Что должна уметь информационная система вашего казначейства

2748
Малютин Денис
руководитель проектов департамента MS Dynamics AX компании «Норбит»
Во многих компаниях казначейство использует Excel, но такое решение далеко от идеала. Особенно если приходится обрабатывать большое количество операций или управлять денежными потоками нескольких предприятий. Свести к минимуму риск ошибок и прохождения неавторизованных платежей помогут специализированные информационные решения.

Многие российские, да и западные компании управляют денежными средствами с помощью таких программ, как MS Access, MS Excel в сочетании с Lotus. В частности, ведут в них платежный календарь, бюджетный контроль и пр. Такой подход лишь условно можно назвать автоматизацией – слишком велика доля ручного труда. Список недостатков у этого решения довольно длинный: проблемы с использованием таблиц несколькими пользователями, нет интеграции с учетной системой – двойной ввод данных, большое количество ошибок (сбивающиеся формулы расчета, отсутствие проверок ввода и т. д.).

Как правило, о полноценной автоматизации казначейства компании задумываются, когда менеджмент приходит к мысли о создании единого расчетного центра (централизованного казначейства) или же в преддверии внедрения полноценной ERP-системы. Например, компания «Евросеть» автоматизировала управление денежными потоками, когда начала внедрять SAP/R3, а группа компаний «Пеноплэкс» создала электронное казначейство, внедряя Microsoft Dynamics AX.

Количество информационных систем, позволяющих упростить жизнь казначею и финансовому директору, достаточно велико. Причем автоматизировать казначейство можно как с помощью отдельного модуля комплексной информационной системы (SAP ERP (модуль Treasury), Oracle E-Business Suite («Oracle Финансы»), Microsoft Dynamics (например, «АНД Проджект: Единое казначейство для Microsoft Dynamics AX»), «1С:Управление производственным предприятием 8»), так и используя специализированную независимую программу, например Diasoft FA Corporate Treasury, Millennium, AvantGard Quantum, Treasury Support Center, Canopus Treasury.

Выбор в пользу той или иной системы во многом будет предопределен ее функцио­налом. Остановимся подробнее на том, что сегодня должна уметь эффективная система, предназначенная для автоматизации работы казначейства.

Мнение эксперта
Сергей Назаров, руководитель проектов отдела внедрения экономических решений 1С компании «Группа Виста» (Иркутск)
На российском рынке представлено множество решений (программных конфигураций ) для автоматизации управления денежными средствами на платформе «1С:Предприятие». Выбор того или иного решения зависит от особенностей организации казначейских процессов в компании, а также от готовности руководства к их изменению. Возможны следующие варианты автоматизации:
– использовать специализированное программное решение без доработки;
- внедрить специализированное программное решение, модифицированное под особенности организации казначейских процессов компании;
- заказать разработку новой конфигурации «под себя», учитывающей все особенности организации казначейских процессов компании.
Для большинства компаний по соотношению «цена решения / функциональные возможности» оптимален вариант внедрения модифицированной конфигурации программного продукта (см. смету расходов).

Таблица Смета расходов на автоматизацию казначейства в группе компаний на базе «1С»*

Статья затрат
Стоимость, тыс. руб. (с НДС)**
Внедрение специализированного решения
(без модификации)
Разработка новой
конфигурации
Программное обеспечение
– Программная платформа «1С:Предприятие 8» с многопользовательской лицензией на 100 рабочих мест;
– MS SQL Server 2005 с лицензией
750 750
Специализированная программная конфигурация для решения задач управления денежными средствами 250–600
Аппаратное обеспечение
Серверное оборудование 600–1000 600–1000
Коммуникационное обеспечение 100–1000 100–1000
Организация службы поддержки пользователей
ФОТ службы поддержки пользователей (2 специалиста, среднемесячная заработная плата – 45 тыс. руб., продолжительность опытно-промышленной эксплуатации системы – 24 месяца) 2160 2160
Обучение специалистов службы поддержки пользователей (курсы администрирования, курсы пользователей) 60–100 60–100
Организация проектной команды заказчика
ФОТ проектной команды (2 специалиста, среднемесячная заработная плата – 60 тыс. руб., продолжительность проекта – 12-15 мес.) 1800 1800
Выполнение проектных работ внедренческой компанией
Обследования казначейских бизнес-процессов группы компаний 200–400 400–800
Разработка и согласование функциональных требований к системе автоматизации 100–200 400–1000
Настройка специализированного решения 100–200
Разработка новой конфигурации 1000–2000
Разработка и согласование регламента выполнения казначейского процесса в группе компаний 200–800 200–800
Проведение опытной эксплуатации системы в компаниях группы 200–400 400–800
Развертывание системы в группе компаний и ее перевод на промышленную эксплуатацию 1200–3000 1200–3000
Техническое обслуживание системы (продолжительность – 12 мес.) 500–1200 500–1200
Итого: 8220–13 610 9570–16 410

* Смета подготовлена Сергеем Назаровым, руководителем проектов отдела внедрения экономических решений 1С компании «Группа Виста» (Иркутск), для условной группы компаний (не более 14 дочерних компаний). Количество пользователей системы – не более 100. Программная платформа – «1С:Предприятие 8».
** Цены на продукты «1С» приведены без НДС по состоянию на 05.06.09.

Управление платежами

Сегодня казначейские системы позволяют формировать заявки на платеж как вручную (инициатором платежа), так и автоматически – на основании данных, содержащихся в системе (например, на основании реестра договоров и их ключевых условий), а также с учетом заявок, созданных ранее (формирование заявок под регулярные платежи). Причем в идеале в заявлении на платеж должна быть предусмотрена не только денежная форма расчетов, но и, например, оплата векселем.

Не менее важно, чтобы в системе была возможность настроить различные маршруты согласования (какие должностные лица и в какой последовательности авторизуют платеж) и утверждения заявок на оплату в зависимости от типа или назначения платежа. Например, заявка на оплату сырья проходит договорной (юрист компании) и бюджетный (менеджер по бюджетированию) контроль, затем утверждается руководителем филиала и направляется в региональное казначейство для осуществления платежа. Если сумма заявки сверх бюджета, то маршрут удлиняется, в нем появляется дополнительное звено – согласование с головной компанией.

Причем будет лучше, если на каждой конт­рольной точке маршрута информационная система сможет фиксировать, когда и кем согласована или отклонена заявка (в случае нескольких уполномоченных лиц), были ли внесены в нее изменения и кто их автор, а также если предусмотрена возможность оставить комментарии непосредственно в заявке.

Личный опыт
Евгений Мищук, финансовый директор группы компаний «Пеноплэкс» (Санкт-Петербург)
В нашей компании согласование платежей проходит исключительно в электронном виде. В систему заложены четыре маршрута согласования в зависимости от назначения платежа (расчеты с финансовыми организациями, операционная деятельность, инвестиционная деятельность и выплаты по налогам и заработной плате). Маршруты разрабатывали исходя из следующей логики: выплата процентов по банковским кредитам – жесткое обязательство, смысла проверять обоснование такого платежа или контролировать соответствие бюджету нет.
Тогда как отношения с контрагентами (операционная деятельность) могут меняться ежемесячно, следовательно, соответствующие заявки на оплату требуют более тщательной проверки. Например, маршрут утверждения платежа по текущей деятельности содержит такие контрольные точки: ответст­венный за бюджетную статью (проверка обоснованности, целесообразности) – главный бухгалтер (контроль основания для платежа и полноты реквизитов) – сотрудник отдела бюджетного планирования (бюджетный контроль) – генеральный директор компании-плательщика (согласие на оплату). Заявки на регулярные платежи (зарплата, аренда) заводятся единожды, но все равно каждый раз проходят бюджетный контроль и проверку основания для оплаты (на случай изменения договоров или возникновения задолженности).
Дмитрий Мильштейн, директор департамента корпоративного финансирования и стратегии компании «Евросеть»
В SAP каждая заявка на оплату (для товарных платежей – заказ) привязана к действующему договору, что, по сути, отменяет необходимость в ее утверждении – все процедуры согласования (с финансовой службой, юридическим департаментом и пр.) были пройдены на этапе заключения договора. Все, что требуется от инициатора платежа, – указать номер договора и требуемую сумму (в рамках оговоренной в контракте). Если сумма платежа не превышает остатка по данной бюджетной статье, то система автоматически акцептует заявку и вносит ее в платежный календарь.

Если в системе предусмотрены сложные маршруты согласования, то просто необходим будет инструментарий, позволяющий отследить состояние заявки и информировать инициатора о принятом по ней решении. В противном случае казначею придется тратить немало времени, чтобы объяснять руководителям подразделений, что стало с их заявкой.

Личный опыт
Евгений Мищук, финансовый директор группы компаний «Пеноплэкс» (Санкт-Петербург)
Инициатор заявки на оплату может отслеживать ее текущий статус непосредственно в системе – во сколько она поступила на очередной этап согласования и к кому, во сколько была согласована (лист «История маршрута»). Электронные письма-уведомления отправляются утверждающему лицу, если ему поступила заявка на рассмотрение, и инициатору, если принято окончательное решение по заявке.

Другая не менее важная услуга, которая понадобится вам от информационной системы, – контроль заявок на оплату на соответствие бюджетным лимитам.

При прохождении заявкой бюджетного контроля многие системы обычно отражают:

  • сумму бюджета по данной статье движения денежных средств (с учетом необходимой дополнительной аналитики, например ЦФО);
  • сумму остатка по статье;
  • сумму неоплаченных (но уже утвержденных) заявок;
  • сумму остатка с учетом текущей заявки.

Кстати, в этом вопросе автоматизация казначейства в рамках ERP-системы имеет некоторые преимущества. Как правило, в этом случае казначей получает доступ к информации о текущей дебиторской/кредиторской задолженности по контрагенту, условиям договора, по которому будет осуществлен платеж. Все это существенно упрощает анализ платежа в случае, например, превышения бюджета.

Ну и, разумеется, казначейская система просто обязана «дружить» с «банком-клиентом». Другими словами, работа с деньгами компании будет намного удобнее, если на основании утвержденных заявок на оплату автоматически формируются плановые реестры платежей, готовые к экспорту в «банк-клиент». А после того, как выплаты осуществлены, казначейская система позволяла бы загружать банковские выписки. В этом случае программа сможет увязывать информацию об осуществленных платежах с размещенными и согласованными заявками (например, на основании номера платежного поручения), отражать фактические суммы оплаты в реестре платежей, а также формировать всю необходимую отчетность о движении денежных средств по периодам, контрагентам, подразделениям.

Личный опыт
Дмитрий Мильштейн, директор департамента корпоративного финансирования и стратегии компании «Евросеть»
В SAP есть целый ряд шаблонов платежных поручений, но не факт, что их примут российские банки. Например, «Евросеть» столкнулась с тем, что предоставленная банком система «банк-клиент» не поддерживает формат платежных поручений, сформированных в SAP, то есть нельзя напрямую загружать платежки и выгружать банковские выписки. По этой причине «банк-клиент» пришлось дополнять своеобразным «шлюзом» – программой, способной преобразовывать банковские поручения из SAP в форму, пригодную для банка, и, наоборот, выписки из банковского формата в SAP-формат.

Планирование движения денежных средств

Во многих казначейских системах есть функ­ционал, позволяющий рассчитывать промежуточное сальдо движения денежных средств и выявлять кассовые разрывы (по каждому расчетному счету на любую дату в рамках горизонта планирования). А также анализировать возможность их закрытия за счет внутренних резервов компании (например, оплаты расходов филиала средст­вами головной компании), внешних заемных средств или путем отсрочки платежа (с учетом возможных штрафных санкций). Другими словами, в полуавтоматическом режиме формировать платежный календарь компании по заданному алгоритму и с учетом приоритетности выплат.

Личный опыт
Евгений Мищук, финансовый директор группы компаний «Пеноплэкс» (Санкт-Петербург)
Утвержденные заявки на оплату автоматом включаются в платежный календарь. Платежи, подлежащие оплате, отмечаются казначеем вручную, учитывая остатки на расчетных счетах и возможность перераспределения свободных денежных средств между компаниями холдинга (эти операции также осуществляются в системе).

Продвинутые системы автоматизации казначейства позволяют контролировать состояние банковских счетов компании (остатки и овердрафты), вести учет векселей в денежном выражении и ценных бумаг, планировать и учитывать расходы по кредитным договорам (с применением различных схем расчета срочных процентов, штрафных санкций и комиссий), формировать заявки на возврат кредитов и оплату процентов.

Для управления кредитными рисками в таких информационных системах, как правило, предусмотрена возможность установки индивидуальных и групповых лимитов (например, лимитов на предоплату поставщикам), а также их мониторинга.

Как правило, проблемы с казначейскими системами возникают лишь на этапе их доработки и внедрения.

Поэтому при разработке регламентов платежей лучше акцентировать внимание не столько на штатных ситуациях, когда заявка подается заранее и соответствует бюджету, сколько на внеплановых платежных операциях. Желательно максимально подробно описать механизмы проведения данной категории платежей, а также четко определить их характеристики. В остальном внедрение казначейской системы будет не слишком отличаться от любого другого проекта автоматизации.

Как автоматизировали казначейство в компании «Инмарко»

Евгений Терентьев,
руководитель казначейства ОАО «Инмарко» (Новосибирск)

Для автоматизации казначейской функции в ОАО «Инмарко» используется связка программ – Lotus, «1С:Предприятие 8» вместе с «OLAP отчетностью», Excel и система «банк-клиент». Заявки на платеж формируются в Lotus, там же проходят все этапы согласования, в том числе договорной контроль и бюджетный контроль (маршрут согласования фиксированный вне зависимости от суммы оплаты). Информация об остатках по бюджетным статьям дублируется в отчетах в Excel. Утвержденные заявки в бумажном виде передаются сотруднику, работающему с системой «банк-клиент». Информация о проведенных платежах и остатках на счетах переносится из «банка-клиента» в 1С для формирования отчетов, сверки и проведения проводок.

Платежный календарь, отчетность по заявкам, реестрам платежей, фактическим оплатам, по движению денежных средств формируется в Excel на основании данных системы «банк-клиент», там же проводится расчет промежуточного сальдо ДДС, отслеживается очередность платежей и поступлений.

Внедрение автоматизированной системы управления денежными средствами в компании позволит улучшить бизнес-процессы казначейства. Компанией собрана информация по всем предлагаемым на российском рынке программным продуктам. Какой из них будет внедрен на «Инмарко», покажет время.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль