имущества и обязательств, применяли также разную группировку затрат. Одни предприятия использовали маржинальный подход – делили все статьи на постоянные и переменные, а у других такое деление отсутствовало. Различия в группировке затрат приводили к разнице в оценке себестоимости реализованного товара, а переменные расходы в целом по группе определить не представлялось возможным.

Ответственность за своевременность выполнения процедур по подготовке информации для консолидированной отчетности возложили на руководителей компаний, входящих в состав группы.

Расскажем подробнее об особенностях формирования отчета о движении денежных средств и отчета о результатах деятельности группы, поскольку именно они являются основными для менеджмента и владельцев.

Отчет о движении денежных средств

Для формирования доходной части отчета ДДС  к бухгалтерским счетам расчетов с покупателями были открыты субсчета с дополнительной аналитикой (субконто): «за услуги», «за товар» к каждому из субсчетов (см. табл. 1):

  • 62.1 «Расчеты с покупателями за отгруженный товар (оказанные услуги)»;
  • 62.2 «Авансовые платежи от покупателей».

Таблица 1 Источники данных для формирования управленческого отчета о движении денежных средств (извлечение)

Показатели Балансовый счет для сбора данных
Остаток денежных средств на начало периода 50,51
Поступление денежных средств, в том числе:
– за отгруженный товар 62,1
– за оказанные услуги 62,1
– авансовые платежи за товар 62,2
– авансовые платежи за услуги 62,2
Внутригрупповые поступления 62
Выплаты, в том числе:
– приобретение товара 60
– таможенные платежи 60
– выплаты персоналу– налоги и сборы от заработной платы... 7068,69...
Внутригрупповые выплаты 60
Остаток денежных средств на конец периода 50,51

Для группировки данных в расходной части дополнительную аналитику (субконто) открыли к балансовому счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Отдельно на счетах 62 и 60  выделили аналитику «Внутри группы».

Бухгалтериям компаний вменили в обязанности разносить операции по движению денежных средств (по выпискам банка и кассовым отчетам) за предыдущий день не позднее 13 часов по московскому времени текущего дня. Так удалось добиться нужной детализации данных для формирования оборотно-сальдовой ведомости по счетам учета денежных средств (см. табл. 2).

Таблица 2 Оборотно-сальдовая ведомость по счету 51 за период с 1 по 7 февраля 2010 года, руб. (извлечение)

Платежи и поступления
по компаниям группы
Остаток
на начало
Поступления Платежи Остаток
на конец
Компания «Альфа» 1 361 730 6 667 830 4 877 910 3 151 650
– за товар 4 466 193
– за оказанные услуги 1 595 509
в том числе внутри группы 1 265 051
... ... ... ... ...
– приобретение товара 3 085 240
в том числе внутри группы
– таможенные платежи
а) таможенные пошлины
б) НДС
– страхование и доставка товара 1 392 670
... ... ... ...
Компания «Бета»... 7 896 207... 5 699 992... 7 033 145... 6 563 054...

Кроме того, бухгалтер, проводя хозяйственные операции в системе, должен указать в создаваемом документе признак «проект», который соответствует юридическому лицу – его ввели на случай появления каких-то вопросов по платежам, чтобы оперативно идентифицировать их принадлежность к конкретной компании группы.

Все предприятия группы ведут бухгалтерский учет в программе «1С», однако в общую сеть не объединены. Поэтому в финансовой службе головной компании создали отдельную базу, куда стекается информация от «дочек» и где формируется сводный отчет по группе. Собственной IT-службой были разработаны и закреплены в регламентах процедуры, позволяющие в локальных учетных базах формировать файлы с нужными данными для передачи их в базу консолидации. За счет этого удается на уровне программных средств отсекать лишнее и не перетаскивать огромные массивы данных из одной базы в другую.

В результате порядок формирования отчета ДДС изменился. Бухгалтерия каждой компании, входящей в состав группы, ежедневно заносит в свою учетную систему данные о движении денежных средств за преды­дущий день. Раз в неделю, по понедельникам, формируется файл для последующей перекачки данных в базу по консолидации. Финансовая служба головной компании проверяет полученную информацию на предмет заполнения всех аналитик по каждой компании, затем формирует «Оборотно-сальдовую ведомость». Этот довольно громоздкий документ затем выгружается в Excel, где исключаются внутригрупповые обороты, а сам отчет приобретает привычный пользователям вид (см. табл. 3).

Таблица 3 Отчет о движении денежных средств, руб.

Показатели Компании группы  N Итого
по группе
«Альфа» «Бета» «Гамма»
Остаток на 1 февраля 2010 г. 1 361 730 7 896 207 612 383 9 870 320
Поступления всего, в том числе: 6 667 830 5 699 992 1 523 420 13 891 242
– за товар 4 466 193 1 523 420 5 989 613
– за оказанные услуги 1 595 509 4 002 933 5 598 442
... ... ... ... ...
Выплаты всего, в том числе: 4 877 910 7 033 145 918 303 12 829 358
– приобретение товара 3 085 240 918 303 4 003 543
– таможенные платежи...
– страхование и доставка товара 1 392 670 6 533 095 7 925 765
... ... ... ... ...
Остаток на 8 февраля 2010 г. 3 151 650 6 563 054 1 217 500 10 932 204

Отчет о результатах деятельности группы

В компании «Альфа» существует два отчета о результатах деятельности группы – подробный и краткий. Первый используется менеджментом компании, второй составляется для собственников. Различия между отчетами лишь в детализации показателей. В кратком отчете статьи расходов приводятся одной строкой (см. табл. 4), а в подробном расшифровываются.

Таблица 4 Сводный отчет о результатах деятельности, руб.

 Показатели Компании группы N Итого по группе
«Альфа» «Бета» «Гамма»
Доходы от продаж 136 023 107 006 87 601 330 630
Покупная стоимость товаров 103 789 78 820 66 574 249 183
Доход от продажи 32 234 28 186 21 027 81 447
Прямые расходы 6071 8633 4324 19 028
Косвенные расходы 5992 12 949 7231 26 172
Доход от основной деятельности за вычетом амортизации 20 171 6604 9472 36 247
Амортизация 211 125 178 514
Доход от основной деятельности до налогообложения 19 960 6479 9294 35 733

Отличие в подготовке данного отчета от ДДС связано с тем, что в установленные сроки невозможно в полной мере использовать данные бухгалтерского учета. Во-первых, закрытие месяца в управленческом учете происходит гораздо раньше, чем в бухгалтерском. Во-вторых, для отражения затрат на счетах иногда не хватает первичных документов (накладных, актов выполненных работ).

В момент проведения операции реализации данные по выручке разносятся в режиме on line по счетам. Все «дочки», занятые реализацией товара, получают его от компании «Альфа», в ней же формируется покупная стоимость товара. Затем в базе по консолидации рассчитывается и себестоимость реализованного товара.

В управленческом учете затраты отражаются на забалансовых счетах, как на основании первичных документов, так и по бухгалтерским справкам. К этим счетам открыты три типа аналитик с соответствующими справочниками: объект (отдельные юридические лица), подобъект (подразделения внутри юридического лица, например, отдел продаж, отдел закупок) и тип затрат, где представлен список возможных статей расходов. Данные по выручке «собираются» со счета 90, по затратам – с забалансовых счетов. Бухгалтерия же отражает расходы, только получив подтверждающие операцию документы.

Таким образом формируется консолидированная информация о доходах от продаж, оборотах внутри группы, себестоимости реализованных товаров и других расходах в разрезе компаний группы.

Без чего не составить достоверной отчетности

Проверенная техника подготовки управленческих отчетов в группе компанийЕкатерина Некрасова,
член АССА, ведущий экономист управления
анализа консолидированной отчетности
ОАО «НК “Роснефть”», о том, как обеспечить
единые правила учета для предприятий группы

Чтобы получить консолидированную управленческую отчетность, подготовленную качественно и в срок, головному предприятию придется разработать единую учетную политику для обществ, входящих в периметр консолидации. При этом разумно выбирать те альтернативы учета, которые позволят максимально сблизить управленческий и финансовый учет. К примеру, одинаковый способ расчета резервов по сомнительным долгам, один и тот же способ списания себестоимости (ФИФО) и пр.

Кроме учетной политики, дочерним обществам имеет смысл предоставить методические указания, где будет пошагово, на примерах, прописан процесс учета стандартных операций. Нестандартные значимые операции разбираются отдельно с консолидационной командой. К учетной политике головное предприятие прорабатывает единый план счетов на базе бухгалтерского, дополнив его аналитическими счетами учета. Многих ошибок удастся избежать, если привязать позиции формуляров (стандартизированных таблиц) к счетам единого плана счетов и наладить автоматическую выгрузку данных учета в формуляр.

В дочерних обществах до проведения консолидации должны быть выполнены контрольные процедуры, позволяющие подтвердить, что сформированные данные достоверны. Из того, что встречается особенно часто: получены объяснения значительных изменений в остатках и оборотах по сравнению с прошлым периодом; проверено, что величина прочих расходов не превышает 5 процентов от выручки.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль