Техника безопасности при работе с просроченной дебиторской задолженностью

5622
Оловянишников Александр
начальник экономического отдела ЗАО «Кондитерская фабрика «Красная Звезда»
У предприятия, предоставляющего отсрочку платежа, есть возможность свести к минимуму объем просроченной «дебиторки». Добиться этого поможет четкое разграничение обязанностей по работе с дебиторской задолженностью, оперативная управленческая отчетность о состоянии долгов и предварительная оценка платежеспособности покупателей.

Эффективность управления дебиторской задолженностью во многом зависит от того, насколько скоординированы действия финансовой службы, коммерческого департамента и бухгалтерии. На практике проблемы возникают, казалось бы, на пустом месте. Например, был прецедент, когда рассмотрение вопроса о предоставлении отсрочки платежа затягивалось только из-за того, что никто из менеджмента не мог точно сказать, как должен быть организован документооборот: юристы должны приносить документы по контрагенту в службу экономической безопасности или же последние сами должны их забирать из юридической службы.

В таком случае имеет смысл разработать регламент, в котором указать следующее:

  • функции каждого подразделения и его сотрудников, задействованных в работе с дебиторской задолженностью;
  • очередность рассмотрения документов;
  • предельные сроки выполнения процедур и работ;
  • ответственность за невыполнение утвержденных процедур или нарушение сроков. 
Личный опыт
Елена Денисова,

финансовый директор компании «Шато ле Гранд Восток» (Краснодарский край)

В нашей компании процедура взыскания задолженности жестко урегулирована. Уверена, что во многом благодаря этому нам удается возвращать подавляющую часть долгов. Первые две недели должником занимается менеджер по продажам, который отвечал за отгрузку. Он созванивается со своим контактным лицом в компании-клиенте, выясняет, по каким причинам не произведена оплата и когда ее можно ожидать. Приостанавливать на это время отгрузки или нет – этот вопрос решается в индивидуальном порядке. Например, было бы странно не отпускать товар федеральной торговой сети, в благонадежности которой мы не сомневаемся, даже если она опоздала с оплатой на неделю. Это мелочи по сравнению с положенной ей отсрочкой в 75 дней.
Если менеджеру по продажам не удается договориться с клиентом, то есть получить от него гарантийное письмо с графиком погашения задолженности, то такого должника передают бухгалтерии. Та общается уже с бухгалтерией клиента. Через две недели на имя руководства компании направляется официальная претензия. В переговоры вступает юридическая служба, начинается подготовка для подачи иска в арбитражный суд.
Дальнейшее общение с клиентом ведется только в письменной форме. В течение недели-двух клиент получает еще пару напоминаний о том, что если он не предоставит гарантийное письмо и не урегулирует задолженность, мы вынуждены будем обратиться в суд. В 90 процентах случаев на этом этапе проблема решается. Как показывает наша практика, оставшиеся 10 процентов – это клиенты, с которых уже нечего взять. Даже если мы выиграем дело в суде, денег все равно скорее всего не увидим.

Для координации работы всех подразделений, задействованных в управлении «дебиторкой», необходим руководитель всего процесса. В небольших компаниях эту функцию может взять на себя финансовый директор, но чаще подобные обязанности делегируются финансовому менеджеру по работе с дебиторской задолженностью или экономисту по претензионной работе. Основная задача такого специалиста – повседневный контроль над состоянием дебиторской задолженности (см. «Должностные обязанности экономиста по претензионной работе»).

Будет отнюдь не лишним дать такому сотруднику максимально широкие полномочия для влияния на нерадивых должников. Например, предоставить ему право приостанавливать поставки клиентам, к которым имеются какие-либо претензии (просроченная задолженность, превышение лимитов и пр.). Но в то же время применение санкций по отношению к дебиторам нужно жестко регламентировать, чтобы не давать повода для злоупотреблений и избежать претензий со стороны покупателей. К примеру, в случае просрочки платежа от клиента на один день экономист формирует служебную записку о запрете отгрузок конкретному клиенту, которая направляется в коммерческий департамент. А разблокирование клиента возможно в двух случаях: при полном погашении просроченной задолженности или после составления графика погашения задолженности, подписанного клиентом и согласованного с коммерческим директором. Причем если сумма просроченного долга превысила определенный лимит, например 500 тыс. рублей, то график реструктуризации задолженности должен быть завизирован у финансового директора.

Отчетность по задолженности

Основной залог успеха в работе с «дебиторкой» – постоянный контроль над динамикой состояния дебиторской задолженности, а другими словами, налаженная отчетность о состоянии задолженности, которая направляется финансовому, генеральному и коммерческому директорам.

Отчет лучше готовить максимально оперативно, в идеале – ежедневно. Но можно и по пятницам, чтобы уже с понедельника принимать необходимые меры. На его основании корректируется еженедельный план отгрузки (в основном из него исключаются поставки по клиентам, просрочившим платеж).

Единых требований к форме отчета нет. Это может быть подробный реестр старения дебиторской задолженности или простая служебная записка (см. документ). В ней перечисляются наиболее проблемные моменты, а именно:

  • какова динамика дебиторской задолженности (сумма и оборачиваемость);
  • какую долю занимает просроченная задолженность в общем объеме «дебиторки»;
  • кто самые крупные должники и какие работы запланированы для возврата долгов.

Не стоит перегружать отчет излишней информацией, например, приводить детальные данные по изменению «дебиторки» каждого контрагента, выгруженные из «1С». Это только усложнит восприятие отчета менедж­ментом.

Документ Служебная записка о состоянии дебиторской задолженности

Техника безопасности при работе с просроченной дебиторской задолженностью

1 Под группой подразумевается канал сбыта (оптовые покупатели, розница, торговые сети, региональные дилеры и пр.).
2 В число основных дебиторов входят до пяти клиентов, имеющих самую крупную текущую дебиторскую задолженность.
3 В черном списке указываются до пяти клиентов, имеющих самую большую просрочку по степени убывания сумм.

Мониторинг финансового состояния клиентов

Другая важная составляющая работы по предотвращению появления безнадежных долгов – прогнозирование и мониторинг платежеспособности клиентов. Заблаговременно выявив проблемы с ликвидностью клиента, можно обсудить с ним изменение условий поставок. Например, пересмотреть кредитные лимиты в сторону уменьшения или перейти на отгрузку только по предоплате. То есть свести к минимуму риски возникновения просроченных и безнадежных долгов.

Конечно, в отличие от банков и других финансовых учреждений, компании реального сектора не могут проводить детальный анализ состояния контрагента и потребовать предоставить все интересующие сведения и отчеты. Тем не менее судить о платежеспособности можно и по косвенным признакам.

Негативная информация о дебиторе в открытых источниках (СМИ, интернете). Например, тревожным сигналом послужат сведения о просрочках исполнения обязательств перед банками, дефолте по облигационному займу, длительных задержках по выплате заработной платы, крупных (более 3 млн руб.) судебных исках к дебитору.

Отрицательные отзывы деловых партнеров. Их нигде добывать не придется – компании не станут скрывать информацию о плохом финансовом состоянии своих клиентов.

Негативные тенденции в составе активов и пассивов, а также валюты баланса. На основании данных бухгалтерской отчетности клиента за два последних периода можно составить отчет о движении денежных средств клиента косвенным методом. Например, в ЗАО «Кондитерская фабрика “Красная Звезда”» используется методика, описанная в статье «Как узнать, что происходит с живыми деньгами у вашего контрагента из его баланса» («Финансовый директор» № 4, 2009). Если обнаруживается, что денежный поток клиента по операционной деятельности отрицателен, это повод для более детального анализа его финансового состояния, а если такой возможности нет – то и для отказа в предоставлении отсрочки платежа.

p>

Упрощение процедуры взыскания задолженности

Для упрощения взыскания задолженности стоит внести корректировки и в стандартные договоры поставки. Например, ужесточить ответственность дебитора за задержку платежей, предусмотреть возможность приостановления отгрузок до момента погашения всей задолженности. Также не будет лишним указать в договоре суд, который будет рассматривать любые споры, возникшие между сторонами. Включить в контракт оговорки о том, что все документы, переданные по факсу, могут быть использованы в качестве доказательств в суде, об обязательном обмене сторонами оригиналов протоколов о намерении заключить договор (на случай, если компания, не получив на руки оригинал договора поставки, начнет отгрузки продукции).

В качестве дополнительной страховки при заключении договора поставки на условиях отсрочки платежа на значительную сумму (например, более 1 млн руб.) будет отнюдь не лишним заключить договор личного поручительства с генеральным директором компании-клиента или ее собственником. Разумеется, эта мера носит больше психологический характер. Генеральный директор будет лично заинтересован в том, чтобы управляемая им компания своевременно расплатилась по всем долгам. Отказ контрагента подписать договор личного поручительства – хороший повод задуматься, стоит ли ему вообще предоставлять отсрочку платежа. Ведь клиента не должно смущать подобное предложение, если он намерен придерживаться условий договора и добросовестно исполнять свои обязанности по оплате.

Несмотря на кажущуюся простоту описанных решений, на практике они позволяют без существенных затрат удерживать просроченную дебиторскую задолженность на минимальном уровне. Например, в ЗАО «Кондитерская фабрика “Красная звезда”» объем просроченных долгов не превышает 5 процентов от общей суммы долгов. И это при том, что в компании в отношении работы с дебиторами не используются никакие другие инструменты, кроме перечисленных в статье.

Должностные обязанности экономиста по претензионной работе ЗАО «Кондитерская фабрика “Красная Звезда”»

Настоящая инструкция определяет порядок действий экономиста по претензионной работе в случаях установления отсрочки платежа, возникновения просроченной задолженности за поставленный товар. Экономист по претензионной работе несет ответственность за несоблюдение настоящей инструкции.

Порядок установления отсрочки платежа

1. Проверить наличие оригинала договора поставки (дистрибьюторского соглашения) с клиентом.

2. Проверить наличие заявления клиента на установление отсрочки платежа, а также всех согласований ответственных лиц предприятия (начальника соответствующего отдела продаж, юрисконсульта, отдела экономической безопасности).

3. Запрашиваемая отсрочка не должна превышать максимальную отсрочку платежа для конкретной категории клиента, предусмотренную системой скидок предприятия.

4. К заявлению на установление отсрочки должны быть приложены все документы, указанные в данном заявлении.

5. В случае необходимости предоставления поручительства за клиента экономист обязан также проверить наличие оригинала договора поручительства, наличие в нем всех необходимых реквизитов (ссылки на действующий договор поставки, даты, номера договора, подписи поручителя на всех страницах, паспортных данных и прописки поручителя, собственноручной расшифровки подписи поручителя). По возможности получить копии документов, подтверждающих наличие имущества поручителя.

6. В случае отсутствия какого-либо необходимого документа экономист не имеет права установить отсрочку платежа клиенту без согласования с руководителем отдела либо руководителями предприятия.

Порядок действий в случае возникновения просрочки платежа более одного дня

1. Клиент должен быть блокирован, в тот же день ответственный менеджер должен быть уведомлен о блокировании его клиента.

2. Разблокирование клиента производится в двух случаях:

а) в случае полного погашения просроченной задолженности;
б) в случае наличия графика погашения задолженности, подписанного клиентом, согла­сованного с коммерческим директором (его заместителем). Если сумма просроченного долга превысила 500 000 руб­лей, то при наличии графика погашения тре­буется согласование начальника экономического отдела.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция экономиста по претензионной работе, образец договора.rar


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль