Методы управления деньгами в «Голдер-Электроникс»

5578
Агеева Елена
финансовый директор ООО «Голдер-Электроникс»
Чтобы свести к минимуму риск возникновения кассовых разрывов, в «Голдер-Электроникс» осенью прошлого года создали отчет, получивший название «Экран состояния движения денежных средств». С его помощью финансовый директор компании ежедневно контролирует входящие и исходящие денежные потоки, а также перераспределяет доступный остаток средств между запланированными платежами.

С началом кризиса старые клиенты перестали платить вовремя, а некоторые и вовсе обанкротились, торговые сети – до недавних пор самый перспективный канал сбыта – требуют увеличения отсрочек платежа, невзирая на уже заключенные договоры. К тому же банки сокращают подтвержденные кредитные лимиты. Возникла угроза нехватки средств для запланированных выплат. Чтобы избежать кассовых разрывов и оперативно контролировать ликвидность, компания «Голдер-Электроникс» пересмотрела процедуру распределения денежных средств, основным инструментом которой стал новый отчет – «Экран состояния движения денежных средств».

Главная идея

Отчет о движении денежных средств содержит данные о поступлениях и выплатах с расчетных счетов компании (см. табл.). Горизонт планирования отчета – месяц, шаг планирования – 15 дней. Иначе говоря, отчет составляется каждые две недели, содержит данные за 45 дней, где первые 15 дней – факт, последующие 30 дней – план.

Справка о компании

ООО «Голдер-Электроникс» (GOLDER Electronics) образовано в 1993 году. Первые шесть лет компания занималась дистрибуцией импортной бытовой техники, с 1999 года вывела на рынок собственный бренд Vitek. По итогам первого полугодия 2009  года выручка компании составила 1,65 млрд рублей. Численность сотрудников – 300 человек.

Фактические сведения о денежных средст­вах, поступивших от покупателей (по всем юридическим лицам «Голдер-Электроникс»), данные о погашении просроченной дебиторской задолженности заносятся в отчет ежедневно в 11 часов утра. Причем фактические значения вводятся на место ранее указанных плановых. В итоге экран содержит фактические данные о выплатах и поступлениях до той даты, на которую он составлен, и плановые значения по дням, оставшимся до конца периода планирования.

Например, в таблице на стр. 34 все данные за период с 1 по 14 июля – фактические, а в промежутке с 15 июля по 15 августа – плановые. Исключение составляет графа «Поступление денежных средств от клиентов». В ней предусмотрена возможность учитывать как плановые, так и фактические значения. Это было сделано для того, чтобы лучше контролировать основной объем поступающих средств.

Аналогичный отчет формируется и по кассе. Он отличается лишь тем, что не содержит такие графы, как погашение кредитов, зачисление средств на депозит, выплаты процентов по займам, словом, все те группы расходов, которые не оплачиваются наличными.

Оба отчета составляются в MS Excel. За подготовку отчета отвечает сотрудник отдела казначейства и управленческого учета, а контролирует финансовый директор компании. В планах компании – перенести экран в 1С и автоматизировать заполнение данных о фактических выплатах и поступлениях средств.

Планирование и учет поступления денег

В «Голдер-Электроникс» данные о плановом поступлении денег от клиентов заносятся в отчет в одноименную графу из платежного календаря и плана продаж. Из платежного календаря – данные о планируемом поступлении средств по уже осуществленным отгрузкам с учетом предоставленных клиентам отсрочек. Из плана продаж – суммы поступлений по планируемым поставкам, осуществляемым на основе 100-процентной предоплаты или оплаты по факту отгрузки, а также с отсрочкой менее месяца. Фактические данные о поступлении денег собираются из «1С:Предприятие 8.0».

ПРИМЕР 1
«Экран состояния движения денежных средств» по состоянию на 1 июля 2009 года содержит фактические данные за период с 16 по 30 июня и плановые на 1–31 июля. В план поступления денежных средств необходимо внести информацию по четырем клиентам:
  • клиент А закупает на условиях предоплаты. Его отгрузка запланирована на 14 июля на сумму 8443 тыс. руб.;
  • клиент B имеет право по договору на отсрочку платежа сроком до 14 календарных дней.  Часть его товаров отгружена 31 июня (на 1772 тыс. руб.), следующая отгрузка запланирована на 1 августа (5910 тыс. руб.);
  • у клиента C в соответствии с условиями договора отсрочка – 21 календарный день. Его первая отгрузка на сумму 20 776 тыс. руб. состоялась 24 июня.
  • клиенту D положена самая большая отсрочка платежа  – 45 календарных дней. 5 июля ему будет отгружено продукции на 20 000 тыс. руб. Следующая плановая отгрузка на ту же сумму состоится 30 июля.
Эта информация отражается в графе «Поступление денежных средств от клиентов / план» следующим образом:

14.07.09 – 8443 тыс. руб. от клиента А (план продаж);
14.07.09 – 1772 тыс. руб. от клиента В (платежный календарь);
15.07.09 – 20 776 тыс. руб. от клиента C (платежный календарь);

Поскольку поступление денежных средств от клиента В по второй отгрузке (5910 тыс. руб.) ожидается 15 августа, информация о нем в этот план не попадает. Эта отгрузка будет учтена 15 июля при составлении нового экрана на период до 15 августа (см. табл.). Что касается поставок клиенту D, они будут внесены в план движения денежных средств еще позже (даты поступления денег – 19 августа  и 13 сентября).

По графе «Поступление денежных средств от клиентов» (строка «Исполнение плана по выручке нарастающим итогом») рассчитываются два показателя в стоимост­ном выражении и в процентах. Первый рассчитывается как сумма средств, фактически зачисленных на расчетный счет на дату обновления «Экрана состояния движения денежных средств» (в таблице – с 1 по 14 июля), и запланированных поступлений до конца планового периода (в таблице – с 15 июля по 15 августа).

Второй показатель предназначен для удобства контроля исполнения плана по выручке, определяется как отношение значения первого показателя к сумме запланированных поступлений за тот же период, выраженное в процентах.

Если этот показатель снижается до 93–95 процентов, в действие вводится механизм секвестирования расходов. То есть пропорционально уменьшаются расходные статьи бюджетов на ближайший месяц, исключая, конечно, такие защищенные статьи, как оплата аренды, коммунальные платежи, заработная плата и пр. Например, если в компании предполагается сокращение затрат на рекламу, то ответственное подразделение должно либо уменьшить количество заявленных ранее меро­приятий (рекламных акций), либо снизить расходы на их проведение.

Благодаря такому подходу компания смогла перейти от управления по жестким бюджетам, когда персонал не чувствует прямой связи между выполнением плана продаж и приходом денежных средств и своими ожиданиями по расходам, к управлению по фактическим результатам.

Источником плановых данных о поступлениях по графе «Просроченная дебиторская задолженность» служат графики погашения задолженности, составленные на основании гарантийных писем должников. Департамент продаж сразу же передает их в финансовую службу. Фактические данные в отчет также вносятся из «1С: Предприятие 8.0».

Графа «Внутреннее перемещение» используется для планирования операций по переброске денежных средств внутри холдинга в случае, если между ними существуют какие-либо договорные отношения (аренда склада, логистика и проч.), а также для отражения таких операций, как перевод денег с расчетных счетов в кассу.

Графа «Кредиты» предназначена для планирования и учета траншей, поступающих в рамках действующих и подтвержденных кредитных договоров. Для учета денежных средств, которые будут переведены на расчетный счет после закрытия депозита, используется графа «Депозит».

Контроль и планирование расходов

Основой для планирования оттока денег служат операционные бюджеты, составленные на текущий месяц (в части кредитных траншей, обязательств перед поставщиками, расходов на оплату труда, аренду и пр.), а также данные о наличии на начало периода просроченной кредиторской задолженности поставщикам.

Расходы в отчете представлены в порядке уменьшения приоритетности. Так же они планируются и исполняются:

  • первая очередь – возврат основной суммы кредитов и выплата процентов;
  • вторая очередь – расчеты с поставщиками и налоговые платежи;
  • третья очередь – расчеты по заработной плате и связанные с ними налоги, а также лизинговые платежи;
  • четвертая очередь – все прочие платежи.

Ежедневно на основе данных о фактическом поступлении средств, доступном остатке и созданных резервах определяется объем средств, которые могут быть израсходованы по менее значимым статьям затрат. Исходя из полученной суммы, акцептуются заявки на оплату (см. схему).

Схема Процедура контроля движения денежных средств

Методы управления деньгами в «Голдер-Электроникс»

Те запланированные расходы, по которым не была проведена оплата из-за нехватки средств, переносятся на следующий день. Отложенные выплаты исполняются в первую очередь при определении последовательности платежей одного приоритета. Другими словами, заявка на оплату, имеющая приоритет № 4, которая не была исполнена вчера, сегодня будет иметь больше шансов по сравнению с другими запланированными расходами того же приоритета. Благодаря «Экрану состояния  движения денежных средств» у компании появилась возможность возвращать кредиты раньше срока (по согласованию с банком), укрепить свою репутацию как добросовестного плательщика. В случае невозможности провести платеж точно в срок контрагентам заранее сообщается новая дата оплаты.

Исчезли и внутренние проблемы. Теперь есть график выплат, к которому имеют доступ все уполномоченные сотрудники. Люди знают, когда будет осуществлена оплата, и могут сообщить об этом своим парт­нерам.

Таблица «Экран состояния движения денежных средств» на 15.07.09, тыс. руб. (извлечение)*

Дата Остаток на начало
Поступления на р/с

 

Выплаты с р/с Остаток на конец
Поступление денежных средств от клиентов Возврат просроченной дебиторской задолженности Полученные банковские кредиты Внутренние перемещения Депозиты Приоритет № 1 Приоритет № 2 Внутренние перемещения
Факт План Исполнение плана, % Основная сумма кредита Проценты по кредитам Депозит Налоги Обязательства перед поставщиками
01.07 69 249 13 780 8571 161             10 000         72 709
02.07 72 709 12 455 13 750 91       31 200 31 200   12 000         65 985
13.07 78 200 3518 9644 36 1716       78 000             5434
14.07 5434 8443 10 215 83                 8700     5177
15.07 5177   20 776                       1000** 23 953
16.07 23 953   20 941                         43 893
15.08 92 424   5910   700               41 000     48 033
Итого 79 900 245 660 х 11 964 128 600 0 31 200 237 800 9563 22 000 2150 76 230 0 4000 х
Исполнение плана
по выручке нарастающим
итогом
216 993*** 88****                        

*    Для упрощения приведен фрагмент отчета по рублевым расчетным счетам одного юридического лица. Цифры условные. За период с 1 по 14 июля приведены фактические данные, с 15 июля по 15 августа – плановые.
**    В графе «Внутренне перемещение»  отражен перевод денежных средств с расчетного счета в кассу.
***  Исполнение плана по выручке нарастающим итогом в абсолютном выражении  = фактическое поступление
с 01 по 14 июля + плановое поступление с 15 июля по 15 августа.
****   Исполнение плана по выручке нарастающим итогом в относительном выражении  = (фактическое поступление с 01 по 14 июля + плановое поступление с 15 июля по 15 августа) : плановое поступление с 1 июля по 15 августа 5 100%.

Методы управления деньгами в «Голдер-Электроникс»Елена Агеева,
финансовый директор
ООО «Голдер-Электроникс»,
об управлении движением денежных средств

Не рассчитывать на овердрафт
Банковские кредиты и овердрафты не так дешевы и доступны, как раньше. При планировании денежных потоков не стоит надеяться закрыть наметившийся кассовый разрыв овердрафтом. Подобные ситуации нужно предвидеть заранее и предотвращать возникающую нехватку ликвидности за счет перераспределения платежей по времени. Также не будет лишним накапливать резервы под предстоящие крупные выплаты.

Секвестировать расходы в случае необходимости
Если денежных средств поступило меньше, чем планировали, нужно пропорционально сокращать намеченные выплаты компании. Но такие расходные статьи, как аренда, коммунальные платежи, заработная плата, резать следует в самом крайнем случае.

Расставить приоритеты в платежах
В первую очередь необходимо платить по статьям с наивысшим приоритетом. Если из-за нехватки средств какой-либо платеж не удалось осуществить в намеченный день, то в следующий раз его нужно провести первым среди заявок на оплату с тем же приоритетом.

Договориться с кредиторами заранее
Если заранее предусмотреть перенос выплат на более поздние сроки, можно заблаговременно договориться с вашим кредитором о том, что платеж будет исполнен, например, с опозданием на несколько дней. Такой подход поможет сохранить хорошие партнерские отношения с поставщиками и избежать серьезных конфликтов.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • «Экран состояния движения денежных средств».xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль