Проверенная практикой отчетность для контроля работы филиалов

4817
Леднев Александр
заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «ТрансВудСервис»
Чтобы контролировать региональные подразделения, в компании «ТрансВудСервис» предпочли вести параллельный управленческий учет в Excel и «1С», а не тратить силы, время и средства на доработку уже внедренной ERP-системы. С момента разработки шаблонов отчетов до первой отчетности прошло меньше трех месяцев. Теперь на подготовку ежедневных данных о результатах работы 11 заводов компании уходит несколько минут.

В 2008 году в ходе реорганизации ОАО «Российские железные дороги» большую часть шпалопропиточных заводов, принадлежащих корпорации, объединили в одну компанию – ОАО «ТрансВудСервис».

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ МАТЕРИАЛ
Образец оперативной отчетности

Перед менеджментом нового предприятия поставили задачу – обеспечить эффективное управление территориально распределенными активами и своевременно выполнять заказы РЖД. Для ее реализации руководству компании «ТрансВудСервис» пришлось начать с создания инструмента оперативного мониторинга деятельности всех производственных подразделений (заводов).

Управление на ощупь

Оперативные данные (управленческие отчеты) о результатах деятельности заводов поступали в центральный офис ОАО «ТрансВудСервис» нерегулярно. Как правило, все сводилось к тому, что в ходе селекторных совещаний функциональные руководители центрального офиса запрашивали те или иные данные у директоров заводов или начальников соотвествующих подразделений. Кстати, зачастую такие запросы пересекались и дублировали друг друга.

Справка о компании

ОАО «ТрансВудСервис» образовано в 2008 году в рамках реорганизации ОАО «Российские железные дороги». Специализируется на шпалопропитке, основной заказчик – РЖД.

Активы компании – 11 шпалопропиточных заводов (филиалов) – расположены в Татарстане, Краснодарском и Красноярском краях, Свердловской, Тверской, Брянской, Оренбургской, Иркутской, Томской и Вологодской областях, а также в Еврейской автономной области. По итогам 2009 года выручка компании составила 4 млрд рублей. Среднесписочная численность сотрудников – около 1500  человек.

Поскольку отлаженной системы формирования управленческой отчетности просто не существовало, а данные поступали в «вольной» форме, специалистам финансовой службы «ТрансВудСервис» приходилось тратить большую часть своего рабочего времени на то, чтобы систематизировать и анализировать информацию, полученную с таким трудом. Очевидно, что в такой ситуации принимать какие-либо оперативные решения было невозможно, тогда как промедление в условиях кризиса – непозволительная роскошь.

Все заводы вели финансовый и налоговый учет в комплексной информационной системе – SAP R3. Вот только использовать ее для получения оперативных отчетов о состоянии дел в филиалах или же для текущего контроля выполнения заказов от РЖД на тот момент казалось невозможным. Причина проста – ограниченный функционал системы, непригодный для решения таких задач. К примеру, программа не позволяла планировать производство или закупки, только денежные потоки. Учет движения товарно-материальных ценностей был организован исключительно для целей налогового учета, и его данные не давали реальной картины о перемещении готовой продукции, сырья и материалов.

Доработать систему, с учетом реальных информационных потребностей, из-за сложившихся обстоятельств не представлялось возможным. Дело в том, что ОАО «ТрансВудСервис» не является владельцем системы, а использует ее на основе договора аренды с главным вычислительным центром «Российских железных дорог», правообладателем лицензий.

Даже если бы удалось договориться с РЖД и пройти все этапы согласования проекта автоматизации, то доработка программы заняла бы не менее года. К тому же на это потребовались бы немалые деньги, инвестировать которые в программу на пике кризиса было непозволительной рос­кошью. В этой ситуации ничего не оставалось, кроме как организовать параллельную систему сбора и обработки управленческих данных.

Наконец, последним доводом в пользу создания набора оперативных управленческих отчетов, на основе которых можно было бы управлять заводами, стало сокращение объема размещенных заказов от РЖД на 2009 год (и как следствие выручки компании), а также ожидаемые убытки по итогам года.

Набор отчетов в Excel и «1C»

Первый месяц ушел на разработку ключевых показателей деятельности заводов. Основанием послужили те самые запросы функциональных руководителей. Так, например, главному инженеру для управления производством и централизованного распределения заказов по заводам необходима была информация об исполнении плана и фактическом объеме выпущенной продукции за прошедшие сутки по каждому подразделению и по наименованиям. Начальнику коммерческий службы – данные об объемах отгрузки и т. д.

Изучив посланные ранее на заводы запросы, а также опросив руководителей, финансовая служба компании подготовила единый для всех заводов набор оперативных показателей. Также унифицировала названия всех видов товарно-материальных ценностей и единиц измерения. Этого было достаточно, чтобы разработать набор управленческих отчетов.

Приказом генерального директора руководство заводов обязали ежедневно заполнять унифицированные отчеты («Справка завода за сутки») и пересылать их по электронной почте в центральный офис. Шаблон справки-отчета составили в Excel. В созданном файле 10 листов: остатки собственного сырья, снабжение ТМЦ, производство, сбыт, финансовый блок (дебиторская и кредиторская задолженность) и пр. Кстати, что немаловажно, правила заполнения отчета четко регламентировали инструкцией. Все это значительно упростило обработку управленческой информации в центральном офисе.

В качестве основы для новой системы сбора и обработки управленческой информации использовали связку Excel и «1С: Предприятие 7.7». «1С» позволяет обрабатывать большие массивы информации и формировать отчеты в виде таблиц, а у Excel, в свою очередь, богатые возможности графического представления. В «1С» и раньше работали в центральном офисе, поэтому покупать и устанавливать программу не пришлось.

Справки-отчеты заводов, присланные в виде файлов Excel, ежедневно переносятся в «1С», пополняя таким образом базу управленческих данных. Импорт из файлов осуществляется автоматически, посредством написанной своими силами программы. В любой момент времени каждый функциональный руководитель компании, имеющий право доступа, может сам сформировать в «1С» необходимый ему отчет за интересуемый период.

Из-за существующих в системе «1С» ограничений, связанных с построением сложных и масштабируемых графиков, сводные отчеты по компании экспортируются в Excel, в котором строятся все необходимые графики и диаграммы. Графическая форма представления отчетов более наглядна и удобна для менеджмента (см. рис.). Стоит отметить, что в компании используют Excel из пакета Microsoft Office 2007 – «иллюстративные» возможности этой версии программы гораздо шире, чем у предыдущей версии. Последнее касается и внешнего вида диаграмм, и настроек условного форматирования.

Для ускорения процесса формирования графических отчетов подготовили специальный файл в Excel – шаблон графиков и аналитических таблиц, содержащий ссылки на сводный отчет, выгруженный из «1С». Это позволяет строить графики и диаграммы автоматически, сразу после того, как данные экспортированы из «1C» в файл Excel.

Графический отчет о положении дел в компании сохраняется в формате HTML в определенной папке на сервере компании, а ссылка на него направляется по электронной почте функциональным руководителям и генеральному директору. Вся процедура формирования и рассылки ежедневного отчета занимает не более пяти минут. Ее способен выполнить как экономист, так и системный администратор.

Благодаря новой системе мониторинга, компании удалось добиться полного конт­роля над деятельностью филиалов. К нояб­рю 2009 года план продаж выполнили на 97 процентов, поступления выручки – на 100 процентов, а план производства – на 101 процент.

Стоит отметить, что немалую роль при этом сыграла и корректировка системы мотивации. После внедрения системы мониторинговых отчетов премиальную часть заработной платы функциональных руководителей увязали с некоторыми из ключевых показателей, содержащихся в управленческих отчетах.

Рецепты успешного внедрения оперативных отчетов

Проверенная практикой отчетность для контроля работы филиаловАлександр Леднев,
заместитель генерального директора
по экономике и финансам ОАО «ТрансВудСервис»,
о том, что важно учесть при создании системы отчетов

Согласование отчетов с заказчиками обязательно. Максимальный эффект от использования мониторинговых отчетов может быть достигнут только в случае согласования их содержания и формата с внутренними заказчиками. При этом финансовый директор как руководитель проекта предлагает несколько вариантов отчетов по каждому направлению, из которых пользователи выбирают наиболее удобные для них по формату и наполнению.

В основе мониторинга – бюджетные показатели. Эффективно работающая система бюджетирования формирует основу управления современной компанией. В рамках утвержденного бюджета задаются целевые показатели деятельности. Те из них, что требуют ежедневного контроля и применения корректирующих управленческих воздействий, включаются в мониторинговые отчеты.

Не обязательно внедрять ERP-систему. Формирование ежедневных отчетов рациональнее строить на базе единой информационной системы. Но по опыту автора, если текущий уровень автоматизации компании не позволяет реализовать подобный проект, не обязательно сразу внедрять дорогостоящую систему с широкими аналитическими возможностями. Вполне достаточно сочетания двух программных продуктов и инструментов переноса данных между ними.

Рисунок Сводный отчет по компании, блок «Движение денежных средств»

Проверенная практикой отчетность для контроля работы филиалов

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Образец оперативной отчетности.rar


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль