За что платить бонусы сотрудникам финансовой службы

6348
Панин Аркадий
директор по экономике и финансам ООО «СоКИА»
Имеет смысл пересмотреть систему оплаты труда, если вы стремитесь повысить ответственность специалистов финансово-экономической службы, снизить вероятность их ошибок и обеспечить бесперебойную работу службы. Например, можно разделить заработную плату на постоянную и переменную и увязать последнюю с качеством выполнения должностных обязанностей сотрудниками.

Система оплаты труда сотрудников должна периодически пересматриваться. Финансовый директор может принять решение о необходимости изменения системы оплаты труда в ФЭС как самостоятельно, так и под воздействием внешних обстоятельств. К последним можно отнести реорганизацию системы оплаты труда во всей компании, приход нового руководителя либо собственника компании, имеющих свою точку зрения на то, что считать «достойной оплатой».

Изменение системы оплаты труда

Прежде чем менять систему оплаты труда, финансовый директор должен сформулировать задачи реформы. Например, нужно мотивировать сотрудников на повышение качества выполняемых ими функций. Другой вариант – кардинально изменились задачи, стоящие перед службой, а потому необходимо скорректировать и уровень оплаты труда специалистов. Наконец, требуется просто сократить затраты на содержание финансово-экономического блока.

Задачи должны быть понятны всем сотрудникам, пустых деклараций следует избегать. Рекомендуется регулярно, например раз в год, пересматривать поставленные задачи. Во-первых, далеко не всегда с первой попытки удается подобрать точные и правильные формулировки. Во-вторых, меняются внешняя и внутренняя среда компании, а значит, могут корректироваться и цели системы мотивации.

После того как до сотрудников доведены задачи системы оплаты труда, начинается непосредственная работа по ее реорганизации.

Этапы изменения системы оплаты труда

В процессе пересмотра системы оплаты труда можно условно выделить следующие этапы:

  • определение целевого уровня дохода сотрудников, то есть сколько планируется платить по каждой штатной позиции ежемесячно;
  • разделение целевого уровня дохода на переменную и постоянную части;
  • выбор показателей премирования, разработка методики их оценки и расчета премии;
  • переход на новую систему оплаты труда и регламентация.

Остановимся подробнее на каждом из этапов.

Целевой уровень дохода. Целевое значение заработной платы для каждой штатной единицы можно установить исходя из сведений о среднем уровне дохода в данном регионе по аналогичным должностям. Хорошим источником подобной информации послужат крупные кадровые агентства: их базы данных формируются на основе заключенных трудовых договоров (учитывается баланс спроса и предложения), есть возможность сделать достоверную выборку по отраслям и размеру компаний. Более доступные, но не менее полезные источники – интернет-ресурсы, публикующие обзоры заработной платы (www.superjob.ru, www.headhunter.ru).

Если пересматривается заработная плата только сотрудников ФЭС, то имеет смысл сравнить ее с уровнем оплаты труда в остальных подразделениях: в глазах персонала разница должна быть справедливой.

Итоговые значения целевых доходов определяются в ходе совместных обсуждений специалистов кадровой службы и функциональных руководителей (финансового директора, главного бухгалтера, начальника финансового отдела).

Разделение заработной платы на части. Принимая решение о разделении заработной платы на постоянную и переменную части (оклад и надбавку, премию), следует учесть определенные зависимости и постараться достичь нужного баланса.

Чем выше доля оклада (фиксированная часть), тем меньше возможность воздействия через зарплату на приоритеты сотрудника, на интенсивность его труда. Чем ниже доля оклада, тем менее сотрудник уверен в завтрашнем дне.

Нужно принимать во внимание количество контрольных показателей, которые планируется увязать с премией: чем шире их набор, тем выше должна быть доля переменной части. Не менее важно учитывать соотношение премий и окладов, принятое в других подразделениях компании. По меньшей мере странно вводить для ФЭС переменную часть зарплаты, если во всей компании сотрудники получают твердый оклад. И еще одна рекомендация – не устанавливать различные соотношения оклада и премии сотрудникам, находящимся на одной ступени организационной структуры, например экономисту и бухгалтеру. Это рано или поздно приведет к ухудшению психологического климата.

Как правило, для рядовых сотрудников и руководителей среднего звена ФЭС допустимы соотношения постоянной и переменной частей заработной платы 77–67 к 23–33. Если выражать премию в процентах от оклада, то она может составлять 30–50%.

На практике пропорция между постоянной и переменной частями ежемесячной зарплаты чаще всего составляет 60 к 40 или 75 к 25. Необходимо отметить, что руководители не так часто прибегают к уменьшению переменной части, то есть сотрудники фактически получают фиксированную заработную плату. Но вот сама угроза снижения дохода может являться для сотрудника стимулом работать качественно. Конечно, это вряд ли подвигнет на «великие свершения», зато заставит ответственно относиться к выполнению своих задач и не допускать ошибок. Следует иметь в виду, что если руководитель все-таки прибегает к столь сильному инструменту воздействия, как снижение переменной части зарплаты, но не объясняет сотруднику причин произошедшего, то можно ожидать любых негативных последствий: от простой обиды до ухудшения климата в коллективе или умышленного сокрытия информации о реальном положении дел.

Показатели премирования. Переменную часть заработной платы сотрудников ФЭС логичнее увязать с качеством их непосредственной работы, а не с результатом деятельности компании в целом. Такая система вознаграждения понятнее сотруднику, ее воздействие точнее и эффективнее. Показатели премирования и порядок их оценки должны быть максимально простыми, чтобы еще до получения расчетной ведомости сотрудник мог сам определить, какая заработная плата ему полагается.

Всех сотрудников финансовой службы можно условно разделить на две группы: с повторяющейся (цикличной) работой и условно неповторяющейся. В первую группу войдут ответственные за формирование первичных документов, их обработку и разнесение по регистрам учета. В основном это сотрудники бухгалтерии и частично – планово-экономического и финансового отделов. Их работа повторяется по заранее известному циклу (день, месяц, квартал, год) и потому может быть спланирована на длительный промежуток времени.

У сотрудников с условно неповторяющейся деятельностью рабочие задания носят разовый характер, например формирование комплекта документов для получения кредитов в банке или подготовка бизнес-плана. Неповторяющаяся деятельность характерна для работающих в отделах инвестиционного- и бизнес-планирования, а также для части специалистов планово-экономического и финансового отделов.

Рассмотрим, как можно рассчитать переменную часть заработной платы для каждой из вышеназванных групп.

Цикличная деятельность

Исходные данные. Для того чтобы определиться с показателями премирования, необходимо подробно описать работу всех сотрудников. Предложите каждому из них перечислить фактически выполняемые операции (суть, срок, периодичность, должность и ФИО принимающего) в двух таблицах. В первую таблицу вносятся сроки работ по введению информации в учетную систему (заполнение регистров бухгалтерского, оперативного, налогового и управленческого учета), ее проверке и контролю, во вторую – по формированию бухгалтерских документов, внешней и внутренней отчетности. Позже согласованные и утвержденные перечни работ станут регламентами, поэтому таблицы можно сразу назвать регламентами (табл. 1, 2).

Таблица 1. Регламент сроков заполнения регистров учета (извлечение)

Сотрудник Регистр учета/операция Период Плановый срок Отметка о выполнении (срок, недочеты) Кто проставляет отметку
1 2 3 4 5 6
Главный бухгалтер Гусева А.С. Формирование оборотно-сальдовой ведомости за отчетный период Ежемесячно 25 число месяца, следующего за отчетным Финансовый директор Иванов В.А.
Главный бухгалтер Гусева А.С. Закрытие доступа к редактированию отчетного периода в 1С по всем счетам Ежемесячно 28 число месяца, следующего за отчетным Финансовый директор Иванов В.А.
Главный бухгалтер Гусева А.С. Подготовка расчетов по НДС Ежеквартально 20 число месяца, следующего за отчетным Финансовый директор Иванов В.А.
Бухгалтер Чиркова Е.Е. Учет первичных документов: акты, счета-фактуры, отчеты агента и отражение их в 1С (счета 19, 44, 60, 97) В течение месяца Не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным Главный бухгалтер Гусева А.С.

Таблица 2. Регламент сроков формирования внутренних и внешних отчетов (извлечение)

Сотрудник Первичные документы или формы отчетности Период Плановый срок Отметка о выполнении (срок, недочеты) Кто проставляет отметку
1 2 3 4 5 6
Главный бухгалтер Гусева А.С. Бухгалтерская ­отчетность Ежеквартально До 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом Финансовый директор ­Иванов В.А.
Главный бухгалтер Гусева А.С. Декларации по НДС Ежеквартально До 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом Финансовый директор ­Иванов В.А.
Главный бухгалтер Гусева А.С. Декларации по налогу на прибыль Ежемесячно До 28 числа месяца, следующего за отчетным месяцем Финансовый директор ­Иванов В.А.
Экономист Логинов Б.А. Ежемесячный БДР, план Ежемесячно До 29 числа месяца, предшествующего планируемому Финансовый директор ­Иванов В.А
Экономист Логинов Б.А. Расшифровка маркетинговых расходов по направлениям Ежемесячно Не поздее 10 числа месяца нарастающим итогом с начала года Финансовый директор ­Иванов В.А

После того как таблицы будут заполнены, руководителю (при необходимости совместно с подчиненными) следует проанализировать, насколько фактически выполняемые функции соответствуют должностным инструкциям, а сами сотрудники – занимаемым должностям. Возможно, потребуется внести изменения в перечень работ или в должностные инструкции. Также рекомендуется прислушаться к пожеланиям пользователей информации (например, по срокам подготовки управленческих отчетов). В спорных ситуациях решение остается за финансовым директором.

Заключительные варианты перечня и сроков работ утверждаются как регламенты, причем их удобнее формировать отдельно для каждого из подразделений (бухгалтерии, финансового отдела и пр.). Предложенная форма регламентов не является догмой, ее можно и нужно подстраивать под предпочтения конкретного финансового директора. Но в любом случае должно быть четко указано, кто выполняет операцию, в какой срок, что является результатом работы, кто ее принимает и оценивает.

Расчет премии. Для повторяющихся работ недопустимы неисполнение или срыв сроков. Поэтому не имеет смысла изобретать формулу с удельным весом выполненных и невыполненных операций. Разумнее оценивать существенность отклонений от срока и наличие негативных последствий, вызванных нарушением регламентов. Следовательно, соблюдение регламентов станет ключевым фактором премирования.

Размер премии сотрудникам, занятым заполнением регистров учета, определяется следующим образом:

  • 15% от оклада, если соблюдены сроки и замечания (неточности) отсутствуют;
  • 12%, если имеются несущественные неточности, которые не привели к искажению отчетности или принятию неверных управленческих решений. Такая же премия полагается, если сроки нарушены из-за задержки первичных документов другими службами компании. Об этом сотрудник обязан незамедлительно известить руководство служебной запиской.

Если же данные, связанные с расходами компании, включены в последующие отчетные периоды из-за несвоевременного представления первичных документов контрагентами, то премия сотрудника не будет снижена опять-таки при условии немедленного извещения руководителя о данном факте.

Премия не начисляется вовсе, если сроки нарушены по иным причинам или допущены существенные неточности.

Размер премии сотрудников, формирующих документы и отчеты, определяется несколько иначе:

  • 15%, если документы и отчеты сформированы в установленные сроки и надлежащим образом;
  • 12%, если сроки нарушены исключительно по вине других служб, не предоставивших вовремя необходимые первичные документы (при условии немедленного извещения руководства);
  • 8%, если по вине сотрудника однократно нарушен срок или порядок оформления документов, при условии, что нарушение не ведет к дополнительным расходам, ухудшению отношений компании с контрагентами, искажению отчетности.

При иных нарушениях порядка оформления документов или срыве сроков премия не начисляется.

Максимальное значение премии (15%) устанавливается в зависимости от величины переменной части заработной платы, а также набора функций работников. Допустим, переменная часть составляет 30% от оклада. Если сотрудник занимается только регистрами учета, то за соблюдение регламента их заполнения ему полагается премия в размере 30% от оклада. Если же он готовит еще какие-то отчеты, то его премия состоит из двух частей: по 15% за соблюдение обоих регламентов соответственно.

Дополнительные показатели. Кроме перечисленных основных контрольных показателей премирования, можно задействовать еще два-четыре дополнительных. Например, дополнительным контрольным показателем сотрудника бухгалтерии послужит «правильность разнесения информации по регистрам управленческого учета». При этом премия будет рассчитываться следующим образом:

  • 10%, если отсутствуют существенные неточности в разнесении информации, вызвавшие дополнительные корректировки при подготовке управленческой отчетности;
  • 0%, если есть существенные неточности.

Еще одним дополнительным показателем может стать «соблюдение порядка исправления данных учета ранее закрытых периодов»: если порядок соблюден, премия составит 5% от оклада, нет – премия отсутствует.

Не стоит забывать, что рост числа показателей ведет к снижению веса каждого из них. А чем ниже вес показателя и, соответственно, причитающаяся по нему премия, тем меньше стимулов у работника к его достижению.

По итогам отчетного периода составляется сводный отчет об исполнении регламента и выводится итоговая сумма премии каждого из сотрудников (табл. 3). Ежеквартальные операции при этом учитываются в том месяце, в каком были произведены.

Таблица 3. Сводный отчет о выполнении контрольных показателей бухгалтерией, июнь 2015 года

Должность, ФИО Контрольный показатель Исполнение Размер премии, % от оклада
Главный бухгалтер ­Гусева А.С. Соблюдение регламента заполнения ­регистров учета Сроки соблюдены, замечаний нет 15
Соблюдение регламента формирования первичных документов и отчетов Сроки соблюдены, замечаний нет 15
Правильность разнесения информации по регистрам управленческого учета Существенные неточности отсутствуют 10
Соблюдение порядка исправлений данных учета ранее закрытых периодов Порядок соблюден 5
Итого х 45
Бухгалтер Воевода М.А. Соблюдение регламента заполнения ­регистров учета Сроки нарушены из-за несвоевременного поступления первичных документов 12
Соблюдение регламента формирования первичных документов и отчетов Сроки нарушены из-за несвоевременного поступления первичных документов 12
Правильность разнесения информации по регистрам управленческого учета Существенные неточности отсутствуют 10
Соблюдение порядка исправления данных учета ранее закрытых периодов Порядок соблюден 5
Итого х 39

Условно неповторяющаяся работа

Исходные данные. Аналогично предыдущему этапу перечисляются задачи сотрудника, с выполнением которых предполагается увязать размер переменной части заработной платы, сроки их исполнения и ожидаемые результаты. Поскольку работы не повторяются, лучше утверждать их перечень на определенный период (месяц, квартал), по итогам которого происходит начисление премии.

Вес каждой задачи (доля в премии) определяется по усмотрению руководителя, в частности исходя из приоритетов или трудоемкости работ. Контрольным показателем при условно неповторяющихся работах является срок исполнения заданий. Поскольку для работ данного типа требования к срокам не так жестки, как при сдаче отчетности, то можно ввести некую шкалу: если задание исполнено точно в срок, премия составит 100%, с опозданием от 1 до 5 рабочих дней – 70%, позднее – 0%.

Расчет премии. Ответственное за приемку работ лицо проставляет в отчете отметку, когда работа выполнена и есть ли замечания по качеству. Если срок выдержан, а замечания несущественны (полученный результат позволяет решать дальнейшие задачи), то премия начисляется. Если же качество работы ненадлежащее и сроки выполнения превышены, то сотрудники не премируются.

Переменная часть заработной платы рассчитывается в следующем порядке: определяется премия по каждой задаче (в зависимости от ее веса и срока выполнения), полученные значения суммируются и умножаются на долю переменной части в заработной плате (табл. 4).

Таблица 4. План работы сотрудников финансового отдела на август 2015 года (извлечение)

№ п/п Задача Результат Плановый срок Вес задачи, % Премия в зависимости от срока выполнения Кто ставит отметку о выполнении Отметка о выполнении с указанием срока и замечаний по качеству Приме-
чания испол-нителя
Размер премии по факту/100,%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
2 Ведущий экономист Багусов Р.О.
3 Формирование комплекта документов для установления лимита кредитования в банке № 1 Комплект полностью сформирован и передан в банк 15.08.15 20 15 числа – 100%, с 16 по 20 – 70%, позже – 0% Начальник финансового отдела Лосин М.Р. Выполнено без отклонений 19.08.15 - 14
4 Завершение формирования бизнес-плана по приобретению завода «ХХХ» Составлен текст бизнес-плана. Все необходимые расчеты подготовлены и согласованы с ответственными сотрудниками. Бизнес-план вместе с приложениями передан финансовому директору 20.08.15 70 20 числа – 100%, с 21 по 25 – 80%, позже – 60% Финансовый директор Иванов В.А. Выполнено без отклонений 20.08.15 - 70
5  … 10 10
6 Итого (стр. 3 + стр. 4 + стр. 5), % х х 100 х х х х 94
7 Переменная часть оклада, % 50
8 Итого премия за август, % от оклада 47

Стоит избегать проставления отметки об исполнении работы в процентах (например, на 100 или 80%), особенно когда нет критериев определения процента выполнения. Можно, конечно, ввести дополнительные коэффициенты, регулирующие размер премии в зависимости от качества выполнения работы (например, 1 – отличное; 0,7 – с несущественными замечаниями), но при этом элемент субъективизма в оценках сохраняется.

Неординарные случаи

Смешанный характер работы. Предложенное выше разделение по характеру деятельности отчасти условно. Отдельные сотрудники могут заниматься как повторяющейся работой, так и решением специфических задач. Переменную часть их заработной платы можно разделить на две составляющие в зависимости от значимости работ. Премии по каждой из них будут рассчитываться в том же порядке, что для первой и второй групп сотрудников соответственно.

Дополнительная нагрузка. Нередко сотрудник выполняет операции, не входящие в его должностные обязанности или крайне трудоемкие по каким-то внешним причинам. Например, специалисты бухгалтерии привлекаются к обширной ревизии вновь приобретаемой компании, что не является их обычными обязанностями и не вписывается в обычный трудовой распорядок. За выполнение подобных задач следует устанавливать дополнительную премию, рассчитывая ее так же, как для условно неповторяющихся работ.

Премия и общие результаты компании. Особняком стоит вопрос о том, увязывать ли переменную часть заработной платы рядовых сотрудников и руководителей среднего звена ФЭС c показателями работы компании в целом (например, с выручкой или прибылью). Этого делать не следует. Сотрудники ФЭС лишь косвенным образом влияют на итоговые показатели компании, поэтому их использование в качестве ориентиров для начисления премий вряд ли оправданно. К тому же, устанавливая прибыль в качестве контрольного показателя, можно невольно подтолкнуть специалистов к искажению отчетности.

Что касается вознаграждения высшего руководства финансовой службы (в частности, финансового директора, главного бухгалтера и пр.), то вполне разумно увязать его с общими показателями деятельности компании. Например, разделить премию на две части. Одна из них будет зависеть от прибыли компании, а вторая – определяться поставленными задачами и рассчитываться по методике для условно неповторяющихся работ.

Система оплаты труда. Заключительные рекомендации

Задачи, которые должна решать система оплаты труда сотрудников ФЭС, перечни контрольных показателей и методики расчета премий закрепляются во внутренних документах компании, например Положении о системе мотивации (оплаты труда) или Положении о системе премий и надбавок сотрудников ФЭС. При этом регламенты заполнения регистров учета, формирования отчетов оформляются приложениями. При необходимости в положениях по оплате труда можно предусмотреть и вопросы снижения премии в связи с разглашением коммерческой информации, несоблюдением принятого корпоративного стиля (например, в деловой переписке) и другими проступками.

Не стоит сразу же переходить на новую систему оплаты, для начала – примерно два месяца – можно поработать в экспериментальном режиме. В течение этого периода уточняются формулировки задач, сроки, регламенты.

Оплата труда – лишь одна из составных частей общей системы мотивации, пусть и определяющая. Ее необходимо дополнить планами профессионального развития сотрудников, компенсационными пакетами: оплатой добровольного медицинского страхования, мобильной связи, абонементов в спортивный клуб.

Автор решения – Аркадий Панин, финансовый директор компании «ИС Девелопмент». 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы скачать образец документа

В подарок, на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, мы отправим форму «Порядок управления дебиторской задолженностью компании»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте,
чтобы продолжить чтение статьи

Еще Вы сможете бесплатно:
Скачать надстройку для Excel. Узнайте риск налоговой проверки в вашей компании Прочитать книгу «Запасной финансовый выход» (раздел «Книги»)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль