Как «Группа Е4» консолидировала отчетность разнородных предприятий

2958
Шмаков Максим
заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Группа Е4»
Подготовка отчетности в только что сформированном холдинге сулит финансовому директору массу проблем: разные учетные системы, отличающиеся методики учета и как следствие несопоставимые данные, риски манипуляции с отчетностью на местах. Финансистам «Группы Е4» пришлось строить финансовый учет практически заново и параллельно внедрять единую для всех компаний холдинга информационную систему.

Созданная в 2006 году «Группа Е4» представляет собой инжиниринговую компанию полного цикла, специализирующуюся на проектировании, строительстве, монтаже крупных промышленных и энергетических объектов, поставке оборудования и сервисном обслуживании. В ее состав вошли 14 дочерних компаний, начиная от Сибирского энергетического научно-технического центра и заканчивая НПО ЦКТИ им. Ползунова.

В первый же год существования группы стало ясно, что подобная разнородность активов сильно затруднит консолидацию отчетности, составленной по российским стандартам бухгалтерского учета. О консолидации управленческих данных речи не было, так как учет велся далеко не на всех предприятиях холдинга.

Но и с российским бухгалтерским учетом хватало проблем. Дочерние компании слишком различались как по объектам учета, так и по принятым учетным политикам и используемым учетным системам. Собрать воедино информацию и увидеть картину бизнеса в целом казалось практически невозможной задачей, так же как и получить показатели экономической эффективности по дочерним подразделениям или проектам, на основе которых их можно было бы сравнивать друг с другом.

Чтобы избавиться от всего вороха проблем, связанных с финансовым учетом в группе, руководство «Группы Е4» решило сразу приcтупить к внедрению единой для всех предприятий информационной системы. В ходе проекта предстояло решить следующие задачи:

  • автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет;
  • обеспечить быстрое закрытие отчетности и достоверность содержащейся в ней информации;
  • защитить учетные данные от предумышленного искажения.

Выбирать программу не пришлось

Справка о компании

ОАО « Группа Е4» образовано в 2006 году. Строит «под ключ» промышленные и энергетические объекты, а также оказывает услуги предприятиям электроэнергетики, горно-металлургической, химической, нефтегазовой отраслей и ЖКХ. В состав группы входят 14 холдингов (общее количество предприятий – около 50). По итогам 2008 года выручка составила 30 млрд рублей. Среднесписочная численность сотрудников – 20 тыс. человек.

Руководство холдинга даже не обсуждало вопросы выбора информационной системы. Практически сразу было решено внедрять «1С:Управление промышленным предприятием 8». На то было несколько причин. Во-первых, функционала «1С» было достаточно, чтобы справиться с большей частью поставленных задач. Во-вторых, менеджмент счел, что эта система достаточно проста, а главное относительно недорога, чтобы на ней поэкспериментировать, «набить шишки», а уже потом, когда все процессы будут отшлифованы, перейти на полноценную иностранную ERP-систему. Наконец, в-третьих, найти на рынке труда специалистов по «1С» не представляло проблем, что обеспечивало необходимую независимость компании от услуг компании-внедренца. Поэтому «Группа E4» пропустила традиционный этап выбора системы автоматизации и сразу перешла к подбору консультантов, которые бы сопровождали внедрение.

Поскольку проект подразумевал не только внедрение учетной системы, но и разработку единой учетной политики, поначалу искали компанию, способную решить обе задачи. Основной критерий выбора – опыт решения аналогичных задач в крупных холдинговых компаниях. Но, как оказалось, проще найти внедренца и методолога по отдельности, чем универсального консультанта. Поэтому пришли к мысли о необходимости привлечения к этой работе двух консалтинговых компаний.

Чтобы избежать несогласованных дейстий консультантов и перекладывания ими вины за ошибки друг на друга, «Группа Е4» настояла на том, чтобы победившие в тендере компании объединились в консорциум и несли солидарную ответственность по проекту. Рассмотрев предложения от разных консалтинговых компаний, менеджмент группы остановил свой выбор на компаниях «HLB ПАКК-Аудит» (методологи проекта) и «Деснол Софт Проджект» (специалисты по автоматизации). В июне 2007 года с ними был подписан договор и работа над проектом началась.

Но внедрять новую методику учета и информационную систему стали не сразу во всей группе. На первом этапе в проекте участвовали лишь управляющая компания ОАО «Группа Е4» и одна из «дочек» ОАО «Е4-Центрэнергомонтаж» (Е4-ЦЭМ), имеющая распределенные филиалы. На них планировалось отработать все новые методики и технологии и лишь затем тиражировать их на остальные предприятия группы. Соответственно со стороны заказчика в проектную группу вошли как специалисты управляющей компании, так и Е4-ЦЭМ (см. таблицу).

Участники проекта со стороны «Группы Е4» (извлечение)

Компания / Подразделение Должности участников
Координационный совет
Группа Е4 Главный бухгалтер, начальник отдела автоматизации бизнес-процессов, заместитель генерального директора по экономике и финансам
Операционный комитет
Группа Е4 Начальник отдела инфраструктуры информационных систем, начальник отдела автоматизации бизнес-процессов
Проектная группа по методологии бухгалтерского и налогового учета
Группа Е4 Главный бухгалтер, ведущий специалист отдела трансформации и консолидации управления учета и отчетности, руководитель отдела методологии и учета
Проектная группа по управленческой аналитике и интеграции
Группа Е4 Начальник финансово-экономического управления, главный бухгалтер, ведущий специалист отдела трансформации и консолидации управления учета и отчетности, начальник отдела автоматизации бизнес-процессов, начальник планово-экономического управления, менеджер по организационному развитию, руководитель отдела методологии и учета
Экспертная группа
Группа Е4 Заместитель генерального директора по экономике и финансам, директор центра управления проектами, начальник отдела кадров
Е4-ЦЭМ Главные бухгалтеры Е4-ЦЭМ, а также его филиалов – Смоленского МУ, завода «Спецоснастка», Рязанского МУ

Работа над методологической базой

Начали работу в «Группе Е4» с того, что совместно с консультантами подготовили нормативно-методологическую базу – описали единые принципы, правила, методы и процедуры ведения бухгалтерского и налогового учета. На тот момент постановка и автоматизация управленческого учета не имела смысла, поскольку в группе компаний еще не устоялись организационная структура и бизнес-процессы. Тем не менее по инициативе главного бухгалтера «Группы Е4» основа для будущей системы управленческого учета была заложена уже на этом этапе. Создана максимально детальная аналитика к счетам бухгалтерского учета (например, МВЗ, ЦФО, проекты), которая в перспективе позволит получать управленческие данные, подготовленные на основе информации из бухгалтерского и налогового учета.

Личный опыт
Вадим Финогенов, генеральный директор «HLB ПАКК-Аудит»

Разработанная нормативно-методическая база охватывает ключевые хозяйственные операции всех разделов учета различных бизнес-единиц (производство, строительство, управление, услуги и т.  д.), а также содержит описание процедур формирования себестоимости для всех видов деятельности. При создании модели налогового учета исходили из принципа сближения налогового и бухгалтерского учета, а также использовали метод параллельного описания хозяйственных операций. Это позволило ускорить разработку и внедрение, а также избежать методических ошибок в ходе последнего.

Единая учетная политика. Основная сложность в разработке новой учетной политики заключалась в том, что предприятия группы сильно отличались друг от друга по видам деятельности: необходимо было создать единую учетную политику, но при этом учесть особенности каждого из них. Несмотря на то что в проекте непосредственно задействовали лишь две компании группы, учетную специфику остальных предприятий, в том числе проектных институтов, также внимательно проанализировали и учли.

По мере готовности элементы новой единой учетной политики выносились на суд главных бухгалтеров «Группы E4» – площадку для обсуждения организовали на внутреннем веб-портале компании. Для этой же цели неоднократно проводили совещания в центральном офисе с участием главных бухгалтеров компаний группы. Итоговые варианты разделов учетной политики утверждались главным бухгалтером группы и только после этого передавались для автоматизации в информационной системе.

Личный опыт
Вадим Финогенов, генеральный директор «HLB ПАКК-Аудит»

Принцип унификации позволил свести к минимуму неоправданные различия в методологии, а также без существенных доработок тиражировать учетную систему. Естественно, для каждого из видов деятельности можно найти наиболее оптимальное решение, тогда как унификация предполагает поиск усредненного варианта, который не обязательно является наилучшим для всех. Но мы полагаем, что экономический эффект от унификации значительно превысит прочие выгоды за счет значительного снижения риска разночтений, роста прозрачности отчетности.

Централизованные справочники. Единая учетная система подразумевает и единство нормативно-справочной информации. Чтобы избежать беспорядка в справочниках, например когда один и тот же контрагент внесен в учетную систему четыре раза на разных предприятиях группы, да еще и отличается написание наименования, решили сделать часть из них централизованными (например, справочник контрагентов, договоров, материальных ценностей, ЦФО). Право на добавление новых записей в централизованные справочники есть только у специалистов управляющей компании. Чтобы исключить вероятность дублирования в системе юридических лиц, ввели проверки уникальности контрагентов по ИНН и КПП.

Доработка и внедрение информационной системы

Адаптация и доработка информационной системы продвигались по мере утверждения тех или иных блоков методологии. То есть группа выбрала не классическое решение – сначала проработать все вопросы, связанные с методикой учета, а затем автоматизировать, а вела работу параллельно по обоим направлениям.

К январю 2008 года новая система была установлена в двух компаниях, участвующих в пилотном проекте: управляющей компании группы и ОАО «Е4-ЦЭМ». В рамках пилотного проекта отладили всю цепочку ведения учета – от ввода первичной документации на производственном участке до составления консолидированной отчетности в УК. Первый квартал 2008 года «Группа Е4» уже закрывала в новой системе.

Вся нормативно-справочная информация размещается в управляющей компании, в центральном ядре программы. Подразумевается, что базы удаленных пользователей («дочек») будут синхронизироваться с центральной базой каждую ночь (сейчас это действует только в рамках Е4-ЦЭМ). Управляющая компания в режиме онлайн может получить любую учетную информацию (вплоть до первичного документа) по каждому филиалу Е4-ЦЭМ. Как только завершится тиражирование системы, аналогичная возможность появится и в отношении других «дочек».

Изначально предполагалось, что тиражирование созданной системы на несколько предприятий группы выполнят консультанты, а лишь потом эту работу завершат специалисты ЗАО «Информационные технологии и связь» (ИТС) – дочернего предприятия «Группы Е4». Но финансовый кризис смешал планы. Решили отказаться от услуг консультантов и тиражировать решение собственными силами. С одной стороны, это позволило сэкономить на затратах по проекту, с другой – затянулись сроки реализации работ. Сегодня в планах группы завершить внедрение созданной системы во всех дочерних структурах лишь к концу 2010 года, тогда как в изначальных планах – до окончания первого квартала 2010 года.

Промежуточные итоги

В ходе проекта не обошлось без сложностей. Во-первых, учетная система оказалась очень требовательной к аппаратному обеспечению – потребовалось обновить не только сервер, но и рабочие места. Во-вторых, не удалось в полной мере подготовить персонал к работе в новой системе. В компании предположили, что, поскольку будущие пользователи имеют опыт работы с «1С», они быстро адаптируются и к новому продукту. Однако выяснилось, что обучению стоило уделить гораздо больше времени, да и позаботиться о том, чтобы все без исключения операции были описаны в инструкциях предельно детально.

Результат – сотрудники бухгалтерских служб допускали ошибки при вводе данных, например забывали о необходимости разнесения информации по аналитическим признакам. Из-за этого в Е4-ЦЭМ пришлось дважды вводить в систему первичные документы. Чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем, было решено по максимуму контролировать действия пользователей программными средствами. Теперь, если вводится неполная или ошибочная информация, например, по ИНН, система тут же об этом сообщает и не позволяет завершить операцию, пока ошибки не будут устранены.

Результаты пилотного проекта можно оценить как положительные, несмотря на трехмесячное отставание по графику. Благодаря переходу на единые справочники договоров и контрагентов обеспечена возможность объединения затрат и доходов по проектам, в которых в качестве субподрядчиков участвуют несколько компаний группы. Консолидация отчетности пока проводится вручную, но после тиражирования, когда все подразделения холдинга войдут в единую систему, получение достоверной и сопоставимой информации об осуществляемых хозяйственных операциях не составит труда.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль