Как решить проблему восстановления учета

7610
Булавский Сергей
директор по развитию Marlin Group
Необходимость восстановления бухгалтерского учета может возникнуть независимо от оборота компании, численности сотрудников и рода деятельности. Поэтому финансовому директору лучше заранее спланировать, на что можно рассчитывать и во что обойдется «реанимация».

Восстановление бухгалтерского учета наиболее востребовано компаниями, имеющими обширный документооборот, многочисленных контрагентов и широкий ассортимент. Как правило, эти организации заняты в оптовой торговле и производстве. Гораздо реже к восстановлению учета прибегают предприятия сферы услуг, а также ведущие деятельность на упрощенной системе налогообложения.

Финансовый директор может столкнуться с необходимостью восстановления бухгалтерского учета либо если он пришел в «проблемную» компанию, либо если в компании произошли некие форс-мажорные события вследствие которых повреждена или уничтожена необходимая документация. Ситуация может осложниться, если до того момента, как компания приняла в штат нового бухгалтера, ей пришлось несколько месяцев вовсе обходиться без ведения учета.

Личный опыт
Дмитрий Шавалеев, финансовый директор группы компаний ILS, ООО «Проф Бизнес»

Причин для восстановления учета может быть масса, вплоть до пожара и потопа. У меня в практике был случай, когда главбух работал по договору, все документы и базу данных хранил у себя. В один прекрасный день он просто уехал из страны. Попытки добыть первичку и базу оказались тщетными. При этом на компанию были «завязаны» товарные знаки, ее знали на рынке, были заключены договоры с серьезными контрагентами. Им сложно было объяснить, что нет отчетности и поэтому нужно переподписать контракты (на их заключение уходили месяцы). А дальше простая экономика: затраты по восстановлению учета против затрат по закрытию, переподписанию контрактов, передаче прав на товарные знаки, простоев в работе, потери покупателей, имиджа…

Ирина Гриднева, финансовый директор ООО «Нокиа Сименс Нетворкс»

В моей практике было только два случая, когда потребовалось восстановление учета. Причиной тому стали недостаточная квалификация бухгалтерского персонала (и его нехватка), а также чехарда в нормотворчестве. Законодательные акты постоянно менялись, а изменения принимались задним числом. Результатом этого была запущенность в учете, неправильное отражение операций и некорректное начисление налогов.

Как восстановить учет

Если необходимо быстрое восстановление учета в компании, то целесообразно заключить договор со специализированной компанией, оказывающей подобные услуги, либо нанять бухгалтера на выполнение данных работ. При заключении договора на восстановление бухгалтерского учета компания предоставляет первичную документацию и бухгалтерскую базу за предыдущий период работы. Дальнейший алгоритм работы зависит от степени запущенности учета.

Личный опыт
Дмитрий Шавалеев, финансовый директор группы компаний ILS, ООО «ПРОФ БИЗНЕС»

Мне пришлось столкнуться с восстановлением бухгалтерского учета во время исполнения одного крупного проекта, сроки в нем были нереально сжатые. Из-за этого большой объем оплат и операций приходилось выполнять на основании факсовых копий счетов и просто устных указаний. К сожалению, выбора не было – либо учет, либо успех важного проекта. Успех был достигнут, настала пора восстановления учета.

Мы не стали привлекать сторонние организации. Создали проектную группу по восстановлению учета, в которую вошли представители юридической службы, бухгалтерии, финансовый директор, руководитель проекта. Процедура была проста: бухгалтерия на основании осуществленных платежей составила реестр отсутствующих договоров и первичной документации. Далее, напротив каждого «пробела» проставили исполнителей и сроки.
Подготовку и проверку договорной базы закрепили за юридической службой, первичной документации - за исполнителями. Финансовый директор и руководитель проекта подключались в сложных случаях, если не получалось договориться с контрагентом. Были и контрагенты, которых не удалось найти. В этом случае готовили официальные письма с запросами, дабы в дальнейшем показать их в налоговой. На восстановление четырехмесячного периода учета у нас ушло порядка одного месяца относительно интенсивной работы, но желаемый результат был достигнут. Сейчас, оценивая ситуацию, могу сказать, что самостоятельная работа была более эффективна, чем если бы мы решили привлечь стороннюю организацию. Однако это частный случай.

Услуги по восстановлению учета

Восстановление учета может производиться в полном объеме или частично (отдельные участки учета или периоды финансово-хозяйственной деятельности). Специализированная компания как правило, опирается на «первичку», анализируя правильность составления документов и проведение расчетов. Если у финансового директора есть сомнения только по конкретному вопросу, например, по расчету налогов, то анализируется лишь этот участок. Полный же пакет услуг бухгалтерской компании может включать в себя формирование, восстановление, анализ и систематизацию первичных документов, восстановление бухгалтерских проводок, проверку правильности оформления регистров, их дальнейшую корректировку либо воссоздание. Специализированная компания также проводит проверку правильности исчисления налогов и формирования налоговых деклараций, подготавливает бухгалтерскую отчетность для ее дальнейшей защиты в налоговых органах.

Личный опыт
Станислав Ким, генеральный директор компании «Алее Софтвер»

Вопрос восстановления бухгалтерского учета наша компания рассматривает в нескольких ипостасях. С одной стороны, за более чем 10-летний опыт коммерческой деятельности мы сами не раз сталкивались с такой потребностью, чаще всего из-за ошибок конкретного бухгалтера. Обычно они вскрываются при смене бухгалтера или в результате проверки фискальных органов. Приходилось принимать различные решения, в том числе и закрывать компании лицо, и только подкопив опыт понимаешь, что это был не лучший выход.

С другой стороны, в силу специфики нашей деятельности в области организации электронных финансовых архивов мы помогаем компаниям провести наиболее рутинный и трудозатратный этап по восстановлению первичной документации (счетов-фактур, накладных, банковских выписок). В процессе подготовки документов к сканированию проводится их архивная обработка, включая сортировку, выявление некомплектности, восстановление физической целостности документов, удаление ненужных. Результаты отправляются в финансовый департамент заказчика.

Затраты на восстановление учета

Затраты на восстановление бухгалтерского учета как правило сопоставимы с затратами на стороннее обслуживание компании за тот же период, порядка 10-20 тыс. в месяц. В некоторых случаях не исключены определенные наценки, все зависит от целого ряда «удорожающих» факторов: количества видов деятельности организации; ведения внешнеэкономической деятельности; объема документооборота; численности работников; уровня автоматизации учета. Если есть потребность в восстановлении первичной документации и проведении дополнительных сверок, то стоимость работ может увеличится на 10-15 %.

Как составляют управленческую отчетность на основе бухгалтерских данных

Иногда цена может возрасти и в 1,5-2 раза от первоначальной в зависимости от состояния дел в компании и объема работы. Например, в одном из наших структурных подразделений был случай, когда у клиента не осталось на руках никакой отчетности, вся первичная документация отсутствовала. В ходе работы пришлось проводить сверку со всеми контрагентами, связываться с налоговой инспекцией и поднимать сведения из сданной туда отчетности.

Интересная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или перешлите. 

Не стоит забывать, что после восстановления учета необходимо будет заплатить налоги, точную сумму которых заранее определить довольно сложно. Кстати, о налогах. Клиент, обратившийся по поводу восстановления бухгалтерской отчетности, может заодно оптимизировать системы налогообложения и внутреннего учета. К примеру, в ходе своей деятельности компания могла просто не задумываться о том, какую форму договора лучше применять, чтоб сэкономить на налогах законным способом. При восстановлении отчетности обслуживающая организация, скорее всего, выявит этот промах и может предложить по согласованию с контрагентами не только привести контракты в надлежащий вид (ошибки тоже нередки), но и заменить, к примеру, договор поставки на агентский. Или в условиях договора предусмотреть оплату поставщику по мере реализации товара. Как правило, партнеры достаточно охотно идут на эту процедуру, если только ранее применявшиеся не самые «подходящие» договоры не были заключены намеренно. В итоге можно добиться того, чтобы налогооблагаемые доходы составляли только процент от суммы сделки. При таком подходе заказчик может значительно сэкономить на налоговых отчислениях.

Личный опыт
Ирина Сальникова, партнер, директор департамента финансовых услуг, ООО «Норд Аутсорсинг»

Соотношение стоимости услуг сторонней организации и оплаты труда бухгалтера в компании может быть разным. Последний, скорее всего, обойдется дешевле хотя бы потому, что он в процессе восстановления учета будет загружен еще и текущей работой. К тому же стоимость его услуг ограничена иными рамками. Однако по своей компетентности и возможности организации процесса он вряд ли сумеет заменить специализированной компании. Так что если критерий – качество восстановления учета, то чаша весов скорее склоняется в сторону профессионального провайдера.

Сроки восстановления учета

Время, которое потребуется на выполнение работ по восстановлению бухгалтерского учета и подготовке отчетности, зависит от периода простоя бухгалтерского подразделения. Например, квартальный отчет специализированная компания может восстановить за 2-3 недели активной работы при наличии всей необходимой документации. Если речь идет о годовом периоде, работы могут затянуться на 2-3 месяца. Удлинение срока обсуждается с заказчиками отдельно, если понадобится проводить дополнительные сверки с налоговыми органами, сопоставлять данные, частично или полностью выверять бухгалтерскую документацию.

Личный опыт
Ирина Сальникова, партнер, директор департамента финансовых услуг, ООО «Норд Аутсорсинг

Из прошлой бытности своей финансовым директором могу сказать, что проекты по восстановлению учета могут длиться и 6, и даже 8 месяцев. Отчасти сроки зависят от степени запущенности, отчасти от квалификации сотрудников провайдера. И в немалой степени – от отсутствия нормальных бизнес-процессов внутри компании. Кроме того, что ни говори, а помощь внутренних сотрудников и их адекватное реагирование на «вмешательство» очень важны.

Воccтановление учета или ликвидация

Довольно распространено мнение, что когда бизнес рушится на глазах, из компании уходят ключевые сотрудники (иногда не с пустыми руками), расторгаются взаимоотношения с клиентами и партнерами, неожиданно всплывают долги, то компанию проще ликвидировать. И не нужно будет тратить время и деньги на восстановление отчетности. На наш взгляд, это не совсем верно.

Закрытие фирмы на законных основаниях не является панацеей, поскольку этот процесс подразумевает как минимум составление одного ликвидационного баланса. Тогда возникает логичный вопрос, на основании чего он будет составляться. Поскольку налоговая не примет баланс без данных учета, вам все равно придется воспользоваться услугами стороннего консультанта.

Возможно, популярность идеи объясняется возможностью избавиться от ставшего нерентабельным и проблемным бизнеса путем продажи третьим лицам. Или проведения разного рода реорганизаций. О законности этих способов можно рассуждать, но пока они существуют, принимать решение нужно очень взвешенно, оценивая все «за» и «против».

По мнению аналитиков Marlin Group, если компания присутствует на рынке несколько лет, и уже заработала себе имя, в большинстве случаев от идеи ликвидации лучше отказаться. Ведь такая компания уже обладает определенными конкурентными преимуществами.

Как безопасно сэкономить, передав бухгалтерию на аутсорсинг

Конечно, немало зависит и от степени запущенности отчетности: нужно сопоставлять затраты по восстановлению учета с налоговой нагрузкой. Например, компания одного из наших клиентов была зарегистрирована в III квартале 2013 года. В первые три месяца она сдавала в налоговую инспекцию нулевую отчетность, а после Нового года клиент заключил договор с приходящим бухгалтером. К III кварталу 2014 года выяснилось, что в течение всего этого времени бухгалтер вел учет, руководствуясь неверной схемой налогообложения. Он даже не посмотрел на предыдущий отчет, уставные документы и разрешения налоговой инспекции. Только сумма штрафов, которые могли бы быть предъявлены налоговой инспекцией, по расчетам достигала миллиона рублей.

Первым решением руководителя было закрыть компанию, поскольку он не представлял, как отчитаться перед учредителями. Однако он рискнул обратиться к нам. Мы своевременно обнаружили ошибку, до выявления факта нарушения налогового законодательства. До ответственности клиента дело не дошло. И сейчас мы занимаемся проверкой и восстановлением бухгалтерской документации, пересчитали налоги, готовим корректную отчетность. По предварительным подсчетам, затраты клиента на приведение дел в порядок составят в общей сложности 50 тыс. руб.

Личный опыт
Ирина Гриднева, финансовый директор ООО «Нокиа Сименс Нетворкс»

Довольно рискованно поручать восстановление учета консалтинговой бухгалтерской компании. Квалификация ее специалистов неизвестна. Между тем, предусмотреть в договоре ответственность за дальнейшие налоговые последствия в случае неполного или некорректного восстановления учета можно только в размере стоимости услуг по восстановлению. Естественно, это будет значительно ниже возможных налоговых последствий. К тому же, требуется заключать соглашение о конфиденциальности информации, поскольку в ходе восстановления внешняя компания неизбежно вникает во все детали бизнеса. Поэтому на работы по восстановлению учета обычно привлекают либо «по знакомству» (что, в частности я и делала), либо по рекомендации.

Если все же говорить о закрытии компании, то такое решение может быть оправданным, когда компания существует на рынке не более двух лет, при этом налоговые штрафы достигают внушительных сумм, а полное восстановление приведет к еще большим финансовым и трудозатратам по сравнению с налоговыми претензиями. Дополнительной причиной для ликвидации компании, по мнению автора, могут стать финансовые обязательства перед контрагентами.

Сразу оговоримся, такой способ «решения вопроса», когда компания находит номинального владельца – подставное лицо – и ему продает компанию, можно назвать, мягко говоря, не этичным. Особенно если существуют обязательства перед контрагентами. Но, тем не менее, способ этот довольно востребован, хотя стоимость операции с каждым месяцем растет. К тому же, есть риск попасть в «черный список» налоговой службы.

Дело в том, что налоговые органы постоянно отслеживают количество фирм, зарегистрированных на того или иного предпринимателя. Частое закрытие компаний – это ему определенный минус. При неоднократном упоминании фамилии «бизнесмена» в привязке к закрытию компаний, его могут включить в так называемый список неблагонадежных собственников. И если, например, такой предприниматель в дальнейшем решит занять руководящую позицию в крупной компании, то при всех положительных качествах его кандидатура скорее всего будет отклонена службой безопасности (обычно ее сотрудники направляют запросы и в налоговую инспекцию на предмет наличия у соискателя «черной метки».

Последствия отказа от восстановления учета

Отсутствие отчетности либо ее низкое качество ограничивают возможности руководства компании получать полную и достоверную картину о ее деятельности. Отсюда, снижается контроль над сохранностью активов организации, что влечет за собой проблемы с дальнейшим планированием хозяйственной деятельности предприятия. Кроме того, при потере данных возрастает угроза их использования третьими лицами в своих целях. Это может привести как к мелкому шантажу, так и к попыткам рейдерских захватов.

Пробелы с бухгалтерским учетом способствуют и росту интереса к компании со стороны налоговых органов. Помимо уже названных штрафов и пени, налоговики могут ограничить расходные операции, наложить арест на расчетные счета (к примеру, на том основании, что в отчетности заявлены одни суммы, а фактически уплачены другие), что повлечет за собой приостановление деятельности компании.

Как создать единую бухгалтерию, которая будет обслуживать все компании группы

Конечно, грамотный юрист всегда сможет «вывести на разговор» налоговую инспекцию и добиться того, чтобы налоговики убедительно обосновали справедливость своих требований. Но тогда компании, скорее всего, потребуется потратиться на юридическое сопровождение дела вплоть до суда, что отнимет дополнительное время. У одного из наших клиентов вопрос по возврату НДС решался в суде в течение двух лет. И несмотря на то, что дело было выиграно, точка в нем так и не поставлена. Налог до сих пор не вернули. При этом в течение периода судебных тяжб компания фактически не работала. За два года судебных тяжб с фискальными органами она настолько истощила свои ресурсы, что до доведения дела до конца просто не осталось «сил».

В вопросе восстановления учета и отчетности нужно руководствоваться принципом соотношение затрат и результата. Просто подсчитайте, что вы можете потерять и что выиграть, выбирая решение. А критерий его принятия - обыкновенный здравый смысл.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Вы планируете менять работу в новом году?

  • Да, планирую 36%
  • Подумываю об этом 26.4%
  • Нет, пока никаких перемен 28%
  • Это секрет! 9.6%
Другие опросы

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт журнала «Финансовый директор» - это профессиональный ресурс для сотрудников финансовых служб и профессиональных управленцев.

Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, рекомендациям, образцам регламентов и положений для управления финансами компании.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании
Прочитать книгу «Я – финансовый директор. Секреты профессии» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль