Зачем и как в Kelly Services дважды внедряли ERP-систему

2482
Первая попытка внедрения комплексной информационной системы для Kelly Services обернулась неудачей. Больше двух лет было потрачено на то, чтобы внедрить единственный модуль, который в итоге не устраивал ни руководство, ни рядовых сотрудников компании. Чтобы завершить начатое, менеджменту пришлось сменить компанию-подрядчика и в корне изменить подход к работе над проектом.

Компания Kelly Services (далее – Kelly) специализируется на поиске и подборе персонала, а также оказывает предприятиям-заказчикам ряд дополнительных услуг. Один из таких сервисов – администрирование персонала. Суть услуги сводится к тому, что Kelly выступает юридическим работодателем для сотрудников, которые по факту трудятся на предприятиях клиента. Сегодня внешних сотрудников, числящихся в Kelly, более 6 тысяч человек. Кадровый учет и расчет их заработной платы ведется специалистами Kelly в соответствии с принятой у каждого конкретного предприятия-заказчика системой оплаты труда. В итоге клиент получает лишь счет на оплату услуг Kelly, а также детальную калькуляцию, которая, по сути, представляет собой расчет заработной платы внешних сотрудников. Чтобы обеспечить точность расчетов и учесть все многообразие систем вознаграждения, а также обеспечить прозрачную финансовую и управленческую отчетность, Kelly была необходима комплекс­ная информационная система.

Предыстория проекта

В 2004 году штаб-квартирой компании Kelly, находящейся в Детройте, было принято решение о внедрении единой информационной системы в российском подразделении, которая должна была объединить в себе работу трех ключевых блоков:

  • фронт-офис: ведение базы данных соискателей (десятки тысяч резюме), отношения с клиентами, ведение клиентских заказов, поиск и подбор кандидатов;
  • мидл-офис: кадровый учет и расчет зар­платы для внешних сотрудников, выставление счетов клиентам;
  • бэк-офис: ведение бухгалтерского и налогового учета, формирование регламентной и GAAP-отчетности.

Справка о компании

Kelly Services – международное агентство по подбору персонала, основанное в США в 1946 году. Kelly Services предлагает широкий спектр услуг, включая подбор постоянного и временного персонала, а также вывод персонала за штат, кадровый консалтинг. В России компания представлена в 21 городе. В штате компании работает около 6000 человек, в том числе внутренних сотрудников – 500.

На тот момент у компании был полный спектр проблем, свойственных «лоскутной» автоматизации. Бухгалтерия использовала «1С: Бухгалтерию 7.7», финансовый отдел выгружал информацию из «1С» и дальше формировал управленческую отчетность Excel. Также в Excel велся и параллельный учет в соответствии с GAAP, причем там формировались не промежуточные формы или трансформационные таблицы, а непосредственно проводки. Фронт-офисные подразделения (продавцы и консультанты по подбору персонала) в самостоятельно созданных базах в Excel и Access вели оперативный учет клиентов, договоров, заказов, кандидатов и продаж. Зарплата для внешних и внутренних сотрудников считалась в нескольких разных базах системы «Финкомплекс» (разработка малоизвестного российского производителя программного обеспечения). С поддержкой и обновлением этого программного обеспечения постоянно возникали проблемы, так как на рынке существовало лишь несколько специалистов, способных его обслуживать.

Автоматической синхронизации справочников и данных между разрозненными системами вообще не существовало.

Подобная структура информационного обеспечения компании мешала ее развитию, требовала больших объемов ручного труда, большого штата сотрудников и не гарантировала качество и точность данных. Компании срочно требовалось комплексное решение.

Проблемы поиска информационной системы, которая устроила бы все подразделения Kelly и могла бы объединить в себе все бизнес-процессы, не было. Эту работу взяла на себя американская штаб-квартира, по решению которой Microsoft Dynamics Ax (далее – Dynamics Ax) должна была внедряться во всех европейских подразделениях, в том числе и в России. Первый контракт на комплексное внедрение ERP-системы заключен российским отделением Kelly с одной из компаний-партнеров Microsoft в 2004 году. За два с лишним года работы над проектом был создан лишь модуль для фронт-офиса (база данных кандидатов, отношения с клиентами, ведение клиентских заказов, поиск и подбор кандидатов). И это при том, что сам модуль с некоторыми наработками предоставлен швейцарским подразделением Kelly. Вплоть до 2007 года консультанты доводили до ума прототип будущей системы, так как контракт не имел четких сроков выполнения поставленных задач. В итоге созданный с таким трудом модуль для фронт-офиса оказался практически не пригодным для работы, а договор с консультантами расторгнут.

Вторая попытка

В 2007 году работа по внедрению Dynamics Ax была начата заново. Причем к ранее существовавшим проблемам добавилось практически полное отсутствие документации по уже выполненным доработкам модуля. А сотрудники Kelly, принимавшие активное участие в первом внедрении, ушли из компании. Более того, затянувшийся проект не вселял оптимизма у рядового персонала, не было уверенности в успешном его завершении.

Несмотря на это, в августе 2007 года Kelly подписывает новый договор, подрядчиком по которому выступает российское подразделение Microsoft. Этот выбор во многом был продиктован штаб-квартирой Kelly, которая настаивала на работе с глобальной компанией-внедренцем, способной в случае успеха реализовать аналогичные проекты в нескольких странах. В соответствии с подписанным контрактом все работы по созданию ERP-системы выполнялись за фиксированную стоимость и с активным участием проектной команды Kelly. Это должно было значительно сократить стоимость внедрения и последующую эксплуатацию. Другое немаловажное условие заключенного соглашения – полное документирование всех доработок, выполненных подрядчиком. На практике очень часто компании-внедренцы передают лишь стандартную документацию на ERP, которая не отражает специфику внедренного решения. Kelly важно было застраховать себя от подобных ошибок.

Ключевыми задачами, по сути, нового проекта стало следующее:

  • приведение всех бизнес-процессов в соответствие с общекорпоративными стандартами;
  • полное соответствие формируемой системы отчетности требованиям российского законодательства;
  • автоматизация всех основных бизнес-процессов компании, в том числе работы с клиентами и поиска кандидатов, расчета зарплат для внешних сотрудников и биллинга, формирования отчетности в соответствии с GAAP.

В итоге уже в январе 2008 года был успешно запущен финансовый модуль системы (бухгалтерия, внутренняя управленческая отчетность, GAAP-отчетность). К маю был введен в эксплуатацию фронт-офисный модуль, к единой европейской базе данных Kelly (серверы физически расположены в корпоративном центре в Англии) подключены все региональные подразделения компании (более 20 по всей России). Наконец, в сентябре 2008 года был запущен в промышленную эксплуатацию один из самых важных модулей – «Зарплата и кадры».

Работа над внедрением ERP-системы

Еще до подписания договора состоялась недельная рабочая сессия, на которой проектная команда со стороны Microsoft и специалисты Kelly обсудили все функциональные участки будущей системы. Также проведен анализ соответствия базовых возможностей систем и необходимого компании функционала, после чего был формализован объем предстоящих доработок и рассчитана стоимость проекта.

После начала работ, чтобы обеспечить унификацию бизнес-процессов, все аналитические справочники новой ERP-системы были приведены в соответствие с общекорпоративными, используемыми в штаб-квартире. Впоследствии это значительно упростило и ускорило подготовку внутренней корпоративной отчетности. Более того, при внедрении новой системы ряд обязанностей был перераспределен между сотрудниками разных подразделений. Например, продавцы стали отвечать за внесение в систему информации о договорах и их условиях (раньше эти данные вела бухгалтерия), кадровики – сведения об отработанном времени внешних сотрудников (ранее эта функция была закреплена за расчетным отделом) и т. д. Это обеспечило соответствие внутренних процессов и контрольных процедур требованиям закона Sarbanes - Oxley, упростило аудит GAAP-отчетности. В работе над унификацией бизнес-процессов самое активное участие приняли специалисты центра компетенций американского офиса Kelly. Они предоставляли корпоративные регламенты, схемы эталонных бизнес-процессов, проводили консультации для разработчиков.

Много времени (около двух месяцев) ушло на настройку функционала распределения затрат и GAAP-трансформацию, поскольку в Kelly используется достаточно сложная методика. Кстати, для реализации функционала GAAP-трансформации и распределения затрат был использован не стандартный функ­ционал Dynamics Ax, а решение партнера Microsoft компании «АНД Проджект». Эта разработка больше соответствовала специфике Kelly. Но, чтобы настроить модуль трансформации, потребовалось определить, как соотносятся российские и GAAP счета, создать базы распределения затрат, отчетность для сверки результатов трансформации. Но самое главное, нужно было разработать четкий регламент всей процедуры: сроки закрытия участков российского бухгалтерского учета, порядок запуска процедур трансформации и внесения ручных корректировок и т. д. При такой сложности работ ошибок, появляющихся при первых тестовых закрытиях отчетности, было не избежать.

Сложнее всего обстояло дело с отладкой «зарплатного модуля». Каждое из клиентских предприятий, где работают внешние сотрудники Kelly, имеет свою специфику расчета, которую нужно было учитывать. Пришлось настраивать сотни разных типов начислений и удержаний, самые разнообразные графики работы и способы оплаты рабочего времени, расчет сверхурочных и т. д. Кроме того, один и тот же внешний сотрудник может одновременно иметь несколько действующих трудовых договоров и работать параллельно на нескольких предприятиях. Разумеется, стандартный функционал системы не предполагал решения подобных задач. Его пришлось серьезно перерабатывать, чтобы корректно разделять расходы на зарплату и налоги по каждому сотруднику, по каждому клиенту. В итоге, чтобы избежать ошибок, в течение нескольких месяцев модуль работал параллельно со старой системой. Это привело к некоторому росту затрат на проект внедрения, но гарантировало плавный переход на работу в создаваемой ERP-системе, практически незаметный для клиентов. Kelly заранее оповестила всех своих заказчиков и временных сотрудников о предстоящем запуске нового модуля и возможных задержках с расчетом зарплат. Также была открыта горячая телефонная линия для ответов на вопросы и сбора любых жалоб.

В ходе первого теста модуля лишь около 10 процентов счетов были некорректными. К причинам возникновения ошибок можно отнести следующее:

  • функционал был существенно переделан под специфические бизнес-процессы компании. Понятно, что серьезная доработка сложных систем неминуемо ведет к ошибкам, которые приходится вылавливать и устранять;
  • «зарплатный модуль» унаследован от предыдущего проекта и работал некорректно. Устранить все чужие недочеты до тестирования было просто невозможно;
  • немало ошибок на этапе развертывания системы вызвано человеческим фактором. Люди не сразу привыкли к новым процессам и новой системе.

Итоги проекта

Одним из важнейших критериев эффективности любой ERP-системы служит то, насколько полно она покрывает бизнес-процессы компании, другими словами – сколько сотрудников используют ее в своей работе. В Kelly на ежедневной основе в Dynamics Ax  работают около 70 процентов всех внутренних специалистов (менеджеры по работе с клиентами, консультанты по подбору персонала, кадровые администраторы, сотрудники отдела зарплаты и биллинга, бухгалтеры, финансисты). И это при том, что среднесписочная численность составляет около 500 человек по всей стране. Как показывает практика, в большинстве компаний не более 10–15 процентов сотрудников регулярно используют внедренные ERP-решения.

Что касается конкретных задач, которые удалось решить за счет внедрения Axapta, можно перечислить следующие:

  • внедрена единая система, автоматизирующая сквозные бизнес-процессы компании (ведение информации по клиентам и кандидатам, поиск и подбор сотрудников, автоматическое формирование табеля учета рабочего времени, расчет зарплаты внешних сотрудников, отражение этих операций в бухгалтерском учете и трансформация российской отчетности в GAAP и т. д.);
  • стали прозрачны все бизнес-процессы. Практически для всех функциональных участков разработаны регламенты работы. Система позволяет отследить, кто из сотрудников следует установленным процедурам, а кто нет;
  • все пользователи в Москве и в регионах работают с единой базой данных, установленной в корпоративном IT-центре в Великобритании;
  • ускорился процесс расчета зарплаты внешним сотрудникам и выставления счетов клиентам, сократилось количество ошибок.

Несмотря на то что проект закончился недавно, уже начат новый – внедрение модуля биллинга. Сейчас счета, выставляемые клиентам, вводятся в систему вручную на основании отчетов из зарплатного модуля. После внедрения модуля биллинга эта функция будет полностью автоматизирована.

В заключение стоит отметить, что проект в России рассматривался высшим корпоративным менеджментом как пилотное внедрение, от результатов которого зависело дальнейшее разворачивание Dynamics Ax  по всей Европе. Так как проект был признан в целом успешным, теперь аналогичные внедрения планируется начать и в европейских подразделениях.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль