Стандарт, позволяющий не опасаться роста безнадежных долгов

5017
Благодаря созданному стандарту управления дебиторской задолженностью, менеджмент ПСК «Пулково» смог удержать «дебиторку» на докризисном уровне и не допустить роста просроченных и безнадежных долгов. Документ описывает последовательность действий сотрудников при работе с дебиторами, технику оценки кредитоспособности контрагента, а также порядок подготовки внутренней отчетности о задолженности.

ПСК «Пулково» специализируется на проектировании, строительно-монтажных работах и производстве металлоконструкций и сэндвич-панелей. Для предприятий этой отрасли до кризиса период оборачиваемости дебиторской задолженности в 30 дней считался нормой. У ПСК «Пулково» и с началом кризиса этот показатель остался неизменным, в то время как у коллег по рынку стремительно выросли не только сроки погашения задолженности контрагентами, но и суммы безнадежных долгов.

Для того чтобы избежать подобных проблем, в компании был разработан стандарт управления дебиторской задолженностью. Ответственность за выявление нарушений сроков товарного кредита и контроль над поступлением денежных средств четко распределена между сотрудниками финансово-экономического отдела и бухгалтерии, а их вознаграждение увязано с удельным весом просроченной «дебиторки» в общей сумме задолженности. Введена практика ежемесячной «инвентаризации» всех дебиторов компании, пересчета лимитов товарного кредита и оценки кредитоспособности контрагентов. Внедрение системного подхода позволило компании сократить сумму дебиторской задолженности и снизить риск возникновения безнадежных долгов.

Стандарт, позволяющий не опасаться роста безнадежных долговКомментирует
Владимир Гоменюк,
финансовый директор ПСК «Пулково»

 

СТАНДАРТ ПО УПРАВЛЕНИЮ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ КОРПОРАЦИИ
(извлечение)

1. Назначение стандарта:

  • управление дебиторской задолженностью корпорации;
  • управление информацией о предоставлении отсрочки платежа, кто может на нее претендовать;
  • определение ответственности за возникновение просроченной задолженности;
  • минимизация рисков возникновения просроченных долгов: оценка платежеспособности, установление лимитов на размер и сроки дебиторской задолженности, жесткий контроль соблюдения разработанных правил.

4. Общие положения

4.1. Дебиторскую задолженность рассматривать как:

  • коммерческий кредит контрагенту, предоставленный с учетом его стоимости (ресурсы корпорации предоставляются в пользование на платной основе) и срочности (срок использования предоставленных денежных средств ограничен);
  • часть продукции, проданной контрагенту, но еще не оплаченной;
  • элемент оборотных активов, финансируемых за счет собственных либо заемных средств корпорации.

4.2. Условия коммерческого кредитования.

4.2.1. Стоимость коммерческого кредита. Отсрочка может быть выражена в оплате контрагентом продукции и услуг после их фактического получения в течение определенного договором срока. При установлении цены коммерческого кредита нужно руководствоваться не только затратами, связанными с его предоставлением, но и стратегическими целями корпорации и рыночными условиями. Минимальную стоимость коммерческого кредита необходимо определить как доход от альтернативного варианта безрискового размещения денежных средств. 

Комментарий

В качестве альтернативы рассматривается банковский депозит, ставка по которому составляет 10–13 процентов.

4.2.2. Срок кредитования. Значимой характеристикой коммерческого кредита является срок, на который он выдан, и при его определении необходимо ориентироваться на предложения конкурентов. Нельзя допускать, чтобы корпорация предоставляла отсрочку платежа своим контрагентам на сумму, превышающую полученный аванс или кредит. В противном случае избежать возникновения дефицита денежных средств будет невозможно.

Комментарий

Контрагент вносит предоплату, покрывающую себестоимость сырья для производства, готовая продукция отгружается на условиях отсрочки платежа.

4.2.3. Размер дебиторской задолженности. При формировании кредитной политики нужно определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности, как в целом для компании, так и по каждому контрагенту (кредитный лимит), период работы с контрагентом, наличие, важность и сумму договора, форму собственности.

Комментарий

Максимальный размер дебиторской задолженности по контрагенту не может превышать среднемесячного объема продаж ему в стоимостном выражении за последние шесть месяцев сотрудничества.

Рассчитывая эти показатели, корпорация в первую очередь ориентируется на свою стратегию: увеличение доли рынка требует большего кредитного лимита, чем удержание своей рыночной доли и аккумулирование свободных денежных средств. При этом нужно поддерживать достаточную ликвидность корпорации и учитывать кредитный риск (риск полной или частичной утраты выданных средств).

5. Предоставление отсрочек платежа и лимитов кредитов контрагентам

5.1. Для принятия решения о сотрудничестве с контрагентом и предоставлении ему отсрочки платежа с лимитом кредита необходимо иметь о контрагенте следующую информацию:

Комментарий 

Проверка надежности контрагентов по документам – обязательное условие предоставления товарного кредита. Нередко на этой стадии мы выясняем, что обратившийся клиент – фирма-однодневка, которая скорее всего прекратит свое существование практически сразу после получения продукции.

 

  • реквизиты контрагента в печатном виде, подписанные генеральным директором и главным бухгалтером;
  • заверенные копии бухгалтерского баланса за последние четыре отчетные даты (квартальные), заверенные печатью контрагента;
  • заверенные копии отчетов о прибылях и убытках за последние четыре отчетные даты (квартальные), заверенные печатью контрагента;
  • копию паспорта директора;
  • копии устава и учредительных документов, заверенных печатью контрагента;
  • копию свидетельства о государственной регистрации;
  • копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
  • копии документов, подтверждающих наличие собственности и/или договора аренды на офисные, производственные и складские помещения;
  • доверенность на право подписи договора;

5.2. При положительных результатах предварительных переговоров с контрагентом, претендующим на отсрочку платежа, ответственный менеджер предоставляет комплект документов, перечисленных в пункте 5.1, в финансово-экономическую службу (или юридический отдел) и заявку на отсрочку платежа с указанием срока отсрочки и лимита, подписанную руководителем отдела.

Комментарий

Предварительно все проекты договоров согласуются с финансовым директором, начальником юридического департамента и генеральным директором. При необходимости каждый из них имеет право внести изменения в условия договора. Это нормальная практика работы.

Заявкой может служить проект договора с условиями оплаты после отгрузки товара (с отсрочкой платежа), согласованный ответственным менеджером и руководителем отдела. Данный проект договора с приложениями проходит согласование службами корпорации в соответствии со стандартом СУП 02.13 «Положение о порядке заключения и учета договоров». После согласования данный договор поступает на подписание генеральному директору корпорации. После подписания договор и перечень документов, указанных в пункте 5.2, передаются ответственным исполнителем в отдел документационного обеспечения управления (ОДОУ) корпорации для учета и хранения.

5.3. При наличии подписанного договора на поставку товара (готовой продукции, услуг) ответственный менеджер может производить отгрузку (оказание услуг) контрагенту.

5.4. Логика оценки кредитного риска:

Комментарий

Покупатель считается кредитоспособным, если он располагает ликвидными активами, достаточными для покрытия задолженности за ранее отгруженную продукцию.

 

  • выручка контрагента: чем выше доля контрагента в общей выручке корпорации, тем выше риск по данному контрагенту;
  • отношение дебиторской задолженности к среднемесячной выручке контрагента: чем больше коэффициент, тем выше риск;
  • период существования контрагента на рынке: чем дольше существует, тем меньше риск банкротства;
  • наличие подтвержденной собственности контрагента: уменьшает риски корпорации;
  • уровень взаимоотношений с контрагентом.

Комментарий

Если взаимодействие с контрагентами осуществляется исключительно менеджерами отделов – риск возникновения просроченных или безнадежных долгов выше, если сотрудничество ведется на уровне генеральных директоров и учредителей – риск минимален.

5.5. При согласовании условий договора или рассмотрении заявки на отсрочку платежа принимается решение по лишению контрагента отсрочки (либо ее сокращению) по следующим причинам:

  • имеется информация о плохом финансовом состоянии бизнеса либо его недобросовестности;
  • наличие непогашенной дебиторской задолженности по другим договорам или сделкам.

5.6. При разногласиях в размерах дебиторской задолженности между корпорацией и контрагентом ответственный менеджер обязан провести сверку взаиморасчетов. Ответственный менеджер совместно с ответственным работником бухгалтерии подготавливает акт сверки взаиморасчетов и направляет заказным письмо контрагенту.

6. Сроки погашения дебиторской задолженности

6.1. Контрагенты по степени риска делятся на следующие группы в зависимости от суммы сделки и срока погашения дебиторской задолженности.

Комментарий

К первой группе относятся контрагенты с максимальной степенью кредитного риска, соответственно к пятой – наиболее платежеспособные контрагенты.

 

Сроки погашения дебиторской задолженности Объем сделки
Просрочка оплаты, дн. Группа риска Сумма сделки по основанию, руб. Группа риска
Больше 60 1 До 0,3 млн 5
30–60 дней 2 От 0,3 млн до 1 млн 4
10–30 дней 3 От 1 млн до 10 млн 3
Меньше 10 4 От 10 млн до 40 млн 2
0 5 Больше 40 млн 1

6.2. Срок погашения дебиторской задолженности на сумму задолженности до 50 тыс. рублей – до 25 календарных дней с даты возникновения задолженности устанавливается для следующих типов задолженности:

  • гарантодателей, арендодателей;
  • задолженности сотрудников компании за выданные подотчетные суммы, ТМЦ, услуги, аванс в счет зарплаты и т. д.

Нормативный срок задолженности ответственных исполнителей (сотрудников) за полученные командировочные расходы и подотчетные суммы на приобретение материалов, хозрасходы при выполнении СМР на удаленных объектах – срок командировки плюс 10 дней после прибытия с места командировки.

6.3. Срок погашения дебиторской задолженности до 30 календарных дней с даты возникновения задолженности устанавливается для следующих типов задолженности:

Комментарий

30 дней – это нормативное значение периода оборачиваемости дебиторской задолженности. Такая оборачиваемость позволяет обеспечивать ритмичность работы предприятия.

 

  • выполненные СМР и проектные работы;
  • комплектные поставки и поставки металлоконструкций;
  • продажи сэндвич-панелей, противопожарных дверей, фасонных элементов и строительных профилей;
  • оказание транспортно-экспедиторских услуг;
  • задолженности покупателей, поставщиков, подрядчиков.

6.4. Для особо важных контрагентов по решению генерального директора действует максимальная отсрочка до 60 календарных дней – нормативный срок оборачиваемости дебиторской задолженности или другой период.

Комментарий

Решение о предоставлении отсрочки свыше 30 дней принимается генеральным директором. Это исключение делается, как правило, для стратегически важных контр¬агентов, работающих с компанией по долгосрочным контрактам и обеспечивающим постоянную загрузку производственных мощностей.

6.5. Срок погашения дебиторской задолженности подотчетных лиц регламентируется стандартом корпорации «Учетная политика в целях бухгалтерского и налогового учета», но не может превышать 60 календарных дней. В отношении сотрудников действует правило: не допускать такой задолженности, которая превысила бы размер их заработной платы.

6.6. Срок погашения дебиторской задолженности относительно регламентирующих документов может быть сокращен директором службы или финансовым директором корпорации. Увеличение срока погашения дебиторской задолженности относительно регламентирующего документа утверждается генеральным директором, финансовым директором в письменной форме.

8. Порядок списания безнадежных долгов

8.1. По невостребованной дебиторской задолженности по оплаченным и неполученным ценностям (или услугам), отраженным в бухгалтерском учете, ежемесячно формируется отчет «Дебиторская задолженность по срокам долга на ______ год» – опись всех дебиторских задолженностей по срокам возникновения задолженности и видам.

8.2. Ежемесячно главным бухгалтером корпорации формируется отчет «Дебиторская задолженность по срокам долга на ______ год» по сроку на конец отчетного месяца и представляется на рассмотрение 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, директору службы и финансовому директору.

8.6. Списание безнадежной задолженности осуществляется в момент поступления информации о невозможности ее истребовать на основании письменного заявления директора направления, утвержденного генеральным директором корпорации.

Комментарий

Речь идет о списании дебиторской задолженности после судебного решения.

8.7. Списание безнадежных долгов производится не реже одного раза в год (31 декабря) или по истечении срока давности на основании служебной записки, завизированной уполномоченными лицами согласно пункту 4.2, либо по инициативе лиц, ответственных за расчеты, по факту получения ими информации о невозможности востребования долга (также по служебной записке). Выбор варианта списания безнадежных долгов – единовременно на 31 декабря либо в текущем режиме – осуществляет генеральный директор корпорации.

Комментарий

В соответствии с российским налоговым законодательством для списания безнадежных долгов необходим акт инвентаризации дебиторской задолженности и приказ генерального директора. Дополнительное требование руководства компании – наличие служебных записок ответственных сотрудников с указанием мер, предпринятых по взысканию задолженности, и обоснованием причин, по которым получить средства невозможно.

8.8. Служебная записка оформляется в произвольной форме и должна содержать следующие данные:

  • наименование контрагента, адрес, ИНН организации-должника;
  • сумму задолженности;
  • основание, по которому образовалась дебиторская задолженность;
  • дату образования задолженности;
  • первичные документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, их реквизиты;
  • документы, свидетельствующие об истребовании задолженности, их реквизиты;
  • причину признания долга безнадежным и предложения по учету долга;
  • предложения по дальнейшей работе с дебитором и дебиторской задолженностью.
  • ФИО ответственного менеджера.

 

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Управление дебиторской задолженностью Корпорации.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль