Как «Газпром нефть» закрывает отчетность по 90 «дочкам» за неделю

3943
Для реализации проекта «Быстрое закрытие финансовой и управленческой отчетности» финансистам компании «Газпром нефть» пришлось пересмотреть условия работы с контрагентами и унифицировать учетные процессы. Для решения проблемы несопоставимости данных в отчетности было создано более 470 документов, регламентирующих процедуры бухгалтерского учета.

Важность любой отчетности для менеджмента во многом зависит от того, насколько оперативно она подготовлена. В противном случае любые решения, принятые на основе устаревших данных, утрачивают смысл. Примерно такой логикой руководствовались в компании «Газпром нефть», запуская проект «Быстрое закрытие финансовой и управленческой отчетности».

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ МАТЕРИАЛ
Автоматизированные расчеты

На момент начала работ, в сентябре 2008 года, бухгалтерская отчетность по стандартам РСБУ на уровне дочерних компаний формировалась в среднем на 15–20-й рабочий день месяца, следующего за отчетным. Унифицированные и качественно проработанные регламенты документооборота, впрочем, как и контроль сроков представления первичных документов и их обработки, практически отсутствовали. Бухгалтерия в течение месяца была загружена неравномерно. Основной объем работ выпадал на конец отчетного месяца или начало следующего. В сложившихся условиях невозможно было не только требовать сокращения сроков подготовки отчетности, но и гарантировать отсутствие неточностей и ошибок.

Чтобы исправить ситуацию, руководство компании поставило перед руководителями проекта «Быстрое закрытие» следующие задачи:

  • сокращение сроков закрытия финансовой отчетности, подготовленной в соответствии с требованиями РСБУ;
  • ускоренная консолидация отчетности, составленной по US GAAP;
  • максимальное сближение политики ведения управленческого и российского бухгалтерского учета со стандартами US GAAP;
  • разработка единых для всех компаний группы методологии учета, плана счетов и аналитических признаков.

Методика «быстрого закрытия»

Руководителям проекта предстояло перестроить учетный процесс в 90 компаниях группы. Основными блоками реформирования бухгалтерского учета стали:

  • внедрение политик и процедур, которые позволили бы закрывать финансовую отчетность, составленную в соответствии с РСБУ, на 5-6-е число месяца;
  • разработка единого плана счетов и методологии учета.

Для решения первой задачи на всех предприятиях группы были существенно пересмотрены условия работы с контрагентами. Во всех договорах, заключаемых управляющей и дочерней компаниями, появился пункт о сроках представления подтверждающих документов. В зависимости от конкретной хозяйственной операции, типа документа и контрагента на подготовку и передачу материалов должно было уходить не более одного-двух дней. Для соблюдения установленных сроков оплата за выполненные работы и оказанные услуги осуществляется после представления контрагентом первичных документов в бухгалтерию.

Справка о компании

«Газпром нефть» – одна из крупнейших нефтегазовых компаний России. Доказанные запасы нефти компании превышают 6,9 млрд баррелей. Основные направления деятельности – добыча нефти и газа, нефтегазовый промысловый сервис, нефтепереработка и маркетинг нефтепродуктов. Основные перерабатывающие мощности компании находятся в Омской, Московской и Ярославской областях.

По итогам 2008 года выручка компании составила рекордные для «Газпром нефти» 33,075 млрд долларов США, что на 52 процента больше по сравнению с прошлым годом. Чистая прибыль выросла на 12 процентов с 4,143 млн долларов США в 2007 году до 4,658 млн долларов США в 2008 году. Кроме того, холдинг постоянно расширяется: в феврале 2009 года была завершена сделка по покупке 51 процента акций сербской компании NIS, в апреле приобретен завод по производству масел и смазок в Италии.

Кроме того, были внедрены ключевые методические документы, направленные на улучшение качества отчетности: указания по созданию резервов, по сверке внутригрупповых оборотов, по формированию бухгалтерской отчетности и организации учета. Было решено, что в бухгалтерском учете будут отражаться осуществленные операции, даже если на момент подготовки отчетности нет полного пакета подтверждающих документов. В первую очередь это касается хозяйственных операций, представление первичных документов по которым в целевые сроки невозможно по объективным причинам, например по договорам с предприятиями-монополистами.

Приняв эти правила, в группе разработали два ключевых документа, жестко регламентирующих сроки и порядок работы бухгалтерии: Целевой регламент закрытия и Целевой график документооборота. Первый досконально описывает график работы бухгалтерии на протяжении отчетного периода, вплоть до указания времени, требующегося на выполнение тех или иных операций. Второй документ содержит сроки представления первичных документов различными подразделениями в бухгалтерию и порядок их прохождения внутри бухгалтерских служб.

Один учет и три вида отчетности

В группу «Газпром нефть» входят компании, расположенные не только на территории России, но и за рубежом, к тому же представлены предприятия из разных сфер деятельности, что приводит к дополнительным трудностям в процессе консолидации. Более того, у каждой компании была своя учетная политика, что также добавляло проблем. Даже с учетом затрат на персонал возникали трудности. Одни предприятия к ним относили только заработную плату, премии и социальные отчисления, другие включали в их состав также расходы на переподготовку кадров, предоставление дополнительных льгот и т. д. Разные подходы к учету приводили к возникновению существенных отклонений при проведении взаиморасчетов внутри группы.

Поэтому особое внимание было уделено подготовке, утверждению и адаптации в дочерних компаниях единой нормативной базы по ведению учета. В целом по группе было создано более 470 документов, регламентирующих процедуры бухгалтерского и управленческого учета, учета по стандартам US GAAP. При этом специалисты управляющей компании разрабатывали основные принципы, способы введения и шаблон методологического документа, сотрудники дочерних компаний производили их адаптацию с учетом особенностей каждой «дочки». Обязательным условием было соблюдение единых политик и способов ведения учета.

Совместно со специалистами консалтинговых компаний были разработаны единый план счетов и порядка 120 аналитических справочников. Причем упорядочены не только счета первого и второго порядка, но также и субсчета, аналитические признаки. Разработана и утверждена единая учетная политика предприятий на 2009 год.

Стоит отметить, что при разработке политики учета, структуры плана счетов руководство проекта стремилось не только унифицировать учетные принципы, но и максимально сблизить методы учета и подготовки управленческой отчетности и отчетности по РСБУ со стандартами US GAAP. Так исторически сложилось, что стандарты МСФО недостаточно полно учитывали специфику работы предприятий нефтегазового комплекса. «Газпром нефть» с 1996 года публикует аудированную годовую и полугодовую финансовую отчетность по US GAAP, составленную на основе трансформации данных РСБУ. В условиях кризиса менеджмент «Газпром нефти» стремится формировать консолидированную финансовую отчетность по US GAAP на ежемесячной основе, чтобы акционеры и инвесторы располагали максимально оперативной информацией о финансовом состоянии и результатах работы компании.

До начала проекта консолидированная отчетность была готова в лучшем случае на 75-й календарный день. Максимально возможная унификация учетных политик по РСБУ и US GAAP должна была позволить формировать консолидированную отчетность по US GAAP на 25-й календарный день. Задача оказалась чрезвычайно сложной. Далеко не все правила US GAAP могут быть применены в отношении российской бухгалтерской отчетности.

Что касается взаиморасчетов между компаниями группы, то если по итогам сентября 2008 года сумма разногласий по актам сверки составляла около 1,7 млрд рублей, сейчас этот показатель сократился до 0,3 млрд. К концу 2009 года общие внутригрупповые расхождения не должны превышать 0,17 млрд рублей.

Командная работа

Для контроля реализации проекта в управляющей компании была создана целая структура, во главе которой – управляющий комитет, состоящий из заместителя генерального директора группы по экономике и финансам и других заместителей генерального директора ОАО «Газпром нефть».

В команду проекта вошли руководители направлений финансового блока, а также заместители генеральных директоров по экономике и финансам и главные бухгалтеры наиболее значимых дочерних компаний, каждый из которых отвечал за реализацию отдельного блока, соответствующего его профилю.

Успешно внедрить новые правила учета силами лишь управляющей компании было бы невозможно, поэтому на каждом дочернем предприятии была создана группа, контролировавшая ход работ на местах. Основная задача рабочих групп – фиксирование возникающих проблем, выработка процедур для их устранения и контроль над исполнением. Для этих целей предусмотрено ежемесячное оформление актов закрытия финансовой и управленческой отчетности.

В проект были вовлечены не только специалисты бухгалтерии. Сотрудников других подразделений каждой «дочки» (департамент продаж, закупок и т. д.) обязали самостоятельно вводить в используемые учетные системы первичные документы. Конечно, это вызвало сопротивление со стороны персонала, но в целом положительно сказалось на рабочей дисциплине. Теперь, например, если кладовщик не внес в систему данные о поступлении материалов на склад, он не может их отпустить. Раньше в таких ситуациях виноватой всегда была бухгалтерия.

В помощь проектной команде, бухгалтерам и всем остальным сотрудникам, на чьей работе так или иначе сказался проект по сокращению сроков закрытия отчетности, был создан внутрикорпоративный портал. На нем представлена вся необходимая документация по проекту. Он также стал площадкой для общения, решения проблем и обмена опытом.

В дополнение ко всему ежеквартально руководство группы проводит выездные совещания в одном из регионов присутствия, на которые приглашаются финансовые директора и главные бухгалтеры дочерних компаний. Как правило, на повестку дня выносятся наболевшие вопросы по проекту и обсуждаются возможные способы их решения.

Как «Газпром нефть» закрывает отчетность по 90 «дочкам» за неделю

Евгений Сафонов,
руководитель проекта «Быстрое закрытие финансовой
и управленческой отчетности» ОАО «Газпром нефть»,
о том, как сократить сроки закрытия периода

Заставить контрагентов представлять документы в срок

Во всех договорах, заключаемых с контрагентами, вполне оправданно включить пункт о сроках представления первичных документов и предусмотреть штрафные санкции за его неисполнение. Только в этом случае в бухгалтерию все счета, акты выполненных работ и прочая документация будут поступать вовремя. При таком подходе вполне реально получать документы в течение одного-двух дней с момента совершения хозяйственной операции.

Регламентировать сроки и порядок работы бухгалтерии
Желательно четко прописать график работы бухгалтерии на протяжении отчетного периода, указав время, требующееся на выполнение отдельных операций, и состав работ. Скорее всего выяснится, что нагрузка на бухгалтерию довольно высока и есть функции, которые по сути она не должна выполнять. Поэтому будет правильно делегировать часть полномочий бухгалтеров сотрудникам других подразделений, например оформление первичных документов и внесение первичных транзакций в учетные системы.

Унифицировать учетные принципы и стандартизировать работу бухгалтерии
Если речь идет о группе компаний, нужно привести все учетные процессы к «единому знаменателю». Это означает, что потребуется разработать единый план счетов и аналитические справочники, унифицировать учетные политики, стандартизировать деятельность бухгалтеров на участках работы.

Системная поддержка

На предприятиях группы до начала проекта использовалось более 20 различных IT-систем. Большинство из них морально устарело еще несколько лет назад. Не было адекватных интерфейсов обмена данными между системами. Для того чтобы выстроенные учетные процедуры не были перечеркнуты отсутствием необходимого программного обеспечения, в компаниях группы «Газпром нефть» внедрили новое.

В качестве основы для нефтедобывающих и нефтеперерабатывающих предприятий была выбрана платформа SAP. Во всех остальных компаниях используется «1С: Управление производственным предприятием 8.1». Переводить все компании на единую платформу пока не планируется – дорого и неоправданно. Однако запущен ряд проектов, которые позволят двум разным программам эффективно взаимодействовать. Сейчас проводятся работы по автоматической проверке состава поставщиков. Другими словами, не должно быть одних и тех же поставщиков с разными кодами и наименованиями в «1С: 8» и SAP BPC. В перспективе создание единых автоматически обновляемых справочников для департаментов закупок, логистики, капитального строительства.

Оценка результатов работы

Для оценки эффективности работ по проекту «Быстрое закрытие финансовой и управленческой отчетности» был разработан показатель интегрального рейтинга предприятия, который определяется как сумма штрафных баллов по нескольким критериям. Система критериев и принципы присвоения штрафных баллов следующие.

1. Нарушение графика документооборота. Рассчитывается как процент от общей суммы по документам (без НДС), несвоевременно отраженных в бухучете, разделенной на ежемесячную выручку от реализации (за минусом НДС). Если по итогам расчета значение:

  • менее 0,1% – штрафные баллы не присуждаются;
  • 0,1–0,5% – 5 баллов;
  • 0,5–1% – 10 баллов;
  • больше 1% – 20 баллов;
  • нет данных – 20 баллов.

2. Нарушение целевой даты закрытия. Количество штрафных балов определяется как разница между фактической и целевой датой закрытия, умноженная на 4.

3. Внутригрупповые разногласия:

  • менее 2 млн рублей – 0 баллов;
  • от 2–10 млн рублей – 5 баллов;
  • от 10–30 млн рублей – 10 баллов;
  • от 30–100 млн рублей – 20 баллов;
  • нет данных по сверке – 20 баллов.

4. Отсутствие хотя бы одного проектного документа (согласованный приказ о рабочей группе, согласованный график документооборота компании, согласованный регламент закрытия, согласованная матрица проблем, акт закрытия периода) – 48 штрафных баллов.

По мере развития проекта показатели, на основе которых рассчитывается рейтинг, меняются.

Диаграмма 1 Средние сроки закрытия отчетности по РСБУ, календарные дни

Как «Газпром нефть» закрывает отчетность по 90 «дочкам» за неделю

Диаграмма 2 Сумма внутрикорпоративных разногласий, млн. рублей

Как «Газпром нефть» закрывает отчетность по 90 «дочкам» за неделю

Диаграмма 3 Отклонения данных бухгалтерского учета от управленческого в 2009 году, млн. рублей

Как «Газпром нефть» закрывает отчетность по 90 «дочкам» за неделю

Диаграмма 4 Сроки подготовки и публикации консолидированной отчетности по US GAAP, календарные дни

Как «Газпром нефть» закрывает отчетность по 90 «дочкам» за неделю

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль